How to Use Microsoft Teams in Business Consulting

Le conseil en entreprise est l’un des services les plus recherchés aujourd’hui. Et ce n’est pas un hasard : les cabinets de conseil accompagnent leurs clients dans un large éventail d’activités, qu’il s’agisse de définir leur modèle économique, de conquérir de nouveaux marchés, d’innover sur leurs produits existants, de recruter des talents ou d’adopter de nouvelles technologies en entreprise. C’est pourquoi, même lorsque l’économie mondiale traverse une crise, les services de conseil restent demandés et jouent le rôle de bouée de sauvetage pour les entreprises.

Il n’est donc pas surprenant que le secteur du conseil génère des revenus allant de 100 à 300 milliards de dollars, selon la définition retenue.

Toutefois, ce secteur doit faire face à des défis majeurs liés à l’évolution des modes de travail, à la transformation mondiale et aux spécificités du marché. Pour rester compétitifs, les cabinets de conseil doivent adopter de nouvelles stratégies et tenir compte des nouvelles réalités auxquelles leurs clients sont confrontés.

Dans cet article, nous verrons comment Microsoft Teams peut aider les cabinets de conseil à relever ces défis.

Le conseil en entreprise

Le conseil en entreprise est devenu l’un des secteurs les plus diversifiés et les plus matures au sein des services professionnels. Il comprend 6 grands segments – Conseil en stratégie, Conseil en opérations, Conseil en management, Conseil en RH, Conseil financier et Conseil en technologie – qui englobent au total plus de 200 domaines de conseil.

Le conseil est un processus complexe qui nécessite la contribution de nombreuses parties prenantes. Examinons les activités clés du conseil en entreprise.

Cycle de vente

Cette phase couvre le premier contact avec un client potentiel jusqu’à l’acceptation de la proposition.

Delivery

La Delivery ne se limite pas à présenter les résultats de l’étude et à proposer des solutions aux clients. Les consultants doivent également rendre compte en interne à leur direction, puis exploiter leurs conclusions pour les projets suivants. Cela garantit l’excellence opérationnelle du cabinet.

Gestion des connaissances

La gestion des connaissances vise à organiser le contenu issu des travaux de recherche et des projets menés afin de réutiliser les livrables. Pour ce faire, l’organisation doit mettre en place des mécanismes garantissant que le contenu est bien structuré et partagé.

Gestion des comptes clés

La gestion des comptes clés fait partie intégrante du processus de vente. Son objectif principal est d’établir et d’entretenir une relation de confiance durable avec un client. Les cabinets de conseil peuvent travailler sur plusieurs projets avec le même client. Le rôle du responsable grands comptes est alors de coordonner le travail des différentes équipes de conseil intervenant auprès du même client.

Principaux défis de collaboration dans le conseil en entreprise

Excellence opérationnelle et qualité de la Delivery

Pour garantir le bon fonctionnement de l’organisation, les cabinets de conseil élaborent un playbook : un ensemble de directives que les consultants doivent suivre lors de chaque projet. Ces playbooks contribuent à assurer l’excellence opérationnelle et à améliorer la qualité de la Delivery.

Le conseil est un processus complexe qui requiert une action collective. Pourtant, de nombreuses entreprises peinent à structurer le travail de leurs équipes. Organiser le travail en conformité avec le playbook devient un défi qui doit être relevé à l’aide d’outils de planification adaptés.

Multiplicité des parties prenantes

Le marché mondial se transforme progressivement sous l’effet des avancées technologiques et de la mondialisation. Les projets de conseil deviennent ainsi plus complexes, impliquant davantage de parties prenantes responsables de domaines variés.

Dans ce contexte, les consultants doivent non seulement maintenir une communication efficace entre toutes les personnes impliquées, mais aussi s’assurer que toutes les informations confidentielles des clients sont sécurisées.

Conseil à distance

Le conseil repose avant tout sur la recherche active et la communication. Rien ne remplace une rencontre en face à face pour présenter un projet à un client.

Cependant, le monde du travail évolue en permanence, y compris pour les consultants. Avec l’essor du télétravail, ils doivent s’adapter à ces nouvelles réalités. Moins libres de se déplacer, les consultants doivent relever le défi de collecter des informations et de livrer leurs projets à de multiples parties prenantes en ligne. Dans ce contexte, disposer d’une solution de communication efficace est essentiel pour réussir.

Durée et qualité de l’intégration

La fidélisation du personnel est l’un des problèmes les plus courants dans le secteur du conseil. Parallèlement, un turn-over élevé est devenu une caractéristique de la stratégie de recrutement de nombreux cabinets de conseil d’élite. Ils recrutent souvent des centaines de jeunes diplômés chaque année. La raison en est simple : ces derniers sont prêts à travailler sans compter pour obtenir un CV percutant qui boostera leur carrière.

Cependant, après avoir acquis leur première expérience et obtenu une promotion, ils partent. De fait, les grandes firmes des services professionnels – Deloitte, EY, KPMG et PwC – indiquent que leur taux de turn-over peut atteindre 15 à 20 %.

Il est donc essentiel de rendre le processus d’intégration aussi fluide et efficace que possible. Si votre nouvelle recrue ne reste qu’un an, il est crucial de ne pas perdre un temps précieux en formation et en préparation. Heureusement, les bons outils de collaboration numérique permettent de réduire considérablement la durée de l’intégration tout en en améliorant la qualité.

Délais

Livrer un projet dans les délais et dans le respect du budget est l’une des conditions fondamentales de la satisfaction client et du succès d’un cabinet de conseil. Cependant, à mesure que les projets se diversifient et impliquent davantage de parties prenantes et des solutions multi-étapes, le temps devient l’une des contraintes les plus importantes. Une organisation du travail efficace et une répartition réfléchie des tâches sont essentielles pour relever ce défi.

Communication

L’une des premières étapes pour fournir un service de conseil consiste à acquérir une compréhension approfondie de l’entreprise, de ses activités et objectifs, ainsi que des problèmes actuels et prévisibles. Durant cette phase de découverte, il est important de communiquer régulièrement avec les clients afin de recueillir un maximum d’informations. Par la suite, les consultants doivent assurer un suivi aussi bien avec leur propre équipe qu’avec leurs clients.

La communication devient un défi car les modes de communication se transforment. Les consultants doivent s’appuyer sur des solutions numériques pour rester en phase avec leurs clients et produire des résultats exceptionnels dans des délais plus courts.

Comment Microsoft Teams améliore la collaboration dans le conseil en entreprise

Microsoft Teams offre de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aider les cabinets de conseil à améliorer leur collaboration et à relever les défis évoqués. Votre équipe de conseil peut tirer parti de Teams pour partager des fichiers, distribuer des tâches et y travailler ensemble directement dans Teams. Elle peut également organiser des visioconférences avec des parties prenantes, tant en interne qu’en externe, permettant à vos collaborateurs de rester en contact avec les bonnes personnes même en télétravail.

Il existe une grande variété d’équipes que votre entreprise peut créer dans Microsoft Teams, selon sa taille et son périmètre d’activité. Vous pouvez par exemple créer une équipe de gestion des appels d’offres (BID Management) où vos consultants travailleront sur le processus de vente – du premier contact client jusqu’à la proposition finale ; une équipe de Delivery Management pour piloter la livraison du projet dans tous ses composants ; une équipe d’intégration, une équipe de pratique d’audit, une équipe de pratique comptable, et bien d’autres.

Voici comment votre cabinet peut utiliser Teams, en prenant l’exemple d’une équipe de Delivery Management.

Équipe de Delivery Management dans Microsoft Teams

Créez une équipe de Delivery Management, rédigez une description expliquant son objet, puis ajoutez vos membres.

Créer des canaux

Un projet de conseil requiert des actions différentes de la part de différentes personnes. Pour structurer votre équipe et éviter les fuites d’informations confidentielles, vous pouvez créer différents canaux où les membres discuteront de sujets spécifiques. Par exemple :

• Business reviews
• Deliverables
• Réunions internes
• Knowledge Management
• Steering committee

Ajouter des onglets avec des fichiers et des applications

Voici quelques suggestions d’onglets à inclure dans chaque canal.

Deliverables : ajoutez un onglet Planner et affectez des tâches à chaque livrable.

Microsoft Tech Community

Ajoutez des modèles de livrables depuis SharePoint.

Réunions internes : conservez l’onglet wiki et ajoutez-y les ordres du jour des réunions ; ajoutez également un calendrier pour planifier facilement les réunions. Il peut s’agir d’un tableur Excel, de Planner ou de toute autre application de votre choix pour la planification.

Steering committee : incluez un calendrier et les fichiers pertinents.

Business reviews : un onglet Excel avec des tableaux de bord autour de la gestion des ressources.

Knowledge Management : un onglet Viva Engage et une bibliothèque SharePoint.

Intégrer le playbook de conseil depuis l’intranet

Nous avons déjà mentionné que de nombreux cabinets de conseil s’appuient sur des playbooks pour améliorer leurs performances et leur collaboration. Avec Microsoft Teams, vous pouvez vous assurer que chacun accède facilement à ces directives et accomplit ses tâches en conséquence.

Intégrez votre playbook sous forme d’onglet dans votre canal Général. Ajoutez ensuite Planner comme onglet supplémentaire et assignez les tâches correspondantes à chacun de vos membres.

Assigner des tâches avec Planner

Vous pouvez utiliser Planner non seulement pour suivre la mise en œuvre du playbook, mais aussi pour aider votre personnel à mieux organiser son travail. Chacun peut créer ses propres tâches, fixer des échéances et affecter des membres spécifiques pour les réaliser. Vous pouvez également prioriser les différentes missions et suivre l’avancement de leur réalisation.

Chat pour le conseil

Avec Microsoft Teams, vous pouvez non seulement envoyer des messages privés, mais aussi converser dans différents canaux et pendant les réunions. C’est particulièrement utile pour partager des notes, des liens et toute autre information lors d’une conférence téléphonique.

Audioconférence et visioconférence

Vous pouvez également rester en contact avec vos membres d’équipe, ainsi qu’avec d’autres collaborateurs de l’entreprise ou des parties externes, par appel téléphonique ou visioconférence directement dans Microsoft Teams.

Par exemple, vous pouvez organiser une réunion en ligne avec des parties prenantes externes dans votre canal Steering Committee, en envoyant des invitations par e-mail à la bonne adresse. Ces personnes seront ajoutées en tant qu’invités de la réunion et pourront rejoindre la session dès que vous leur en accordez l’accès.

Utilisez l’application Whiteboard pendant la réunion pour tirer le meilleur parti de vos sessions de brainstorming. Ainsi, chacun pourra ajouter ses notes et les partager dans le bon canal après la réunion.

© Microsoft Tech Community

Une autre fonctionnalité utile est la possibilité d’enregistrer vos réunions. Si certains membres de votre équipe ne peuvent pas participer à l’appel, vous pouvez facilement leur partager l’enregistrement et tenir toutes les parties informées des discussions.

Microsoft Teams vous permet également de réaliser des présentations percutantes en ligne grâce au partage de diapositives. Vous n’avez plus à vous soucier de ne pas pouvoir rencontrer vos clients en personne, ce qui est devenu un défi majeur aujourd’hui.

Modèles Microsoft Teams pour le conseil en entreprise

Vous pouvez créer toutes les équipes manuellement et définir la bonne structure pour chaque nouvelle équipe. Cependant, il sera bien plus efficace et vous fera gagner beaucoup de temps si vous configurez des modèles réutilisables pour créer des équipes récurrentes.

Par exemple, si vous créez une équipe d’intégration pour chacun de vos nouveaux collaborateurs en incluant toujours les mêmes tâches d’intégration, documents d’instructions et supports de formation, il sera bien plus judicieux de créer un modèle d’intégration avec tous les canaux, fichiers et onglets appropriés. Vos utilisateurs finaux pourront ainsi créer une équipe en quelques clics et commencer immédiatement à travailler sur leur projet.

Les cabinets de conseil peuvent également tirer parti des modèles Microsoft Teams construits autour de leurs activités clés – vente, Delivery et gestion des comptes. Si ces activités impliquent différentes parties prenantes mais suivent une structure similaire, vous pouvez prédéfinir des modèles pour créer rapidement et efficacement de nouvelles équipes sans perdre de temps à ajouter toute la documentation nécessaire et à rédiger les mêmes tâches.

Il existe différentes solutions pour créer des modèles, que nous avons détaillées dans cet article. Examinons les fonctionnalités natives des modèles Microsoft Teams.

Modèles Microsoft Teams

Les modèles Microsoft Teams vous permettent de définir la structure des canaux, les onglets et les applications pour vos futures équipes. Cela permet d’exposer toutes les applications nécessaires aux bons membres de l’entreprise.

© Microsoft Tech Community

Cependant, vos collaborateurs devront tout de même se connecter à ces applications et parcourir leur contenu pour trouver les informations dont ils ont besoin.

Même si ces fonctionnalités réduisent le travail manuel et améliorent l’expérience des utilisateurs finaux, vous pourriez les trouver insuffisantes pour répondre à tous les défis de collaboration de votre cabinet.

Voyons comment vos équipes de conseil en entreprise peuvent être plus efficaces grâce aux modèles Microsoft Teams avancés.

Modèles de collaboration par nBold

Chez nBold, notre mission est d’améliorer les processus collaboratifs à grande échelle dans les organisations. C’est pourquoi nous avons créé une solution avancée qui résout tous les principaux défis de collaboration dans Microsoft Teams et améliore considérablement l’efficacité du travail en équipe.

Nous allons prendre l’exemple de trois activités clés d’un cabinet de conseil et montrer comment vous pouvez utiliser des modèles Microsoft Teams avancés pour améliorer la collaboration et l’efficacité de votre équipe.

Modèle Deal Room

Le processus de vente dans le secteur du conseil repose sur les principes de la vente relationnelle. Vous aurez besoin d’une équipe entière d’experts pour travailler sur chaque projet commercial afin de construire une proposition à forte valeur ajoutée et d’intriguer le client avec une recherche approfondie.

Pour rendre le travail de votre équipe commerciale plus efficace, vous pouvez créer un modèle incluant le playbook commercial avec des instructions détaillées pour chaque étape du processus de vente – du premier contact jusqu’à l’encaissement. Offrir un accès rapide et facile à ces directives, avec un Planner préconfiguré incluant des tâches pour chaque étape du cycle de vente, permettra à votre équipe de se répartir rapidement les responsabilités et de prendre en charge les missions sans attendre, ce qui améliorera considérablement leurs performances.

Vous n’aurez à ajouter le playbook et à construire un Planner qu’une seule fois, et toutes les équipes créées à partir de ce modèle seront préconfigurées automatiquement.

Pour créer un modèle, vous devez d’abord créer l’équipe originale.

Créez tous les canaux nécessaires, tels que Customer Updates, Planning, Proposal, Reviews.

Ajoutez ensuite des onglets avec des fichiers et des applications. Par exemple, vous pouvez inclure Planner, le playbook de votre organisation et d’autres documents en tant qu’onglets dans les canaux appropriés.

Ensuite, accédez à l’application nBold, cliquez sur Catalog, puis sur New template et choisissez l’équipe que vous venez de créer. Configurez votre modèle en définissant la convention de nommage, le flux d’approbation, les audiences et les paramètres de sécurité.

Votre modèle est prêt ! Vous et vos collaborateurs pouvez désormais l’utiliser pour créer des équipes avec des canaux et des onglets préconfigurés en quelques clics.

Modèle de Delivery Management

L’équipe de Delivery ou de projet suit des étapes spécifiques pour fournir des recommandations de haute qualité à ses clients. Chaque étape du processus doit être définie dans le playbook de conseil. Les activités clés consistent à définir et structurer le problème, prioriser, élaborer un plan de travail, mener des recherches et synthétiser les résultats, et enfin développer des recommandations.

Tout comme dans l’équipe Deal Room, vous pouvez inclure le playbook dans votre modèle et créer un Planner pour vous aider à organiser les équipes. En fonction des activités clés de votre équipe, créez des tâches que vous pourrez ensuite assigner à des membres spécifiques. Vous serez en mesure de suivre l’avancement du projet et de vous assurer que les exigences du projet répondent aux besoins du client.

De plus, vous pouvez inclure tous les projets et livrables passés pertinents pour servir de référence à vos futures équipes.

Comme pour le modèle Deal Room, vous devrez créer l’équipe originale et la préconfigurer pour vos futures équipes. Ajoutez des canaux tels que Business Reviews, Deliverables, Internal Meetings, Knowledge Management et Steering Committee.

Ajoutez un Planner avec des tâches, téléchargez le playbook et les autres documents dans les canaux appropriés.

Lors de la création d’un nouveau modèle, utilisez cette équipe comme source de clonage. Ainsi, toutes les informations que vous avez incluses seront copiées automatiquement.

Vous pouvez ensuite définir vos paramètres de gouvernance.

Modèle Account Management

L’Account Management fait partie du processus de vente. Son objectif est d’établir une relation de confiance durable avec le client, qui se traduira par des affaires récurrentes et des recommandations.

Vous pouvez rapidement structurer vos équipes de gestion des comptes en intégrant la planification des comptes dans votre modèle Account Management. Incluez les détails des projets, les livrables et d’autres informations clients sous forme de documents dans vos modèles. Cela aidera votre équipe à prioriser les comptes et à élaborer des plans d’action efficaces.

Pour créer ce modèle, créez à nouveau l’équipe originale avec une liste de canaux – Clients, Competitors, Team meetings, Planning.

Ajoutez ensuite les applications et documents nécessaires en tant qu’onglets, puis passez à la création du modèle.

N’oubliez pas de tirer parti des politiques de gouvernance avancées en définissant la convention de nommage, le flux d’approbation, le ciblage des audiences, et les paramètres de sécurité avec des propriétaires et membres permanents pour les futures équipes.

En résumé, voici quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes des modèles Microsoft Teams avancés pouvant bénéficier aux équipes de conseil en entreprise :

Onglets avec fichiers et dossiers au niveau du modèle

Vous pouvez inclure le playbook sous forme d’onglet dans votre canal Général, garantissant ainsi à chacun un accès facile.

De plus, votre équipe pourra réviser et mettre à jour les documents en temps réel, restant ainsi toujours informée de l’avancement du projet.

Par ailleurs, cette fonctionnalité vous permet d’améliorer la gestion des connaissances en structurant toute la documentation, y compris les anciens livrables qui peuvent être réutilisés et ajoutés sous forme d’onglets.

Onglets avec applications, dont un Planner prêt à l’emploi

Vous pouvez exposer toutes les applications first-party et third-party requises pour votre projet et les préconfigurer au niveau du modèle, ce qui évitera à vos membres de perdre du temps à se connecter et à naviguer dans le contenu.

Vous pouvez également définir des tâches récurrentes dans Planner. Elles seront automatiquement clonées chaque fois qu’une nouvelle équipe sera créée à partir de ce modèle.

Vous pouvez configurer Planner pour l’exécution du playbook et assigner des tâches à différents membres de l’équipe, garantissant ainsi l’excellence opérationnelle de votre équipe.

Gouvernance de Microsoft Teams

Vous pouvez structurer le travail de vos équipes et organiser votre espace de travail numérique grâce à des fonctionnalités telles que la convention de nommage, le flux d’approbation et le ciblage des audiences.

De plus, vous pouvez mieux protéger vos informations confidentielles et celles de vos clients en gérant les canaux privés. Cela vous permettra de restreindre l’accès aux fichiers à un nombre limité de personnes dans votre équipe.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous devez communiquer avec des parties prenantes externes, car elle vous permet d’éviter les fuites d’informations lors de l’octroi d’accès à vos équipes.

Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités que nBold propose pour améliorer la collaboration. Nous avons mis en avant celles qui se révèlent les plus recherchées par les cabinets de conseil en entreprise.

En savoir plus sur les modèles avancés par nBold.