10 Ways to Boost Productivity with AI in Microsoft 365

L’IA dans Microsoft 365 transforme la productivité. De la rédaction de documents à l’automatisation des processus, elle intègre des outils avancés comme Copilot pour simplifier les tâches quotidiennes et gagner en efficacité. Voici un aperçu rapide de ce que ces outils peuvent vous apporter :

• Microsoft Word : rédige du contenu, résume des documents et répond à des questions contextuelles.
• PowerPoint : crée des présentations à partir de prompts et améliore les visuels.
• Excel : suggère des formules, analyse des données et recommande des graphiques.
• Outlook : priorise les e-mails, rédige des réponses et organise la boîte de réception.
• Teams : résume les réunions, détecte les points d’action et propose un support multilingue.
• Power Automate : automatise les tâches répétitives grâce à des commandes en langage naturel.
• Outils de sécurité : protègent les données avec une gestion de la conformité et des risques pilotée par l’IA.
• Recherche IA : localise des informations dans toutes les applications via des requêtes en langage naturel.
• Espaces de collaboration personnalisés : adapte les outils d’IA à vos processus avec Copilot Studio.

Comparatif rapide :

Application/fonctionnalité	Principales fonctions IA	Gains de productivité
Word	Rédige, modifie et résume des documents	Réduit le temps consacré à la rédaction et à la révision
PowerPoint	Génère des diapositives et améliore les visuels	Simplifie la conception et la création de présentations
Excel	Analyse des données, suggère des formules	Améliore l’exploitation des données et la prise de décision
Outlook	Trie les e-mails, rédige des réponses	Fluidifie la gestion de la messagerie
Teams	Résume les réunions, support multilingue	Améliore la collaboration et la communication
Power Automate	Automatise les processus	Réduit les tâches répétitives et les erreurs
Outils de sécurité	Surveillance de la conformité, protection des données	Garantit des opérations sécurisées et conformes
Recherche IA	Recherche multiplateforme, résultats intelligents	Accélère la récupération d’informations
Espaces de collaboration personnalisés	Assistants IA personnalisés	Aligne les outils sur les processus spécifiques

Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps, d’améliorer la collaboration et d’aider les équipes à se concentrer sur des travaux à forte valeur ajoutée. Que vous automatisiez des tâches dans Power Automate ou que vous utilisiez Copilot pour résumer des réunions, les outils d’IA de Microsoft 365 sont conçus pour rendre le travail plus simple et plus efficace.

Ne passez pas à côté des fonctionnalités Copilot de Microsoft 365

Microsoft 365 intègre des outils d’IA — centrés sur Copilot — pour améliorer la productivité dans l’ensemble de ses applications, en s’appuyant sur des modèles de langage avancés et les données de votre organisation.

Voici comment certaines des principales applications Microsoft 365 tirent parti de l’IA :

Application	Principales fonctionnalités IA	Gains de productivité
Word	Rédige des documents, résume le contenu et répond à des questions contextuelles	Accélère la création de documents
PowerPoint	Génère des présentations à partir de prompts, crée des diapositives et améliore les visuels	Simplifie la conception de présentations
Excel	Suggère des formules, recommande des graphiques et analyse les données	Améliore l’analyse et la visualisation des données
Outlook	Résume les fils de discussion et rédige des réponses	Rend la gestion des e-mails plus efficace
Teams	Fournit des comptes rendus de réunion, extrait les points d’action et résume les conversations	Améliore l’efficacité des réunions

Ces outils illustrent comment l’IA peut simplifier les tâches quotidiennes et faire gagner du temps.

« 88 % des développeurs utilisant GitHub Copilot se déclarent plus productifs, et 74 % indiquent pouvoir se concentrer sur des travaux plus enrichissants. »

Copilot fonctionne selon deux modalités principales :

• IA intégrée : directement incorporée dans les applications pour un accompagnement contextuel, comme le résumé des réunions Teams.
• Business Chat : propose une assistance transversale pour des tâches impliquant plusieurs outils.

« Avec notre nouveau Copilot pour le travail, nous donnons aux individus plus d’autonomie et rendons la technologie plus accessible grâce à l’interface la plus universelle qui soit — le langage naturel. » — Satya Nadella, président et directeur général, Microsoft

Ces fonctionnalités pilotées par l’IA s’inscrivent dans les principes d’IA responsable de Microsoft, garantissant des gains de productivité sans compromettre la sécurité des données. Pour tirer le meilleur de ces outils, identifiez les points de friction dans vos processus et formez vos équipes à les utiliser efficacement.

1. Microsoft 365 Copilot pour la rédaction et l’analyse

Microsoft 365 Copilot simplifie la création et l’analyse de documents, en faisant gagner du temps sur les tâches routinières. Il fonctionne de manière fluide dans l’ensemble des applications Microsoft 365 et améliore la façon dont les utilisateurs gèrent les contenus. Cet outil apporte des fonctionnalités alimentées par l’IA à chaque recoin de la suite Microsoft 365.

Voici ce que Copilot peut faire :

• Création et modification de contenu : il rédige du contenu à partir de prompts, ajuste le ton (du professionnel au décontracté) et propose des modifications pour plus de clarté ou de style.
• Transformation de documents : convertit des documents en présentations et autres formats, avec les notes du présentateur et les références sources.

Copilot ne se limite pas à la rédaction — il analyse également les documents sans effort. Il en extrait les points clés, crée des résumés et formule des recommandations exploitables à partir de diverses sources. Pour les e-mails ou les documents complexes, il identifie les points de vue divergents et signale les questions en suspens. Il fournit en outre des citations et des références, garantissant l’exactitude et la transparence des informations.

« Copilot combine la puissance des grands modèles de langage avec vos données dans les applications Microsoft 365 et Microsoft Graph pour faire de vos mots l’outil de productivité le plus puissant au monde. »

Pour tirer le meilleur de Copilot :

• Soyez précis dans vos prompts pour obtenir de meilleurs résultats.
• Utilisez « / » suivi d’un nom de fichier pour intégrer le contenu d’autres documents.
• Affinez les réponses dans la zone de composition.

Une étude GitHub de septembre 2022 a révélé que 88 % des utilisateurs se sentaient plus productifs, et que 77 % passaient moins de temps à chercher des informations. En réduisant les tâches fastidieuses comme la remise en forme, Copilot libère les équipes pour qu’elles se concentrent sur les travaux qui comptent vraiment.

Power Automate simplifie les tâches répétitives en transformant des instructions en langage courant en processus fonctionnels, grâce à l’IA. Cet outil améliore la productivité quotidienne et s’intègre parfaitement aux autres fonctionnalités IA de Microsoft 365.

Création de flows en langage naturel

Décrivez simplement votre besoin, et l’IA de Power Automate configure le processus pour vous. Par exemple, saisir « Envoie-moi une notification Teams à l’arrivée d’e-mails haute priorité » invite le système à créer automatiquement les déclencheurs et actions nécessaires.

Enregistrement IA multimodal

Grâce à son enregistreur de bureau, vous pouvez démontrer un processus en l’expliquant oralement. L’outil exploite la compréhension de l’écran et le traitement de la voix pour transformer vos actions et vos mots en processus automatisés.

Intégration avec AI Builder

AI Builder enrichit l’automatisation avec des fonctionnalités intelligentes comme le traitement de documents. Par exemple, les organisations utilisant la solution d’automatisation documentaire ont constaté :

Indicateur	Amélioration
Coût de traitement des factures	Réduit de 50 % par facture
Taux d’erreur	Passé de 1 % à 0,1 %
Délai d’approbation	10 fois plus rapide
Disponibilité du traitement	Opérations automatisées 24 h/24, 7 j/7

Source :

Ces capacités s’intègrent directement aux applications Microsoft 365, rationalisant l’ensemble des opérations.

Gestion intelligente des erreurs

La fonctionnalité Copilot dans Power Automate détecte les problèmes dans les processus et suggère des corrections en temps réel. Cela minimise les interruptions et maintient vos processus opérationnels.

Recommandations d’automatisation personnalisées

En analysant votre activité dans Microsoft 365 via Microsoft Graph, Power Automate suggère des idées d’automatisation sur mesure. Ces recommandations sont adaptées à votre rôle et à vos processus, et identifient des opportunités de gain de temps.

Conseils pour réussir :

• Commencez par des processus simples avant de passer à des processus plus complexes.
• Exploitez les modèles préconstruits d’AI Builder, notamment pour des tâches comme le traitement des factures.
• Ajoutez des étapes de validation humaine pour les processus qui nécessitent une supervision renforcée.
• Examinez régulièrement les recommandations du système pour améliorer l’efficacité.

Ces outils propulsés par l’IA font de Power Automate un outil de productivité clé dans Microsoft 365, permettant aux équipes d’automatiser même les tâches complexes avec facilité et précision.

Microsoft Teams intègre l’IA pour améliorer les réunions et la communication d’équipe, rendant la collaboration plus fluide et augmentant la productivité. Ces outils s’appuient sur les avancées de l’IA dans Microsoft 365 et améliorent l’efficacité à tous les niveaux.

Teams utilise l’IA pour des fonctionnalités telles que la suppression du bruit et l’annulation d’écho, améliorant automatiquement la qualité audio dans différents environnements et gérant efficacement même les situations sonores difficiles.

Assistance en temps réel pendant les réunions

Copilot dans Teams propose des outils utiles pour les réunions, notamment :

Fonctionnalité	Comment cela aide
Résumé en direct des discussions	Extrait les points clés instantanément
Détection des points d’action	Identifie les tâches automatiquement
Analyse d’alignement	Montre les points d’accord et de désaccord
Transcription intelligente	Capture les conversations avec attribution des intervenants

Les recherches de Microsoft indiquent que les utilisateurs économisent en moyenne 11 minutes par réunion, avec des gains de productivité notables après 11 semaines d’utilisation.

Franchir les barrières linguistiques

Teams prend en charge la collaboration multilingue grâce à des outils de traduction pilotés par l’IA :

• Traduction en direct pour 40 langues parlées
• Canaux d’interprétation en temps réel pour jusqu’à 16 paires de langues
• Transcription des réunions en 31 langues

Récapitulatif intelligent pour le suivi

La fonctionnalité Récapitulatif intelligent de Teams Premium simplifie les tâches post-réunion. Présentée en octobre 2024, elle offre un moyen fluide d’assurer le suivi des réunions :

« Microsoft Teams Intelligent Recap est une véritable révolution, notamment pour les dirigeants dont l’emploi du temps est chargé. Que vous deviez assurer le suivi de tâches, partager des notes ou rattraper une réunion manquée, Intelligent Recap vous couvre. »

• Claire Sisson, directrice principale de groupe produit, Microsoft Digital

Par exemple, Chris Borchers de BASYS Processing témoigne :

« Nous utilisons Teams pour partager des informations en temps réel. Nous parvenons à économiser beaucoup de temps en réunion et environ 10 heures de préparation par événement. Cela nous permet de prioriser notre travail. »

Amélioration des visuels

Microsoft IntelliFrame améliore les réunions à distance en offrant des vues plus nettes des participants. L’optimisation vidéo par IA et les filtres intelligents ajustent également la luminosité et la mise au point, même en cas de bande passante limitée.

Conseils pour utiliser les fonctionnalités IA

• Configurer les réunions
  Utilisez les notes générées par l’IA pour capturer automatiquement les informations des réunions. Ces notes s’intègrent à Microsoft Loop, permettant la collaboration d’équipe avant, pendant et après les réunions.
• Se préparer aux réunions multilingues
  Désignez les interprètes à l’avance et guidez les participants sur la sélection des canaux de langue. La fonctionnalité d’équilibre du volume permet aux participants de régler le niveau entre l’audio original et l’interprétation.
• Gérer les enregistrements
  Profitez des fonctionnalités d’enregistrement automatique. L’IA traite les enregistrements pour créer des transcriptions consultables et des repères de chapitres, facilitant la révision et le suivi.

Ces outils IA font de Microsoft Teams une solution puissante pour améliorer les réunions et la communication d’équipe au sein de Microsoft 365.

4. Gestion intelligente des e-mails dans Outlook

Outlook exploite l’IA, dont Copilot, pour rationaliser la gestion des e-mails en priorisant les messages, en automatisant le tri et en simplifiant les réponses. Ces outils sont conçus pour vous aider à rester organisé et efficace.

Priorisation intelligente des e-mails

Copilot utilise le contenu des e-mails et vos interactions avec les contacts pour trier et prioriser les messages. Il tient compte de l’urgence, de l’importance de l’expéditeur et de la pertinence par rapport aux projets, afin que vous vous concentriez sur ce qui compte vraiment.

Niveau de priorité	Actions de l’IA
Haute priorité	Signale les messages urgents et les e-mails provenant de contacts clés.
Priorité moyenne	Met en évidence les communications liées aux projets et aux mises à jour d’équipe.
Basse priorité	Organise les newsletters et les notifications automatisées.
À lire plus tard	Déplace les e-mails non urgents pour consultation ultérieure.

L’IA d’Outlook simplifie également les réponses aux e-mails, vous faisant gagner du temps et de l’énergie.

Réponses suggérées

Pour les e-mails nécessitant une réponse brève, Outlook propose des réponses rapides et contextuelles. Ces suggestions sont traitées de manière sécurisée sur les serveurs de votre organisation, garantissant la confidentialité des données tout en s’améliorant au fil du temps.

Rédiger avec Copilot

Pour des réponses plus détaillées, Copilot peut créer des brouillons à partir d’un prompt succinct.

« Microsoft Copilot dans Outlook est un assistant piloté par l’IA conçu pour vous aider à gérer vos e-mails, créer des réponses et maîtriser votre boîte de réception en toute simplicité. »

Organisation de la boîte de réception Focused

La fonctionnalité Boîte de réception Focused utilise l’IA pour trier vos messages en deux onglets :

Onglet	Objectif
Focused	Affiche les e-mails importants nécessitant votre attention immédiate.
Other	Organise les messages moins critiques et les e-mails automatisés.

« La boîte de réception Focused pré-trie intelligemment vos e-mails pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte. Elle place vos e-mails les plus importants dans Focused et les autres dans Other. »

Conseils de productivité pour une meilleure gestion des e-mails

Exploitez pleinement les outils d’Outlook grâce à ces conseils :

• Automatiser le tri : utilisez Copilot pour organiser les e-mails par expéditeur ou par objet.
• Résumés quotidiens : activez les résumés de boîte de réception pour rester au fait des tâches et des délais de réponse.
• Configurer des alertes : recevez des notifications pour les e-mails provenant de contacts clés ou liés à des projets spécifiques.

Grâce à ces fonctionnalités et conseils, les outils IA d’Outlook s’intègrent parfaitement pour vous aider à gérer votre boîte de réception et à rester productif.

Microsoft 365 Copilot transforme Excel en un outil puissant piloté par l’IA, simplifiant les analyses de données complexes et produisant des informations exploitables.

Fonctionnalités d’analyse de données intelligente

La fonctionnalité « Analyser des données » permet aux utilisateurs d’interagir avec des jeux de données en langage courant, facilitant l’analyse pour tous — quel que soit leur niveau d’expertise.

Type d’analyse	Capacités IA
Analyse financière	Crée des prévisions, compare les budgets et calcule le ROI
Analyses marketing	Suit les KPI, identifie les tendances et segmente les clients
Prévision des ventes	Prédit les tendances de ventes, analyse les comportements d’achat et fixe des objectifs de performance
Analyses RH	Évalue les performances des employés, analyse le turnover et estime les besoins en effectifs

Nettoyage automatisé des données

Copilot facilite la préparation des données en :

• Standardisant les formats : corrige les incohérences de mise en forme.
• Supprimant les doublons : détecte et supprime les entrées en double.
• Détectant les erreurs : signale les erreurs et les valeurs aberrantes pour révision.

Une fois les données nettoyées, Copilot met en évidence les tendances et les patterns clés pour des informations exploitables.

« L’IA dans Excel utilise Microsoft 365 Copilot pour vous aider à travailler plus intelligemment en accélérant certaines tâches dans les feuilles de calcul, comme l’ajout de colonnes et de formules, la mise en forme de tableaux et la production d’informations sur vos données. » — Microsoft

Reconnaissance avancée de patterns

Les outils IA d’Excel peuvent détecter des patterns complexes, tels que des pics saisonniers d’activité clients pour les équipes marketing ou des tendances de turnover pour les RH. Ces informations aident les équipes à prendre des décisions éclairées.

Applications concrètes

Analyse financière

Copilot exploite les données historiques pour prévoir les tendances et comparer les dépenses réelles aux budgets prévisionnels.

Gestion des stocks

Les outils IA d’Excel aident à optimiser les stocks en :

Fonction	Bénéfice
Prévision de la demande	Anticipe les besoins futurs en stocks sur la base des ventes passées
Analyse de la chaîne d’approvisionnement	Identifie les inefficacités et les goulots d’étranglement
Suivi des coûts	Suit et aide à réduire les coûts liés aux stocks

« Identifier des tendances dans les données peut s’avérer difficile, surtout face à des jeux de données complexes ou volumineux. L’IA pour Excel simplifie ce processus en analysant vos données et en mettant en évidence les patterns ou tendances importants. » — Microsoft

Bonnes pratiques pour l’analyse IA

Pour tirer le meilleur des outils IA d’Excel, suivez ces conseils :

• Formatez vos données sous forme de tableaux pour une meilleure structure.
• Définissez clairement vos objectifs d’analyse.
• Examinez et validez régulièrement les résultats générés par l’IA.
• Maintenez des jeux de données gérables (jusqu’à 1,5 million de cellules) pour des performances optimales.

Ces fonctionnalités d’Excel illustrent comment l’IA rationalise l’analyse de données, aidant les équipes à prendre des décisions plus rapides et mieux informées.

Microsoft 365 propose des outils pilotés par l’IA qui simplifient le partage de données et automatisent les processus. Ces outils garantissent un transfert d’informations fluide entre les systèmes. Voici les principaux outils qui rendent ces intégrations possibles.

Power Automate

Power Automate facilite l’automatisation des processus grâce à des commandes en langage naturel, permettant aux équipes de créer et d’ajuster des processus sans expertise technique avancée.

Type d’intégration	Capacités
Synchronisation des données	Fait correspondre et synchronise les données par analyse de patterns
Automatisation des processus	Construit des processus via des saisies en langage naturel
Contrôles de sécurité	Fournit des fonctionnalités de protection des données et de conformité
Intégration analytique	Se connecte à diverses sources de données et les analyse

Copilot Studio relie plusieurs sources de données pour des processus plus intelligents :

1. Intégration de données d’entreprise
   Par exemple, Peppermint Technology avec son assistant LARA (Legal Analysis and Research Assistant) intègre des données Dataverse et SharePoint. Cette configuration aide les équipes juridiques à se préparer aux réunions en identifiant les contacts internes et en accédant aux informations pertinentes.
2. Intégration de la gestion documentaire
   L’intégration de DocuSign comprend :
   • Des requêtes en langage naturel pour les détails des documents.
   • Des informations sur les contrats générées par l’IA pour améliorer la productivité et gérer les renouvellements.

« Grâce à notre partenariat avec Microsoft, nous révolutionnons la façon dont les organisations font des affaires. Les intégrations de DocuSign avec Copilot pour Microsoft 365 et Copilot pour Sales exploitent la puissance de l’IA pour favoriser l’automatisation intelligente et l’innovation, en s’appuyant sur les plugins Microsoft Power Platform et Microsoft Copilot Studio. Ces intégrations permettent aux organisations d’accélérer leur chiffre d’affaires, de réduire les risques et de créer de meilleures expériences à partir des accords qui régissent leur activité. Ensemble, nous ne nous contentons pas de rationaliser les processus, nous redéfinissons ce qui est possible à l’ère numérique. »
— Janine Grasso, vice-présidente générale du développement des partenaires et des alliances, DocuSign

Microsoft Graph Data Connect

Cet outil accède en toute sécurité aux données Microsoft 365 dans diverses applications, aidant les entreprises à intégrer des données provenant de plateformes comme :

• Microsoft Entra ID
• Outlook
• Teams
• SharePoint
• Viva Insights
• Microsoft Groups

Fonctionnalités de sécurité et de conformité

Ces outils de connexion accordent la priorité à la sécurité tout en soutenant la productivité. Les fonctionnalités clés incluent :

Mesure de sécurité	Bénéfice pour l’entreprise
Prévention de l’exfiltration de données	Bloque les transferts de données non autorisés
Contrôles de conformité	Aide à respecter les exigences de confidentialité
Continuité des activités	Assure la fluidité des opérations en cas de perturbation
Alignement réglementaire	Maintient la gestion des données en conformité avec les politiques

Intégration avec AI Builder

AI Builder ajoute des capacités prédictives et la création de modèles personnalisés à Power Automate, renforçant les processus et la prise de décision.

Ensemble, ces outils créent un espace de collaboration connecté et efficace, tout en maintenant des normes élevées de sécurité et de conformité.

7. Modèles de projet IA

Les modèles de projet Microsoft 365 sont conçus pour simplifier la gestion de projet en intégrant les bonnes pratiques et en répondant aux besoins de l’entreprise. Ces modèles sont prêts à l’emploi, mais peuvent également être ajustés pour répondre à des exigences spécifiques.

Modèles préconstruits

Microsoft Teams propose une variété de modèles adaptés à différents types de projets :

Type de modèle	Canaux clés	Applications intégrées
Gestion de projet	Général, Annonces, Ressources, Planification	Suivi de projet, suivi des problèmes, Planner
Gestion d’événements	Général, Annonces, Budget, Contenu, Logistique, Planification, Marketing & RP	Planificateur de contenu, jalons, Power Automate
Intégration des employés	Général, Annonces, Chat employé, Formation	Liste d’intégration, Viva Engage, portail de formation
Help Desk	Général, Annonces, FAQ	Signalement de problèmes, suivi des tickets, base de connaissances

Ces modèles constituent un point de départ pour diverses tâches, tandis que les fonctionnalités IA rendent la configuration encore plus efficace.

Fonctionnalités améliorées par l’IA

1. Configuration automatisée

Les modèles peuvent évaluer les détails du projet et configurer automatiquement les canaux, les applications et les autorisations. Par exemple, ils peuvent créer un canal dédié aux mises à jour de la direction lors de communications de crise.

2. Gestion intelligente des ressources

Ces modèles incluent des outils pour suivre la disponibilité des employés, gérer les missions des prestataires et superviser l’allocation des ressources, assurant ainsi le bon déroulement des opérations.

3. Documentation intelligente

Les modèles aident à organiser les documents essentiels du projet, facilitant le partage des mises à jour et des informations entre les équipes.

Type de document	Bénéfice
Plans de projet	Remplit automatiquement les calendriers et les jalons
Rapports de statut	Suit la progression et partage les mises à jour
Journaux de ressources	Fournit un suivi des ressources en temps réel

En combinant l’automatisation et une intégration fluide des applications, ces modèles pilotés par l’IA améliorent la productivité des équipes.

Personnalisation des modèles

Bien que les modèles offrent un cadre solide, ils peuvent être adaptés aux besoins spécifiques des projets. Les équipes peuvent modifier les canaux et intégrer des outils supplémentaires selon les besoins. Par exemple, le Modèle d’équipe Teams & Site SharePoint de nBold rationalise les structures d’équipe et les modèles de fichiers dans Microsoft Teams, permettant aux projets de démarrer rapidement. Cette personnalisation garantit que Microsoft 365 reste une solution de productivité flexible et propulsée par l’IA.

Les outils de recherche IA transforment la façon dont nous trouvons et accédons à l’information en fluidifiant les processus et en les accélérant. La recherche d’entreprise pilotée par l’IA de Microsoft 365 aide les organisations à localiser les informations dont elles ont besoin, en proposant des résultats adaptés au contexte de leur travail sur plusieurs plateformes.

Tout comme Copilot et l’automatisation simplifient les tâches, ces outils offrent un accès rapide aux données cruciales via une interface de chat adaptée aux processus individuels.

Type de recherche	Fonction	Bénéfice
Multiplateforme	Recherche dans Microsoft 365 et les applications tierces	Accédez au contenu de ServiceNow, Google Drive, Slack, Confluence et Jira en un seul endroit
Résultats intelligents	Analyse les habitudes et préférences de travail	Propose des résultats personnalisés selon votre utilisation des outils
Langage naturel	Comprend les requêtes conversationnelles	Vous permet de rechercher en langage courant plutôt qu’avec des mots-clés exacts

Intelligence de recherche avancée

« Nous avons reconstruit l’application Microsoft 365 Copilot de zéro. Nous préparons le terrain pour la prochaine vague de l’informatique, avec l’idée que Microsoft 365 Copilot commencera à vous comprendre véritablement grâce à sa mémoire, sa compréhension, et qu’il commencera à vous apporter les bons outils dont vous avez besoin. »

Ces mises à jour rendent la recherche plus efficace en permettant aux utilisateurs de :

• Utiliser le langage naturel : formulez vos recherches sous forme de questions ou d’affirmations.
• Ajouter du contexte : incluez des noms de projets ou des détails d’équipe pour affiner les résultats.
• Appliquer des filtres : réduisez les résultats par type de contenu, date ou auteur.

Intégration en entreprise

Les capacités de recherche s’étendent aux applications d’entreprise, permettant aux utilisateurs de :

• Accéder aux documents de projet sur toutes les plateformes.
• Localiser les conversations pertinentes dans les outils connectés.

Grâce à ces fonctionnalités, les outils de recherche IA améliorent non seulement la façon dont vous trouvez des informations, mais préparent également le terrain pour une meilleure collaboration, soutenue par des options robustes de sécurité et de conformité.

Les outils de sécurité et de conformité pilotés par l’IA de Microsoft 365 protègent les données sensibles tout en maintenant la productivité. Ces outils s’intègrent parfaitement à l’écosystème Microsoft 365, automatisant la gestion des risques et améliorant l’efficacité.

Gestion automatisée de la sécurité

Microsoft Security Copilot réduit considérablement le temps nécessaire pour répondre aux incidents de sécurité. Les organisations utilisant cet outil ont signalé :

• Une réduction de 30 % du temps nécessaire pour résoudre les incidents de sécurité
• Une amélioration de 35 % de la précision des tâches administratives informatiques
• Des gains de productivité de 23 à 47 % pour les opérations de sécurité

« La vitesse à laquelle nous pouvons utiliser [Security Copilot] pour rassembler des informations sur les menaces à travers les fuseaux horaires et de vastes géographies est un énorme avantage. »
— Adam Keown, directeur de la sécurité des systèmes d’information, Eastman

Surveillance de la conformité en temps réel

Microsoft Purview Compliance Manager aide les organisations à rester conformes aux principales réglementations. Voici comment il fonctionne :

Fonctionnalité	Fonction	Bénéfice
Prévention des pertes de données	Suit l’accès aux données sensibles	Empêche le partage de données restreintes
Conformité des communications	Surveille les interactions pilotées par l’IA	Signale les communications potentiellement risquées
Évaluation automatisée	Analyse continuellement l’environnement	Fournit des mises à jour de conformité en temps réel

Avec plus de 320 modèles réglementaires disponibles, les entreprises peuvent respecter les normes sectorielles tout en restant efficaces.

Gestion intelligente des risques

Ces outils vont au-delà de la surveillance en gérant et en réduisant activement les risques. Purview AI peut :

• Identifier et classifier les données sensibles
• Étiqueter automatiquement les informations sensibles et en limiter l’accès
• Assurer la conformité aux réglementations comme le RGPD et le CCPA

« Microsoft Purview Compliance Manager est en quelque sorte un parapluie qui régit ce que nous protégeons, de l’authentification multifacteur à nos politiques de prévention des pertes de données. Grâce à cette mise à niveau, nous pouvons réduire les coûts combinés de sécurité et d’exploitation d’environ 10 %. »
— Bethuel Lebepe, analyste en sécurité informatique

Mise en œuvre pratique

Pour tirer le meilleur de ces outils, suivez ces étapes :

1. Commencer en mode audit
   Utilisez d’abord la prévention des pertes de données en mode audit uniquement. Cela vous permet de comprendre les flux de données sans perturber les opérations quotidiennes.
2. Personnaliser les contrôles
   Ajustez les modèles réglementaires dans Purview Compliance Manager pour les aligner sur les exigences de votre secteur et de votre région.
3. Automatiser les réponses
   Configurez des réponses automatisées pour les incidents de sécurité courants. Cela réduit les efforts manuels tout en maintenant une protection solide.

Ces outils propulsés par l’IA garantissent une sécurité et une conformité robustes sans entraver la productivité.

10. Paramètres d’espace de collaboration IA personnalisés

Microsoft 365 propose des outils pour adapter les espaces de collaboration IA aux préférences individuelles, contribuant à améliorer la productivité. Les fonctionnalités comme Copilot Studio, les informations personnalisées, les paramètres intelligents et les solutions orientées entreprise garantissent que chaque outil s’intègre parfaitement à vos processus.

Personnalisation avec Copilot Studio

Avec Copilot Studio, vous pouvez créer des assistants IA spécialisés à l’aide de différentes options de personnalisation :

Type de personnalisation	Objectif	Impact sur l’entreprise
Agents de récupération	Accèdent aux bases de connaissances	Accessibilité des données facilitée
Agents libre-service	Recherche d’informations RH/IT	Moins de tickets de support
GPT personnalisés	Assistance IA spécifique aux tâches	Processus plus efficaces

« Copilot Studio permet à une personne non technique de déployer un agent rapidement. Vous pouvez puiser dans un site SharePoint, un connecteur Graph ou le web, et les employés l’utilisent pour adapter leur expérience à leurs processus métier. »
— Amy Rosenkranz, directrice principale de produit, Microsoft

Informations IA personnalisées

Viva Insights s’intègre à Teams et Outlook pour fournir des conseils de productivité adaptés à vos habitudes de travail. Il évalue les tendances de communication, le temps de concentration, l’efficacité des réunions et l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle pour fournir des recommandations exploitables.

Vous pouvez également améliorer votre espace de collaboration et vos réunions grâce à des paramètres d’environnement intelligents.

Paramètres d’environnement intelligents

• Intelligence audio/vidéo
  • Suppression du bruit
  • Annulation d’écho
  • Amélioration de la voix
  • Ajustements vidéo dynamiques
• Personnalisation visuelle
  • Thèmes suggérés par l’IA
  • Contrôles de notifications plus intelligents
  • Alertes contextuelles

Personnalisation au niveau entreprise

Pour les entreprises, Copilot Studio prend en charge la création d’assistants IA simples et avancés. Il est conçu pour tous — des employés sans bagage technique aux spécialistes qui construisent des agents complexes orientés entreprise.

« Copilot Studio joue un rôle important pour aider à personnaliser les solutions que nos employés créent, qu’ils souhaitent utiliser des fonctionnalités existantes, enrichir leurs connaissances ou étendre leurs compatibilités de compétences. Et il offre des opportunités tant aux créateurs non techniques qui souhaitent créer des solutions individualisées qu’aux personnes avec des connaissances avancées qui construisent des agents plus orientés entreprise. »

De plus, Teams traite toutes les données audio et vidéo localement, garantissant la confidentialité tout en offrant une expérience personnalisée. Ces options de personnalisation aident les utilisateurs à maximiser le potentiel des outils IA de Microsoft 365.

Mise en œuvre axée sur la sécurité

Microsoft Purview offre des contrôles de sécurité robustes pour les outils IA au sein de Microsoft 365. Avec 95 % des organisations utilisant ou prévoyant d’utiliser des applications IA, se concentrer sur la sécurité est essentiel. Les mesures clés incluent :

Mesure de sécurité	Étapes de configuration	Impact sur l’entreprise
Protection des données	Configurer les politiques DLP	Aide à prévenir les accès non autorisés
Surveillance de l’utilisation	Activer la gestion de la posture de sécurité	Suit les interactions IA
Gestion des risques	Mettre en œuvre des indicateurs de risque	Réduit les menaces internes

Ces étapes créent un cadre de sécurité solide, garantissant une base fiable pour utiliser efficacement les outils IA.

Stratégies de formation efficaces

Une fois la sécurité en place, la formation devient la priorité suivante. Exploiter efficacement les outils IA nécessite l’implication des dirigeants. Comme l’explique A.J. Brush, directrice principale de groupe produit chez Microsoft :

« Les dirigeants qui utilisent des outils IA peuvent renforcer l’engagement de leur équipe. » — A.J. Brush

Les dirigeants donnent le ton pour l’adoption et encouragent les équipes à s’approprier les capacités de l’IA.

Optimisation des performances

Pour tirer le meilleur de vos outils IA, concentrez-vous sur ces stratégies :

• Audits réguliers : effectuez des révisions mensuelles des performances de l’IA. Des entreprises comme CarMax et KPMG utilisent les services Azure AI pour analyser les avis clients et gérer les analyses de risques.
• Contrôle qualité : utilisez des entrées de haute qualité pour garantir des résultats précis. Fournissez des directives claires pour structurer les prompts IA et formater les données.
• Gestion de la conformité : combler les lacunes dans la compréhension de la réglementation IA en créant un cadre de conformité solide. Cela peut inclure :
  • La surveillance des interactions IA avec Microsoft Purview
  • La configuration de la détection de conformité des communications
  • L’activation des journaux d’audit automatisés
  • L’établissement de politiques de rétention

Intégration de processus personnalisés

L’intégration de l’IA dans vos processus nécessite une planification minutieuse. Commencez par identifier les lacunes dans les processus et alignez les solutions IA pour y répondre. Les étapes comprennent :

• Standardiser les processus d’utilisation de l’IA
• Définir des indicateurs clairs pour mesurer le succès
• Proposer un soutien et des ressources continus aux équipes

Des processus adaptés garantissent que les outils IA s’intègrent parfaitement à vos opérations.

Bonnes pratiques pour les équipes

Pour maximiser la collaboration avec les outils IA, suivez ces bonnes pratiques. Les organisations utilisant Defender for Cloud Apps ont déjà sécurisé plus de 750 000 instances d’applications GenAI. Pour obtenir des résultats similaires :

• Commencez par des projets IA à petite échelle pour tester la faisabilité
• Documentez et partagez les cas d’usage réussis
• Favorisez la collaboration interservices
• Mettez régulièrement à jour les outils IA et ajustez les autorisations selon les besoins

Ces stratégies aident les équipes à travailler plus efficacement tout en maintenant un environnement IA sécurisé et performant.

Comparatif des fonctionnalités IA

Les applications Microsoft 365 sont équipées de fonctionnalités IA conçues pour répondre efficacement aux besoins spécifiques des entreprises :

Application/fonctionnalité	Fonctions IA principales	Bénéfices et intégration
Microsoft 365 Copilot	Assistance pilotée par l’IA, intégration GPT-4	Fonctionne de manière fluide dans Teams, Outlook, Word, PowerPoint et Excel
Teams IA	Transcription des réunions, suppression du bruit, IntelliFrame	Améliore la collaboration hybride via Teams Phone et Microsoft Graph
Outlook IA	Gestion des e-mails, outils de planification	Fluidifie la communication sur les plateformes Outlook
Teams Phone IA	Transcription des appels, traduction en direct, résumés de messagerie vocale	Prend en charge la communication d’entreprise via Teams

Cette vue d’ensemble met en évidence les fonctionnalités et l’intégration de l’IA sur les différentes plateformes, constituant une base pour évaluer les performances et les coûts.

Aperçu des tarifs pour les fonctionnalités IA

Type de plan	Coût mensuel	Fonctionnalités clés
Microsoft 365 Copilot	30,00 $/utilisateur	Suite IA complète avec intégration des données d’entreprise
Microsoft 365 Personal	9,99 $	Fonctionnalités IA de base
Microsoft 365 Family	12,99 $	Outils IA partagés pour plusieurs utilisateurs

Teams Phone affiche également une fiabilité de disponibilité de 99,999 %, avec des fonctionnalités telles que :

• Transcription des appels
• Traduction en direct
• Résumés de messagerie vocale
• Comptes rendus d’appels

De plus, Microsoft 365 Copilot exploite Microsoft Graph pour fournir un contexte IA adapté aux besoins organisationnels.

Options de déploiement en entreprise

Fonctionnalité	Copilot Chat gratuit	Microsoft 365 Copilot payant
Chat IA	Fonctionnalité GPT-4 de base	Ancré dans les données d’entreprise
Intégration des applications	Limitée	Accès à la suite complète
Création d’agents	Tarification à l’usage	Inclus avec Copilot Studio
Contexte des données	Général	Informations spécifiques à l’organisation

Ces outils IA intégrés simplifient les processus dans l’ensemble de Microsoft 365, améliorant la productivité et renforçant la collaboration entre les équipes.

Conclusion

Ces exemples illustrent comment l’intégration de l’IA dans Microsoft 365, associée à des outils spécialisés comme nBold, peut améliorer les processus pour diverses équipes. Les retours des utilisateurs montrent que nBold enrichit Microsoft Teams en créant des espaces de collaboration personnalisés et bien structurés qui améliorent la productivité et simplifient la collaboration.

« nBold nous a aidés à créer une version personnalisée de Microsoft Teams, clairement définie et facile à comprendre, ce qui a conduit à un travail plus ciblé et à une productivité accrue. » — Steffen Pankoke, PDG de WÖLFEL

FAQ

Comment Microsoft 365 Copilot contribue-t-il à améliorer la productivité dans la création de documents et l’analyse de données ?

Microsoft 365 Copilot améliore la productivité en rationalisant des tâches comme la création de documents et l’analyse de données. Dans Word, il aide à rédiger, modifier et affiner du contenu rapidement, faisant gagner du temps et réduisant les efforts manuels. Dans Excel, il simplifie l’analyse de données en générant des informations, en créant des graphiques et en identifiant des tendances, même dans des jeux de données volumineux.

De plus, Copilot améliore la productivité dans Outlook en résumant les longs fils de discussion, vous aidant à rester organisé et concentré sur ce qui compte le plus. Ces capacités pilotées par l’IA permettent aux utilisateurs de travailler plus intelligemment, sans plus d’efforts, dans leurs processus quotidiens.

Les outils pilotés par l’IA dans Microsoft Teams améliorent considérablement les réunions et la collaboration en proposant des fonctionnalités telles que les résumés de réunion générés par l’IA, la traduction en temps réel et les recommandations de tâches intelligentes. Ces outils fluidifient la communication, garantissent l’alignement de tous et rendent les réunions plus productives pour les équipes mondiales.

De plus, Copilot dans Teams peut résumer les points clés des réunions, fournir des informations issues des discussions et aider aux actions de suivi. En réduisant les efforts manuels et en améliorant la clarté, ces outils IA permettent aux équipes de travailler plus intelligemment et d’obtenir de meilleurs résultats en moins de temps.

Comment l’IA dans Power Automate peut-elle aider à rationaliser les processus et à gagner du temps ?

Power Automate utilise l’automatisation pilotée par l’IA pour éliminer les tâches répétitives et améliorer l’efficacité. Par exemple, il peut traiter automatiquement des formulaires dans des secteurs comme la santé ou intégrer des outils de suivi du temps pour les services professionnels. Avec AI Builder, les utilisateurs peuvent créer des modèles IA personnalisés pour des tâches telles que le traitement de documents — sans avoir besoin d’écrire du code. Ces fonctionnalités facilitent l’optimisation des processus et permettent de se concentrer sur des priorités plus importantes.

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