13 astuces de gestion du temps pour les représentants commerciaux

L’objectif premier d’une entreprise ou d’une organisation est de vendre ses produits et services. Les représentants commerciaux subissent donc souvent une pression de travail considérable. Un principe que tout représentant commercial accepterait volontiers, c’est que « le temps, c’est de l’argent ». Il faut donc trouver des moyens créatifs pour économiser chaque seconde possible.

Une erreur fréquente chez les commerciaux consiste à consacrer trop de temps à une seule tâche, au détriment des autres priorités. C’est pourquoi bien gérer son temps est la première chose à garder à l’esprit. Il est tout aussi important de savoir quelle tâche ou quelle opportunité mérite votre attention en priorité.

Même si vous êtes novice en la matière, il existe de nombreuses façons d’améliorer vos connaissances en gestion du temps. Voici une liste de 13 astuces utilisables par les représentants commerciaux du monde entier.

Ces conseils et astuces vous permettront non seulement de gérer votre journée et votre charge de travail plus efficacement. Ils vous aideront également à multiplier votre temps de vente.

1. Automatiser les tâches administratives

Imaginez commencer votre journée avec les mêmes tâches répétitives, que vous soyez un représentant commercial chevronné ou quelqu’un qui débute sa carrière. Ces tâches peuvent considérablement vous ralentir. Pour gagner du temps, le meilleur moyen d’y faire face est d’automatiser les tâches administratives de base. Il est estimé que les équipes marketing peuvent augmenter leurs contributions au pipeline commercial de près de 10 % (SofFront, 2017) grâce à l’automatisation. Par ailleurs, 63 % (SofFront, 2017) des organisations devancent leurs concurrents grâce aux technologies d’automatisation.

2. Prévoir des plans de secours pour les réunions

Presque tous les représentants commerciaux planifient leur journée du lendemain à la perfection. Une journée de travail comprend de nombreuses activités : réunions, tâches administratives, briefings, etc. Pourtant, il arrive parfois que vous deviez vous adapter à l’imprévu — ce qui se produit dans 15 % des cas (Brandon Wong, CallPage).

Par exemple, imaginez que vous deviez assister à une réunion en centre-ville, mais qu’elle soit annulée à la dernière minute. Que feriez-vous ? Dans une telle situation, disposer d’une liste de clients potentiels à contacter est une excellente idée. Vous pourrez ainsi les appeler et peut-être décrocher un rendez-vous, plutôt que de passer votre temps dans un café à attendre la prochaine réunion prévue.

3. Une tâche à la fois

De nombreux représentants commerciaux se vantent de pouvoir effectuer plusieurs tâches en même temps. Mais ils ne prennent pas toujours conscience de l’efficacité réelle de cette approche. Les organisations axées sur la productivité découragent généralement le multitâche chez leurs collaborateurs, car elles estiment que jongler entre plusieurs activités simultanément génère de nombreuses distractions. Cela finit par leur coûter beaucoup plus de temps qu’en traitant les tâches l’une après l’autre, au point que leur niveau de productivité chute en moyenne de 40 % (Nick Hedges, INC). De plus, la qualité du travail réalisé en multitâche est souvent moindre, ce qui peut compromettre l’objectif global du projet.

4. Commencer par les tâches ingrates

Il existe au moins une tâche que chaque représentant commercial redoute ! Cela n’a rien à voir avec votre expérience ou vos compétences. Chaque fois que nous nous retrouvons face à ce type de tâche, nous y consacrons un maximum de temps en raison de son caractère peu attrayant. Elle entame notre efficacité jusqu’à 14 % (Ken Krogue, Forbes) du temps. Certains préfèrent même les remettre à plus tard autant que possible, ce qui ne fait qu’alourdir la charge de travail. La meilleure façon d’y faire face et de gagner du temps est de les traiter en premier, dès le matin. Comme vous êtes le plus énergique au début de votre journée, accomplir d’abord la tâche la plus rebutante vous permettra d’aborder le reste de la journée plus sereinement.

5. Enchaîner après chaque succès

En tant que représentant commercial, vous serez amené à conclure de nombreuses affaires tout au long de votre carrière. Beaucoup d’entre nous connaissent bien cette habitude : prendre une pause après chaque deal conclu. Certains appellent cela un « mode célébration », d’autres ont simplement besoin de souffler un moment. Pourtant, pour devenir un représentant commercial performant et optimiser son temps, il convient de continuer à travailler même après avoir signé une affaire. Actuellement, seulement 1 % (Cara Hogan, Insight Squared) des commerciaux respectent cette discipline. En agissant ainsi, vous pourrez non seulement approcher plusieurs clients potentiels, mais aussi apprendre à mieux utiliser votre temps.

6. Analyser le comportement de vos acheteurs

Approcher des clients sans rien savoir d’eux est l’une des plus grandes sources de perte de temps. Plutôt que de passer de longues conversations à tenter de comprendre leurs besoins, effectuez vos recherches en amont. En analysant ces informations, vous serez en mesure de cerner le comportement de vos acheteurs et de mieux les servir. Il convient également d’analyser leurs habitudes de dépense : font-ils partie des 67 % d’acheteurs sans frein ou des 24 % (Gregory Ciotti, Help Scout) aux dépenses très mesurées ? Cette approche vous permettra également de réduire le temps nécessaire pour conclure une affaire.

7. Mettre en place un cadre pour les tâches répétitives

Quel que soit votre poste, certaines tâches sont monotones ou répétitives. Elles consistent généralement à faire la même chose chaque jour ou de temps en temps. En créant un cadre de travail pour ces tâches récurrentes, vous pourrez économiser au moins 50 % (American Management Association) de votre temps administratif. De plus, comme le cadre est déjà établi, vous saurez toujours quelle est l’étape suivante — ce qui vous évitera de perdre un temps précieux à réfléchir.

8. Des échanges directs et concis

En tant que représentant commercial, vous devez parler à de nombreuses personnes tout au long de la journée. En allant droit au but dans vos conversations, vous gagnerez assurément du temps. Cela laissera également une impression durable chez vos clients, qui apprécieront que vous répondiez à leurs questions de manière claire et précise. En effet, 40 % (Lattice Engine) des commerciaux ne sont généralement pas préparés à répondre aux questions courantes. Ce même principe s’applique lors des briefings avec vos collaborateurs : des instructions claires et concises permettent non seulement d’obtenir de meilleurs résultats, mais aussi de réduire considérablement le temps consacré aux réunions de cadrage.

9. Utiliser des modèles d’e-mails

L’e-mail est le moyen de communication officiel privilégié, réputé 40 % (Eric, Business 2 Community, 2018) plus efficace que tout autre canal. En général, 25 % des demandes reçues sont similaires et requièrent une réponse type. Pour faciliter ce travail, les représentants commerciaux peuvent utiliser des modèles d’e-mails prédéfinis. Ces modèles vous permettront de gagner du temps, puisque vous n’aurez pas à ressaisir le même contenu à chaque fois. Vous pouvez même enregistrer plusieurs modèles correspondant aux demandes et aux e-mails les plus fréquents que vous recevez en tant que représentant commercial.

10. Gérer les distractions

Qui n’aime pas regarder des vidéos amusantes sur YouTube ou écouter de la musique de temps en temps ? Mais ces habitudes peuvent vite devenir source de distraction au travail. Près de 59 % (Karl Hougaard, Entrepreneur) des commerciaux en souffrent. Pour un représentant commercial, ces distractions peuvent sérieusement empiéter sur ses heures de travail. Il est donc fortement recommandé de les éliminer, notamment dans votre espace de travail. La méthode la plus simple consiste à bloquer tous les sites superflus que vous consulteriez normalement chez vous — vous ne serez alors plus tenté d’y accéder depuis votre bureau.

11. Les listes de tâches : un outil indispensable

Préparer une liste de tâches à l’avance est quelque chose que la plupart des gens envisagent, sans jamais vraiment le faire. Même si nous planifions régulièrement nos prochaines réunions, les tâches quotidiennes sont souvent oubliées. En créant une liste de tâches couvrant l’intégralité de votre journée, du début à la fin, vous pourrez passer d’une tâche à l’autre sans perdre de temps. Cela vous évitera de gaspiller de précieuses minutes à chercher ce que vous devez faire ensuite. En moyenne, cela peut vous faire économiser entre 30 et 60 minutes (Brian Tracy, AMA) par jour.

12. Travailler par blocs de temps

L’une des méthodes de gestion du temps les plus populaires dont parlent aujourd’hui les représentants commerciaux est le « chunking » (travail par blocs de temps). Les personnes soumises à une forte pression préfèrent travailler par tranches de temps définies pour obtenir de meilleurs résultats. Par exemple, il est courant de diviser son temps en blocs de 20, 30 ou 60 minutes afin d’accomplir un maximum de travail dans la journée. En consacrant un bloc de temps à une tâche précise, vous savez qu’elle doit être terminée dans ce délai.

13. Faire de courtes pauses

Cette dernière astuce ne semble pas directement liée au gain de temps, mais elle peut s’avérer très utile. En vous accordant de petites pauses entre chaque tâche, vous pourrez vous ressourcer et vous concentrer plus efficacement sur les responsabilités suivantes (Kevin Kruse, Forbes). Cela vous évitera de vous laisser distraire ou de perdre de la vitesse en cours de travail. De plus, les pauses courtes permettent de réduire la pression professionnelle, particulièrement courante chez les représentants commerciaux.

Même si ces astuces de gestion du temps peuvent paraître simples, elles peuvent avoir un effet significatif sur votre niveau de productivité. Si vous aussi vous cherchez à améliorer votre efficacité au travail, gardez ces points essentiels en tête la prochaine fois !