Microsoft Teams Etiquette: 7 Do's & Don'ts
Vous souhaitez utiliser Microsoft Teams comme un expert ? Voici un guide rapide des bonnes pratiques sur Teams :
- Vérifiez votre matériel avant les réunions
- Coupez votre micro quand vous ne parlez pas
- Partagez les fichiers dans le chat
- Préparez un ordre du jour et respectez-le
- N’abusez pas des @mentions
- Respectez le statut « Ne pas déranger »
- Restez concentré pendant la réunion
Pourquoi s’en préoccuper ? Parce que de bonnes habitudes sur Teams améliorent la productivité et préservent de bonnes relations avec vos collègues.
Voici un aperçu rapide de ce qu’il faut faire (et ne pas faire) sur Teams :
| À faire | À ne pas faire |
|---|---|
| Tester l’audio et la vidéo avant les appels | Rejoindre sans préparation |
| Se couper le son quand on ne parle pas | Laisser son micro ouvert avec du bruit de fond |
| Partager les fichiers directement dans le chat | Promettre d’« envoyer ça par e-mail » |
| Créer et respecter des ordres du jour | Laisser les réunions dériver |
| Utiliser les @mentions avec parcimonie | Notifier tout le monde pour tout et n’importe quoi |
| Respecter le statut « Ne pas déranger » | Interrompre les moments de travail concentré |
| Être pleinement attentif pendant les réunions | Faire plusieurs choses à la fois pendant les appels |
Suivez ces conseils et vous deviendrez un expert de Teams en un rien de temps. Vos collègues vous en seront reconnaissants !
1. Vérifiez votre matériel avant les réunions
Vous est-il déjà arrivé de rejoindre une réunion Teams pour découvrir que personne ne vous entend ? Ou pire, que votre caméra est allumée et que vous êtes en pyjama ? Gênant.
Vérifier son matériel n’est pas seulement une question de politesse — c’est aussi une question de bon sens. Cela fait gagner du temps et assure le bon déroulement de la réunion. Voici comment procéder :
- Testez votre audio : Utilisez la fonctionnalité d’appel test intégrée à Teams.
- Cliquez sur le menu à trois points > Paramètres > Appareils
- Cliquez sur « Effectuer un appel test »
- Vérifiez votre vidéo : Avant de vous montrer en direct :
- Cliquez sur la flèche déroulante à côté de « Caméra »
- Sélectionnez « Aperçu »
- Utilisez « Flou » ou « Autres effets d’arrière-plan » si nécessaire
- Vérifiez vos paramètres : Assurez-vous que Teams a accès à votre micro et à votre caméra.
Astuce rapide : tapez /testcall dans la barre de recherche de Teams pour accéder à ce raccourci.
Vous utilisez la version gratuite ? Pas de problème. Rendez-vous dans Paramètres > Appareils pour vérifier votre webcam, votre haut-parleur et votre micro.
Faites-en une habitude. Vos collègues apprécieront de ne plus entendre « Vous m’entendez ? » à chaque réunion et profiteront de réunions plus productives.
2. Coupez votre micro quand vous ne parlez pas
Avez-vous déjà participé à une réunion Teams avec un chien qui aboie ou une tondeuse à gazon en arrière-plan ? Difficile de se concentrer.
Se couper le son quand on ne parle pas, c’est comme mettre un panneau « Ne pas déranger » virtuel. Cela maintient les réunions sur la bonne voie et favorise la concentration.
Couper votre micro dans Teams :
- Ordinateur : cliquez sur l’icône de microphone
- Mobile : appuyez sur l’icône de microphone
- Raccourci : Ctrl+Maj+M (Windows) ou Commande+Maj+M (Mac)
Astuce : configurez vos réunions pour rejoindre automatiquement avec le micro coupé. Fini les bruits de mastication accidentels diffusés à tout le monde !
Si quelqu’un oublie de couper son micro, vous pouvez le faire à sa place. Ce n’est pas impoli — c’est rendre service.
Mais n’oubliez pas de vous réactiver quand vient votre tour. Rien de pire que de parler dans le vide pendant cinq minutes.
Et pendant que vous y êtes, coupez aussi les notifications :
- Paramètres > Notifications et activité
- Décochez « Afficher les notifications pendant les appels et les réunions »
Restez silencieux, restez concentré, et faites en sorte que vos réunions se déroulent sans accroc.
3. Partagez les fichiers dans le chat
Ne soyez pas la personne qui dit « Je vous enverrai ça plus tard ». Partagez fichiers et liens directement dans le chat Teams pendant votre réunion.
Voici comment procéder :
- Cliquez sur l’icône de trombone dans le chat
- Sélectionnez votre fichier ou collez un lien
- Envoyez
Terminé. Fini les « Je vous l’envoie par e-mail » ou « Attendez, je cherche ce lien ».
Et ce n’est pas tout :
- Partagez directement depuis OneDrive
- Définissez les autorisations dans le chat
- Travaillez sur des documents en même temps pendant l’appel
John, directeur marketing, a partagé un PowerPoint en pleine réunion. Résultat ? Un retour immédiat et un projet mené à bien.
« Partager et travailler en temps réel sur des documents pendant les réunions Teams a vraiment amélioré notre productivité », a déclaré John.
Astuce : utilisez un lien partageable OneDrive ou SharePoint plutôt que de télécharger les fichiers plusieurs fois.
Les fichiers partagés pendant les réunions sont enregistrés dans le canal. Même les absents peuvent y accéder ultérieurement.
Informations rapides :
- Taille maximale d’un fichier : 100 Go
- Profondeur de dossier : jusqu’à 3 niveaux
4. Préparez un ordre du jour et respectez-le
Personne n’aime une réunion qui part dans tous les sens. La solution ? Un ordre du jour solide.
Pourquoi c’est important :
Un ordre du jour bien préparé maintient vos réunions Teams ciblées et productives. Sans lui, vous gâchez le temps de tout le monde.
Voici comment le réussir :
- Anticipez : rédigez votre ordre du jour la veille. Recueillez les sujets auprès de l’équipe.
- Partagez-le : prévenez tout le monde à l’avance pour qu’ils puissent se préparer.
- Incluez l’essentiel :
- Quand et où
- Objectifs clairs
- Sujets (avec limites de temps)
- Animateurs de chaque point
- Attribuez des rôles : vous aurez besoin d’un gardien du temps et d’un secrétaire de séance.
- Utilisez un « parking » : pour les idées qui surgissent mais ne sont pas au programme.
Voici un modèle simple pour démarrer :
| Heure | Sujet | Animateur | Objectif |
|---|---|---|---|
| 5 min | Lancement | Sarah | Définir les objectifs |
| 15 min | Point projet | Mike | Avancement et points de blocage |
| 10 min | Budget | Lisa | Valider le budget T2 |
| 5 min | Synthèse | Sarah | Récapitulatif des actions |
Commencez et terminez à l’heure. C’est un petit effort qui fait une grande différence.
« Un ordre du jour bien conçu est un véritable guide pour la réussite des réunions. » – Microsoft 365 Life Hacks
Et si vous terminez en avance ? Clôturez la réunion. Votre équipe vous en sera reconnaissante.
5. N’abusez pas des @mentions
Les @mentions dans Teams ? C’est comme une petite tape virtuelle sur l’épaule. Utile, mais si vous en abusez, vous devenez la bête noire du bureau.
Voici ce qu’il faut savoir :
Les @mentions déclenchent des notifications. Ça semble bien, non ? Mais des notifications incessantes ? C’est comme si quelqu’un vous donnait des coups de coude sans arrêt pendant que vous travaillez. Ce n’est pas agréable.
Alors, comment utiliser les @mentions sans agacer tout le monde ?
1. Évaluez le contexte
Demandez-vous : « Cette personne a-t-elle besoin de voir ça MAINTENANT ? » Si non, abstenez-vous.
2. Utilisez les canaux à bon escient
Mentionnez un canal plutôt que des individus. C’est moins intrusif et cela touche les bonnes personnes.
3. Les mentions de groupe
Pour les informations destinées à toute l’équipe, utilisez @general ou @nom de l’équipe. Attention cependant — ces mentions ne peuvent pas être désactivées. À utiliser avec modération.
Guide rapide des @mentions :
| Type | Quand l’utiliser | Exemple |
|---|---|---|
| Individuel (@John) | Sujets urgents, questions directes | « @John, rapport T2 nécessaire d’urgence » |
| Canal (@Marketing) | Mises à jour de l’équipe | « @Marketing, nouvelles directives de marque disponibles » |
| Équipe (@General) | Informations à l’ensemble de l’entreprise | « @General, bureaux fermés demain (météo) » |
Considérez les @mentions comme un « crédit de notification ». Ne le gaspillez pas.
« Si vous le faites, c’est comme envoyer un e-mail à toute l’entreprise parce que vous ne savez pas à qui demander. » – Becky Mae, auteure
Becky a raison. Abuser des @mentions ? C’est comme spammer la boîte de réception de tout le monde. Agaçant et contre-productif.
Matt Wade, expert Teams, explique :
« Supprimer la possibilité de @mentionner un canal reviendrait à supprimer le champ “CC” dans les e-mails à l’échelle de tout l’environnement Microsoft 365. »
Il a tout à fait raison. Les @mentions sont utiles, mais elles demandent réflexion.
En résumé : utilisez les @mentions comme vous utiliseriez une vraie tape sur l’épaule. Vous ne le feriez pas pour tout et n’importe quoi, n’est-ce pas ? Il en va de même sur Teams.
6. Respectez le statut « Ne pas déranger »
Avez-vous déjà essayé de vous concentrer avec des notifications incessantes ? C’est comme essayer de lire dans une pièce bruyante. C’est pourquoi Teams dispose du statut « Ne pas déranger » (NPD). Ce n’est pas qu’un simple point rouge — c’est un panneau numérique « Accès interdit ».
Quand quelqu’un est en mode NPD, il est pleinement concentré. Il travaille intensément, est en réunion, ou a besoin d’une pause. L’interrompre ? C’est comme entrer dans le bureau de quelqu’un sans frapper.
Comment gérer le statut NPD comme un expert :
- Vérifiez avant d’envoyer un message : le point rouge signifie « pas maintenant ». Attendez, sauf si c’est vraiment urgent.
- Utilisez les bons outils : besoin de joindre quelqu’un en mode NPD ? Utilisez la fonctionnalité de message « Urgent ». Mais faites-le avec discernement.
- Anticipez : vous avez une question ? Consultez son calendrier. Planifiez un échange quand la personne est disponible.
Guide rapide :
| Action | À faire | À ne pas faire |
|---|---|---|
| Messagerie | Utiliser « Urgent » pour les problèmes critiques | Envoyer plusieurs messages à la suite |
| Appels | Planifier un appel ultérieurement | Passer des appels vidéo inopinés |
| Collaboration | Laisser des commentaires dans les documents partagés | S’attendre à une réponse immédiate |
« Appeler quelqu’un qui a activé le statut “Ne pas déranger” montre que vous n’êtes pas attentif à ses demandes, même lorsqu’elles sont explicitement formulées. »
Cette citation dit tout. Ignorer le statut NPD, c’est comme ignorer un panneau « Réunion en cours ». Ce n’est pas acceptable.
En résumé : traitez le statut NPD des autres comme vous voudriez que l’on traite le vôtre. C’est une bonne pratique sur Teams comme au bureau.
7. Restez concentré pendant la réunion
Vous est-il déjà arrivé de consulter vos e-mails pendant un appel Teams ? Vous n’êtes pas seul. Mais voici la réalité : faire plusieurs choses à la fois pendant une réunion est une mauvaise idée.
Le mythe du multitâche
Vous pensez être plus productif ? Détrompez-vous. Passer d’une tâche à l’autre :
- Prend plus de temps
- Génère plus d’erreurs
- Augmente votre stress
- Nuit à vos relations professionnelles
Le coût de l’inattention
Si vous n’êtes pas attentif, vous manquerez des informations clés. Ce qui entraîne :
- Des demandes de répétition
- Des relances après l’appel
- Une perte de temps pour tout le monde
La solution : la concentration
Restez pleinement présent :
- Fermez les fenêtres inutiles
- Gardez uniquement la réunion ouverte
- Utilisez discrètement un objet anti-stress pour vous aider à vous concentrer
La dimension humaine
Les réunions ne servent pas seulement à transmettre des informations. Elles servent à entretenir des relations. Dave Crenshaw, auteur de « The Myth of Multitasking », déclare :
« Quand vous vous concentrez sur l’être humain en face de vous, vous construisez la relation. Être attentif leur communique qu’ils comptent plus que tout ce que vous pourriez faire par ailleurs. »
La solution des marges de temps
Vous vous sentez débordé ? Essayez ceci :
- Planifiez de courtes pauses entre les réunions
- Utilisez ce temps pour les urgences ou pour souffler
Favorisez l’engagement
Restez actif :
- Utilisez « Lever la main » pour prendre la parole
- Regardez la caméra
- Utilisez des signaux non verbaux (hochements de tête, sourires) pour montrer votre présence
Conclusion
Teams est utilisé par 250 millions de personnes chaque jour. Mais bien l’utiliser ? C’est une autre affaire.
Voici un récapitulatif rapide de nos 7 bonnes pratiques sur Teams :
- Vérification technique : testez votre matériel avant les réunions. Simple, mais essentiel.
- La magie du micro coupé : vous ne parlez pas ? Coupez votre micro. Vos collègues vous remercieront.
- Partage intelligent : utilisez le chat pour les fichiers et les liens. Cela garde les choses ordonnées.
- Maîtrise des réunions : ayez un plan et respectez-le. Respectez le temps de chacun.
- @mentions avec discernement : n’abusez pas des @mentions. Personne n’aime être inondé de notifications.
- Respect des statuts : vous voyez le statut « Ne pas déranger » ? Laissez la personne tranquille.
- Attention totale : soyez pleinement présent pendant les réunions. Cela compte.
Suivez ces conseils et vous ne ferez pas que vous comporter correctement. Vous améliorerez la productivité de votre équipe, que vous soyez au bureau ou chez vous en pyjama.
FAQ
Voici un récapitulatif des bonnes et mauvaises pratiques essentielles sur Microsoft Teams :
| À faire | À ne pas faire |
|---|---|
| Rejoindre les réunions à l’heure | Faire attendre les participants |
| Configurer ses notifications | Abuser des @mentions |
| Se couper le son quand on ne parle pas | Renommer des équipes sans prévenir |
| Utiliser le chat pour partager des fichiers | Poster dans les mauvais chats ou canaux |
| Respecter les bonnes pratiques des réunions vidéo | Parler en même temps que les autres |
| Faire attention au ton employé | Utiliser les notifications prioritaires à tort |
| Créer de nouvelles équipes de façon réfléchie | Se laisser submerger par toutes les fonctionnalités |
Ces bonnes pratiques améliorent la productivité et maintiennent un cadre professionnel. Pensez-y : couper son micro quand on ne parle pas ? C’est magique pour éliminer le bruit de fond.
Vous voulez tirer le meilleur parti de Teams ? Essayez ces conseils :
- Testez votre matériel avant les réunions importantes
- Activez votre caméra quand c’est possible
- Zoomez lors du partage d’écran
- Gardez votre espace de collaboration Teams bien organisé
N’oubliez pas : Teams est un outil, pas un maître. Utilisez-le intelligemment et il vous simplifiera considérablement la vie professionnelle.