Teams Custom Analytics Setup Guide
La configuration d’analyses personnalisées dans Microsoft Teams peut considérablement renforcer la collaboration au sein de votre organisation. Voici un guide rapide pour démarrer :
- Accédez au centre d’administration Microsoft Teams
- Accédez à Analytics & reports > View Reports
- Créez un tableau de bord personnalisé centré sur les indicateurs clés
- Connectez des outils comme Power BI pour des analyses plus approfondies
- Configurez des alertes pour les changements importants
- Révisez et ajustez régulièrement votre tableau de bord
Principaux avantages :
À noter : les analyses personnalisées peuvent prendre 24 à 48 heures à se mettre à jour. Soyez patient lors de la configuration initiale.
Comparatif rapide :
| Fonctionnalité | Rapports intégrés | Tableau de bord personnalisé | Intégration Power BI |
|---|---|---|---|
| Facilité d’utilisation | Élevée | Moyenne | Faible |
| Personnalisation | Faible | Élevée | Très élevée |
| Profondeur des données | Basique | Intermédiaire | Avancée |
| Mises à jour en temps réel | Non | Non | Oui |
| Options d’exportation | Limitées | Modérées | Étendues |
En tirant parti des analyses personnalisées de Teams, vous obtiendrez des informations précieuses pour prendre de meilleures décisions et améliorer la collaboration au sein de votre organisation.
Avant de commencer
Voici ce dont vous avez besoin pour configurer les analyses personnalisées dans Microsoft Teams.
Autorisations requises
Vous devrez disposer de l’un des rôles suivants :
- Administrateur Teams ou Skype Entreprise : accès complet à tous les rapports
- Lecteur général : consultation des données agrégées au niveau de l’environnement Microsoft 365 (sans données par utilisateur ni par équipe)
« Pour en savoir plus sur les rôles d’administrateur Teams et les rapports accessibles à chaque rôle, consultez “Utiliser les rôles d’administrateur Teams pour gérer Teams.” »
Prérequis système
Assurez-vous de disposer des éléments nécessaires.
Accès au centre d’administration Teams
Pour accéder aux analyses :
- Accédez au centre d’administration Microsoft Teams
- Sélectionnez Analytics & reports dans la navigation de gauche
- Choisissez votre rapport sous View Reports
Licences requises
Voici ce dont vous avez besoin :
| Type de licence | Ce que vous obtenez |
|---|---|
| Licence Teams | Fonctionnalités Teams de base |
| Licence Teams Premium | Gestion avancée et rapports |
| Licence Viva Insights (plan E5) | Informations personnelles pour les employés |
| Licence Viva Insights séparée | Informations personnelles, responsable, dirigeant et avancées Premium |
À noter : Teams Premium ne remplace pas votre licence Teams habituelle. Vous avez besoin des deux.
« Les licences Teams Premium ne remplacent pas les licences Teams ; les utilisateurs doivent disposer à la fois d’une licence Teams et d’une licence Teams Premium pour que les fonctionnalités Teams et Teams Premium fonctionnent correctement. »
Conseil pratique : votre environnement Microsoft 365 doit compter au moins un utilisateur avec une licence Teams Premium active pour que les administrateurs puissent gérer les fonctionnalités Teams Premium.
Configuration de votre tableau de bord
Créons ensemble votre tableau de bord d’analyses personnalisées dans Microsoft Teams. C’est ici que vous suivrez et visualiserez les données de collaboration de votre équipe d’une manière adaptée à votre organisation.
Trouver les paramètres d’analyse
Voici comment accéder au bon endroit :
- Ouvrez le centre d’administration Microsoft Teams
- Sélectionnez Analytics & reports dans le menu de gauche
- Repérez la section View Reports
C’est là que vous trouverez toutes les données sur la façon dont votre organisation utilise Teams.
Fonctionnalités intégrées du tableau de bord
Teams dispose d’emblée de solides fonctionnalités d’analyse. Voici ce que vous pouvez consulter :
| Type de rapport | Ce qu’il affiche |
|---|---|
| Utilisation de Teams | Utilisateurs actifs, canaux, messages, confidentialité des équipes |
| Activité des utilisateurs | Messages, appels, réunions organisées et auxquelles l’utilisateur a participé |
| Utilisation des appareils | Utilisateurs par plateforme (Windows, Mac, iOS, Android) |
| Utilisation des applications | Utilisateurs actifs et équipes par application, total des applications installées |
Ces rapports constituent un bon point de départ, mais pour vraiment exploiter vos données, vous voudrez créer un tableau de bord personnalisé.
Créer un tableau de bord personnalisé
Vous souhaitez vous concentrer sur les indicateurs qui vous importent le plus ? Voici comment créer un tableau de bord personnalisé :
- Accédez à Analytics & reports dans le centre d’administration Teams
- Sélectionnez Custom reports sous View reports
- Cliquez sur New custom report
- Nommez votre rapport et choisissez un rapport de base comme point de départ
Conseil pratique : le rapport d’utilisation de Teams est un excellent point de départ. Il offre une vue d’ensemble large sur laquelle vous pouvez construire.
Utiliser les contrôles du tableau de bord
Une fois votre tableau de bord personnalisé créé, vous pouvez l’affiner :
- Utilisez le sélecteur de plage de dates pour ajuster la période
- Appliquez des filtres pour vous concentrer sur des services ou des sites spécifiques
- Passez d’un type de graphique à l’autre (barres, courbes, secteurs) pour visualiser vos données
L’objectif est de créer un tableau de bord qui vous fournit des informations utiles en un coup d’œil. Comme le dit Akshay Kothari, directeur produit chez Notion :
« Les meilleurs tableaux de bord ne se contentent pas d’afficher des données — ils racontent l’histoire de la collaboration de votre équipe et mettent en évidence les axes d’amélioration. »
Votre tableau de bord devrait vous aider à repérer les tendances, identifier les problèmes et prendre de meilleures décisions sur la façon dont votre équipe utilise Teams.
Configuration de vos indicateurs
Voyons comment choisir et configurer les indicateurs les plus pertinents pour votre organisation.
Sélectionner les sources de données
Microsoft Teams Analytics offre une mine d’informations. Voici ce que vous pouvez exploiter :
| Source de données | Ce qu’elle vous indique |
|---|---|
| Activité des utilisateurs | Messages envoyés, appels passés, réunions auxquelles l’utilisateur a participé |
| Utilisation des équipes | Utilisateurs actifs, canaux créés, paramètres de confidentialité |
| Utilisation des appareils | Préférences de plateforme (Windows, Mac, iOS, Android) |
| Utilisation des applications | Applications populaires et fréquence d’utilisation |
N’hésitez pas à aller plus loin. Pensez à intégrer les données de vos outils de gestion de projet ou de votre système CRM pour une vision plus complète.
Définir les règles de mesure
Réfléchissez aux objectifs de votre organisation. Cherchez-vous à stimuler la collaboration ? Améliorer l’efficacité des réunions ? Augmenter l’adoption des applications ?
Pour l’efficacité des réunions, vous pourriez suivre :
- La durée moyenne des réunions
- Le nombre de participants par réunion
- Le pourcentage de réunions débutant à l’heure
Comme l’écrit Jacob Morgan, auteur de « The Employee Experience Advantage » :
« Comprendre l’engagement des employés à travers des KPI aide les organisations à créer une culture d’entreprise épanouissante. Il ne s’agit pas seulement de mesurer, mais d’améliorer. »
Créer des objectifs personnalisés
Fixez des cibles pour vos indicateurs. Par exemple :
1. Augmenter les utilisateurs actifs de 20 % au troisième trimestre
Suivez les utilisateurs actifs quotidiens et visez une hausse de 20 % d’ici la fin du trimestre.
2. Réduire la durée moyenne des réunions de 15 % d’ici la fin de l’année
Surveillez la durée moyenne des réunions et travaillez à une réduction de 15 %.
3. Augmenter l’utilisation des applications de 30 % en six mois
Suivez quelles applications sont utilisées et à quelle fréquence.
Définir les règles de calcul
Pour suivre ces objectifs, configurez des règles de calcul :
- Accédez à Custom Metrics dans la section Setup de votre centre d’administration Teams.
- Créez une formule en combinant des indicateurs standard et des indicateurs spécifiques à des événements.
- Nommez votre indicateur, attribuez-lui une unité et définissez son sens de variation.
Par exemple, pour calculer le pourcentage d’augmentation des utilisateurs actifs :
(Current Active Users - Previous Active Users) / Previous Active Users * 100Définir la fréquence de mise à jour
Décidez à quelle fréquence actualiser votre tableau de bord. Des mises à jour hebdomadaires offrent souvent un bon équilibre entre actualité des données et gestion de la charge d’information.
Kathryn Minshew, fondatrice et directrice générale de The Muse, souligne :
« Suivre les KPI d’engagement permet aux organisations de traiter les problèmes de manière proactive avant qu’ils ne deviennent critiques. C’est un outil puissant pour créer une culture d’entreprise à laquelle les employés veulent appartenir. »
Faire fonctionner votre tableau de bord pour vous
Vous avez configuré votre tableau de bord d’analyses personnalisées dans Microsoft Teams. Voyons maintenant comment le rendre vraiment performant.
Organiser votre mise en page
Une mise en page claire = des informations rapides. Voici comment y parvenir :
Mettez vos principaux indicateurs en avant et au centre. Regroupez les données connexes. Utilisez une grille pour un rendu professionnel.
Imaginez : « Utilisateurs actifs quotidiens » en haut à gauche, avec « Messages envoyés » et « Réunions auxquelles vous avez participé » juste en dessous.
Vous voulez une mise en page simple en deux colonnes ? Essayez ce CSS :
.two-column {
display: grid;
gap: 20px;
grid-template-columns: 1fr 1fr;
}Ajouter des graphiques et des diagrammes
Les graphiques donnent vie aux données. Voici comment les ajouter :
- Cliquez sur le bouton Configurer dans le Visualiseur de données
- Choisissez votre source de données
- Sélectionnez la vue Graphique ou Grille
- Choisissez vos colonnes et le type de graphique
Teams propose les types de graphiques suivants :
| Type de graphique | Meilleur pour |
|---|---|
| Secteurs | Parts d’un ensemble |
| Courbes | Évolutions dans le temps |
| Barres | Comparaisons de catégories |
| Nuages de points | Relations entre variables |
Configurer des filtres de données
Les filtres vous permettent d’approfondir l’analyse. Pour les configurer :
- Accédez aux paramètres du tableau de bord
- Cliquez sur « Add Filter »
- Choisissez le champ à filtrer
- Définissez vos critères
Exemple : filtrez « Messages envoyés » par service pour identifier les tendances de communication.
Créer des alertes de données
Ne manquez pas les changements importants. Configurez des alertes :
- Repérez l’indicateur que vous souhaitez suivre
- Cliquez sur « Create Alert »
- Définissez votre seuil et le mode de notification souhaité
Vous pourriez, par exemple, configurer une alerte lorsque le nombre d’utilisateurs actifs quotidiens tombe en dessous de 80 % de votre cible.
Lier des tableaux de bord
Vous voulez une vision globale ? Reliez vos tableaux de bord :
- Accédez aux paramètres du tableau de bord
- Cliquez sur « Link Dashboard »
- Choisissez le tableau de bord à connecter
Cette approche est idéale pour relier des tableaux de bord de vue d’ensemble à des tableaux de bord détaillés.
Kevin Magarian, Principal Program Manager chez Microsoft, montre comment la personnalisation des tableaux de bord (comme celui des émissions Scope 2) permet de mettre en évidence ce qui compte le plus pour votre organisation. Cette approche accélère l’analyse et la prise de décision.
À retenir : votre tableau de bord doit travailler pour VOUS. Continuez à l’ajuster jusqu’à ce qu’il vous fournisse rapidement les informations dont vous avez besoin.
Les analyses Teams deviennent encore plus puissantes lorsque vous les connectez à d’autres outils. Voyons comment booster votre analyse de données et fluidifier votre flux de travail.
Power BI change la donne pour les analyses Teams. Voici comment le connecter :
- Ouvrez Power BI dans Teams
- Cliquez sur Créer
- Choisissez Analyze your Teams data
En quelques clics, vous obtenez un rapport généré automatiquement qui se met à jour tout seul. C’est comme avoir un assistant personnel dédié à vos données.
| Fonctionnalité Power BI | Ce qui la rend utile |
|---|---|
| Rapports interactifs | Vos données Teams prennent vie |
| Actualisation des données | Toujours à jour, sans intervention manuelle |
| Partage | Collaborez sur vos analyses |
Kevin Magarian de Microsoft explique :
« Personnaliser des tableaux de bord dans Power BI, comme celui des émissions Scope 2, permet de mettre en avant ce qui importe pour votre entreprise. Vos données passent à la vitesse supérieure — les décisions se prennent plus vite. »
nBold est un véritable couteau suisse pour les analyses et la gouvernance de Teams :
- Installez nBold depuis la boutique d’applications Teams
- Créez des modèles personnalisés pour votre travail d’équipe
- Définissez des règles d’appartenance et des politiques de gouvernance
| Plan nBold | Ce que vous obtenez |
|---|---|
| nBold Platform (sur devis) | Templates Engine, création d’équipes, gouvernance IT |
| nBold CRM Automation (sur devis) | Toutes les fonctionnalités Platform + intégrations CRM |
nBold vous offre une vision plus fine de votre façon de collaborer et automatise votre gouvernance. C’est comme disposer d’un microscope et d’un assistant automatisé pour vos données Teams.
Teams s’intègre également à d’autres outils d’analyse. En voici quelques-uns :
| Outil | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Productivity Score | Mesure l’efficacité de votre collaboration |
| Workplace Analytics | Analyse vos modes de communication |
| SysCloud | Sauvegarde et exporte les données automatiquement |
Pour les intégrer :
- Accédez au centre d’administration Teams
- Allez dans Applications > Manage apps
- Recherchez et installez l’outil de votre choix
Exporter vos données
Il arrive que vous deviez sortir vos données Teams de la plateforme. Voici comment procéder :
- Utilisez l’API d’exportation Teams pour les données de conversation
- PowerShell pour les exportations automatiques
- eDiscovery lorsque vous avez besoin de tout récupérer
Attention : si votre exportation dépasse 10 Go ou contient plus de 25 000 éléments, vous recevrez un fichier ZIP imbriqué. Il sera disponible pendant 3 jours, alors ne tardez pas à le récupérer.
Résolution des problèmes
La configuration d’un tableau de bord d’analyses personnalisées Teams n’est pas toujours sans accroc. Voici les problèmes les plus courants et comment les résoudre.
Problèmes fréquents
Un aperçu rapide des difficultés que vous pourriez rencontrer :
| Problème | Solution |
|---|---|
| Aucune donnée dans le rapport d’activité des utilisateurs | Attendez 24 heures |
| Données incorrectes pour les publications et les réponses | Vérifiez s’il y a des incidents de service |
| Tableau de bord lent | Optimisez les requêtes SQL et la base de données |
| L’onglet Analytics ne se met pas à jour | Redémarrez Teams et reconnectez-vous |
Si votre rapport d’activité des utilisateurs est vide, ne vous inquiétez pas. Jennifer, utilisatrice de Teams et conseillère indépendante, explique :
« Les analyses d’utilisation de Teams peuvent prendre jusqu’à 24 heures pour se mettre à jour. Si le rapport est toujours vide après ce délai, ouvrez un ticket d’assistance auprès d’Office 365 pour vérifier s’il y a des problèmes serveur. »
Améliorer les performances
Un tableau de bord lent est pénalisant. Voici comment accélérer les choses :
1. Optimiser les requêtes SQL
Filtrez d’abord, joignez ensuite, agrégez en dernier. Cet ordre peut faire une grande différence.
2. Utiliser la bonne base de données
Déplacez les données brutes vers une base de données conçue pour les requêtes d’analyse rapides.
3. Pré-filtrer et pré-agréger
Créez des vues de données déjà filtrées et résumées.
4. Mettre en cache les résultats des requêtes
Pour les données qui changent rarement, enregistrez les résultats afin d’éviter de répéter les mêmes requêtes.
Vérifier la précision des données
L’exactitude des chiffres est primordiale. Voici les points à vérifier :
1. Licences
Assurez-vous que les utilisateurs disposent des licences adéquates (par exemple, Microsoft 365 E3 ou E5).
2. Rapports
Vérifiez que le rapport d’activité des utilisateurs est activé dans le centre d’administration Teams.
3. Autorisations
Même les administrateurs généraux peuvent avoir besoin d’autorisations supplémentaires pour accéder aux rapports.
4. Plages de dates
Vérifiez que vous consultez bien la bonne période.
Gérer les mises à jour
Maintenez vos outils d’analyse à jour :
- Planifiez des vérifications régulières des mises à jour de Teams
- Activez les mises à jour automatiques si possible
- Testez toujours les nouvelles versions avant de les déployer à tous les utilisateurs
Étapes de sauvegarde
N’oubliez pas de protéger vos données d’analyse :
- Utilisez l’API d’exportation Teams pour sauvegarder régulièrement les données de conversation
- Configurez des scripts PowerShell pour les exportations automatiques
- Utilisez eDiscovery pour des sauvegardes complètes si vous avez besoin de tout conserver
Conclusion
Les analyses personnalisées dans Microsoft Teams peuvent considérablement renforcer la collaboration et la productivité de votre organisation. Voici un récapitulatif pour tirer le meilleur parti de vos outils d’analyse Teams :
Rapports intégrés : votre point de départ
Microsoft Teams propose d’emblée plusieurs rapports utiles :
| Type de rapport | Ce qu’il vous indique |
|---|---|
| Utilisation de Teams | Qui est actif, nombre de canaux, volume de messages |
| Activité des utilisateurs | Messages envoyés, appels rejoints, réunions organisées |
| Utilisation des appareils | Qui utilise quoi (Windows, Mac, iOS, Android) |
| Utilisation des applications | Quelles applications sont populaires et où |
Vous les trouverez dans le centre d’administration Microsoft Teams. C’est un excellent point de départ pour comprendre comment votre équipe utilise Teams.
Personnalisez votre tableau de bord
Vous souhaitez aller plus loin ? Créez un tableau de bord adapté à vos besoins :
1. Choisissez vos indicateurs
Sélectionnez ce qui compte pour vous. Si l’efficacité des réunions est votre priorité, suivez des éléments comme leur durée et le niveau d’engagement des participants.
2. Filtrez vos données
Vous voulez voir comment l’équipe marketing s’en sort ce mois-ci ? Utilisez des filtres pour zoomer sur des groupes ou des périodes spécifiques.
3. Configurez des alertes
Vous ne voulez manquer aucun changement important ? Configurez des alertes. Par exemple, soyez averti si moins de personnes utilisent Teams que d’habitude.
Améliorez encore vos analyses en connectant Teams à :
- Power BI : transformez vos données en rapports interactifs et attrayants.
- nBold : obtenez des informations plus approfondies sur la façon dont les personnes collaborent.
- Productivity Score : voyez à quel point l’ensemble de votre organisation collabore efficacement.
Améliorez en continu
La configuration des analyses n’est que le début. Gardez un œil sur votre tableau de bord et ajustez-le au fil de vos apprentissages. Comme le dit Kevin Magarian de Microsoft :
« Personnaliser des tableaux de bord, comme celui des émissions Scope 2, permet de mettre en avant ce qui importe pour votre entreprise. Vos données passent à la vitesse supérieure — les décisions se prennent plus vite. »
FAQ
Voici quelques questions fréquentes sur les analyses Teams pour vous aider à exploiter au mieux cette fonctionnalité.
Comment utiliser Teams Analytics ?
Utiliser Teams Analytics est très simple :
- Accédez à votre équipe
- Cliquez sur « Autres options » (…)
- Choisissez « Gérer l’équipe »
- Cliquez sur l’onglet « Analytics »
- Sélectionnez votre plage de dates
C’est tout ! Vous verrez une multitude de données sur l’activité de votre équipe.
| Point de données | Ce qu’il affiche |
|---|---|
| Utilisateurs actifs | Membres de l’équipe interagissant avec le contenu |
| Invités | Collaborateurs externes au sein de l’équipe |
| Total des messages | Volume global de communication dans l’équipe |
À noter : les données sont mises à jour toutes les 24 à 48 heures, laissez-leur le temps de refléter les activités récentes.
Absolument ! Teams dispose d’analyses intégrées qui vous montrent comment votre équipe travaille ensemble. Voici l’essentiel :
- Tout utilisateur d’Office 365 membre d’au moins une équipe interne peut accéder aux analyses.
- Vous pouvez consulter les statistiques d’une seule équipe ou obtenir une vue d’ensemble sur toutes les équipes.
- Les analyses Teams suivent les utilisateurs actifs, l’activité des invités et le volume de messages échangés.
Voici un exemple concret : l’équipe marketing de Contoso Corporation a utilisé les analyses Teams lors d’un lancement de produit. Elle a constaté une hausse de 40 % des utilisateurs actifs quotidiens et 75 % de messages supplémentaires dans la semaine précédant le lancement. Une vraie démonstration de travail d’équipe !
« Les analyses Teams ont changé notre façon de travailler. C’est comme avoir le pouls de la collaboration au sein de notre entreprise », déclare Sarah Johnson, directrice informatique chez Contoso Corporation.
Vous voulez tirer le meilleur parti des analyses Teams ? Essayez ceci :
- Consultez régulièrement vos statistiques pour repérer les tendances
- Utilisez les données pour prendre des décisions éclairées sur votre équipe
- Comparez différentes équipes pour identifier les meilleures pratiques