How to Use Microsoft Copilot for Meeting Action Items
Microsoft Copilot dans les réunions Teams vous aide à gérer vos tâches facilement grâce à l’IA. Voici ce qu’il peut faire :
- Capturer les tâches automatiquement pendant les réunions.
- Assigner des tâches aux participants avec des échéances.
- Résumer les réunions avec les points d’action et les questions en suspens.
- S’intégrer sans friction à Microsoft 365.
Pour commencer, assurez-vous de disposer des licences Microsoft 365 appropriées (E3/E5 avec le module complémentaire Copilot) et d’activer la transcription des réunions. Utilisez des commandes simples comme « Create a task for [person] » ou « List action items » pour rester organisé pendant et après les réunions. Vous pouvez également étendre les fonctionnalités avec des outils tiers comme les modèles nBold pour des workflows structurés.
La gestion des tâches assistée par IA n’a jamais été aussi simple – améliorez la productivité de votre équipe en simplifiant les suivis de réunion et le suivi des tâches.
Comment simplifier vos réunions avec Copilot
Pour utiliser Microsoft Copilot dans les réunions Teams, vous avez besoin des licences adéquates et d’une configuration appropriée.
Licences et autorisations requises
Votre organisation doit disposer de licences Microsoft 365 E3 ou E5 avec le module complémentaire Copilot. De plus, les utilisateurs doivent soit faire partie du programme d’accès anticipé Microsoft 365 Copilot, soit se voir attribuer des licences Copilot [3].
Les administrateurs Microsoft 365 sont responsables de :
- La configuration de l’accès à Copilot via les groupes de sécurité dans le centre d’administration [1].
- L’activation des autorisations de transcription des réunions, indispensables pour capturer les points d’action [4][5].
Étapes de configuration des réunions
Configuration par l’administrateur
- Activez les fonctionnalités de réunion de Copilot dans le centre d’administration Microsoft 365 [1].
- Configurez les politiques de sécurité pour protéger le contenu des réunions.
Transcription des réunions
- Accédez à Paramètres Teams > Réunions.
- Activez « Turn on live captions and transcripts. »
- Les administrateurs peuvent imposer la transcription à l’ensemble de l’organisation via le centre d’administration Teams [4][5].
Configuration requise
- Utilisez la dernière version du client Teams.
- Assurez-vous que votre appareil fonctionne sous Windows 10/macOS 10.14 ou version ultérieure.
- Une connexion Internet stable est nécessaire [2][5].
Si votre organisation utilise des modèles nBold, vérifiez que les workflows sont compatibles avec les fonctionnalités de gestion des tâches de Copilot.
Une fois tout configuré, vous serez prêt à gérer vos points d’action de manière fluide lors de vos réunions Teams.
Gestion des points d’action pendant les réunions
Microsoft Copilot aide à suivre les tâches en temps réel pendant les réunions Teams via des commandes vocales ou textuelles.
Créer des tâches pendant les réunions
Copilot facilite la documentation des tâches sur le moment. Utilisez la zone de rédaction Copilot avec ces commandes :
- « Create a task for [person] to [action] by [date] » : Assignez des tâches précises avec des échéances.
- « List action items » : Résume les tâches abordées jusqu’ici.
- « Generate a list of tasks discussed in this meeting » : Compile la liste complète des tâches issues de la réunion.
Passer en revue les tâches avant la fin de la réunion
Dans les 10 dernières minutes de votre réunion, Copilot intervient pour s’assurer que toutes les tâches sont bien prises en compte. Voici comment cela fonctionne :
1. Récapitulatif des tâches
Copilot compile automatiquement une liste des tâches, avec les responsables et les échéances, à partir des données de la transcription de la réunion.
2. Confirmer les attributions
Pour vérifier, utilisez des commandes telles que :
- « List participant tasks » : Affiche les tâches assignées à chaque participant.
- « Show priority timeline » : Met en évidence les tâches selon leur urgence.
3. Traiter les questions en suspens
Repérez les questions ouvertes ou les points en attente en utilisant la commande « Show unresolved questions ».
Avant de clore la réunion, partagez la liste finale des tâches via le chat Teams. Une fois tout confirmé, Copilot prépare un résumé post-réunion, qui sera détaillé dans la section suivante.
Gestion des tâches après la réunion
Une fois les tâches confirmées pendant la réunion, Copilot simplifie le processus de suivi grâce à ces outils :
Résumé de réunion et liste des tâches
Vous pouvez retrouver les récapitulatifs de réunion dans le panneau de chat Teams en sélectionnant la réunion et en accédant à l’onglet Récapitulatif. Dans cet onglet, Copilot répond à des commandes en langage naturel, telles que :
- « Generate Meeting Notes » pour obtenir un résumé rapide.
- « List all action items from the meeting » pour se concentrer sur les tâches.
- « What are my Action Items? » pour consulter vos responsabilités personnelles. [2]
L’onglet Récapitulatif regroupe toutes les décisions et les engagements en un seul endroit, pour ne plus avoir à fouiller dans les fils de discussion ou les transcriptions.
Options d’export des tâches
Vous devez transférer des tâches vers un autre système ? Utilisez des commandes simples pour les mettre en forme :
- « Create a table with tasks, assignees, and due dates » pour une structure claire.
- « Group tasks by project or department » pour maintenir l’organisation.
Si Copilot ne se synchronise pas directement avec des outils comme Planner ou To Do, ces commandes facilitent néanmoins la mise en forme des tâches pour un transfert manuel.
Alertes de mise à jour des tâches
Suivez l’avancement des tâches grâce à ces fonctionnalités :
- Ajustez Paramètres > Notifications pour les alertes de base.
- Utilisez des commandes de suivi comme « Show progress on ongoing tasks from previous meetings » pour rester informé.
- Appuyez-vous sur les @mentions dans Teams pour des mises à jour collaboratives.
Réviser régulièrement l’avancement et utiliser les outils d’analyse de Copilot permet d’identifier et de résoudre efficacement les problèmes de workflow.
Modules complémentaires de gestion des tâches
Vous pouvez étendre les fonctionnalités de Copilot en intégrant des outils tiers comme nBold, qui apporte des modèles structurés pour améliorer la gestion des tâches.
Système de modèles nBold
Le système de modèles de nBold ajoute des fonctionnalités utiles à votre configuration Copilot existante, notamment :
- Modèles Planner standardisés : Créez des structures de suivi des tâches adaptées à chaque type de réunion [2].
- Canaux de tâches générés automatiquement : Créez automatiquement des espaces dédiés pour les séries de réunions récurrentes [1].
- Matrices de responsabilités prédéfinies : Simplifiez la délégation des tâches grâce à des attributions basées sur les rôles [2].
En moyenne, les équipes utilisant ces modèles économisent environ 4 heures par semaine et par membre grâce à la gestion automatisée des tâches [2].
| Fonctionnalité | Bénéfice |
|---|---|
| Modèles Planner | Maintient une organisation cohérente des tâches |
| Flux de travail automatisés | Fournit des mises à jour de statut automatiques |
| Intégration tierce | Se connecte facilement à vos outils existants |
Fonctionnalités de nBold
Tandis que Copilot excelle dans la capture de tâches assistée par IA, nBold se concentre sur la création de tâches structurées et des fonctionnalités avancées :
| Aspect | Points forts de nBold |
|---|---|
| Création de tâches | Utilise des modèles pour une saisie structurée |
| Périmètre d’intégration | S’intègre parfaitement aux applications tierces |
| Personnalisation | Offre de nombreuses options pour les modèles et les workflows |
| Prise en main | Modérée – nécessite une configuration initiale des modèles |
| Rapports | Fournit des analyses détaillées sur l’ensemble des réunions |
« La combinaison de Copilot et de nBold s’intègre à Copilot pour créer une solution de bout en bout pour la gestion des tâches avant, pendant et après les réunions dans Teams » [2][1]
Conseils pour la gestion des tâches
Grâce au suivi en temps réel et aux résumés post-réunion de Copilot, vous pouvez optimiser votre gestion des tâches en appliquant ces stratégies :
Commandes de recherche de tâches
Simplifiez la recherche de tâches avec ces formulations précises :
| Objectif de la commande | Formulation efficace |
|---|---|
| Filtre par priorité | « Show critical tasks due in 48 hours » |
| Vue d’ensemble de l’équipe | « Display unresolved action items by department » |
| Focus projet | « List action items for [project] from last 30 days » |
Processus de révision hebdomadaire des tâches
Gardez la main sur vos tâches grâce à une routine de révision régulière. Voici comment procéder :
- Planifiez des réunions de révision hebdomadaires récurrentes pour vérifier l’avancement.
- Utilisez des commandes en langage naturel pour mettre à jour rapidement les tâches.
- Créez une matrice de priorités en disant « Create priority matrix of current tasks » pour identifier ce qui requiert une attention immédiate.
Sécuriser les données des tâches
Lorsque vous manipulez des informations de tâches sensibles dans Copilot, suivez ces bonnes pratiques pour protéger les données :
| Pratique | Mise en œuvre |
|---|---|
| Contrôle d’accès | Limitez les participants aux réunions aux seules personnes indispensables pour les tâches. |
| Conservation des données | Configurez la suppression automatique des éléments sensibles après une période définie. |
| Cloisonnement des informations | Utilisez des outils de ségrégation des données pour prévenir les accès non autorisés [1]. |
Pour renforcer la sécurité :
- Utilisez les barrières d’information de Teams pour restreindre le partage de données entre certains groupes [1].
- Auditez régulièrement les accès aux tâches et ajustez les autorisations si nécessaire.
- Formez votre équipe aux bonnes pratiques de traitement sécurisé des données pour éviter les fuites accidentelles.
Résumé
Microsoft Copilot facilite la gestion des points d’action lors des réunions Teams grâce à des outils pilotés par l’IA. Voici comment il vous aide :
- Commandes vocales pour le suivi automatique des tâches pendant les réunions
- Résumés générés par l’IA qui mettent en évidence les priorités clés
- Intégration fluide avec les outils Microsoft 365
En exploitant efficacement les fonctionnalités de Copilot, vos équipes peuvent bénéficier des avantages suivants :
| Fonctionnalité | Ce qu’elle fait | Comment l’utiliser |
|---|---|---|
| Capture en temps réel | Crée automatiquement des tâches en réunion | Activez la transcription des réunions et utilisez des commandes vocales |
| Résumé intelligent | Extrait avec précision les points d’action | Consultez les résumés générés pendant les dernières minutes des réunions |
Facteurs clés de réussite
- Protégez les informations sensibles grâce aux contrôles d’accès.
- Respectez les politiques de conservation des données appropriées pour assurer la conformité.
Par ailleurs, comme souligné dans la section Modules complémentaires de gestion des tâches, les modèles nBold enrichissent ces fonctionnalités en proposant des workflows pré-structurés et la création automatisée de canaux. Ensemble, ces outils offrent une approche complète pour gérer les résultats complexes des réunions, même dans les grandes organisations.
FAQ
Que peut faire Copilot lors d’une réunion Teams ?
Microsoft Copilot aide à gérer les tâches pendant les réunions Teams en se concentrant sur trois fonctions principales :
- Détection automatique des tâches : Identifie les tâches et les engagements au fil des conversations.
- Suivi de l’attribution des responsables : Associe les tâches aux bons participants.
- Extraction des échéances : Repère les délais mentionnés dans la discussion.
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Show unresolved questions » pendant les dernières minutes d’une réunion pour vous assurer que rien d’important n’est passé à la trappe. Les paramètres d’accès de Copilot garantissent que seules les personnes autorisées peuvent voir ses résultats.
Pour une meilleure gestion des tâches, envisagez de combiner ces outils Copilot avec un processus de révision hebdomadaire régulier, comme suggéré dans les conseils de gestion des tâches.