Comment appliquer la gouvernance de Microsoft Teams sans tuer l'adoption ?

Oui, je sais… Microsoft Teams est un outil fantastique qui améliore vraiment la productivité de votre entreprise, et surtout, il est inclus dans vos abonnements Office 365. Il vous permet de travailler ensemble dans un environnement structuré. Vous créez des équipes en fonction de votre organisation, de vos nouveaux projets ou de nombreux autres scénarios, comme vous le trouverez dans la liste de 30+ cas d’usage de la collaboration avec Teams. Mais peut-être peinez-vous à mettre en place la gouvernance de Microsoft Teams ?

Chez SalesTim, nous savons aussi que vous cherchez le bon équilibre entre un modèle « libre-service » attrayant et un modèle « service géré » rassurant :

• Trop de liberté et, en tant que professionnel IT, vous savez que l’environnement Teams deviendra rapidement le far west, avec beaucoup de désordre…
• Trop de contrôle et vous risquez de freiner, voire de tuer l’adoption, avec les conséquences que cela implique vis-à-vis de vos sponsors métier…

Ainsi, sans solution prête à l’emploi, vous avez probablement verrouillé la création d’équipes pour les utilisateurs finaux, les obligeant à passer par votre plateforme de helpdesk… et bien sûr, vous envisagez sûrement d’automatiser ce processus rigide via PowerShell ou Microsoft Power Automate 😉

C’est exactement la raison pour laquelle nous avons conçu SalesTim Automation !

Il existe un autre modèle de gouvernance Microsoft Teams. Avec ce modèle, vous définissez des politiques de gouvernance non pas au niveau organisationnel, mais au niveau du contexte métier. Car chaque contexte métier nécessite un niveau de gouvernance différent.

En un coup d’œil

SalesTim Automation permet aux organisations d’améliorer leurs processus collaboratifs à grande échelle, en automatisant la création, la gestion et le cycle de vie des équipes grâce à une application Teams facile à utiliser et à un catalogue d’entreprise de modèles d’équipes.

Avec SalesTim Automation, vous pouvez mettre en place une stratégie de gouvernance Microsoft Teams extensible qui :

• responsabilise vos utilisateurs
• est facile à maintenir
• évolue au rythme de votre usage de Teams

Votre propre catalogue de services d’entreprise pour Microsoft Teams

Donnez à vos utilisateurs finaux la possibilité de créer, gérer et gérer le cycle de vie de leurs équipes en libre-service. Dépassez les solutions de création ou de sécurité rigides grâce à des modèles d’équipes pilotés par les utilisateurs, issus de votre propre catalogue d’entreprise.

Facile !

Accessible directement depuis leur application Teams personnelle, vos utilisateurs métier peuvent demander la création d’une nouvelle équipe en trois étapes simples :

1. .

2. Choisissez le modèle adapté à vos besoins dans le catalogue de modèles.

3. Choisissez le nom de l’équipe, la description, le message de bienvenue, et ajoutez les propriétaires et les membres.

Oui, ils n’ont même pas besoin d’avoir la permission de créer un groupe ou une équipe !

Une fois la demande soumise (ou approuvée si vous avez activé un processus d’approbation), la nouvelle équipe est automatiquement créée avec toutes les fonctionnalités issues de votre modèle :

• Canaux
• Propriétaires et membres
• Applications et onglets (dont sites web, tâches Planner…)

Gouvernance et automatisation de la sécurité

En plus de ces fonctionnalités orientées métier, les modèles SalesTim Automation sont associés à des politiques IT pour faire respecter vos règles de gouvernance. Voici les fonctionnalités que vous pouvez utiliser lors de la création d’un modèle pour renforcer vos politiques de gouvernance Microsoft Teams.

Convention de nommage des équipes

Grâce aux attributs Azure AD (désormais Microsoft Entra ID) et à des préfixes et suffixes fixes, vous pouvez définir une convention de nommage solide pour structurer automatiquement votre espace de collaboration et éviter les doublons. Explorez différents scénarios et configurez la convention de nommage selon vos besoins.

C’est très simple ! Ajoutez simplement les règles lors de la création d’un nouveau modèle, et elles seront automatiquement appliquées à la nouvelle équipe sous forme de préfixe ou de suffixe dès que quelqu’un dans votre organisation utilisera votre modèle.

• Suffixe/préfixe fixe avec le nom du département, du projet, de la solution métier, etc.
• Convention de nommage dynamique basée sur les données de l’utilisateur, comme sa localisation, sa langue préférée, le domaine de son adresse e-mail…
• Règles avec des mots interdits, et bien plus encore

Voici quelques exemples de noms d’équipes :

• Modèle d’équipe projet : « Nom du projet – Projet » ou « Nom du projet – Département de l’utilisateur – Projet »
• Modèle d’équipe chantier : « Nom du projet – Nouveau site » ou encore ajoutez dans la description de l’équipe les objectifs principaux et la date de fin prévue du projet

Explorez d’autres exemples dans notre centre d’aide

Flux d’approbation pour les modèles Microsoft Teams

Activez un flux d’approbation supplémentaire pour déléguer la validation des demandes aux utilisateurs métier de votre département. Vous recevrez ainsi une notification chaque fois que quelqu’un crée une équipe à partir de votre modèle.

En savoir plus

Gouvernance des canaux privés Microsoft Teams

Les canaux privés sont une excellente fonctionnalité pour les utilisateurs de Microsoft Teams. Utilisés avec discernement, ils constituent un outil puissant pour protéger vos informations hautement confidentielles. Cependant, vous pouvez faire face à certains défis, tels que :

• La création incontrôlée de canaux privés
• Une charge de travail supplémentaire pour les propriétaires d’équipe
• Une sollicitation accrue de votre département IT

Renforcez la gouvernance Microsoft Teams grâce au contrôle de la création de canaux privés. Ajoutez simplement les canaux privés à votre modèle et tout sera copié dans la nouvelle équipe avec les paramètres, fichiers et onglets d’applications nécessaires. Voici quelques cas d’usage courants :

• Modèles Microsoft Teams avec canaux privés copiés
• Création de canaux privés désactivée par défaut, sans possibilité de collaborer via des canaux privés dans les équipes créées à partir de votre modèle
• Propriétaires permanents des canaux privés, ajoutés automatiquement à la nouvelle équipe pour gérer la communication

Apprenez-en davantage sur les fonctionnalités et les défis des canaux privés dans notre blog.

Ciblage d’audience pour la gouvernance Microsoft Teams

Limitez l’utilisation de votre modèle en fonction des données de l’utilisateur, telles que sa localisation, sa langue, son domaine de messagerie, et plus encore. Vous obtenez ainsi des équipes limitées et structurées selon vos besoins.

Explorez quelques exemples avec différentes règles de ciblage :

• L’utilisateur est situé en France / hors d’Allemagne
• Anglophone quel que soit son pays
• Utilisateurs français ou belges du département Marketing
• Ciblage par domaine et bien plus encore…

Appartenance / propriété permanente

Lors de la création du modèle, vous choisissez quels utilisateurs seront automatiquement ajoutés aux nouvelles équipes. Vous pouvez définir des propriétaires ou des membres permanents pour assurer une gestion adéquate de l’équipe et éviter les tâches manuelles.

Lorsque des propriétaires permanents et des membres permanents sont définis au niveau du modèle, ils sont ajoutés aux équipes créées lors de la dernière étape de la création. Point important : si le modèle inclut des canaux privés, les propriétaires permanents sont automatiquement ajoutés en tant que propriétaires de ces canaux privés lors de la création de l’équipe.

En savoir plus sur la gouvernance Microsoft Teams et l’appartenance permanente

Gouvernance Microsoft Teams – Politiques de sécurité

Déterminez si les nouvelles équipes créées à partir de votre modèle doivent être privées par défaut. Dans ce cas, seuls les propriétaires de ces équipes pourront ajouter des membres.

Dans un autre scénario, vous pouvez choisir si le demandeur est automatiquement ajouté en tant que propriétaire de l’équipe ou uniquement en tant que membre.

En savoir plus sur les politiques de sécurité et la gouvernance Microsoft Teams

Travaillez plus intelligemment en regroupant les tâches répétitives en services !

Opérationnel en quelques minutes !

SalesTim Automation est une application SaaS, hébergée à 100 % sur Microsoft Azure. Aucune installation, aucun serveur, rien. Les mises à jour s’effectuent automatiquement afin que vous bénéficiiez toujours des dernières fonctionnalités de Microsoft Teams.

Oubliez PowerShell et les flux Microsoft complexes que votre département IT devrait maintenir pour suivre le rythme soutenu des mises à jour Microsoft !

En savoir plus sur SalesTim Automation