Arrangement de travail hybride avec Microsoft Teams : l'avenir de la bureautique

La pandémie de Covid-19 et les restrictions qui en ont découlé ont poussé des millions de personnes à travailler à distance, bouleversant les modes de travail traditionnels. Maintenant que les mesures se lèvent et que les salariés retournent sur leur lieu de travail, de nombreuses organisations ont décidé de conserver une certaine flexibilité dans leur fonctionnement en adoptant un modèle de travail hybride.

Le travail hybride présente à la fois des avantages et des défis. Les organisations ont besoin de solutions puissantes pour connecter leurs collaborateurs et offrir une collaboration fluide. Dans cet article, nous expliquons comment Microsoft Teams facilite le travail au-delà des frontières.

Qu’est-ce que le travail hybride ?

Le travail hybride est un modèle mixte qui offre une certaine flexibilité quant au moment et au lieu où les personnes travaillent. Ce type d’organisation bénéficie particulièrement aux collaborateurs qui souhaitent alterner entre travail à domicile et travail au bureau.

Après une transition rapide vers le travail à distance, les salariés attendent désormais de leurs employeurs une plus grande liberté dans le choix de leur lieu de travail. Selon un rapport d’Accenture, 83 % des travailleurs préfèrent un modèle hybride.

Il est aujourd’hui considéré comme une stratégie clé de productivité permettant d’attirer et de fidéliser les talents. Un rapport Gartner révèle que 82 % des dirigeants interrogés envisagent d’autoriser le travail à distance une partie du temps.

Les avantages du travail hybride

Liberté de choisir son lieu de travail

Le travail hybride permet aux collaborateurs d’alterner entre travail à distance et travail au bureau, en tirant parti des avantages des deux modèles. Vous pouvez retrouver vos collègues au bureau quand vous le souhaitez, tout en préservant votre vie personnelle lorsque vous travaillez à distance.

Plus d’autonomie, plus d’initiative

Offrir aux collaborateurs davantage d’autonomie dans leur façon de travailler est une manière de leur témoigner votre confiance. En conséquence, ils se sentent plus motivés et plus enclins à prendre des initiatives et à prouver leur valeur.

Gain de temps et réduction du stress

Pouvoir se rendre au bureau seulement quelques jours par semaine représente un gain de temps considérable pour vos collaborateurs. Cela est particulièrement vrai dans les grandes métropoles où les trajets domicile-travail dépassent souvent une heure en raison des embouteillages.

Selon une étude menée au Royaume-Uni par VitalityHealth, les longs trajets ont un impact négatif sur le bien-être mental : les personnes ayant de longs temps de trajet sont 33 % plus susceptibles de souffrir de dépression et 12 % plus susceptibles de signaler un stress lié au travail.

Équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L’un des principaux avantages du travail hybride est de pouvoir mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle. Fini les soirées prolongées au bureau sans nécessité. La possibilité de travailler depuis chez soi permet aux collaborateurs de passer plus de temps avec leurs proches, même en période de délais serrés.

Un vivier de talents élargi

La flexibilité accordée à vos collaborateurs quant au lieu et au moment de leur travail vous permet d’élargir votre vivier de talents et de favoriser l’inclusion au sein de l’organisation. Le travail hybride ouvre ainsi la porte à des profils sous-représentés qui n’auraient pas autrement eu les moyens ou l’envie d’occuper ce poste.

Satisfaction au travail

Les nombreux avantages que le travail hybride offre aux collaborateurs les amènent à davantage apprécier leur emploi, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction professionnelle et une meilleure fidélisation.

Les défis du travail hybride

Dans le même temps, la manière dont les équipes collaborent dans un modèle hybride oblige les organisations à repenser leur structure et à adopter de nouveaux styles de management. Certains défis doivent être relevés pour tirer pleinement parti du travail hybride.

Maintenir la culture d’entreprise

Une enquête Gartner révèle que 30 % des dirigeants s’inquiètent du maintien de la culture d’entreprise. Garantir une expérience homogène entre les collaborateurs travaillant à distance et ceux présents au bureau est un véritable défi. Les organisations qui adoptent activement des solutions numériques favorisant la communication interne peuvent contribuer à renforcer la culture d’entreprise parmi les collaborateurs travaillant à distance.

Superviser les équipes à distance

Maintenir la productivité individuelle et collective est devenu l’une des principales préoccupations du travail hybride moderne. Travailler en dehors des locaux rend le suivi et l’encadrement des collaborateurs plus complexes, obligeant les managers à recourir à d’autres moyens pour surveiller le bien-être de leur équipe.

Isolement

Passer moins de temps au bureau signifie moins d’interactions avec les collègues et les managers. Sans les pauses café improvisées et les conversations de couloir, il est difficile de rester connecté à ses pairs, et encore plus de tisser de nouveaux liens professionnels.

Surcharge numérique

L’épuisement numérique est l’une des principales conséquences du passage à la collaboration virtuelle. En l’espace d’un an, le nombre de réunions Teams a plus que doublé et continue d’augmenter. La pression de rester joignable affecte le bien-être et la productivité des collaborateurs.

Intégration

Les premiers mois dans une organisation sont toujours les plus difficiles pour un nouveau collaborateur — a fortiori lorsque l’intégration se fait à distance. Même s’ils se rendent occasionnellement au bureau, l’expérience d’intégration a profondément changé maintenant que la collaboration se fait entièrement en ligne.

Les solutions Microsoft Teams pour le travail hybride

Pour s’adapter à cette transformation structurelle du mode de travail, les organisations s’appuient de plus en plus sur des plateformes de collaboration numérique. Leur principal objectif est de connecter les collaborateurs au sein d’un même espace de travail et de leur fournir tous les outils nécessaires à un travail d’équipe fluide et efficace.

Microsoft Teams propose diverses fonctionnalités permettant de répondre aux défis courants des modèles de travail à distance et hybride, tout en renforçant les capacités de ses utilisateurs.

Une communication continue

Microsoft Teams permet de réunir des collaborateurs sous un même toit numérique. Vous pouvez rassembler dans une même équipe des membres de différents services, entités et même des intervenants externes, en vous assurant que tout le monde est aligné sans nécessairement être physiquement réunis.

Pour favoriser à la fois la communication synchrone et asynchrone, Microsoft a ajouté de nouveaux composants Fluid. Prochainement, les utilisateurs de Teams pourront épingler un message dans une conversation pour accéder rapidement aux informations clés. Ils pourront également répondre à un message spécifique afin de conserver le fil d’une discussion.

De plus, l’application mobile Microsoft Teams vous permet de rester en contact avec vos collègues en déplacement, offrant encore plus de flexibilité sur le moment et le lieu où vous travaillez.

Des réunions interactives

Microsoft a enrichi ses fonctionnalités de réunion avec de nombreuses nouvelles options interactives pour rendre l’expérience de réunion plus proche du présentiel, plus engageante et plus dynamique.

Pour combler les lacunes de communication liées à l’absence de signaux non verbaux dans les réunions virtuelles, vous pouvez lever la main pour signifier que vous souhaitez prendre la parole, envoyer une réaction en direct, activer les sous-titres en direct, utiliser un tableau blanc numérique ou choisir un arrière-plan personnalisé.

De plus, vous pouvez désormais rendre vos présentations plus percutantes grâce à de nouvelles dispositions vidéo qui affichent le flux vidéo de l’intervenant devant la présentation — un effet qui rappelle presque les présentateurs météo à l’écran.

Au cours de l’année 2021, Microsoft déploiera les Teams Rooms, offrant une place à la table de réunion à tous les participants, où qu’ils se trouvent. La galerie vidéo est déplacée en bas de l’écran pour que les participants à distance apparaissent face à ceux présents dans la salle. Le contexte de la réunion — chat, notes et ordre du jour — sera également affiché en parallèle du flux vidéo, permettant à chacun de contribuer, de répondre et de commenter à tout moment.

Collaboration en temps réel

Dans un contexte de travail hybride, il est essentiel de maintenir l’alignement des collaborateurs et de permettre à chacun de participer et de contribuer à égalité. Les nouvelles fonctionnalités de PowerPoint Live contribuent à créer un espace de collaboration ouvert à tous pendant une réunion. Par exemple, vous pouvez activer la traduction des diapositives pour voir la présentation dans votre propre langue. Vous pouvez également annoter votre PowerPoint à l’aide de l’outil stylet ou utiliser un pointeur laser pour mettre en évidence les points clés lors de votre présentation.

De plus, vos collaborateurs peuvent travailler ensemble sur des fichiers et des documents directement dans l’environnement Teams. Ils peuvent modifier, laisser des commentaires, mentionner des personnes spécifiques et suivre les modifications apportées par les autres.

Par ailleurs, vous pouvez intégrer des applications natives et tierces dans Teams en les ajoutant sous forme d’onglets. Vous pouvez ainsi organiser des discussions ciblées avec vos collègues autour de projets, d’opportunités commerciales, de comptes et de tâches issus de vos CRM et outils de gestion de projet, directement dans l’environnement Teams.

Bien-être

L’épuisement numérique, la pression accrue et la difficulté à décrocher du travail lorsqu’on travaille depuis chez soi génèrent du stress et peuvent conduire au burnout. Pour aider les collaborateurs à mieux gérer ce stress, vous pouvez utiliser l’application Viva Insights dans Teams. Elle propose des méditations guidées et des exercices de pleine conscience pour déconnecter du travail et se ressourcer.

Vous pouvez également programmer des plages de concentration pour travailler sans interruption ni notifications parasites. Viva Insights offre par ailleurs la possibilité de définir des heures et des jours silencieux pour désactiver les notifications mobiles en dehors des heures de bureau.

L’application propose également des analyses destinées aux managers et aux dirigeants pour suivre le bien-être des collaborateurs, le travail en dehors des heures de bureau, la surcharge de réunions ou le manque de temps de travail en concentration. Si une action s’avère nécessaire, elle formulera des recommandations personnalisées pour aider les collaborateurs à adopter de meilleures habitudes de travail.

Les fonctionnalités des modèles de collaboration pour le travail hybride

De nombreuses organisations, en particulier les entreprises de taille moyenne et grande comptant des milliers de collaborateurs, se débattent avec le chaos collaboratif, l’étalement des équipes Teams, le manque de contrôle sur le shadow IT et le faible engagement des collaborateurs. Ces défis sont particulièrement prégnants dans le modèle hybride, où les collaborateurs se répartissent entre bureau et télétravail. Pour y répondre, les organisations ont besoin de solutions complémentaires pour Microsoft Teams permettant d’appliquer une gouvernance solide tout en aidant les utilisateurs à travailler plus efficacement.

C’est précisément ce que font les modèles de collaboration Microsoft Teams.

Des espaces de collaboration conçus pour améliorer les modes de travail

Les modèles de collaboration vous permettent de connecter les collaborateurs dans un environnement de travail hybride, en particulier ceux qui n’appartiennent pas à leurs équipes directes.

Certains processus de travail, comme la gestion des comptes clés, nécessitent des équipes élargies pouvant regrouper jusqu’à une centaine de collaborateurs travaillant sur un même compte. Ces équipes comprennent habituellement des développeurs produit, du personnel de support technique, des Customer Success, des marketeurs, des responsables commerciaux, etc. Traditionnellement, ils travaillaient tous dans le même espace physique, même s’ils étaient répartis dans différents services. Dans un contexte hybride, vous devez cependant rassembler et coordonner le travail de dizaines de personnes issues de différentes entités.

Avec les modèles de collaboration Microsoft Teams, vous pouvez réunir sous un même toit les bonnes personnes pour chaque processus collaboratif, leur fournir les bons outils pour un travail d’équipe fluide et organiser leur espace de collaboration pour une collaboration plus efficace.

Une expérience intuitive pour la création d’équipes

Adopter une nouvelle technologie à l’échelle de l’organisation n’est jamais simple — encore moins lorsque cela se fait à distance. Certains collaborateurs peuvent peiner à maîtriser toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams et nécessiter une assistance supplémentaire pour créer et organiser de nouvelles équipes.

Les modèles de collaboration simplifient considérablement l’expérience pour les utilisateurs finaux, leur permettant de créer des équipes en quelques clics seulement. Ils n’ont plus besoin de solliciter le service informatique pour obtenir une validation ni de risquer d’oublier du contenu important ou d’omettre certains collègues. La création d’équipes devient un processus simple, mais aussi structuré et encadré. Cela peut contribuer à renforcer l’adoption de Microsoft Teams au sein de votre organisation.

Une meilleure gestion du contenu

Avec les modèles de collaboration, vous n’avez à ajouter le contenu clé qu’une seule fois. Il sera ensuite automatiquement copié dans les nouvelles équipes créées. Cela inclut les canaux, les documents et autres fichiers, les dossiers et les onglets.

Vous pouvez également créer un site SharePoint dédié aux équipes d’un modèle spécifique. Cela permettra à vos utilisateurs de centraliser toutes les données relatives à un processus collaboratif donné dans la même bibliothèque de documents et de mieux gérer leur arborescence de fichiers.

En savoir plus sur les bonnes pratiques de gestion des fichiers dans Microsoft Teams.

Soulager la charge de l’équipe IT

Assurer le support informatique des collaborateurs lorsqu’ils ne sont pas physiquement présents constitue un vrai casse-tête pour les équipes IT. Il est plus difficile de contrôler le shadow IT et de protéger les données organisationnelles lorsque les collaborateurs utilisent leurs propres appareils.

Pour mieux répondre à vos besoins informatiques, les modèles de collaboration offrent plusieurs fonctionnalités facilitant le travail de vos équipes IT. Vous pouvez restreindre la création d’équipes au niveau du modèle via le ciblage d’audience et le flux d’approbation pour éviter l’étalement des équipes, mieux protéger les informations partagées dans les équipes grâce aux étiquettes de confidentialité, définir des règles de nommage et automatiser diverses tâches IT.

Une collaboration alignée

Des applications de gestion des tâches telles que Microsoft Planner sont devenues des outils incontournables pour coordonner des équipes travaillant à distance. Le modèle hybride implique une grande part de travail asynchrone entre les membres de l’équipe, ce qui accroît la demande pour Planner et son intégration avancée avec Teams.

Pour faciliter la gestion des tâches autour de processus collaboratifs récurrents, vous pouvez créer vos tâches dans Planner une seule fois grâce aux modèles de collaboration. Toutes les nouvelles équipes créées à partir de votre modèle disposeront d’un Planner prêt à l’emploi avec tout le contenu inclus. Vos collaborateurs n’auront plus besoin de se coordonner avec chaque membre de l’équipe pour créer et répartir les tâches et les responsabilités. Ils pourront se mettre au travail immédiatement, ce qui boostera la productivité de l’équipe.

Parlez à notre équipe pour découvrir comment les modèles de collaboration peuvent vous aider à organiser le travail collaboratif dans un espace de travail hybride.