Les flux de travail SharePoint dans Teams : Guide de configuration 2024
Vous souhaitez automatiser des tâches dans Microsoft Teams grâce aux flux de travail SharePoint ? Voici l’essentiel à savoir :
Les flux de travail SharePoint vous permettent d’automatiser des tâches répétitives dans Teams, notamment :
- Les approbations de documents
- L’attribution des tâches
- La gestion des fichiers
- Les mises à jour de statut
- Les notifications d’équipe
Principales évolutions en 2024 :
- Les flux de travail SharePoint 2010 sont abandonnés
- Les flux de travail SharePoint 2013 prennent fin le 2 avril 2024 pour les nouveaux tenants
- Power Automate est désormais l’outil principal pour les flux de travail
Prérequis pour démarrer :
- Un compte Microsoft 365 avec accès à Teams et SharePoint
- Des autorisations de contribution sur le site SharePoint
- Une licence Power Automate
- La dernière version de l’application Teams
- Un navigateur web moderne
Voici un aperçu des principaux types de flux de travail et de leurs avantages :
| Type de flux de travail | Ce qu’il fait | Principal avantage |
|---|---|---|
| Approbation de documents | Achemine les documents pour révision et validation | Réduit le délai d’approbation de 80 % |
| Attribution de tâches | Affecte automatiquement les éléments de travail | Économise 30 % du temps de gestion |
| Gestion des fichiers | Déplace et organise les fichiers automatiquement | Réduit les erreurs de classement de 50 % |
| Mises à jour de statut | Suit l’avancement des documents et projets | Tient tout le monde informé |
| Notifications d’équipe | Envoie des alertes automatisées | Aucune mise à jour manquée |
En résumé : les flux de travail SharePoint dans Teams permettent à votre équipe d’économiser des heures de travail manuel. Alors que les flux de travail SharePoint 2013 sont progressivement abandonnés, c’est le moment idéal pour migrer vers Power Automate pour vos processus automatisés.
Avant de commencer
Préparez-vous à configurer les flux de travail SharePoint dans Microsoft Teams.
Ce dont vous avez besoin
1. Compte et autorisations
Vous aurez besoin de :
- Un compte Microsoft 365 avec accès à Teams et SharePoint
- Une autorisation Contribution (Modifier) sur le site SharePoint pour les flux de travail
- Une licence Power Automate (souvent incluse dans les offres Microsoft 365)
Pour les approbateurs : ils ont besoin d’un accès en lecture, mais aussi d’une autorisation Contribution sur la liste des tâches du flux de travail pour valider les éléments.
2. Configuration technique
Assurez-vous de disposer des éléments suivants :
Se préparer
1. Connecter SharePoint à Teams
- Ouvrez Teams
- Accédez à votre canal
- Cliquez sur « + » pour ajouter un onglet
- Choisissez « SharePoint » et sélectionnez votre bibliothèque de documents
2. Préparer les flux de travail
- Familiarisez-vous avec Power Automate (il remplace les anciens flux de travail SharePoint)
- Explorez les plus de 100 modèles SharePoint disponibles dans Power Automate
3. Définir les autorisations
- Mettez à jour les autorisations du site SharePoint
- Accordez aux membres de l’équipe les accès appropriés
4. Planifier vos flux de travail
- Identifiez les tâches que vous pouvez automatiser
- Décrivez les étapes de chaque flux de travail
Vous êtes maintenant prêt à créer des flux de travail SharePoint dans Teams !
Premiers pas
Entrons dans le vif du sujet : la création de flux de travail SharePoint dans Microsoft Teams. Nous aborderons trois étapes principales :
- Ouvrir SharePoint dans Teams
- Configurer les liens de flux de travail
- Gérer les accès utilisateurs
Ouvrir SharePoint dans Teams
Voici comment accéder à SharePoint directement depuis Teams :
- Ouvrez Teams et accédez à votre canal
- Cliquez sur « + » en haut pour ajouter un onglet
- Choisissez « SharePoint »
- Sélectionnez votre contenu (pages, listes ou bibliothèques de documents)
- Cliquez sur « Enregistrer »
Vous pouvez désormais travailler avec SharePoint sans quitter Teams. Pratique, non ?
Configurer les liens de flux de travail
Il est temps de configurer ces liens de flux de travail :
- Accédez à votre nouvel onglet SharePoint dans Teams
- Trouvez la bibliothèque de documents ou la liste correspondant à votre flux de travail
- Cliquez sur « Intégrer » > « Power Automate »
- Choisissez un modèle ou créez un flow personnalisé
- Configurez les étapes, les déclencheurs et les actions de votre flux de travail
- Enregistrez et activez
Conseil pratique : utilisez Power Automate pour les nouveaux flux de travail. Les flux de travail SharePoint 2013 sont en voie d’abandon.
Configurer les accès utilisateurs
La bonne gestion des accès est essentielle. Voici comment procéder :
- Déterminez qui doit avoir accès aux flux de travail
- Accordez-leur au moins les autorisations « Contribuer » sur le site SharePoint
- Pour les flux d’approbation, accordez les autorisations « Contribuer » sur la liste des tâches du flux de travail
Vous devez définir des autorisations spéciales pour un approbateur ? Voici comment faire :
- Utilisez SharePoint Designer pour trouver la liste des tâches du flux de travail
- Dans SharePoint, accédez aux paramètres de la liste des tâches
- Cliquez sur « Autorisations pour cette liste » > « Arrêter d’hériter des autorisations »
- Configurez les autorisations appropriées pour vos approbateurs
Voilà ! Vous êtes maintenant prêt à créer et gérer des flux de travail SharePoint dans Teams.
Créer des flux de travail dans Teams
Plongeons dans la création de flux de travail qui faciliteront le quotidien de votre équipe dans Teams. Nous aborderons trois types : l’approbation de documents, l’attribution de tâches et la gestion des fichiers.
Flux de travail d’approbation de documents
Vous souhaitez accélérer votre processus d’approbation ? Voici comment :
- Ouvrez SharePoint dans Teams
- Accédez à votre bibliothèque de documents
- Cliquez sur « Intégrer » > « Power Automate »
- Choisissez « Créer une approbation lorsqu’un nouvel élément est ajouté »
- Configurez les étapes d’approbation et les responsables
- Enregistrez et activez
Voici un exemple concret :
L’équipe marketing de Contoso l’a utilisé pour ses publications sur les réseaux sociaux. Résultat ? Le délai d’approbation est passé de 24 heures à seulement 2 heures. Une vraie révolution !
Flux de travail d’attribution de tâches
Simplifiez l’attribution des tâches :
- Dans SharePoint, trouvez votre liste de tâches
- Cliquez sur « Intégrer » > « Power Automate »
- Choisissez « Attribuer une tâche lorsqu’un nouvel élément est créé »
- Définissez vos règles d’attribution
- Ajoutez des notifications et des échéances
- Enregistrez et activez
À titre d’exemple :
L’équipe projet de Fabrikam a automatisé l’attribution de ses tâches. Elle a ainsi libéré 30 % du temps auparavant consacré à la répartition manuelle. Plus de temps pour l’essentiel !
Flux de travail de gestion des fichiers
Fatigué de chercher vos fichiers ? Essayez ceci :
- Dans votre bibliothèque de documents, cliquez sur « Intégrer » > « Power Automate »
- Choisissez « Déplacer le fichier sélectionné »
- Configurez vos règles de déplacement de fichiers
- Choisissez la destination des fichiers
- Ajoutez les approbations ou notifications nécessaires
- Enregistrez et activez
Voici un témoignage :
Un cabinet comptable a utilisé cette solution pour trier ses documents automatiquement. Il a réduit de moitié les erreurs de classement et économisé 5 heures par semaine. C’est appréciable !
Ces flux de travail ne sont pas seulement des outils technologiques — ce sont de véritables économies de temps. Essayez-les et observez la productivité de votre équipe s’envoler !
Options de configuration avancées
Explorons des configurations avancées de flux de travail SharePoint dans Teams. Elles vous permettront de créer des flux de travail plus efficaces, réutilisables et flexibles.
Créer des modèles de flux de travail
Vous souhaitez gagner du temps et assurer la cohérence ? Créez des modèles de flux de travail réutilisables :
- Ouvrez SharePoint dans Teams
- Trouvez votre liste ou bibliothèque
- Cliquez sur « Intégrer » > « Power Automate »
- Créez votre flux de travail
- Enregistrez-le comme modèle
Vous pouvez ensuite appliquer ces modèles à de nouveaux projets ou équipes en un instant.
Power Automate fait passer vos flux de travail au niveau supérieur. Il connecte SharePoint avec d’autres applications Microsoft 365 et même des services tiers. Voici un exemple rapide :
- Ouvrez Power Automate dans Teams
- Choisissez « Créer à partir de zéro »
- Sélectionnez SharePoint comme déclencheur
- Ajoutez des actions depuis d’autres applications (Teams, Outlook, etc.)
- Configurez la logique de votre flow
- Enregistrez et testez
Power Automate propose de nombreux modèles SharePoint pour démarrer votre parcours d’automatisation.
Flux de travail multi-appareils
Dans un monde mobile, vos flux de travail doivent fonctionner partout. Rendez-les compatibles avec tous les appareils :
- Utilisez un design responsive dans les formulaires SharePoint
- Testez sur différents appareils (ordinateur de bureau, tablette, mobile)
- Créez des interfaces personnalisées adaptées au mobile avec Power Apps
- Vérifiez que toutes les notifications fonctionnent sur mobile
Ainsi, votre équipe reste productive, qu’elle soit au bureau ou en déplacement.
Résoudre les problèmes courants
Les flux de travail SharePoint dans Teams peuvent parfois poser des difficultés. Voici comment résoudre les problèmes les plus fréquents :
Le flux de travail ne démarre pas
Bloqué sur « Non démarré » ? Essayez ces solutions :
- Vérifiez vos autorisations
- Republiez le flux de travail
- Créez un flux de travail de test simple
Si rien ne fonctionne, il peut s’agir d’un problème côté serveur. Microsoft a résolu un problème similaire (SP147057) en mars 2023.
Mauvais déclencheurs
Les flux de travail se déclenchent pour de mauvaises raisons ? Voici une solution :
- Ajoutez une variable pour la nouvelle valeur du champ
- Définissez une condition pour attendre la valeur correcte
Cela évite les déclenchements indésirables dus à des modifications d’autres champs.
Fonctionne pour certains utilisateurs, pas pour d’autres
Quand les flux de travail sont capricieux selon les utilisateurs :
- Réécrivez les parties concernées et rattachez-les au bouton d’action personnalisé
- Testez en direct avec les utilisateurs affectés
- Copiez un enregistrement problématique et insérez-vous comme approbateur pour tester
Accélérer vos flux de travail
Vos flux de travail sont lents ? Essayez ces solutions :
Utilisez Power Automate
Il est plus rapide et connecte SharePoint avec d’autres applications.
Optimisez votre logique
- Maintenez les actions sous 30 secondes pour SharePoint Online
- Utilisez des variables locales claires (ex. : « strNom », « numCompteur »)
- Ajoutez des commandes de journalisation pour suivre les performances
Effectuez une maintenance régulière
- Vérifiez l’état des flux de travail dans les paramètres de la bibliothèque
- Utilisez PowerShell pour interrompre les flux de travail bloqués
- Maintenez SharePoint et Teams à jour
Protéger vos données
Lorsque vous combinez des flux de travail SharePoint avec Microsoft Teams, la protection de vos données est primordiale. Voici comment sécuriser les données de vos flux de travail, respecter les règles de votre organisation et contrôler les accès.
Conseils pour la sécurité des données
Vous souhaitez sécuriser les données de vos flux de travail ? Voici quelques mesures :
- Activez le chiffrement : utilisez les outils intégrés de Microsoft pour protéger vos données.
- Utilisez l’authentification multifacteur : exigez que chaque utilisateur prouve son identité lors de la connexion.
- Configurez la prévention des pertes de données : empêchez les informations sensibles de fuiter.
Voici ce que la DLP peut faire :
| Politique | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Blindage carte bancaire | Bloque le partage de documents contenant des numéros de carte |
| Verrouillage projet | Limite l’accès aux fichiers « Confidentiels » |
| Protection des données personnelles | Avertit les administrateurs en cas de risque de fuite de données personnelles |
Respecter les règles de l’organisation
Maintenez vos flux de travail en conformité avec les politiques de votre organisation :
- Vérifiez les paramètres de partage : ajustez qui peut partager quoi dans l’administration SharePoint.
- Utilisez la gestion des droits relatifs à l’information : contrôlez ce que les utilisateurs peuvent faire avec les documents sensibles.
- Activez la journalisation des audits : suivez qui fait quoi avec vos fichiers.
Gérer les accès
Contrôlez la liste des personnes ayant accès à vos flux de travail :
- Utilisez des autorisations basées sur les rôles : accordez les accès en fonction des besoins liés au poste.
- Auditez régulièrement les autorisations : vérifiez qui a accès tous les quelques mois.
- Configurez l’accès conditionnel : contrôlez les connexions en fonction de la localisation, de l’appareil et du niveau de risque.
Exemples de flux de travail prêts à l’emploi
Les flux de travail SharePoint dans Teams peuvent simplifier votre travail au quotidien. Voici quelques modèles utilisables dès maintenant :
Flux de travail pour la gestion de projet
Chefs de projet, découvrez ces solutions :
| Flux de travail | Ce qu’il fait | Pourquoi c’est utile |
|---|---|---|
| Attribution de tâches | Affecte automatiquement les tâches aux membres de l’équipe | Plus besoin de répartition manuelle |
| Approbation de projet | Soumet les plans de projet aux responsables pour révision | Accélère le démarrage des projets |
| Suivi des jalons | Informe les parties prenantes lorsque les jalons sont atteints | Tient tout le monde informé |
Flux de travail pour la gestion de documents
Simplifiez la gestion documentaire :
- Approbation de documents : fait réviser et valider les documents
- Contrôle des versions : suit les modifications et les versions des documents
- Déplacement de fichiers : déplace automatiquement les fichiers approuvés vers des dossiers spécifiques
Flux de travail pour la communication d’équipe
Travaillez mieux en équipe :
- Planificateur de réunions : organise les réunions d’équipe régulières et envoie des rappels
- Notificateur de mises à jour d’équipe : envoie un récapitulatif hebdomadaire des mises à jour importantes
- Intégration des nouveaux membres : facilite l’accueil des nouveaux membres de l’équipe
Vous souhaitez les configurer ? Voici comment :
- Ouvrez Teams
- Cliquez sur Applications et recherchez Flux de travail
- Choisissez un modèle qui vous convient
- Suivez les étapes pour l’adapter à votre équipe
Maintenir le bon fonctionnement des flux de travail
La maintenance des flux de travail SharePoint dans Teams n’est pas une tâche qu’on configure une fois pour toutes. Voici comment les maintenir en bon état de marche :
Vérifications régulières
Effectuez ces contrôles chaque semaine :
- Consultez la page de statut des flux de travail
- Examinez les attributions de tâches et les taux d’achèvement
- Repérez les erreurs ou les flux de travail échoués
- Vérifiez les autorisations des flux de travail
Installation des mises à jour
Les mises à jour sont essentielles, mais à gérer avec soin :
- Planifiez-les en dehors des heures de bureau
- Testez-les d’abord dans un environnement de test
- Mettez à jour les serveurs un par un
« Testez toujours les mises à jour dans un environnement de pré-production avant de les déployer en production. »
Sauvegarder des copies de secours
Ne laissez pas une panne effacer votre travail :
| Pratique | Que faire |
|---|---|
| Règle 3-2-1 | 3 copies, 2 supports différents, 1 hors site |
| Chiffrement | Protégez les données de sauvegarde |
| Tests | Vérifiez que vous pouvez réellement restaurer |
| Automatisation | Configurez et (presque) oubliez |
Conseil pratique : utilisez des sauvegardes hors site immuables. Elles sont votre bouée de sauvetage en cas de sinistre.
Vous souhaitez optimiser vos flux de travail SharePoint dans Teams ? Voici quelques outils pour en surveiller les performances et les enrichir.
Surveiller les performances des flux de travail
Vous devez savoir si vos flux de travail fonctionnent vraiment. Voici comment :
- Nintex Hawkeye : utilise des Beacons pour mesurer la durée de chaque étape et propose des tableaux de bord détaillés pour visualiser ce qui se passe.
- Page Diagnostics for SharePoint : une extension de navigateur qui analyse les pages SharePoint pour détecter les points lents.
- Outils de développement F12 : déjà intégrés à votre navigateur. Ouvrez-les pendant le chargement d’une page SharePoint, cliquez sur un fichier .aspx dans l’onglet réseau, et cherchez SPRequestDuration dans les en-têtes. Cela indique le temps de réponse du serveur.
Ajouter des fonctionnalités
Vous souhaitez aller plus loin avec vos flux de travail ? Essayez ces solutions :
- Power Automate : s’intègre parfaitement à SharePoint et propose de nombreux modèles pour :
- L’approbation de pages SharePoint
- La validation de documents
- L’envoi de documents finalisés aux équipes
- La gestion des droits d’accès
- DocRead for SharePoint : garantit que votre équipe lit effectivement les documents importants.
- Datapolis Process System : permet de concevoir des flux de travail complexes sans code.
- FlowForma : pour créer des flux de travail sans aucun code. Idéal si vous n’êtes pas très technique.
- Virto SharePoint Workflow Status Monitor : affiche en un coup d’œil l’état de vos flux de travail.
- HarePoint Workflow Extensions : ajoute de nombreuses nouvelles actions à vos flux de travail.
Avant de vous lancer pleinement, testez ces outils à petite échelle. Voyez ce qui convient le mieux à votre équipe.
Résumé
Les flux de travail SharePoint dans Microsoft Teams peuvent considérablement booster votre productivité. Voici l’essentiel à retenir :
Leurs atouts :
- Automatiser les tâches répétitives
- Maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde
- Fluidifier le travail d’équipe
Types de flux de travail populaires :
- Flux d’approbation : accélérez la révision des documents
- Flux de statut : mettez à jour automatiquement les étapes des documents
- Flux de notification : recevez des alertes lors d’événements
- Flux d’automatisation : déplacez les fichiers en fonction de leur statut
- Flux personnalisés : combinez selon vos besoins spécifiques
Comment démarrer :
- Utilisez l’application Flow dans Teams pour les tâches simples
- Explorez les modèles prêts à l’emploi
- Besoin de quelque chose de plus élaboré ? Essayez Power Automate
Exemple concret :
Voici comment un utilisateur gère les demandes de nouveaux produits :
« Je sélectionne un modèle Excel pour une demande de nouveau SKU, je remplis les champs et je soumets. Je reçois ensuite des notifications sur le statut d’approbation. C’est aussi simple que ça ! »
Points à retenir :
- Assurez-vous de disposer des bonnes autorisations
- Surveillez les performances de vos flux de travail
- Anticipez les situations problématiques
- Restez informé des nouvelles fonctionnalités
À noter :
Microsoft abandonne progressivement les anciens flux de travail SharePoint. À partir du 2 avril 2024, les flux de travail SharePoint 2013 ne seront plus disponibles pour les nouveaux tenants. Il est temps de réfléchir à la migration vers Power Automate ou d’autres alternatives !
FAQ
Configurer des flux de travail dans Teams est simple :
- Connectez-vous à Teams
- Cliquez sur « Applications » dans le menu de gauche
- Trouvez « Flux de travail » en bas
- Choisissez un modèle
- Connectez et cliquez sur « Suivant »
C’est aussi simple que ça. Vous pouvez désormais automatiser des tâches à l’aide de modèles prêts à l’emploi. Par exemple, vous pourriez configurer des notifications automatiques d’équipe lorsque quelqu’un ajoute un fichier dans un dossier SharePoint.
Comment automatiser avec Teams ?
Vous pouvez créer des automatisations directement depuis les messages Teams :
- Cliquez sur (…) sur n’importe quel message
- Choisissez « Plus d’actions » > « Créer une nouvelle action »
- Sélectionnez un modèle et connectez
- Cliquez sur « Suivant » pour configurer
Cela transforme les conversations en actions. Imaginez créer une tâche dans votre outil de gestion de projet chaque fois que quelqu’un écrit « à suivre » dans Teams.
Comment créer un flow automatisé dans SharePoint ?
Voici comment automatiser dans SharePoint :
- Ouvrez votre liste ou bibliothèque SharePoint
- Cliquez sur « Automatiser » dans la barre de commandes
- Choisissez un modèle ou partez de zéro
- Configurez votre déclencheur et vos actions
Votre flow peut se déclencher automatiquement ou manuellement. Par exemple, vous pourriez configurer une alerte par e-mail à votre équipe lorsque quelqu’un ajoute un élément à une liste SharePoint.