Comment Microsoft révolutionne la téléconférence avec Teams Premium

Les conférences à distance sont devenues un élément incontournable du quotidien des organisations dans le monde post-Covid. D’ici 2025, 50 % de tous les événements virtuels des entreprises se tiendront sur des plateformes de vidéoconférence. Pour ce type d’événements, Microsoft Teams est l’outil idéal.

Avec Microsoft 365, les collaborateurs répartis dans différents endroits peuvent rester en contact les uns avec les autres, quels que soient leurs horaires. Dans le cadre de son engagement continu en faveur de l’innovation, Microsoft vient de lancer Microsoft Teams Premium.

Microsoft Teams Premium connecte les équipes pour fluidifier les communications d’entreprise, transformant en profondeur la manière dont les personnes organisent des réunions virtuelles. Il améliore la personnalisation, l’analyse et la sécurité de chaque réunion, qu’il s’agisse d’un entretien individuel ou d’une session en groupe.

Plutôt que de payer plusieurs fois plus pour différents produits et modules complémentaires, vous pouvez obtenir tout ce dont vous avez besoin avec Teams Premium à 7 $ par utilisateur et par mois.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment Microsoft Teams est en train de transformer la vidéoconférence.

Microsoft Teams Premium – fonctionnalités pour les conférences à distance

La nouvelle version premium de Microsoft Teams est plus personnalisée et plus innovante que les versions précédentes. Elle est utile aussi bien à l’échelle individuelle qu’à l’échelle de l’entreprise. De plus, la licence premium offre aux utilisateurs des avantages et des options supplémentaires.

Teams Premium pour les réunions

Modèles de réunion personnalisés

Les utilisateurs en avant-première peuvent accéder aux modèles de réunion dans le cadre de Teams Premium, une licence complémentaire qui inclut des fonctionnalités pour améliorer la personnalisation, l’intelligence et la sécurité des réunions Teams.

Avec Microsoft Teams Premium, vous pouvez concevoir vos propres formats de réunion. Durant une réunion, l’organisateur peut utiliser un modèle pour gérer les paramètres habituels. L’objectif est de donner à chaque réunion une structure qui permet à celle-ci de se dérouler plus facilement.

Il est possible d’empêcher l’organisateur de modifier un modèle en le verrouillant, ou au contraire de le laisser déverrouillé.

Traduction en direct

Activez la transcription pour obtenir un compte rendu écrit des échanges. La transcription sera disponible en téléchargement à l’issue de la conférence.

L’une des fonctionnalités les plus attendues de Microsoft Teams Premium est la traduction en temps réel par intelligence artificielle.

La technologie traduit désormais directement la voix en texte et dans d’autres langues, proposant des sous-titres en direct dans jusqu’à 40 langues.

Les réunions deviennent ainsi plus accessibles pour tous les participants, qui peuvent suivre les échanges dans leur propre langue. C’est une excellente nouvelle pour les organisations dont les collaborateurs sont géographiquement dispersés et parlent une grande variété de langues.

Les traductions en direct sont accessibles à tous les participants à la réunion, à une seule condition : l’organisateur doit disposer de Teams Premium.

Récapitulatifs intelligents

Grâce au récapitulatif intelligent, vous avez la certitude d’avoir à portée de main tous les éléments essentiels d’une réunion.

Teams Premium donne accès à des technologies de pointe, notamment le chatbot d’intelligence artificielle ChatGPT. Cela permet aux entreprises de mettre en place un système qui génère automatiquement les tâches de suivi, les comptes rendus et les informations liés à chaque réunion.

Pour rendre chaque réunion plus innovante, personnalisée et sécurisée, Microsoft a intégré dans Teams Premium les grands modèles de langage qui alimentent le chatbot OpenAI ChatGPT.

Microsoft mise sur son nouvel outil de « récapitulatif intelligent » pour révolutionner la communication numérique en groupe. Cette fonctionnalité sera particulièrement précieuse dans des contextes tels que les webinaires et les réunions en ligne. Elle réduit le temps que les collaborateurs passent à éplucher les comptes rendus de réunion pour en extraire les points clés.

À partir de la transcription, la fonctionnalité peut également créer automatiquement des chapitres de réunion. Toute personne qui a dû quitter une réunion avant la fin peut réécouter les parties qu’elle a manquées grâce à des marqueurs de chronologie personnalisés.

Par ailleurs, il peut arriver que vous souhaitiez revoir certains passages d’une réunion. Des marqueurs visibles uniquement par vous indiquent les moments où vous avez rejoint et quitté la réunion dans l’enregistrement, ce qui vous permet de reprendre facilement là où vous vous étiez arrêté. À l’avenir, votre nom et votre activité de partage d’écran seront également signalés sur la chronologie selon vos préférences.

Le récapitulatif intelligent vous libère aussi de la prise de notes pendant les réunions, afin que vous puissiez vous concentrer davantage sur la conversation. GPT-3.5 prépare automatiquement des notes en mettant en avant les points les plus importants et les enseignements tirés de la réunion. Vous pouvez facilement assurer le suivi des tâches et des actions générées par l’IA, qui apparaissent sous forme de recommandations.

Gestion de la vue des participants

Pour rendre vos réunions Teams encore plus personnalisées, intelligentes et sécurisées, vous pouvez désormais contrôler qui voit quoi en acquérant au préalable une licence Microsoft Teams Premium.

Maintenir l’intérêt des participants une fois qu’ils se sont inscrits à la réunion est tout aussi important que de capter leur attention en premier lieu si vous souhaitez que votre réunion soit un succès.

Si quelqu’un active accidentellement sa caméra ou si de nombreuses photos de profil apparaissent à l’écran, vous pouvez contrôler ce que les participants voient afin que la réunion se déroule sans accroc.

Vous pouvez également personnaliser la vue des participants, de façon à ce qu’ils ne voient que ce que vous souhaitez leur partager. De plus, les réunions peuvent accueillir différents types de présentations, qu’elles soient animées par plusieurs intervenants ou déclenchées par des participants qui lèvent la main en temps réel.

Teams Premium pour les webinaires

Les fonctionnalités Microsoft Teams Premium suivantes vous permettent de proposer un support webinaire robuste et de personnaliser vos événements selon la charte de l’entreprise.

Packages de stratégie utilisateur personnalisés

Avec Microsoft Teams, vous pouvez désormais créer vos propres ensembles de stratégies et de procédures. Vous pouvez créer un package de stratégie personnalisé pour regrouper un ensemble de stratégies applicables aux utilisateurs qui partagent des rôles similaires au sein de votre organisation.

Les administrateurs informatiques peuvent désormais créer des packages de stratégie spécialement adaptés aux besoins des personnes qui exercent des fonctions similaires au sein de l’entreprise.

Les packages de stratégie dans Microsoft Teams sont des collections de stratégies et de paramètres prédéfinis que vous pouvez appliquer à des groupes d’utilisateurs ayant des responsabilités similaires.

Tous les utilisateurs affectés à un package recevront automatiquement les paramètres de stratégie mis à jour dès que vous apportez des modifications aux stratégies du package. Vous pouvez gérer les packages de stratégie aussi bien depuis le Centre d’administration Microsoft Teams que via PowerShell.

Il est possible de développer des packages de stratégie complets dans le Centre d’administration Teams après vous être connecté. Sélectionnez « Ajouter » dans le menu pour créer vos propres options de couverture. Après avoir donné un titre et une description à votre package, vous pouvez choisir les stratégies à y inclure en cochant les cases correspondantes.

Personnalisation de la salle d’attente avec des thèmes et des logos

Teams vous permet d’ajouter votre propre logo, arrière-plan et thème à vos réunions pour les rendre plus personnelles.

Les services de personnalisation permettent aux entreprises d’intégrer leur logo et d’autres éléments d’identité visuelle dans les phases de préparation, de salle d’attente et de présentation d’une réunion. Les titulaires d’une licence Teams Premium peuvent configurer automatiquement des réunions aux couleurs de leur marque. Par défaut, tous les participants à ces réunions pourront voir la personnalisation appliquée.

Accès aux analyses organisationnelles et départementales

Grâce à l’application Rendez-vous virtuels dans Microsoft Teams, vous pouvez consulter rapidement le planning d’un collaborateur grâce à l’intégration avec Bookings et son tableau de bord. Microsoft Teams Premium ajoute un aperçu de la file d’attente des rendez-vous, une vue d’ensemble des analyses de rendez-vous, ainsi que des outils de planification et de gestion.

Le rapport d’utilisation des rendez-vous virtuels présente un résumé de l’utilisation des rendez-vous virtuels de votre entreprise dans le menu Analyse. Des indicateurs tels que le nombre total de rendez-vous, leur durée, le temps d’attente en salle d’attente et les absences sont tous inclus dans le rapport.

Vous pouvez accéder aux informations relatives à des rendez-vous spécifiques en analysant les données en détail.

Envoi d’e-mails de rappel aux inscrits

Les inscrits recevront des e-mails de rappel automatisés.

Vous pouvez également programmer des e-mails de rappel automatiques pour confirmer les inscriptions à un moment de votre choix avant l’événement. Ces e-mails incluront les détails de la réunion, l’en-tête aux couleurs de votre entreprise et un lien pour rejoindre l’événement. Les e-mails de rappel automatiques vous permettent de communiquer au bon moment pour susciter davantage d’intérêt et augmenter la participation à vos webinaires.

Approbation manuelle des inscrits

Lorsque l’approbation manuelle est activée, les personnes qui s’inscrivent apparaissent avec le statut Participant afin que les organisateurs puissent les approuver ou les refuser.

Les fonctionnalités webinaire actuelles de Teams sont enrichies dans Teams Premium par l’ajout d’un processus d’approbation manuelle pour les nouveaux inscrits. Les personnes peuvent être placées en statut d’approbation en attente dès qu’une place se libère. L’organisateur peut ainsi examiner leurs demandes et les approuver ou les refuser individuellement.

Options de sécurité renforcées avec Microsoft Teams Premium

Teams Premium offre aux organisations un contrôle total sur les réunions grâce aux options suivantes.

Blocage du copier-coller dans les chats de réunion

Améliorez la sécurité de vos réunions en ligne grâce à des fonctionnalités avancées de protection, comme la possibilité d’empêcher le copier-coller pendant la réunion.

Microsoft Teams Premium désactive également la copie d’éléments de conversation dans le presse-papiers pendant les réunions et les présentations.

Si une étiquette de conteneur spécifie une étiquette de confidentialité qui empêche la copie depuis le chat en tant qu’étiquette de canal par défaut, tous les canaux de l’équipe seront soumis aux restrictions de copie de cette étiquette de confidentialité.

Contrôle des droits d’enregistrement

Le choix des personnes autorisées à enregistrer permet aux organisateurs de réunion de déterminer qui peut enregistrer leurs sessions. Ce paramètre ne peut être modifié que par l’administrateur Teams.

Les administrateurs et les organisateurs de réunion peuvent contrôler qui peut enregistrer et si les réunions sont enregistrées automatiquement, via les modèles de réunion, les étiquettes de confidentialité et les paramètres de l’organisateur.

Désormais, les organisateurs peuvent restreindre l’enregistrement aux seuls participants confirmés lors de la configuration d’une réunion Teams. Les organisateurs de réunion utilisant Outlook ou Teams peuvent choisir d’autoriser l’enregistrement de leurs réunions.

Chiffrement de bout en bout pour les réunions jusqu’à 50 participants

Les réunions sécurisées avec jusqu’à 50 participants sont désormais possibles grâce au chiffrement de bout en bout sur Microsoft Teams Premium.

Avec le chiffrement de bout en bout, les données de l’appel sont chiffrées et déchiffrées uniquement par les deux systèmes aux extrémités. La conversation est chiffrée de telle sorte que même Microsoft ne peut pas la lire.

Activation de la surveillance et des alertes avancées pour les réunions

Microsoft a mis à jour le Centre d’administration Teams avec de nouvelles fonctionnalités de surveillance et d’alerte. Le Centre d’administration Teams comporte une section « Notifications et alertes » dans laquelle vous pouvez configurer différents ensembles de règles pour surveiller le service et être notifié de tout changement.

Voici quelques-unes des actions que votre entreprise peut réaliser grâce à la surveillance et aux alertes Teams :

• Automatiser facilement le contrôle des fonctionnalités Teams
• Être alerté en cas de comportement inhabituel
• Rétablir l’ordre en apportant les corrections nécessaires

Vaut-il la peine d’investir dans Microsoft Teams Premium ?

Microsoft affirme que son nouveau plan Teams Premium améliore l’offre Teams d’origine en rendant toutes les réunions mieux adaptées aux participants individuels et plus sécurisées contre les interférences extérieures.

De nombreuses entreprises pourraient bénéficier significativement des fonctionnalités supplémentaires offertes par Teams Premium. Celles qui utilisent déjà Microsoft Teams et disposent des ressources financières nécessaires devraient envisager de passer à la version supérieure.

Ses caractéristiques permettent aux personnes de passer moins de temps à se soucier de leur sécurité et davantage à se concentrer sur des activités qui ne peuvent pas être automatisées (pour l’instant, du moins).

L’intelligence artificielle est utilisée à cette fin et s’inscrit dans un mouvement plus large du secteur logiciel, qui tend vers une attention accrue sur la façon dont les produits peuvent faire gagner du temps aux utilisateurs.

La plupart des meilleurs logiciels de gestion de projet disposent déjà d’outils permettant aux clients d’automatiser leurs tâches récurrentes.

Pourtant, avec sa mise à jour Premium, Microsoft Teams, doté de l’intelligence artificielle, incroyablement utile et qui semble irrésistible, a surpris le monde de l’informatique. Autrement dit : évoluer ou disparaître.

Si les avantages mentionnés ci-dessus ne suffisent pas à vous convaincre de passer à la version supérieure, sachez que Microsoft a reconnu que certaines fonctionnalités ne seront plus accessibles avec les licences essentielles. Ces fonctionnalités seront désormais réservées aux titulaires de la licence Premium.

Parmi ces outils, on peut citer la traduction de sous-titres en temps réel, les scènes individualisées en mode Together, les marqueurs de chronologie dans les réunions Teams enregistrées et les outils de planification en ligne.

Ainsi, si ces fonctionnalités sont essentielles pour votre entreprise, la licence premium est peut-être faite pour vous.