Guide du débutant : Qu'est-ce que Microsoft Copilot et comment fonctionne-t-il ?
Microsoft Copilot est un assistant IA intégré aux applications Microsoft 365 telles que Word, Excel, PowerPoint, Teams et Outlook. Il aide les utilisateurs à gagner du temps en automatisant les tâches, en générant du contenu et en analysant des données. Voici l’essentiel à savoir :
- Ce qu’il fait :
- Rédige et met en forme des documents dans Word.
- Analyse des données et crée des visuels dans Excel.
- Conçoit des présentations dans PowerPoint.
- Résume les e-mails et organise les calendriers dans Outlook.
- Prépare les réunions et gère les tâches dans Teams.
- Tarification :
- Business : 30 $/utilisateur/mois (facturation annuelle).
- Personnel : 9,99 $/mois.
- Famille : 12,99 $/mois.
- Exigences d’installation :
Copilot simplifie les flux de travail et améliore la collaboration tout en respectant les normes de sécurité et de conformité de Microsoft 365. Que vous rédigiez un rapport, analysiez des données ou gériez un projet, Copilot vous aide à travailler plus intelligemment.
Guide du débutant sur Microsoft 365 Copilot
Fonctionnalités principales
Copilot se concentre sur trois domaines clés : la création de contenu, l’automatisation des tâches et la collaboration autour des données.
Outils de rédaction et de contenu
Dans Word, Copilot aide à rédiger, affiner et corriger des documents à partir d’instructions en langage naturel. Il veille à ce que le résultat final corresponde au ton, au style et à l’image de marque souhaités.
Mais ce n’est pas tout : Copilot prend également en charge les tâches répétitives dans les applications Microsoft 365, vous faisant ainsi gagner un temps précieux.
Automatisation des tâches
Dans Outlook, Copilot condense les longues chaînes d’e-mails en résumés concis incluant les points clés et les actions à entreprendre. Dans PowerPoint, il transforme du texte brut en diapositives soignées et mises en forme, réduisant considérablement le temps consacré à la conception manuelle.
Mais Copilot ne se limite pas à l’automatisation : c’est aussi un outil puissant pour analyser et organiser les données.
Fonctionnalités données et équipes
Dans Excel, Copilot peut filtrer, trier et mettre en forme des données de manière efficace. En s’appuyant sur Microsoft Graph, il va plus loin en générant des insights adaptés à votre contexte.
Selon le responsable marketing de Generation‑e, « Copilot unifie les données de toutes les applications 365 pour offrir une vue complète. »
Pour les équipes, Copilot renforce la collaboration tout en respectant les normes de sécurité, de confidentialité, d’identité et de conformité de Microsoft 365. Il agrège des informations provenant de plusieurs sources, aidant ainsi les équipes à rester alignées et à prendre des décisions éclairées.
Excel Copilot entrera en préversion publique en juin 2024, apportant des fonctionnalités d’analyse avancées.
Copilot simplifie le travail en équipe dans Microsoft Teams en automatisant les tâches et en améliorant l’efficacité. Il facilite la gestion des réunions, des fichiers et des communications d’équipe, rendant la collaboration plus fluide. Voyons en détail comment il améliore les flux de travail liés aux réunions, aux conversations dans les canaux et à la configuration.
Gestion des réunions
Copilot prend en charge la préparation et le suivi des réunions en analysant les calendriers des participants, en complétant les ordres du jour et en créant des comptes-rendus. Ces comptes-rendus incluent les actions à mener et les transcriptions pour s’assurer que tout est consigné avec précision.
Gestion des fichiers d’équipe
Dans les conversations, Copilot peut rédiger des publications, répondre à des messages et même créer des tâches avec des échéances et des membres assignés. Vous pouvez ainsi transformer des échanges informels en plans d’action concrets sans quitter la fenêtre de chat.
Exigences d’installation
Pour utiliser Copilot dans Teams, les organisations doivent satisfaire quelques exigences techniques :
- Une licence complémentaire Microsoft 365 Copilot
- La stratégie de transcription des réunions activée
- Une configuration administrateur via le centre d’administration Teams ou PowerShell (y compris les paramètres de stratégie de réunion)
- Les options de réunion Copilot définies sur « Pendant et après la réunion », « Uniquement pendant la réunion » ou « Désactivé »
Le volet latéral Copilot dans Teams sert de hub central pour les résumés, l’aide à la rédaction et l’organisation des flux de travail.
Cas d’usage courants
Copilot améliore divers flux de travail métier en tirant parti de ses fonctionnalités principales pour apporter des solutions pratiques.
Tâches de gestion de projet
Copilot simplifie des tâches telles que la planification, les rapports d’avancement, l’évaluation des risques et le suivi des problèmes, en s’appuyant sur des données provenant d’outils comme Power BI et Excel.
Voici ce qu’il peut faire :
- Générer des rapports d’avancement détaillés : inclut des résumés, des mises à jour budgétaires, le suivi des plannings et les actions à mener.
- Planifier et évaluer les tâches : aide à estimer la durée des tâches, à évaluer les risques, à suggérer des solutions et à suivre les problèmes.
Flux de travail documentaires
La gestion des documents dans Microsoft 365 devient bien plus simple avec Copilot. Il automatise les tâches répétitives, propose des recommandations contextuelles et accompagne la création de contenu.
De la rédaction et de la mise en forme à la création de formules et à l’analyse des tendances, Copilot accélère les activités liées aux documents dans toute la suite Microsoft 365.
Bénéfices de l’intégration nBold
Les modèles et les flux de travail nBold étendent les capacités IA de Copilot au sein de Teams. Cela garantit la gouvernance tout en standardisant des éléments tels que les canaux, les fichiers, les tableaux et les listes. Ensemble, ils créent une expérience de collaboration plus cohérente.
Ce partenariat est particulièrement efficace dans Microsoft Loop, où Copilot facilite le brainstorming, la structuration de plans et la rédaction de contenu.
Guide de configuration
Une fois que vous avez passé en revue les fonctionnalités principales et les exigences d’intégration de Teams, il est temps de configurer Copilot pour votre environnement Microsoft 365. Suivez ces étapes, qui s’appuient sur les stratégies de réunion et les licences déjà abordées :
- Vérifier les essentiels Microsoft 365
Assurez-vous que les éléments suivants sont en place :
- Les licences Copilot sont attribuées aux utilisateurs.
- Les applications Microsoft 365 sont déployées pour tous les utilisateurs.
- Microsoft Teams est correctement configuré pour les utilisateurs.
- OneDrive est activé pour les utilisateurs.
- Configurer les services essentiels
- Activez les fonctionnalités Microsoft Loop et Tableau blanc.
- Vérifiez que la tâche de mise à jour des fonctionnalités Office s’exécute comme prévu.
- Configuration réseau
- Vérifiez l’accès réseau aux points de terminaison Microsoft 365 avec WSS activé.
- Configuration de l’intégration Teams Configurez les paramètres Teams dans le centre d’administration Teams.
- Paramètres d’accès utilisateur Vérifiez que les utilisateurs disposent des licences Microsoft 365 Copilot requises.
Meilleures pratiques
Pour tirer le meilleur parti de Copilot, utilisez des instructions claires et affinez vos demandes selon les besoins.
Conseils pour la communication
- Gardez vos instructions simples et claires.
- Incluez suffisamment de détails pour guider Copilot efficacement.
- Saisissez « new topic » pour réinitialiser la conversation si nécessaire.
Optimiser votre flux de travail Commencez par des demandes générales, puis affinez-les grâce à des questions de suivi. Par exemple :
- Demande initiale : « Résume le rapport des ventes du T1. »
- Question de suivi : « Mets en avant les régions les plus performantes. »
- Demande de précision : « Compare les taux de croissance avec le T4 de l’année dernière. »
Conclusion
Microsoft Copilot propose un ensemble de fonctionnalités conçues pour améliorer la productivité et optimiser les flux de travail.
Voici comment il vous aide :
- Automatise les tâches répétitives, libérant ainsi du temps pour que vos équipes se concentrent sur des projets à plus fort impact.
- Améliore la collaboration grâce à des outils tels que les résumés de réunions, les insights partagés et les actions de suivi concrètes.
- S’intègre de manière transparente dans Microsoft 365, réduisant la nécessité de passer d’une application à l’autre.
Pour démarrer avec Copilot :
- Acheter Copilot : Ajoutez-le à votre abonnement Microsoft Business Standard ou Business Premium.
- Prendre en main l’outil : Utilisez le Copilot Lab pour découvrir des instructions et des conseils pratiques.
- Le déployer : Mettez en place des formations, établissez des protocoles de confidentialité et adaptez les flux de travail à vos besoins.