Onboarding New Employees with Microsoft Teams

Vous souhaitez améliorer (ou peut-être même mettre en place) votre processus d’onboarding avec Microsoft Teams ? Lisez la suite — quelle que soit votre situation actuelle, nBold est là pour vous guider.

Nous savons à quel point ces premiers mois dans un nouveau poste sont importants — nous y sommes tous passés. Nous savons également que, bien mené, cet accueil peut être une expérience enrichissante. Il permettra à vos nouvelles recrues de s’imprégner de la culture de votre entreprise et de leurs nouvelles responsabilités, tout en vous aidant à fidéliser vos talents.

Étant donné que le travail chez nBold s’articule entièrement autour de Microsoft Teams — la plateforme que nous utilisons pour absolument tout —, nous souhaitons vous faire part de notre expertise sur la manière de réaliser l’onboarding avec Teams.

Les défis de l’onboarding

L’onboarding est toujours un défi. Et il l’est dans les deux sens : les nouvelles recrues et leurs responsables peuvent en être également stressés, bien que pour des raisons différentes. D’après une étude de l’Université du Minnesota, la plupart des managers indiquent que leur principal défi lors de l’onboarding est de concilier leur charge de travail habituelle avec leurs responsabilités d’accueil.

Avant d’aborder les fonctionnalités de Microsoft Teams, examinons d’abord quelques défis courants de l’onboarding que Teams peut contribuer à relever.

L’onboarding à distance

Et tout ce qui en découle : apprendre à connaître de nouveaux collègues sans les rencontrer, découvrir la culture de l’entreprise, aider les nouvelles recrues à se sentir les bienvenues et à développer un sentiment d’appartenance, les intégrer dans les équipes sans les noyer sous un flot d’informations — autant de préoccupations majeures pour les managers lors d’un recrutement à distance.

Heureusement, il existe des moyens de surmonter ces défis, que nous examinons en détail dans nos articles sur la culture du travail à distance et le travail à distance avec Microsoft Teams.

L’absence de directives d’onboarding

L’onboarding doit être un processus bien réfléchi, avec des objectifs et des attentes clairs vis-à-vis de la nouvelle recrue, surtout lorsqu’il se déroule à distance. De nos jours, la plupart d’entre nous travaillent en télétravail ou du moins en mode hybride. Dans ce contexte, les nouvelles recrues ne peuvent pas observer leurs collègues et apprendre au contact de leurs pairs. C’est pourquoi elles ont besoin d’instructions précises sur ce qu’elles doivent faire et comment le faire.

Fournir des directives d’onboarding à vos nouvelles recrues les aidera à mieux comprendre la culture et le mode de fonctionnement de votre entreprise, à savoir ce qu’on attend d’elles et à s’intégrer plus rapidement dans l’équipe.

Le manque de structure et de planification dans le processus d’onboarding

Le manque de structure dans l’onboarding peut être source de frustration, tant pour la nouvelle recrue que pour le manager. Le nouvel employé ne sait pas par où commencer, et son responsable ne sait pas comment lui expliquer clairement ce qu’il doit faire. De plus, les managers sont déjà surchargés par leurs propres missions et peinent à trouver le bon équilibre entre celles-ci et l’accompagnement d’une nouvelle recrue.

Structurer le processus d’onboarding peut vous faire gagner du temps et de l’énergie, à vous comme à votre nouvelle recrue. Définir les tâches d’onboarding, préciser les principaux livrables et fournir des supports de formation pour apprendre à les réaliser rapidement sont des éléments essentiels pour structurer ce processus. Par ailleurs, définir des priorités et un calendrier peut vous aider à maintenir le bon équilibre entre vos missions principales et l’accompagnement de votre nouvelle recrue.

→ Télécharger le livre blanc : Comment utiliser Microsoft Teams pour l’onboarding – Meilleures pratiques

Comment utiliser Microsoft Teams pour l’onboarding

Maintenant que nous avons identifié certains des principaux défis du processus d’onboarding, voyons comment Microsoft Teams peut aider à les relever.

Planifier des réunions d’onboarding régulières dans Microsoft Teams

Avant que votre nouvelle recrue prenne ses fonctions, veillez à lui réserver un accueil chaleureux au sein de l’équipe. Organisez une réunion en tête-à-tête pour lui expliquer clairement ce qu’elle fera dans les jours, semaines et mois à venir. Faites-lui savoir que vous serez là pour l’accompagner tout au long de ce parcours.

Planifiez des réunions récurrentes — d’abord quotidiennes, puis hebdomadaires, selon l’évolution de son intégration. C’est un excellent moyen de comprendre son mode de fonctionnement, de recueillir ses retours sur ses responsabilités et de découvrir ses idées fraîches pour améliorer certains processus. Encouragez vos nouvelles recrues à partager leurs réflexions — ce sera précieux pour vous comme pour elles.

Et bien sûr, si vous travaillez à distance, il est important de présenter votre nouveau collaborateur au reste de l’équipe via des réunions virtuelles. Vous pouvez commencer par un brise-glace, en invitant chacun à partager une anecdote amusante.

Il serait également judicieux d’organiser de courtes réunions hebdomadaires informelles, où chacun peut prendre un thé ou un café et échanger sur des sujets sans lien avec le travail. C’est une excellente façon de compenser l’absence d’interactions sociales au bureau, où les nouveaux employés ont naturellement l’occasion de tisser des liens avec leurs collègues.

Organiser des sessions de formation en direct

Pour familiariser vos nouvelles recrues avec leurs responsabilités et les former à leur poste, vous pouvez planifier un événement en direct pour animer une session de formation engageante. Expliquez comment maîtriser les différents outils que votre entreprise utilise au quotidien, partagez des bonnes pratiques et des techniques qu’elles pourront appliquer pour mieux accomplir leur travail. N’oubliez pas de prévoir une session de questions-réponses à l’issue de la formation, afin de répondre aux questions les plus pressantes de vos nouvelles recrues.

Mettre les nouvelles recrues en contact avec les autres collaborateurs

Si vous travaillez dans une grande entreprise avec de nombreux services et plusieurs sites, il y a de fortes chances que votre organisation utilise Yammer (désormais Viva Engage) en complément de Teams. Yammer est une plateforme de réseau social d’entreprise qui fait un excellent travail pour connecter les collaborateurs à travers toute l’organisation.

Explorez les communautés Yammer susceptibles d’être utiles à vos nouvelles recrues et invitez-les à les rejoindre. Cela peut constituer un élément essentiel du processus d’onboarding. Présentez-les aux bonnes personnes au sein de votre entreprise. Vous pouvez notamment les mettre en relation avec d’autres collaborateurs récemment recrutés. Vous pouvez également les introduire auprès de spécialistes de leur propre domaine. Ils pourront ainsi en apprendre davantage sur leur nouveau poste, recevoir des conseils et s’inspirer des meilleures pratiques des experts de leur secteur.

Partager les supports de formation

Vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour stocker des fichiers, les partager et y travailler. Si vous créez une équipe d’onboarding dans Microsoft Teams pour chacune de vos nouvelles recrues, vous pouvez y télécharger tous les fichiers, vidéos et autres ressources de formation nécessaires, facilement accessibles depuis l’onglet Fichiers.

Diffuser des ressources vidéo

Si vous disposez d’un certain nombre de vidéos de formation pour vos nouveaux collaborateurs, vous pouvez les rendre plus visibles grâce à Microsoft Stream. Il vous suffit de les télécharger dans l’application, puis de l’ajouter en tant qu’onglet dans le canal correspondant. Le tour est joué !

Ces vidéos sont très faciles d’accès et peuvent être visionnées directement dans l’environnement Teams. Rendez le processus d’onboarding plus interactif en partageant des ressources vidéo utiles directement dans Microsoft Teams.

Créer un site SharePoint

Pour vous assurer que votre nouvelle recrue ne manque aucune information essentielle, vous pouvez créer un site SharePoint dédié. Vous pouvez l’utiliser pour mettre à disposition des ressources, des actualités, des informations générales, et pour les mettre en relation avec leurs collègues, des communautés et la culture d’entreprise. Ajoutez-le ensuite en tant qu’onglet dans les équipes d’onboarding, pour un accès plus facile et une meilleure visibilité.

En outre, vous pouvez créer une application à partir de votre site SharePoint grâce à Microsoft Teams App Studio.

Planifier les tâches d’onboarding dans Microsoft Teams

Enfin, et ce n’est pas le moindre, nous vous recommandons vivement d’utiliser Planner pour organiser les tâches d’onboarding (nous le faisons nous aussi, et c’est un véritable atout).

Cet outil ne vous aide pas seulement à structurer et planifier l’ensemble du processus d’onboarding. Vous pouvez également l’utiliser pour vous organiser et gérer le travail de toute votre équipe.

Mais n’anticipons pas et revenons à l’onboarding. En attendant, si vous souhaitez en savoir plus sur Planner, ne manquez pas cet article.

Planner vous permet de créer des tâches d’onboarding, de les répartir en catégories et en compartiments distincts, d’ajouter un code couleur, d’inclure des listes de contrôle, de joindre des fichiers et d’ajouter des liens, de définir des niveaux de priorité et un calendrier. Vous et votre nouvelle recrue pouvez ensuite suivre quelles tâches sont en cours et lesquelles sont terminées, et voir quelles tâches arrivent à échéance dans les jours, semaines et mois à venir.

Vous pouvez créer des compartiments tels que :

• Notre entreprise
• Notre produit
• Votre rôle
• Concurrents, etc.

Puis créer des tâches assorties d’une liste de contrôle correspondant à chaque compartiment.

Prenons l’exemple de la tâche Découvrir notre culture d’entreprise. La liste de contrôle pourrait inclure :

• Vision et mission
• Valeurs
• Mode de fonctionnement
• Horaires et jours fériés
• Événements de team building, etc.

Ajoutez des liens vers le site web de votre entreprise ou vers d’autres ressources où ils pourront trouver ces informations.

Vous pouvez toujours demander à vos nouvelles recrues de s’organiser elles-mêmes et de définir leurs propres priorités. Veillez simplement à communiquer clairement vos attentes en matière de charge de travail et de livrables.

Rendez-vous sur cet article pour découvrir 15 exemples de modèles Planner.

Microsoft Teams et Planner : meilleures pratiques

Apprenez à tirer le meilleur parti de l’intégration Teams <> Planner et à constituer des équipes avec des tableaux de tâches Planner prédéfinis.

Modèle de collaboration pour l’onboarding dans Microsoft Teams

Créer une nouvelle équipe pour chaque nouvelle recrue peut s’avérer très chronophage. Il existe un moyen d’automatiser ce processus, vous permettant de vous concentrer sur vos missions plutôt que de vous soucier de la création d’une énième équipe. C’est ce que permettent les Collaboration Templates.

Il vous suffit de créer l’équipe d’onboarding originale une seule fois, avec tous les canaux, fichiers, applications et onglets nécessaires, puis de l’utiliser comme modèle pour toutes les équipes futures. Pour en savoir plus sur les modèles Microsoft Teams, cliquez ici.

Tous les collaborateurs de nBold ont effectué leur onboarding de cette manière, et honnêtement, nous n’aurions pas pu rêver mieux.

Canaux

Les canaux peuvent varier en fonction des activités de l’entreprise et des postes occupés par les nouvelles recrues. Nous vous suggérons de créer les canaux suivants :

• Notre entreprise
• Réunions et événements
• Formation
• Documentation
• Sécurité
• Alignement

Onglets

Les onglets peuvent inclure toutes les applications susceptibles d’aider votre nouvelle recrue à s’intégrer plus rapidement : Viva Engage avec des communautés utiles, Microsoft Stream avec des vidéos de formation, un site SharePoint dédié à l’onboarding et, bien entendu, Planner.

Dans Planner, vous devez inclure toutes les tâches qui permettront à votre nouvelle recrue de découvrir rapidement les activités de votre organisation, les outils que vous utilisez, ses responsabilités et d’autres éléments essentiels.

Ajoutez des listes de contrôle et des liens vers les supports de formation, afin que vos nouveaux collaborateurs sachent exactement par où commencer.

Une fois votre équipe originale constituée, vous pouvez l’utiliser pour créer le modèle d’onboarding. Soyez assuré(e) que toutes les équipes créées à partir du modèle cloneront automatiquement l’intégralité de sa structure, y compris tous les fichiers, onglets et applications déjà préconfigurés.

Ce processus d’onboarding ne se contente pas de fournir à vos collaborateurs les repères dont ils ont besoin lorsqu’ils prennent un nouveau poste. Il les responsabilise également, leur laissant la liberté d’organiser et de prioriser leurs tâches. Cette approche innovante de l’onboarding peut avoir un impact durable et favoriser la créativité et les nouvelles idées au sein de votre organisation.

Cela vous semble pertinent pour votre organisation ? Parlez à notre équipe et nous vous aiderons à construire le bon modèle d’onboarding dans Microsoft Teams en fonction de vos besoins.