Empêchez les espaces obsolètes de devenir un encombrement permanent.
nBold détecte automatiquement les espaces de collaboration inactifs dans Microsoft Teams et SharePoint, notifie les propriétaires, puis archive ou supprime selon le calendrier configuré — les espaces obsolètes se retirent d'eux-mêmes.
Sans règles de cycle de vie, l'espace de collaboration reste indéfiniment.
Dans la plupart des environnements Microsoft 365, les espaces de collaboration se multiplient plus vite que quiconque ne peut les examiner. Le nettoyage manuel ne passe pas à l'échelle — il n'a donc jamais lieu, et le coût s'accumule silencieusement en stockage, en qualité de recherche, en risque de sécurité et en charge pour l'IT.
La qualité de recherche se dégrade
Les utilisateurs naviguent parmi des espaces obsolètes et inactifs pour trouver ceux dont ils ont réellement besoin.
Les coûts de stockage augmentent
Les espaces inactifs accumulent l'historique des versions de fichiers SharePoint sans que personne ne les nettoie.
L'risque de sécurité s'étend
Les espaces abandonnés peuvent conserver des accès invités actifs à des documents sensibles longtemps après la fin du travail.
L'IT passe du temps à gérer les urgences
Examiner et nettoyer les espaces un par un devient une charge récurrente sur le temps de l'équipe.
Associez les règles de cycle de vie une seule fois — puis laissez-les s'exécuter.
Associez les règles de cycle de vie aux modèles une seule fois, et chaque espace de collaboration créé à partir de ce modèle applique automatiquement la même politique. Les propriétaires gardent le contrôle — l'IT n'intervient que lorsque c'est vraiment nécessaire.
Détection de l'inactivité
nBold surveille l'activité des espaces de collaboration dans l'environnement Microsoft 365. Lorsqu'un espace franchit le seuil configuré sans activité, il entre dans le processus de cycle de vie — automatiquement, sans révision IT.
Notification du propriétaire
Le propriétaire de l'espace reçoit une notification avec un lien direct, lui demandant de confirmer si l'espace est encore utilisé. La décision appartient aux personnes les plus proches du travail, et non à l'IT qui prendrait des décisions sur des espaces dont elle n'est pas responsable. En répondant, le compteur d'inactivité est réinitialisé.
Période de grâce
Après la première notification, nBold attend une période de grâce configurable avant d'agir. Un rappel est envoyé en cours de période, et un dernier avis avant toute action irréversible. Les propriétaires peuvent maintenir l'espace actif à tout moment dans cette fenêtre.
Action automatique
Si aucun propriétaire ne répond, nBold exécute l'action configurée pour ce modèle — signalement pour révision, archivage ou suppression. L'environnement reste propre sans intervention manuelle, et chaque étape est consignée.
Trois résultats possibles — configurés par modèle.
Lorsque la période de grâce se termine sans réponse, nBold exécute l'action configurée pour ce type de modèle. Tous les espaces de collaboration ne méritent pas la même issue — un espace de renouvellement, un espace de projet et un espace client réglementé n'ont pas les mêmes exigences.
Signalement pour révision
nBold marque l'espace comme inactif dans la vue administrateur, sans prendre d'action automatique. L'IT agit manuellement via les opérations en masse lorsqu'elle est prête. À utiliser lorsqu'une vérification humaine est nécessaire avant toute action irréversible.
Archivage
L'espace de collaboration est mis en lecture seule. Le contenu reste accessible et consultable ; les membres peuvent voir, mais pas publier ni modifier. À utiliser lorsque l'espace peut être consulté ultérieurement, ou lorsque les documents doivent être conservés.
Suppression
L'espace de collaboration est définitivement supprimé — libérant du stockage et effaçant les espaces obsolètes des résultats de recherche des utilisateurs. Approprié pour les espaces opérationnels à durée limitée ne nécessitant pas de conservation.
Des seuils différents selon les types d'espaces — pas une politique unique pour tous.
Les politiques de cycle de vie s'appliquent au niveau du modèle. Un Deal Room, un espace de projet et une équipe de département permanent ont des attentes différentes — et donc des seuils d'inactivité, des périodes de grâce et des actions différents.
| Type de modèle | Seuil d'inactivité | Période de grâce | Action |
|---|---|---|---|
| Espace de coordination d'événement | 7 jours | 7 jours | Supprimer |
| Espace de sprint / cérémonie | 14 jours | 7 jours | Archiver |
| Espace de projet | 30 jours | 30 jours | Archiver |
| Deal Room | 30 jours | 14 jours | Archiver |
| Espace dédié au compte client client | 90 jours | 30 jours | Signaler pour révision |
| Équipe de département permanent | 90 jours | 30 jours | Notifier uniquement |
Tous les seuils et actions sont configurables par modèle. Ces exemples sont illustratifs et ne constituent pas des valeurs par défaut.
Aucun propriétaire n'est jamais pris par surprise.
Les espaces de collaboration ne disparaissent pas sans avertissement. nBold notifie le propriétaire à chaque étape du processus de cycle de vie, et chaque notification est consignée — une traçabilité claire pour la gestion du changement et les audits de conformité.
nBold agit sur votre environnement Microsoft 365 via Microsoft Graph API, sous un compte de service que vous contrôlez. Certifié ISO/IEC 27001 et Rapport SOC 2 Type II.
Fonctionne avec le reste de la plateforme.
La gestion du cycle de vie retire les espaces de collaboration automatiquement selon un calendrier. Le module Bulk offre aux administrateurs un contrôle immédiat et ciblé pour les nettoyages ponctuels, les exceptions et les modifications de gouvernance proactives sur les espaces existants. Les analyses font remonter les signaux d'inactivité qui alimentent les deux.
Bulk
Filtrez et agissez sur l'ensemble de l'environnement en une seule passe — pour les nettoyages ponctuels, les modifications de gouvernance proactives et la restauration ou l'association du cycle de vie aux espaces existants.
Découvrir BulkGouvernance
Nommage, étiquettes, membres, approbations et cycle de vie — appliqués par modèle dès la création de l'espace de collaboration.
Découvrir GouvernanceSécurité
Fonctionne via Microsoft Graph API sous un compte de service que vous contrôlez. Certifié ISO/IEC 27001 et Rapport SOC 2 Type II.
Découvrir SécuritéQuestions fréquentes
Les règles de cycle de vie peuvent-elles varier selon le type d'espace de collaboration ?
Oui. Les politiques de cycle de vie sont configurées par modèle nBold, et non de façon globale. Un modèle de Deal Room peut appliquer un seuil d'inactivité de 30 jours avec archivage automatique, tandis qu'un modèle de projet applique un seuil de 90 jours avec une période de grâce de 30 jours avant suppression. Chaque espace de collaboration suit la politique du modèle dont il est issu.
Les propriétaires sont-ils notifiés avant l'archivage ou la suppression ?
Oui. nBold notifie le propriétaire de l'espace de collaboration dès la détection de l'inactivité, à nouveau pendant la période de grâce, et une dernière fois avant toute action. Les propriétaires peuvent répondre à n'importe quelle étape pour maintenir l'espace actif, ce qui réinitialise le compteur d'inactivité.
Les projets terminés peuvent-ils être archivés automatiquement ?
Oui. Les espaces de collaboration inactifs ou terminés peuvent être archivés ou supprimés selon la politique de cycle de vie configurée — sans qu'une révision IT soit nécessaire pour chacun. L'espace se retire de lui-même, et l'ensemble de la séquence est consigné dans le journal d'activité.
Les politiques de cycle de vie peuvent-elles s'appliquer à des espaces de collaboration déjà existants ?
Oui. Utilisez le module Bulk pour associer un modèle de gouvernance nBold — y compris sa politique de cycle de vie — à une sélection filtrée d'espaces de collaboration existants. Une fois associée, la politique de cycle de vie commence à surveiller ces espaces, même ceux créés avant la mise en place de la gouvernance.
Peut-on restaurer un espace de collaboration archivé automatiquement ?
Oui. Les espaces de collaboration archivés peuvent être remis en statut actif à tout moment — par un administrateur via les opérations en masse nBold, ou via les outils d'administration Teams standard de Microsoft. Si un projet redémarre ou qu'un deal se rouvre, la restauration ne prend que quelques secondes.
Des espaces obsolètes qui se retirent d'eux-mêmes.
Découvrez comment les politiques de cycle de vie nBold détectent l'inactivité, notifient les propriétaires et archivent ou suppriment selon le calendrier configuré — sans que l'IT ait à examiner chaque espace un par un.