Microsoft Teams Templates with Shared Channels
Microsoft vient d’annoncer une nouvelle fonctionnalité – Microsoft Teams, la « collaboration via des canaux partagés ». Dans cet article, nous allons aborder les principaux avantages et cas d’usage de Microsoft Teams avec les canaux partagés, et expliquer comment les intégrer à vos modèles Teams.
Annonce de Microsoft – « Teams Connect avec des canaux partagés »
Microsoft Teams est une plateforme qui vous permet de collaborer avec vos collègues dans toute l’organisation. Vous pouvez y créer différentes équipes en fonction de vos besoins, utiliser des canaux pour structurer votre espace de collaboration, ajouter des membres au sein de votre organisation et partager facilement des documents, démarrer des conversations, organiser des réunions vidéo, et bien plus encore.
Jusqu’à présent, lors de la création d’un nouveau canal, vous ne pouviez choisir qu’entre les canaux standard et les canaux privés.
Mais Microsoft a annoncé une nouvelle possibilité : la création de canaux partagés. Avec Microsoft Teams Connect, vous pouvez partager des canaux avec n’importe qui, en interne ou en externe à votre organisation. Examinons tous les avantages de l’utilisation des canaux partagés.
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Canaux partagés Teams – Principaux avantages
1. Vous n’avez plus besoin d’ajouter un membre externe à toute l’équipe.
Vos collègues partagent de nombreux fichiers au fil de leurs tâches quotidiennes. De plus, des informations et des actualités importantes sont échangées dans les différents canaux Teams. Comment partager ce contenu avec un interlocuteur externe ?
Auparavant, vous deviez l’inviter dans toute l’équipe. Ce n’est plus nécessaire. Vous pouvez désormais partager des fichiers, démarrer des conversations et organiser des appels vidéo avec n’importe qui, directement depuis un canal partagé spécifique.
2. Une communication améliorée avec les intervenants externes.
Souvent, des utilisateurs ne peuvent pas être invités dans votre équipe pour des raisons de sécurité ou de conformité, par exemple lorsque vous travaillez sur des fichiers particulièrement sensibles. Il est alors naturel de communiquer avec des intervenants externes via un autre canal : e-mail, messagerie instantanée ou tout autre moyen de communication. Il en résulte un risque accru de fuite de données, une perte de productivité et un vrai casse-tête en matière de gouvernance.
Les canaux partagés de Microsoft Teams résolvent désormais ce problème. En un seul endroit, vous pouvez communiquer à la fois avec vos intervenants externes (partenaires, clients, fournisseurs) et vos collaborateurs internes, sans avoir à jongler entre plusieurs applications.
3. Briser les silos de collaboration.
Grâce aux canaux partagés, vous pouvez partager un canal spécifique avec plusieurs équipes – par exemple pour diffuser des annonces d’une équipe de gestion de compte commercial vers chacune des équipes dédiées aux opportunités.
Canaux partagés Microsoft Teams – Cas d’usage
Voyons toutes les fonctionnalités des canaux partagés dans Microsoft Teams à travers des exemples concrets.
Gestion des grands comptes
Imaginez une situation où vos commerciaux doivent gérer la communication avec vos clients clés et développer des relations durables. Dans leur flux de travail, ils auront besoin de partager différents types d’informations : mises à jour produit, présentations, actualités de l’entreprise. Les canaux partagés constituent un espace de collaboration idéal pour cela, avec un canal dédié à la communication avec le client, tandis que les autres servent à la collaboration interne au sein de l’équipe. Au lieu de passer de Microsoft Teams à un autre outil, il vous suffit d’inviter le client dans un canal partagé spécifique.
Les canaux partagés offrent ainsi un espace de collaboration idéal : 1 canal dédié à la communication avec le client, et tous les autres consacrés à la collaboration interne. Plutôt que de passer de Microsoft Teams à la messagerie e-mail, invitez simplement vos interlocuteurs dans un canal partagé dédié.
→ Télécharger : Catalogue des cas d’usage Microsoft Teams
Réponse aux appels d’offres
Imaginez des équipes commerciales travaillant sur différents produits. Au sein de ces équipes, les commerciaux échangent de nombreuses informations : données clients, contrats, propositions, et bien plus encore. Ils doivent également interagir régulièrement, non seulement en interne, mais aussi avec des intervenants externes tels que des prospects, des fournisseurs, des distributeurs, des partenaires, etc.
Il n’est désormais plus nécessaire de créer une équipe distincte pour chaque intervenant externe ni de changer de canal de communication. Grâce aux canaux partagés, vos commerciaux peuvent communiquer efficacement en un seul endroit, sans perdre de temps.
Imaginez maintenant des commerciaux répartis dans différentes entités de votre organisation. Chaque équipe gère une région différente de distribution produit. En interne, ils partagent les affaires conclues, préparent des rapports et planifient leurs activités. Une fois le prochain plan de vente régional établi, ils peuvent partager les résultats en externe et donner des instructions aux centres de distribution via des canaux partagés. Ils peuvent également partager le plan de vente pour la période à venir en interne avec les responsables des opérations commerciales, les parties prenantes, etc.
Gestion de projet
En tant que chef de projet, vous pouvez gérer des dizaines de projets simultanément. Vous devez non seulement suivre le développement et la bonne exécution des projets, mais aussi garantir le respect des KPIs, assurer le reporting et communiquer avec de nombreuses parties prenantes.
Pour faciliter la communication avec les personnes qui n’ont pas besoin de suivre toutes les conversations liées à la gestion de projet, créez des canaux partagés pour échanger rapidement avec des experts projet ou des parties prenantes externes. Par exemple, vous pouvez discuter en interne avec les experts en assurance qualité du projet.
Vous pouvez également gérer la communication externe avec des partenaires qui ne font pas partie de votre tenant Office 365.
Processus de partenariat
Un autre exemple d’utilisation des canaux partagés est la possibilité de construire une communication efficace avec vos partenaires. Créez un canal partagé pour l’équipe de développement produit et invitez-y vos partenaires clés. Vous pouvez ainsi partager facilement les mises à jour produit, les présentations ou toute actualité de l’entreprise. Assurez la protection de vos fichiers internes tout en mettant en place une communication efficace et en partageant rapidement les informations essentielles en un seul endroit.
Collaboration entre départements
Pour améliorer l’efficacité de la communication, invitez des responsables et des experts de différents départements dans des canaux partagés – par exemple les équipes juridique, financière, opérationnelle, etc. Vous pouvez ainsi discuter de sujets critiques, partager des documents hautement sécurisés et suivre les jalons importants, sans avoir à ajouter ces personnes à toute l’équipe.
Supposons que votre organisation dispose de différentes équipes marketing responsables de différentes régions aux États-Unis. Ajoutez un canal partagé à chacune de ces équipes et invitez-y les membres de la direction marketing.
Modèles Microsoft Teams avec canaux partagés
Nous venons d’entrevoir une partie des cas d’usage des canaux partagés Microsoft Teams. Nous sommes convaincus que vous trouverez des façons ingénieuses de les exploiter au sein de votre organisation.
Et avec SalesTim, vous pouvez déployer cette nouvelle fonctionnalité à l’échelle de l’organisation. Dès que cette possibilité sera disponible, SalesTim prendra en charge la création de modèles Teams avec des canaux partagés.
- Canaux standard, privés et partagés
- Clonage de fichiers et de dossiers
- Microsoft Planner préconfiguré
- Onglets avec des applications Microsoft ou tierces
- Politiques de gouvernance, et bien plus encore
Du point de vue informatique, vous pourrez gérer la gouvernance Teams sans aucun coût supplémentaire pour votre service IT, en définissant des conventions de nommage, des politiques d’appartenance permanentes et d’autres règles de gouvernance.
Modèle de gestion de projet avec canaux partagés
Prenons la gestion de projet comme exemple. Pour réduire le temps consacré au lancement d’un nouveau projet et structurer votre espace de collaboration, vous pouvez créer un modèle de gestion de projet.
Pour ce faire, vous devrez créer une équipe de référence. Ajoutez-y des canaux standard, privés et partagés pour gérer la communication entre les futurs membres du projet, qu’ils soient internes ou externes. Téléchargez ensuite les fichiers nécessaires, tels que des guides, des modèles de contrats et des codes de bonnes pratiques. Enfin, créez un plan global dans Microsoft Planner pour intégrer un aperçu des tâches à venir.
Vous pouvez également inclure d’autres applications utiles pour votre modèle de gestion de projet :
Une fois votre équipe prête, créez un « Modèle de gestion de projet » et définissez les politiques de gouvernance associées. Ainsi, la prochaine fois que vous devrez lancer un nouveau projet, vous pourrez créer une nouvelle équipe de gestion de projet depuis votre catalogue de modèles en quelques secondes seulement. Vous obtiendrez une équipe entièrement configurée et prête à l’emploi, incluant à la fois des canaux standard et des canaux partagés.
Cela vous semble intéressant ? Contactez-nous pour en savoir plus sur les modèles Teams.