Outils et conseils indispensables pour la gestion de projets à distance
Les projets virtuels et le travail à distance font désormais partie du quotidien. Si cette évolution présente de nombreux avantages pour les employeurs comme pour les collaborateurs, elle impose également quelques changements.
Gérer un projet en présentiel et le piloter à distance sont deux choses très différentes. Pour que cela fonctionne sans accroc, il est temps de revoir certains aspects de votre démarche de gestion de projet.
Grâce aux outils et conseils présentés dans cet article, vous serez en mesure de gérer les projets de votre équipe à distance de façon plus efficace et d’obtenir rapidement d’excellents résultats.
Mais avant d’aborder ce que vous devriez utiliser et ce que vous devriez faire, il convient d’expliquer pourquoi une équipe de gestion de projet à distance est le bon choix pour vous.
Pourquoi avoir recours à une équipe à distance pour vos projets ?
Saviez-vous que la majorité des personnes préfèrent aujourd’hui avoir la possibilité de travailler à distance ? Beaucoup continueront à travailler au bureau, mais souhaitent pouvoir télétravailler de temps en temps. Des études montrent que près de 40 % des salariés quitteraient leur emploi si la politique de télétravail venait à disparaître.
Cela implique deux choses pour vous en tant qu’employeur.
La première : vous avez besoin d’une politique de télétravail solide pour fidéliser vos talents.
La seconde : vous avez accès à un vivier considérable de travailleurs à distance, une main-d’œuvre sans frontières, ce qui vous permet de recruter les meilleurs profils sans contrainte géographique.
Les travailleurs à distance font également état d’une productivité supérieure pouvant atteindre 40 % lorsqu’ils ont la liberté de travailler depuis n’importe quel endroit, par rapport à un poste de bureau classique en horaires fixes.
Maintenant que nous avons posé ces bases, passons en revue quelques outils essentiels pour la gestion de projets à distance.
1. Leapsome : un logiciel d’évaluation des performances
Vos collaborateurs à distance ne sont pas à vos côtés au bureau. Vous ne pouvez pas vous rendre chez eux pour saluer leur travail, leur faire part de leurs points d’amélioration ou de leurs réussites, ni leur demander d’évaluer leur propre travail ou celui de leurs collègues. Pour les projets à distance, la meilleure façon de mesurer la performance de l’équipe et l’avancement du projet est de mettre en place des évaluations.
Leapsome est un logiciel d’évaluation des performances que les entreprises utilisent pour conduire des évaluations à fort impact. Il permet de créer des évaluations de performance, des évaluations à 360°, ainsi que des évaluations anonymes du management. Vous pouvez configurer le processus d’évaluation à partir de cadres et de modèles, et tout personnaliser avec un minimum d’effort.
Les utilisateurs peuvent automatiser Leapsome pour réutiliser des modèles d’évaluation et des calendriers sur plusieurs cycles, de manière indépendante et récurrente. L’outil exploite les données des collaborateurs pour déclencher des cycles d’évaluation annuels décentralisés ainsi que des évaluations de période d’essai.
Par ailleurs, Leapsome envoie des notifications, des rappels et des invitations pour s’assurer que l’ensemble de vos collaborateurs à distance complètent bien leurs évaluations. Une fois les données collectées, vous pouvez les utiliser pour définir les compétences propres à chaque équipe, suivre l’évolution dans différents domaines et identifier les lacunes sur lesquelles concentrer vos efforts pour améliorer la composition de votre équipe.
Ces informations s’avèrent précieuses au moment d’allouer les budgets de formation, d’élaborer des plans de recrutement et d’évaluer individuellement les membres de l’équipe.
2. nBold : modèles de gestion de projet
Parmi les outils indispensables à la gestion de projets à distance, nBold figure en bonne place. Avec nBold, vous pouvez créer des modèles personnalisés pour une grande variété de processus collaboratifs, dont la gestion de projet. Largement adopté par les équipes à distance, il aide les entreprises à piloter leurs projets, à gérer les situations de crise et d’autres processus, tout en constituant les meilleures équipes en conformité avec les réglementations informatiques internes.
nBold place les bonnes personnes aux bons endroits et facilite le travail de votre équipe. Il comble les lacunes d’information en intégrant une variété d’outils tels que des applications de gestion de projet, des CRM et des ITSM. Vous pouvez l’utiliser pour collaborer et tout gérer depuis une seule plateforme, et garantir la cohérence de vos projets.
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3. Monday : un système d’exploitation de travail en cloud
Monday est un système d’exploitation de travail qui permet à des équipes de toutes tailles et de différentes localisations d’automatiser de nombreux processus et de gérer leurs tâches quotidiennes. Ses capacités de configuration sur mesure permettent une gestion et une planification plus simples et plus efficaces des projets.
Monday propose une interface en glisser-déposer qui vous permet de créer facilement un annuaire d’organisation, d’accéder à différents tableaux de bord et feuilles de route, et de configurer un planning hebdomadaire. Les entreprises utilisent souvent cet outil pour suivre le flux de travail à distance et les membres de l’équipe en un seul endroit, mais aussi pour organiser des visioconférences via l’intégration Zoom, suivre le temps et les KPIs, et partager des fichiers.
4. Asana : une plateforme de gestion du travail
Si vous recherchez une solution efficace et simple, mais riche en fonctionnalités pour faciliter la gestion de votre équipe, explorez Asana. Asana est une plateforme de gestion du travail. Les entreprises l’utilisent pour structurer le travail, organiser la charge de travail et centraliser toutes les informations.
Cette plateforme en cloud est accessible à tout moment et peut stocker des e-mails, des tickets, des calendriers et des fichiers. Elle est compatible avec tous les appareils mobiles et de bureau, et s’intègre à de nombreux outils, notamment Slack, Gmail, Dropbox, Microsoft Office et Zapier.
5. Kintone : une plateforme de flux de travail de projet personnalisable
Kintone est un excellent outil pour construire vos flux de travail de projet. Il s’agit d’une plateforme de flux de travail personnalisable utilisée par plus de 23 000 organisations dans le monde.
Cet outil vous permet de créer des applications from scratch, d’utiliser des modèles ou des feuilles de calcul existantes, afin de faciliter les processus métier, gérer les données et organiser les flux de travail.
Les applications Kintone peuvent être personnalisées pour des bases de données clients, la gestion de projet, les notes de frais, les retours produits et le CRM commercial.
Parmi les éléments que vous pouvez glisser-déposer avec cet outil, on trouve des champs de date, des champs de texte enrichi, des champs numériques, des espaces pour les pièces jointes, des dates liées provenant de différentes applications, etc. Une fois que Kintone vous a aidé à créer l’application dont vous avez besoin, vous pouvez l’utiliser pour gérer les tâches et les données plus facilement.
Voilà quelques-uns des outils les mieux notés sur le marché pour les équipes à distance engagées dans des projets en cours. Maintenant que vous les connaissez, découvrons quelques conseils qui vous aideront à gérer vos projets comme un expert.
Conseils pour les équipes de gestion de projets à distance
1. Définissez les règles du jeu dès que possible
Les projets à distance ne laissent aucune place au doute ni aux instructions vagues. L’équipe projet communiquera avec l’ensemble des parties prenantes en ligne, la communication doit donc être aussi claire et transparente que possible.
L’idée est de fixer les attentes dès le départ et d’expliquer à votre équipe comment leur travail et leur avancement seront suivis. Voici les points que vous pouvez clarifier dès le début :
– les horaires de travail (le cas échéant) ;
– les canaux de communication (e-mails, plateforme collaborative, Zoom, ou un mélange de tout cela, selon les cas) ;
– le délai de réponse attendu ;
– les outils de gestion de projet/tâches ;
– la charge de travail quotidienne/hebdomadaire/mensuelle.
Ce ne sont là que des exemples. Lorsque vous définissez les règles du jeu, réfléchissez à la façon dont vous travaillerez ensemble et à la façon dont chaque membre de l’équipe travaillera de son côté. Déterminez où vous communiquerez, élaborez un plan de réunions et partagez des informations sur les outils que votre équipe utilisera pour accomplir le travail. Mettez tout cela par écrit et assurez-vous que votre équipe projet puisse y accéder facilement et rapidement.
2. Encouragez le partage des connaissances
La plupart du temps, votre équipe communiquera en échangeant des messages et des rapports. Les réunions auront lieu de temps à autre, mais dans une équipe à distance, la communication écrite est le principal mode de partage de l’information, en raison de sa nature asynchrone.
Si vous souhaitez que vos projets soient couronnés de succès, favorisez le partage des connaissances et encouragez la communication.
La meilleure approche consiste à mettre en place une infrastructure de communication. Dotez votre équipe d’une plateforme qui lui permette de se connecter facilement à toute personne de l’organisation, de disposer d’espaces dédiés à des discussions ciblées où chacun peut partager son expertise, d’y accéder à tout moment et d’accéder rapidement à la base de connaissances et aux données de l’organisation. Teams peut être une excellente option pour cela.
3. Cultivez les liens
Même si votre équipe n’est pas physiquement réunie, cela ne signifie pas que ses membres ne devraient pas apprendre à se connaître. Il existe des moyens de cultiver les liens et de construire des relations plus solides au sein d’une équipe à distance.
Parmi les idées possibles : des cafés virtuels où votre équipe se retrouve, partage un café du matin et discute du travail. Vous pouvez également organiser des moments de convivialité, surtout si les membres de votre équipe ne sont pas trop éloignés les uns des autres et peuvent se retrouver autour d’un verre.
Ou encore, dans la mesure du possible, invitez-les au bureau, organisez des séminaires, des activités de team-building ou des événements d’entreprise.
Découvrir les bonnes pratiques pour connecter des équipes mondiales.
Prêt à gérer vos projets à distance comme un expert ?
Grâce aux outils présentés dans cette liste et aux quelques conseils ci-dessus, vous pouvez commencer à améliorer le travail de votre équipe très rapidement. Les projets à distance se gèrent différemment de ceux réalisés en présentiel. Les résultats peuvent être remarquables — il vous suffit de trouver la bonne façon de manager, de motiver et de suivre votre équipe à distance !