Use Microsoft Flow to Get the Power of Office 365 and Salesforce
Les responsables commerciaux jouent un rôle essentiel dans la performance globale d’une entreprise. Ils recrutent, font grandir une équipe commerciale performante et la guident pour atteindre les objectifs de l’entreprise tout en répondant aux besoins des clients. Pour beaucoup d’organisations, le département commercial est l’un des plus coûteux : certaines y consacrent jusqu’à la moitié de leurs revenus. Et la multiplication des outils ne fait qu’aggraver les choses.
Le problème : trop d’applications, des workflows insuffisants
Malheureusement, les commerciaux perdent en productivité. Des workflows mal conçus, un accès difficile aux données et un manque de clarté sur la valeur du produit les empêchent de travailler efficacement. Ils passent la majeure partie de leur temps à chercher des informations et à accomplir des tâches répétitives ou administratives. Cela démotive l’équipe, la transforme en machine à saisir des données, et entraîne une baisse des ventes et du taux de conversion. De plus, vos commerciaux sont les ambassadeurs de votre entreprise : plus ils s’enlisent dans des tâches sans valeur ajoutée, plus ils risquent de commettre des erreurs sur les sujets vraiment importants.
En tant que dirigeant, vous devriez chercher à automatiser le plus grand nombre possible de processus. L’automatisation permet non seulement d’accomplir les tâches plus rapidement, mais aussi de réduire les risques d’erreurs. C’est un véritable levier de croissance. Si vous cherchez à automatiser vos processus métier, Microsoft Flow (désormais Power Automate) est probablement la meilleure option à votre disposition.
Qu’est-ce que Microsoft Flow ?
Microsoft Flow est un logiciel cloud qui permet aux utilisateurs métier de créer facilement des workflows pour automatiser les tâches fastidieuses et chronophages entre plusieurs applications et services. Il ne se limite pas aux produits Microsoft : il s’intègre également à de nombreuses applications tierces comme Salesforce, SQL Server, Google Drive, etc.
Même si tous les départements peuvent en tirer profit, c’est la force de vente qui a le plus à gagner. Microsoft Flow permet à votre équipe commerciale de gagner du temps et de se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. Dans ce guide, nous vous présentons différentes façons d’utiliser Microsoft Flow pour exploiter toute la puissance de Salesforce et d’Office 365.
Que pouvez-vous faire avec Microsoft Flow pour tirer parti de Salesforce et d’Office 365 ?
1. Créer des événements dans le calendrier Outlook à partir d’opportunités Salesforce
En tant que responsable commercial, vous connaissez l’importance des calendriers. Toute votre équipe s’appuie sur eux pour planifier les événements et réunions importants. Ils vous permettent non seulement d’organiser votre journée, mais aussi de prendre de meilleures décisions. Grâce à l’intégration entre Salesforce et le calendrier Office 365, vous pouvez gérer ces événements et réunions de façon efficace. Chaque fois qu’une nouvelle opportunité est créée dans Salesforce, elle est automatiquement copiée dans votre calendrier Office 365. Cela vous fait gagner du temps, libère votre équipe des tâches répétitives et lui permet de se concentrer sur des activités plus importantes. Pour bénéficier de cette intégration, il vous suffit d’un compte Salesforce et d’un compte Office 365 Calendar.
2. Ajouter des tâches Salesforce dans Wunderlist ou Microsoft To-Do
Lors du lancement d’un nouveau produit, vous misez sur le marketing pour attirer des clients potentiels. Mais présenter votre produit de la façon la plus attrayante possible ne suffit pas à développer votre portefeuille clients. Vous devez assurer un suivi rigoureux de chaque prospect. Ce suivi est la clé pour augmenter vos revenus et élargir votre base clients. Grâce à l’intégration entre Salesforce et Wunderlist, vous pouvez gérer et automatiser l’ensemble de vos processus de suivi des prospects, sans délai ni erreur. Une tâche est créée dans Wunderlist chaque fois que vous ajoutez un nouveau prospect dans Salesforce. Vous pouvez également configurer des rappels pour vos tâches en attente, et modifier ou partager votre liste de tâches avec les membres de votre équipe depuis vos appareils mobiles.
3. Envoyer un e-mail ou un SMS lors de la création de nouvelles opportunités Salesforce spécifiques
Pour de nombreuses entreprises, réagir rapidement à certaines situations est crucial pour acquérir de nouveaux clients et améliorer la productivité. Or, attendre la réponse d’un client vous empêche de vous concentrer sur d’autres activités importantes. Vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre. Si vous cherchez à améliorer vos temps de réponse face aux actions de vos prospects, Microsoft Flow est la solution idéale. Il vous enverra automatiquement un e-mail ou un SMS à chaque création d’opportunité Salesforce. Vous pouvez définir des conditions, comme un montant minimum, pour déclencher l’envoi. Cela vous permet de rester connecté à vos clients où que vous soyez, ce qui vous confère un avantage concurrentiel et soutient la croissance de votre activité.
4. Créer des prospects Salesforce depuis un tableau Excel
Pour atteindre vos objectifs, vous devez suivre vos opportunités commerciales afin d’adapter vos plans d’action et fidéliser vos clients. Cependant, jongler entre différents sites de travail et types de produits augmente le risque d’oublier des informations importantes et de perdre de l’argent. Avec Microsoft Flow, vous pouvez organiser vos données et générer des rapports de vente en temps réel en quelques clics. Vous réduisez ainsi les risques de manquer un prospect et mesurez plus précisément votre croissance. De plus, inutile de saisir manuellement toutes les informations dans la feuille Excel : chaque nouvelle ligne ajoutée au tableau est automatiquement créée dans Salesforce.
5. Suivre les prospects ouverts dans Salesforce et envoyer un e-mail
Trouver des prospects n’est pas chose aisée ; vous et votre équipe commerciale déployez de nombreux efforts pour identifier de nouvelles opportunités. Pour rentabiliser ce travail et convertir vos prospects ouverts en clients, vous devez les informer de vos nouveaux produits, services et offres. Or, il est impossible de suivre manuellement chaque prospect ouvert. Grâce à Microsoft Flow associé à Salesforce, vous pouvez suivre vos prospects ouverts et leur envoyer automatiquement un e-mail de rappel. Non seulement cela multiplie par 9 les chances de conversion, mais cela vous fait également gagner un temps précieux.
6. Lancer des validations de deals avec DocuSign pour les opportunités Salesforce
De nombreux processus métier nécessitent une signature : actes juridiques, contrats avec de nouveaux clients, expédition de produits, clôture de deals, etc. Avec DocuSign, vous pouvez signer ces documents numériquement, de façon rapide et sécurisée, depuis n’importe où dans le monde via votre appareil mobile, ce qui permet d’automatiser rapidement vos workflows complexes tout en maintenant la dynamique de votre activité. En utilisant Microsoft Flow avec DocuSign, vous pouvez assurer le suivi de vos tâches, initier vos deals et valider tous les processus via DocuSign dès qu’une opportunité Salesforce est remportée. Vous pouvez ainsi vous passer de papier et modifier vos documents directement via DocuSign, ce qui vous fait gagner du temps.
7. Surveiller et gérer votre présence sur les réseaux sociaux
Il est essentiel pour toute entreprise de savoir ce que ses clients disent de sa marque et de ses produits. Pourtant, la gestion efficace des réseaux sociaux peut s’avérer complexe, même en se limitant à une seule plateforme. Répondre aux questions de vos clients ne suffit pas : il faut aussi publier régulièrement du contenu, modérer les spams, mesurer l’impact de vos actions, etc. Microsoft Flow vous permet de vous libérer de ces tâches. Vous pouvez automatiser votre calendrier éditorial et vos publications sur Twitter en utilisant Microsoft Flow avec Office 365. Cela simplifie votre travail tout en vous faisant gagner du temps et de l’argent.
8. Créer une ligne SQL à chaque création d’objet dans Salesforce
Pour gérer vos opportunités commerciales, chaque organisation a besoin d’une base de données CRM de qualité. Une bonne base de données commerciales permet à votre équipe de mieux gérer vos clients et de comprendre le volume et la nature des opportunités dans le pipeline. Elle n’est pas réservée au département commercial : les autres départements peuvent également y accéder et la mettre à jour, ce qui garantit à l’équipe commerciale des informations toujours à jour. Salesforce est un CRM qui vous permet de copier automatiquement les nouveaux prospects dans SQL Server. Cela améliore la coordination entre tous vos départements et facilite la gestion des clients, ce qui se traduit par une meilleure productivité globale.
Ce ne sont là que quelques-unes des façons d’utiliser Microsoft Flow avec Salesforce et Office 365 pour optimiser vos processus métier. Les possibilités sont bien plus nombreuses : vous pouvez par exemple recevoir une notification lorsqu’une opportunité Salesforce est remportée, alerter votre équipe à chaque création de prospect, etc. Quelle que soit la taille ou le secteur de votre entreprise, Microsoft Flow vous permet d’automatiser vos activités et d’améliorer votre efficacité opérationnelle. Pourquoi déployer des efforts inutiles quand quelques clics suffisent ? Laissez Microsoft Flow automatiser vos processus d’entreprise via des sources de données cloud. Si vous voyez d’autres possibilités, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires !