Improving the Visibility of Your Team's Work
Il est facile pour une équipe de se sentir mise à l’écart ou invisible, même lorsqu’elle obtient d’excellents résultats. Ce risque est d’autant plus grand que ses projets sont essentiels au succès collectif, mais qu’un manque de visibilité sur ses processus de travail freine sa reconnaissance.
En tant que responsable ou manager, votre rôle consiste également à veiller à ce que le travail de votre équipe soit reconnu — ce qui se traduit par un meilleur moral, une réputation solide et l’accès aux ressources nécessaires.
Cela offre aussi une vue d’ensemble claire de la façon dont les membres de l’équipe collaborent, et permet une véritable lisibilité sur le flux de travail.
Voyons ce que nous entendons par visibilité et comment vous pouvez en créer davantage pour vos équipes.
Qu’est-ce que la visibilité du travail ?
La visibilité du travail consiste à fournir des informations transparentes qui permettent aux parties prenantes d’avoir une vue complète de ce qui se passe au sein d’une équipe.
Par ailleurs, maintenir l’engagement de votre équipe et respecter les délais exige d’avoir une vue d’ensemble des projets en cours et la capacité de relier les activités individuelles aux objectifs plus larges du département ou de l’entreprise.
En substance, la visibilité consiste à disposer des outils nécessaires pour analyser les besoins en ressources, répartir les tâches et identifier les goulots d’étranglement afin de faire avancer les initiatives et de responsabiliser les membres de l’équipe.
Un manque de visibilité peut engendrer des problèmes de communication, de l’épuisement professionnel et des retards dans le respect des délais. Sans visibilité sur le travail, les membres de l’équipe risquent de s’éloigner dans des directions différentes de l’objectif final, ce qui nuira à terme aux efforts de l’équipe et à l’organisation dans son ensemble.
Lorsque les objectifs ne sont pas atteints, le moral et la productivité s’effondrent, entraînant une perte de temps, d’argent et d’énergie.
En résumé, une bonne visibilité du travail implique de voir à la fois la vue d’ensemble en matière de stratégie et les détails propres à chaque tâche. Cependant, vouloir simplement suivre l’avancement des choses ne suffit pas à rendre cette information facilement accessible. Il est nécessaire de déployer les bons outils et ressources pour fluidifier le travail et donner la priorité à la visibilité de l’équipe.
Visibilité du travail en équipe — à quoi cela vous sert-il ?
La plupart des managers commettent l’erreur de penser qu’ils commenceront à surveiller la visibilité du travail uniquement lorsqu’ils auront des équipes plus importantes et un budget plus conséquent. Pourtant, si vous ne mettez pas en lumière le flux de travail et les angles morts de votre équipe dès maintenant, les problèmes ne feront que s’amplifier avec la croissance de l’équipe.
La situation est aggravée lorsque les membres de l’équipe ne savent pas ce qu’on attend d’eux : comment leur performance est mesurée, quels outils ils ont à leur disposition pour gérer les risques, etc. Dans ce cas, des problèmes mineurs peuvent rapidement devenir de véritables obstacles.
Il est donc indéniable que vous et vos équipes pouvez accomplir beaucoup grâce à une visibilité du travail en temps réel. Elle vous permet notamment de :
1. Attribuer les tâches aux bonnes personnes
Il est plus facile de prendre de bonnes décisions en matière de planification des équipes lorsque vous analysez la façon dont vos collaborateurs utilisent leur temps sur les activités pertinentes liées au travail. Sélectionner les personnes les plus compétentes est essentiel pour améliorer l’efficacité. Cela permet de réduire les coûts, de maximiser la productivité et de prévenir la propagation de problèmes.
C’est pourquoi il est crucial de renforcer la visibilité de l’équipe avec les bons outils pour planifier chaque affectation et chaque planning de travail de manière efficace.
2. Instaurer la transparence
L’un des avantages majeurs d’une meilleure visibilité au travail est la transparence.
Lorsque tout le monde se réfère aux mêmes données de référence, il est plus facile de détecter un changement d’état dans un projet. Les membres de l’équipe peuvent immédiatement réorganiser leurs priorités pour tenir compte de modifications, comme le retard d’une tâche critique.
La communication ouverte encourage également les membres de l’équipe à s’observer et à apprendre les uns des autres. Une étude de la Harvard Business School a montré qu’offrir aux observateurs une plus grande visibilité sur les processus augmentait leur motivation, leur sentiment d’estime de soi et leur capacité à s’identifier au client. Cela peut également aider les collaborateurs à mieux aligner leurs efforts sur ces processus.
Ce type d’ouverture favorise la sécurité psychologique, c’est-à-dire la conviction que sa participation au sein de l’équipe ne sera pas accueillie par des moqueries, un rejet ou des sanctions. C’est un facteur déterminant dans le bien-être des collaborateurs au travail.
Comme le souligne le NeuroLeadership Institute, des processus transparents :
- Créent un environnement de travail propice à l’innovation
- Réduisent l’incertitude et font sentir aux collaborateurs qu’ils sont davantage reconnus et valorisés
- Favorisent l’équilibre entre exclusion et surreprésentation
3. Encourager l’interdépendance et la responsabilité
Les membres de l’équipe bénéficient de la visibilité dans la mesure où elle constitue un mécanisme de responsabilité partagée. Les collaborateurs sont plus enclins à donner le meilleur d’eux-mêmes lorsqu’ils savent que leurs jalons de projet, leur charge de travail et leurs échéances seront visibles par tous. De plus, connaître la localisation, les activités et les tâches de vos collaborateurs est indispensable au bon fonctionnement de votre organisation.
Cela crée une chaîne de responsabilité pour chaque tâche, permettant un suivi complet et précis de toutes les activités. Cela vous garantit, en fin de compte, de pouvoir identifier précisément le lieu, le mode et la cause d’une erreur ou d’un incident si celui-ci survient.
Grâce à ces informations, vous pourrez prendre du recul et évaluer la situation. Vous serez alors en mesure de prendre les mesures nécessaires non seulement pour résoudre le problème, mais aussi pour éviter qu’il ne se reproduise. Par ailleurs, cela garantit le maintien d’une culture de confiance, d’interdépendance, d’équité et de responsabilité au sein de votre entreprise.
4. Former de meilleurs managers
Les collaborateurs soumis à un management trop directif deviennent non seulement irrités, mais aussi moins capables d’accomplir davantage de tâches. Des recherches publiées dans la Harvard Business Review en 2020 ont montré que la pandémie de COVID-19 avait accru la productivité des travailleurs de la connaissance en réduisant le nombre de réunions auxquelles ils devaient participer.
Plutôt que d’obliger tout le monde à assister à des réunions de suivi d’avancement épuisantes, les managers peuvent obtenir une vue d’ensemble de la progression d’un projet. Lorsqu’ils voient comment leurs équipes évoluent, ils peuvent mesurer les progrès sans solliciter constamment les membres de l’équipe. Ils seront ainsi en mesure d’identifier si un collaborateur est surchargé ou si un projet manque de ressources humaines.
Une plus grande transparence facilite la capacité des managers à instaurer la confiance et à déléguer des responsabilités à leurs collaborateurs, ce qui peut avoir un impact significatif sur les taux de fidélisation et les dépenses en personnel. Une étude de BambooHR a révélé que 72 % des non-managers considèrent comme inacceptable ou rédhibitoire le fait que leur employeur ne semble pas leur faire confiance ni les soutenir.
Comment améliorer la visibilité du travail de votre équipe ?
Voici quelques pistes pour améliorer la visibilité du travail de votre équipe.
1. Favoriser la collaboration et une communication structurée
Les outils de collaboration en ligne permettent de réviser et d’approuver du contenu rapidement et efficacement. Ils suppriment la nécessité pour les équipes créatives, les clients et les responsables de comptes de suivre manuellement la contribution de chaque membre de l’équipe. Microsoft Teams est un excellent outil à cet égard.
Un e-mail d’information envoyé à l’équipe est une tentative peu efficace de transparence, car la plupart des gens ne le liront même pas. Plutôt que de stocker des e-mails que vous ne relirez jamais dans une archive inaccessible, utilisez Microsoft Teams pour organiser des conversations par canal. Ainsi, l’ensemble des messages, fichiers et données sont organisés, clairement affichés et faciles à parcourir.
Vous pouvez ensuite utiliser des modèles pour créer des équipes prêtes à l’emploi avec des outils tels que nBold. Les équipes créées à partir de ces modèles peuvent contenir toute la documentation et le contenu dont vos équipes ont besoin pour collaborer efficacement : modèles de fichiers, directives, tableaux de tâches, notes, playbooks et bien d’autres éléments. Cela garantit que les bonnes personnes ont accès à toutes les données requises à tout moment et savent quoi faire à chaque étape.
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2. Offrir un cadre de référence commun à l’équipe
Vérifiez toujours comment le travail de votre équipe s’inscrit dans la vue d’ensemble. Les membres d’une équipe comprennent rarement comment leurs efforts quotidiens contribuent aux objectifs plus larges de leur organisation. Pour commencer, alignez les objectifs et les résultats clés de votre équipe. Aidez-les à suivre leurs échéances et l’impact de leurs efforts en leur fournissant un tableau de bord et un calendrier de tâches.
Les membres de l’équipe se sentiront plus en maîtrise et moins exposés aux retards s’ils comprennent parfaitement les composantes du projet : quoi, comment, quand, où et pourquoi. De plus, cela facilite la collaboration au sein de l’équipe lors des transferts de tâches entre responsables.
Un processus unifié garantit que chacun est motivé pour donner le meilleur de lui-même dans son travail.
3. Suivre les projets et les flux de travail
Le personnel, la capacité réseau, les moyens financiers et la technologie sont autant d’exemples de ressources d’une entreprise. Vous pouvez découvrir des ressources cachées en décomposant des projets de grande envergure en sous-ensembles plus petits et plus faciles à gérer.
Qui est en contact avec qui et où ? Comment les responsabilités sont-elles réparties ? Certaines tâches du projet peuvent-elles être automatisées ? Tous les membres de l’équipe ont-ils accès à un référentiel centralisé regroupant tous les éléments du projet ?
Vos collaborateurs sont votre actif le plus précieux : commencez donc par les visualiser. Vous pourrez ainsi identifier les obstacles potentiels et élaborer des plans de projet qui permettent à votre équipe de livrer dans les délais et dans le respect du budget.
4. Centraliser les ressources numériques
Si toutes vos ressources numériques sont enfouies dans un labyrinthe de dossiers sur le réseau de l’entreprise, elles sont peut-être techniquement accessibles, mais personne ne les voit vraiment. Étonnamment, très peu d’équipes créatives utilisent un système centralisé de gestion des ressources numériques. Et beaucoup de celles qui en disposent utilisent encore des solutions sur site obsolètes, qui ne peuvent rivaliser avec la robustesse et la flexibilité des alternatives dans le cloud.
nBold peut vous aider à mettre en lumière les efforts de votre équipe. Avec nBold, vous pouvez créer des espaces de collaboration numériques contenant toutes les informations nécessaires pour constituer rapidement et facilement une unité complète, avec des ressources numériques préremplies : fichiers, dossiers, documents, directives et tâches.
5. Obtenir des rapports automatisés
Même les équipes entièrement vouées au principe de transparence ont besoin d’un système simple, convivial et entièrement automatisé pour rendre compte de leurs avancées et en assurer le suivi. Sans cela, l’honnêteté est compromise.
Trop souvent, les collaborateurs ont du mal à produire des rapports et se rabattent sur Excel, ce qui ne pose pas de problème aux experts. Cependant, pour les autres, disposer d’un logiciel qui, correctement configuré, peut fournir des tableaux de bord partageables pour rendre compte aux dirigeants des dépenses, de l’avancement, du statut et de la rentabilité des projets, ainsi que de l’utilisation des ressources et de la productivité, représente un véritable avantage.
6. Transparence dans la structure organisationnelle
Dans les environnements de travail décentralisés d’aujourd’hui, il devient de plus en plus crucial de savoir qui rend compte à qui et quel est le rôle de chacun au sein de l’entreprise. Vous pouvez considérablement améliorer votre efficacité si vous savez vers qui vous tourner et à qui parler lorsque des problèmes surviennent.
Il est indispensable de maintenir la visibilité sur qui fait partie de quelle équipe pour quel projet, d’autant plus que les changements de personnel rendent de plus en plus difficile de se souvenir du nom de tout le monde. Puisque vous ne pouvez pas observer la personne dans son environnement naturel, comprendre son parcours et sa situation est plus important que jamais.
Dans une entreprise décentralisée, votre organigramme doit être humain et constituer un outil favorisant la collaboration.
Dernières réflexions
Travailler à l’amélioration de la visibilité de l’équipe simplifie considérablement la gestion des équipes et des projets. Cela préserve également les relations internes des inévitables tensions liées aux missions et projets importants.
La capacité à planifier les projets sur un calendrier et à visualiser graphiquement les charges de travail des équipes est essentielle pour garantir le succès des projets. Les tableaux de bord et les rapports aident votre équipe à rester alignée sur ses OKRs. Et voir comment leur travail contribue à la vue d’ensemble les maintiendra dans un état d’esprit positif.
Lorsque la transparence est ancrée dans la culture d’une équipe, ses membres connaissent l’état d’avancement des projets en cours et peuvent apporter leur contribution en cas de besoin.