5 Collaboration Challenges nBold Can Solve

La réussite d’une entreprise repose sur l’effort collectif de toutes les parties prenantes. Réunir les talents de votre équipe et coordonner leurs activités de manière à favoriser le résultat final plutôt qu’à l’entraver — voilà ce à quoi aspire chaque dirigeant. Pourtant, la collaboration n’est pas toujours simple et s’accompagne de défis bien réels. Surtout lorsqu’il s’agit d’outils technologiques : on se heurte souvent aux limites des plateformes collaboratives, ou l’on découvre un besoin que le logiciel utilisé ne couvre pas encore.

Il existe des moyens de surmonter certains de ces défis, et nBold est là pour vous y aider. Dans cet article, nous vous présentons les défis de collaboration que vous pouvez résoudre grâce à nBold.

Même si toute votre équipe travaille depuis le bureau, nous faisons aujourd’hui presque tout via nos ordinateurs. Les données sont stockées soit sur le disque dur, soit dans le cloud. Ainsi, lorsque vous devez partager des informations avec votre équipe, vous le faites de manière numérique.

Il peut être utile de mettre en place un processus précis que chacun suit pour collaborer, aussi bien en interne qu’en externe. De cette façon, tout le monde est aligné, il n’est plus nécessaire de partager les mêmes informations plusieurs fois, et l’ensemble du travail s’effectue depuis un emplacement unique. Aucune étape ni aucune donnée n’est ainsi oubliée ou omise.

Défi 1 : structurer et standardiser vos espaces de collaboration

Si vous utilisez Microsoft Teams pour collaborer, vous créez des équipes dans lesquelles vous organisez des réunions, échangez, partagez de la documentation et des mises à jour sur des projets, des opportunités commerciales, des campagnes et d’autres activités. Vous créez tous les canaux nécessaires pour des discussions ciblées, ajoutez les bons membres, configurez vos applications les plus utilisées, ajoutez des fichiers, etc. Puis vous recommencez tout depuis le début pour chaque nouveau projet.

C’est là qu’interviennent les solutions de modèles. Vous n’avez plus besoin de consacrer beaucoup de temps à la création d’une nouvelle équipe de zéro. De plus, vous n’avez plus à mémoriser la structure que doit avoir votre équipe, ni à rédiger des guides de création à l’intention des utilisateurs en espérant qu’ils les suivront. Tout se fait au niveau du modèle, que vous pouvez ensuite répliquer autant de fois que nécessaire.

Soyons honnêtes : il faut toujours prendre en compte le facteur humain — il est facile d’oublier des détails ou de manquer une étape importante lorsqu’on construit une équipe de zéro. Avec les modèles, vous n’avez à y réfléchir qu’une seule fois : au moment de créer le modèle lui-même.

Par ailleurs, la productivité de l’équipe s’en trouve également améliorée. Les membres de votre équipe n’ont plus à consacrer du temps à des tâches répétitives et savent toujours où partager leurs mises à jour, quelles tâches leur sont attribuées et à leurs collègues, et quelles sont les prochaines étapes. Cela permet à chacun d’avancer plus vite et plus efficacement, avec de meilleurs résultats pour l’entreprise.

Défi 2 : fournir à vos équipes toutes les informations nécessaires

La partie administrative d’un projet peut être très chronophage. Il faut parcourir différents espaces de stockage et plateformes, trouver et rassembler toute la documentation requise, puis la partager avec les bons membres de l’équipe.

Vous pouvez cependant automatiser ce processus grâce aux modèles. Il vous suffit de charger une seule fois dans le modèle les documents dont vos équipes ont besoin pour chaque nouveau projet ; ils seront ensuite automatiquement répliqués dans toutes les nouvelles équipes créées.

Vous pouvez ainsi y déposer des modèles de fichiers, des guides, des guides d’exécution, des ressources utiles, des exemples de propositions et d’autres documents.

De plus, vous pouvez ajouter des onglets à vos canaux pour une meilleure visibilité et un accès plus facile aux contenus les plus importants. Par exemple, vous pouvez épingler votre bibliothèque de documents SharePoint en tant qu’onglet, ou encore Planner avec des tâches types prêtes à l’emploi pour que votre équipe puisse démarrer immédiatement.

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Défi 3 : respecter les guides d’exécution

Votre organisation a peut-être développé des guides d’exécution et des procédures complets que les équipes sont censées suivre. Pourtant, les amener à s’y conformer est un enjeu à part entière. Certaines étapes sont sautées ou négligées, des tâches ne sont assignées à personne et restent sans responsable, ou le processus de validation est trop peu clair pour que le projet puisse avancer.

Il existe cependant un moyen de créer un espace de collaboration numérique entièrement fondé sur vos guides d’exécution, qui en impose le respect. Cette « traduction » numérique du guide prend la forme d’une équipe pleinement configurée, avec des canaux privés, standard et partagés pour des discussions ciblées. Ces canaux peuvent représenter les thèmes abordés dans le projet ou les étapes de sa mise en œuvre.

Vous pouvez ensuite ajouter les guides sous forme d’onglets, accessibles à tout moment par n’importe quel membre. Vous avez également la possibilité de créer des tableaux de tâches correspondant à chaque étape du guide d’exécution dans n’importe quel outil de gestion de tâches, et de les intégrer à vos équipes.

nBold vous permet également de mettre en place un processus de validation. Par exemple, pour passer d’une phase à une autre, l’équipe projet peut soumettre des documents spécifiques à révision. Ce n’est qu’après leur approbation — qui constitue un déclencheur — qu’elle peut passer à la phase suivante, matérialisée par un nouveau canal dans l’équipe, une nouvelle tâche dans votre outil de gestion de projet, ou d’autres actions.

Il est fort probable que vous utilisiez plus d’une solution dans votre entreprise pour organiser les activités de vos équipes. En plus de Microsoft Teams, il s’agit souvent d’un CRM, d’un outil de gestion de projet, ou même d’une plateforme interne. Dans ce cas, vos données sont dispersées un peu partout.

Or, pour collaborer, vos équipes doivent partager certaines données importantes avec les membres d’autres équipes. Par exemple, votre équipe commerciale doit transmettre des mises à jour sur les opportunités au service marketing, ou un client a signalé un problème qui doit être transmis au Customer Support. Mais seuls vos commerciaux ont des licences CRM. Ils doivent donc dupliquer les données et les partager sur une autre plateforme — ce qui prend du temps et crée de la confusion dans vos enregistrements.

nBold propose une solution à ce problème. La technologie permet de connecter tous les outils que vous utilisez avec Microsoft Teams et de les synchroniser. Par exemple, si le statut d’un lead change dans votre CRM, vous pouvez choisir de recevoir une notification dans Teams pour en informer toute l’équipe. Mieux encore, vous pouvez modifier les fiches de vos contacts directement depuis Teams !

Ce ne sont là que quelques exemples parmi les nombreuses possibilités offertes par l’intégration d’outils tiers avec Microsoft Teams. En d’autres termes, nBold vous permet de combler le fossé d’information entre les utilisateurs qui travaillent sur des plateformes différentes. Vous pouvez également créer toute connexion personnalisée en fonction des besoins de votre organisation.

Cela vous permettra non seulement de réduire vos coûts en évitant l’achat de licences supplémentaires, mais aussi d’améliorer considérablement l’efficacité de vos équipes et de prendre des décisions plus rapidement.

Pour en savoir plus sur l’intégration de Teams avec les CRM, consultez cet article de blog.

Défi 5 : garantir la sécurité de votre environnement de travail numérique

Lors de la collaboration, qu’elle soit interne ou externe, la sécurité des données représente toujours un défi. Vous devez vous assurer en permanence que les informations partagées sont protégées et minimiser les risques de fuite de données.

Microsoft Teams est une plateforme sécurisée qui applique de nombreuses politiques pour protéger vos données. Cependant, il peut arriver que vous ne soyez pas toujours maître de la situation. C’est pourquoi des politiques de gouvernance avancées peuvent s’avérer nécessaires.

Voici une liste de politiques de gouvernance que nBold vous permet de définir au niveau du modèle dans Teams.

Définir des règles de nommage

Disposer d’une politique de nommage est particulièrement crucial lorsque vous avez des centaines ou des milliers d’équipes. Elle facilite la navigation et simplifie la gestion des équipes pour le service informatique.

Contrôler qui peut créer de nouvelles équipes

Vous pouvez souhaiter restreindre la création de nouvelles équipes par les utilisateurs pour des raisons de sécurité. En même temps, il s’agit d’une fonctionnalité importante, sans laquelle l’adoption sera freinée et la collaboration entravée.

Pour satisfaire tout le monde, vous pouvez mettre en place une politique de ciblage d’audience. Elle vous permet de choisir quels groupes de personnes au sein de votre organisation auront accès à un modèle particulier, à partir duquel ils pourront créer de nouvelles équipes.

Par ailleurs, vous pouvez configurer un workflow de validation permettant de sélectionner des approbateurs qui recevront les demandes de création d’équipes de la part des utilisateurs.

Ajouter les bonnes personnes aux nouvelles équipes

Pour certains processus récurrents, vous pouvez souhaiter ajouter des propriétaires et des membres permanents au niveau du modèle. Ils seront ainsi toujours ajoutés aux nouvelles équipes créées et conserveront leur statut permanent, même si un propriétaire d’équipe décide de le modifier.

De plus, vous pouvez définir le nombre minimal de propriétaires et de membres afin d’éviter que vos équipes ne deviennent orphelines. Ce phénomène présente ses propres risques en matière de sécurité, vous pouvez en apprendre davantage ici.

Imposer la confidentialité

Vous pouvez choisir au niveau du modèle si les équipes créées à partir de celui-ci seront privées par défaut. Pour comprendre les différences entre les équipes privées et publiques, consultez cet article de blog.

Par ailleurs, vous pouvez appliquer des étiquettes de confidentialité aux équipes que vous créez à partir du modèle. Les données partagées dans cette équipe recevront alors automatiquement l’étiquette de confidentialité définie au niveau du modèle.

Voilà donc 5 défis de collaboration que nBold peut vous aider à résoudre ! Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive et il existe de nombreux autres besoins auxquels la technologie nBold peut répondre. Parlez à notre équipe et nous vous aiderons à trouver une solution adaptée à vos défis de collaboration spécifiques.