6 technologies qui vous aident à intégrer et à motiver les employés à distance
Ces dernières années, le nombre de télétravailleurs a considérablement augmenté dans le monde entier. Le travail à distance est devenu une nouvelle norme et, aujourd’hui, de nombreuses entreprises offrent à leurs collaborateurs la possibilité de travailler en dehors du bureau.
Avant la pandémie, une étude d’Upwork montrait que les responsables du recrutement estimaient que 38 % de leurs effectifs passeraient au télétravail dans les cinq ans à venir. Aujourd’hui, ils situent ce chiffre à environ 58 %.
En réalité, de nombreuses entreprises qui ont adopté ce mode de travail en raison des restrictions et des quarantaines le maintiennent encore aujourd’hui, au moins partiellement. Le télétravail est désormais considéré comme l’un des avantages les plus recherchés et les plus appréciés qu’une entreprise puisse proposer.
Toutefois, comme ce modèle est relativement nouveau pour la plupart des organisations, beaucoup peinent encore à le mettre en œuvre efficacement. Pour vous aider à intégrer les employés à distance dans votre équipe et à motiver ceux qui ne travaillent pas au bureau, nous avons dressé cette courte liste de 6 technologies utiles.
Technologies qui facilitent le processus d’intégration des employés à distance
Selon une étude de l’université du Minnesota, les responsables considèrent que le principal défi de l’intégration est de concilier les responsabilités liées à l’onboarding avec la charge de travail courante de l’entreprise. Commençons par quelques technologies à utiliser pour améliorer le processus d’intégration de vos collaborateurs à distance et, surtout, des outils qui vous permettront de gagner du temps dans cette démarche.
1. TestGorilla pour évaluer les compétences avant l’embauche
TestGorilla se présente comme « une boule de cristal pour prédire la réussite professionnelle ». Cette entreprise fait parler d’elle depuis un bon moment. Elle est reconnue pour ses tests facilement personnalisables, qui se comptent désormais par centaines. Grâce à cet outil, les entreprises peuvent mieux évaluer les candidats et recruter les bonnes personnes pour les postes à pourvoir.
Supposons, par exemple, que vous deviez évaluer les compétences Shopify pour choisir le bon candidat à un poste. Vous pouvez simplement vous rendre sur le site de TestGorilla et tester les compétences Shopify avant l’embauche grâce à un test prêt à l’emploi et de haute qualité. Ce test vous permettra de vérifier si les candidats sont compétents pour personnaliser, développer et gérer une boutique sur Shopify.
Si vous souhaitez recruter un développeur Shopify pour gérer vos besoins e-commerce sur cette plateforme, vous pouvez utiliser l’outil pour vérifier des compétences telles que la gestion, le développement, la personnalisation et les applications.
Les possibilités ne s’arrêtent pas là. Il existe désormais plus de 200 tests différents que vous pouvez ajuster et envoyer, et l’outil notera et classera automatiquement vos candidats. En d’autres termes, vous n’avez rien à faire et vous pouvez identifier la meilleure personne pour le poste en un rien de temps !
Pourquoi est-ce important pour l’intégration et la motivation ?
La bonne personne parcourra rapidement le processus d’intégration et apprendra à travailler dans votre entreprise. Si vous recrutez une personne dotée des compétences nécessaires, vous pouvez adapter vos conditions de travail et vos avantages à ses besoins, et la motiver en conséquence.
Tout commence par le recrutement de la bonne personne, et TestGorilla est un excellent outil à cet effet.
2. Firstbase pour gérer l’équipement des collaborateurs
Que vos collaborateurs viennent au bureau ou travaillent entièrement à distance, ils auront besoin d’un bon équipement : ordinateur, imprimante, mobilier, accessoires, etc.
Le processus d’intégration dépend en grande partie de ce que vous fournissez au télétravailleur pour faciliter sa prise de poste. Dans ce contexte, vous pourriez avoir besoin d’un outil comme Firstbase pour suivre le matériel et optimiser la gestion de celui-ci.
Ce n’est qu’un début. Firstbase dispose de nombreuses autres fonctionnalités et usages. Vous pouvez l’utiliser pour vous assurer que votre entreprise est conforme aux réglementations en vigueur, gérer des documents et d’autres éléments pour votre organisation, accéder à diverses fonctionnalités de croissance, etc.
En ce qui concerne l’équipement des collaborateurs, vous pouvez utiliser Firstbase pour :
- Simplifier la facturation du matériel en centralisant les commandes auprès d’un ou deux fournisseurs.
- Automatiser la sélection de l’équipement lors de l’intégration.
- Faciliter la redistribution et la récupération du matériel lors du départ d’un collaborateur.
3. Microsoft Teams pour faciliter le processus d’intégration à distance
Si vous souhaitez améliorer votre processus d’intégration, vous avez besoin d’un logiciel de qualité permettant une communication et une collaboration fluides. Microsoft Teams en est un exemple : il vous aide à organiser facilement les tâches d’intégration de vos nouveaux collaborateurs et sert de plateforme de collaboration sécurisée pour de nombreux autres cas d’usage.
Microsoft Teams peut être intégré à divers outils natifs et tiers, ce qui étend considérablement son périmètre d’utilisation. Vous pouvez ajouter des tâches d’intégration dans Planner avec les pièces jointes appropriées sous forme de fichiers et de liens, créer un formulaire dans Forms pour qu’un nouveau collaborateur puisse partager ses retours ou télécharger des documents nécessaires, ajouter des vidéos dans Stream avec des ressources de formation utiles, et bien plus encore.
Vous pouvez stocker toutes sortes de documents et de fichiers dans l’espace de fichiers Microsoft Teams, connecté au site SharePoint de l’équipe. Et ce ne sont là que quelques exemples simples de ce que cet outil peut faire.
Voici d’autres actions que vous pouvez réaliser avec Microsoft Teams dans le cadre du processus d’intégration :
- Planifier des réunions d’intégration avec les nouveaux collaborateurs avant leur prise de poste pour les accueillir et les informer,
- Planifier des réunions récurrentes pour les aider à s’approprier leur poste et à partager leurs retours,
- Organiser des sessions de formation en direct et des séances de questions-réponses en temps réel,
- Connecter vos télétravailleurs avec les autres collaborateurs de l’entreprise,
- Partager des documents et fichiers importants et travailler dessus en temps réel,
- Diffuser diverses ressources vidéo à des fins de formation,
- Créer des guides d’intégration et les ajouter en tant qu’onglet pour faciliter l’onboarding.
En savoir plus sur la façon d’intégrer les nouveaux employés avec Microsoft Teams.
Technologies qui vous aident à motiver vos employés à distance
Maintenant que nous avons passé en revue quelques outils utiles pour l’intégration, voyons les technologies à utiliser pour maintenir la motivation et le bien-être de vos collaborateurs à distance.
4. TravelPerk pour organiser vos avantages voyage
Les déplacements professionnels occupent aujourd’hui une place importante dans les activités des entreprises. Les statistiques montrent que 20 % de l’ensemble des voyages ont lieu dans un cadre professionnel et que 75 % des bénéfices du transport aérien proviennent des voyages d’affaires. Si votre entreprise organise des déplacements pour ses collaborateurs, y compris les télétravailleurs, TravelPerk est un outil indispensable.
TravelPerk est l’une des meilleures alternatives à SAP Concur et l’une des plus abordables. Il s’agit en fait de la solution disposant du plus grand inventaire de voyages, ce qui vous donne accès aux options les plus rentables et les plus polyvalentes pour votre équipe à distance.
Vous pouvez utiliser TravelPerk pour suivre vos voyageurs, réserver des hébergements de qualité à des tarifs compétitifs, suivre les dépenses et garantir des annulations sans tracas lorsque vous en avez besoin. L’outil vous fournira également des rapports précis pour vous aider à prendre des décisions de voyage plus éclairées.
Avec TravelPerk, vous bénéficiez d’une assistance disponible 24h/24 et 7j/7 en moins de 15 secondes, ce qui rendra les déplacements de votre équipe plus sûrs et plus sereins. SAP Concur et TravelPerk sont deux solutions très compétitives, mais au regard de ces fonctionnalités, la seconde prend l’avantage.
5. TalentLMS pour la gestion de la formation
Le processus d’intégration comprend un apprentissage fondamental sur le fonctionnement de l’entreprise et les attentes envers les nouveaux collaborateurs. Toutefois, l’apprentissage ne s’arrête jamais au sein d’une organisation. C’est pourquoi vous devriez utiliser un système de gestion de l’apprentissage (LMS) pour faciliter cela pour votre équipe.
TalentLMS vous aide à construire une organisation plus performante en partageant des parcours d’intégration, en centralisant toutes les informations essentielles sur l’entreprise en un seul endroit et en les rendant accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Grâce à cette technologie, vous pouvez réduire le nombre de réunions d’orientation et éliminer les erreurs qui surviennent lorsqu’un collaborateur à distance ne comprend pas les règles, les politiques et les objectifs.
L’un des grands atouts de TalentLMS est la possibilité de suivre la progression de chaque apprenant. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour personnaliser les supports de formation et les plans d’apprentissage afin d’améliorer les performances globales de l’entreprise.
6. Trello pour la gestion de projet
Gérer des équipes n’est pas chose aisée, surtout lorsque certains ou tous les membres se trouvent à distance. Le suivi, la communication et la motivation d’équipes dispersées représentent de véritables défis. Trello simplifie considérablement tout cela.
Trello est un outil en ligne à la prise en main rapide, dédié à la gestion de projet pour des équipes de toutes tailles. Les responsables peuvent l’utiliser pour attribuer des tâches à des collaborateurs individuels ou à des groupes, suivre leur avancement et envoyer des rappels automatiques pour éviter les retards.
Cet outil est également disponible sous la forme d’une application mobile optimisée, ce qui vous permet, ainsi qu’à votre équipe, de l’utiliser en toutes circonstances. Vous pouvez y ajouter des listes de contrôle, des pièces jointes, des échéances et enrichir votre organisation grâce à de nombreuses fonctionnalités d’automatisation pour les tâches les plus répétitives.
Lorsque tout fonctionne sans accroc dans votre entreprise, les collaborateurs sont bien plus motivés à s’investir dans leur travail.
La plupart de ces outils proposent des versions d’essai gratuites, ce qui vous permet de les tester avant de prendre votre décision. Nous les avons vérifiés et approuvés, et ils amélioreront assurément la gestion de vos équipes à distance de manière plus efficace.