5 fonctionnalités Microsoft Copilot pour le flux de travail Teams

14 novembre 2024 · nBold

Microsoft Copilot est un assistant IA qui améliore la productivité dans Microsoft Teams. Voici les 5 fonctionnalités principales :

Outils de réunion
- Génère des résumés rapides de réunion
- Identifie et assigne des tâches à partir des conversations
Outils de conversation d’équipe
- Aide à rédiger des messages plus clairs
- Traduit et adapte les messages selon les cultures
Automatisation des tâches
- Propose des modèles prêts à l’emploi pour les workflows
- S’intègre à nBold pour des modèles de collaboration personnalisés
Partage et modification de fichiers
- Fournit des suggestions de contenu en temps réel
- Gère les versions et les modifications de fichiers
Configuration des canaux
- Organise automatiquement le contenu des canaux
- Crée une base de connaissances consultable

Copilot fait gagner du temps, améliore la communication et aide les équipes à prendre de meilleures décisions. Il transforme la façon dont les collaborateurs travaillent ensemble dans Microsoft Teams.

Quelques chiffres clés :

86 % des utilisateurs ont trouvé plus facile de se mettre à jour sur les informations manquées
84 % estiment que Copilot a simplifié le passage à l’action après les réunions
67 % des utilisateurs en période d’essai ont gagné du temps pour se consacrer à des tâches plus importantes

Pour tirer le meilleur parti de Copilot :

Utilisez-le pour les tâches répétitives
Demandez des résumés de réunion et des actions à mener
Laissez-le vous aider pour l’analyse de données et les rapports
Exploitez ses suggestions lors de la création et de la modification de documents

Microsoft Copilot transforme la manière dont les réunions Teams se déroulent. C’est comme disposer d’un assistant ultra-efficace qui rend vos réunions plus productives et moins chronophages.

Notes de réunion et résumés

Vous avez déjà rejoint une réunion en retard et vous vous êtes senti perdu ? Copilot est là pour vous. Il génère en un instant des résumés des points clés et des décisions prises. Si vous avez plus de 5 minutes de retard, vous recevez une notification pour consulter le résumé fourni par Copilot. Fini les moments gênants du type « Désolé, qu’est-ce que j’ai raté ? ».

Et ce n’est pas tout. Copilot ne se limite pas aux résumés basiques. Il structure les conversations, consigne les points de discussion et propose même des plans d’action. C’est comme avoir un preneur de notes particulièrement efficace, qui ne rate jamais rien.

« Copilot crée des résumés rapides des points clés et des décisions prises lors des réunions. » – Microsoft Support

Identification et assignation des tâches

C’est là que Copilot excelle vraiment. Il repère les tâches dans vos échanges de réunion et aide à les assigner. Après la réunion, vous pouvez demander à Copilot des notes ET une liste d’actions à mener. Le meilleur atout ? Ces tâches sont liées aux passages pertinents de la transcription. Vous savez ainsi exactement ce que vous devez faire et pourquoi.

Andrew Froehlich, fondateur d’InfraMomentum, explique :

« L’utilisation des fonctionnalités avancées lors des réunions d’équipe ou avec les clients est sans doute l’usage le plus répandu de Copilot aujourd’hui. »

Et les chiffres le confirment. Les utilisateurs trouvent que résumer des réunions est 58 % moins éprouvant avec Copilot. Il peut synthétiser une réunion 4 fois plus vite, et les participants se déclarent 2 fois plus productifs lors des réunions Teams avec Copilot.

Pour tirer le meilleur parti de Copilot dans vos réunions :

Activez l’enregistrement et la transcription des réunions.
Utilisez Copilot pour créer des ordres du jour — il suffit de lui fournir quelques mots-clés.
Pendant la réunion, laissez Copilot prendre des notes pendant que vous vous concentrez sur les échanges.
Après la réunion, consultez la section Récapitulatif pour retrouver toutes vos notes, fichiers et transcriptions.

Copilot n’est pas seulement un outil — c’est comme avoir un membre d’équipe supplémentaire, toujours au fait de tout. Il transforme les réunions en moments de productivité plutôt qu’en corvées.

Microsoft Copilot change la manière dont les équipes communiquent dans Microsoft Teams. Il rend les messages plus clairs et plus efficaces. Voyons comment cet assistant IA révolutionne les conversations d’équipe.

Assistance intelligente à la messagerie

Copilot va bien au-delà de la simple correction orthographique. Il comprend le vocabulaire propre à votre équipe et aide les collaborateurs à l’utiliser correctement dans leurs échanges. C’est particulièrement utile pour les équipes qui emploient des termes spécifiques ou un jargon métier.

Supposons que votre équipe marketing utilise fréquemment « CTR » ou « ROAS ». Copilot s’assure que ces termes sont employés correctement, ce qui réduit les malentendus et fluidifie les échanges.

« Avec Copilot pour Microsoft 365, vous pouvez utiliser Copilot pour répondre à des questions, fournir des informations et suggérer des actions à partir de vos messages dans Teams. » – Luca Valadares, responsable IA, compétitivité et positionnement pour Microsoft Teams.

Copilot est également un outil de recherche puissant dans votre historique de conversation. Besoin de retrouver ce qu’un collègue a dit la semaine dernière ? Demandez simplement à Copilot, il s’en charge.

Aide à la rédaction de messages

Rédiger le message parfait peut s’avérer complexe. Il faut trouver le bon ton et expliquer clairement des sujets délicats. L’aide à la rédaction de Copilot répond précisément à ce besoin.

Voici comment procéder :

Saisissez votre message dans une conversation ou un canal Teams.
Cliquez sur l’icône Copilot et choisissez « Réécrire » ou « Ajuster ».
Sélectionnez des options telles que « Raccourcir » ou « Rendre plus professionnel ».
Copilot vous proposera jusqu’à 10 nouvelles versions, en corrigeant la grammaire et le style.

Vous souhaitez quelque chose de plus précis ? Utilisez le « Ton personnalisé ». Indiquez à Copilot exactement comment vous souhaitez modifier votre message, et il effectuera plusieurs ajustements simultanément.

« Copilot dans Microsoft Teams vous aide à vous mettre à jour sur les conversations en affichant rapidement les points essentiels, les actions à mener et les décisions prises. » – Microsoft Support

Copilot peut même vous aider à rédiger des messages de zéro. Saisissez simplement quelque chose comme :

« Rédigez un message indiquant que les OKRs sont à rendre la semaine prochaine. »
« Informez mon équipe de notre stratégie produit mise à jour. »

Copilot rédigera un message de qualité que vous pourrez ensuite personnaliser.

L’une des fonctionnalités les plus remarquables de Copilot est sa capacité à lever les barrières linguistiques. Il peut traduire des messages dans différentes langues tout en adaptant le ton et la longueur — un atout majeur pour les équipes internationales travaillant dans plusieurs langues et contextes culturels.

Automatisation des tâches

Microsoft Copilot transforme la gestion des tâches répétitives dans Teams. Voyons comment cet assistant IA rend les workflows plus fluides.

Modèles de tâches prêts à l’emploi

Copilot dans Power Automate simplifie considérablement la création de workflows automatisés. Au lieu de partir de zéro, vous pouvez désormais utiliser des suggestions pilotées par l’IA pour créer des flows rapidement.

Imaginez que vous ayez besoin d’un système de réponse automatique pour les e-mails de support client. Il suffit de décrire vos besoins à Copilot, et il suggère des actions, des déclencheurs et des connecteurs pour créer le flow. Même les utilisateurs non techniques peuvent ainsi créer des automatisations complexes.

« Nous sommes ravis de collaborer avec Microsoft à cette ère de l’IA et d’apporter de la valeur à nos clients communs. » – Kumar Krishnasami, PDG et fondateur

Copilot s’appuie sur Power Automate pour créer trois types de flows :

Cloud flows : déclenchés automatiquement, immédiatement ou selon un calendrier. Exemple : un flow qui envoie un e-mail de bienvenue aux nouveaux membres d’un canal Teams.
Desktop flows : automatisent des tâches sur votre ordinateur local, comme la saisie de données ou la gestion de fichiers.
Business process flows : guident les utilisateurs à travers les processus métier importants pour assurer cohérence et conformité.

L’atout de Copilot ? Il comprend ce que vous cherchez à accomplir lorsque vous le décrivez en langage courant. Vous pouvez expliquer un workflow complexe simplement, et Copilot le transforme en une automatisation fonctionnelle.

nBold

Alors que Copilot gère l’automatisation au sein de l’écosystème Microsoft, nBold va encore plus loin. Il propose des outils de collaboration spécialisés, conçus spécifiquement pour Microsoft Teams.

Le Concepteur de modèles de collaboration de nBold vous permet de créer des modèles personnalisés adaptés à différents besoins de collaboration. Ces modèles peuvent configurer automatiquement des canaux standard et privés, des onglets et des paramètres d’équipe. Cela représente un gain de temps considérable lors de la mise en place de nouveaux projets ou workflows.

Pensez à une équipe marketing qui crée un modèle configurant des canaux dédiés à la planification de campagnes, à la création de contenu et à l’analytique, ainsi que des onglets pour les outils de gestion de projet et les documents partagés. Cela garantit la cohérence entre les projets et réduit le temps de configuration.

nBold intègre également des politiques de gouvernance, essentielles pour maintenir l’ordre dans les grandes organisations. Ces politiques permettent de :

Définir des règles de nommage pour les équipes et les canaux
Contrôler les droits d’accès
Mettre en place des processus d’approbation pour la création d’équipes
Appliquer des paramètres de confidentialité

En combinant les suggestions d’automatisation pilotées par l’IA de Copilot avec les modèles structurés et les fonctionnalités de gouvernance de nBold, les équipes peuvent créer des workflows efficaces et standardisés, à la fois flexibles et conformes aux règles de l’organisation.

Par exemple, une entreprise internationale pourrait utiliser nBold pour créer des modèles régionaux qui intègrent automatiquement les bons paramètres linguistiques, les membres locaux de l’équipe et les applications tierces pertinentes. Copilot pourrait ensuite affiner l’automatisation au sein de ces modèles, en suggérant les meilleurs déclencheurs et actions en fonction des habitudes de l’équipe.

Ensemble, Copilot et nBold font une réelle différence dans l’automatisation des tâches pour Microsoft Teams. Il ne s’agit pas seulement de vitesse, mais de travailler plus intelligemment, avec davantage de cohérence et moins d’erreurs.

À mesure que les équipes s’adaptent au travail hybride, des outils comme Copilot et nBold deviennent indispensables pour maintenir la productivité et favoriser une bonne collaboration à distance. En automatisant les tâches routinières et en standardisant les processus, ces outils libèrent les membres de l’équipe pour qu’ils se concentrent sur des travaux plus créatifs et stratégiques, ce qui stimule l’innovation et la croissance au sein des organisations.

Partage et modification de fichiers

Microsoft Copilot transforme la collaboration d’équipe dans Microsoft Teams. Il ne s’agit plus seulement de partager des fichiers — il s’agit de travailler ensemble plus efficacement.

Assistance au contenu en temps réel

Imaginez la situation : vous travaillez sur une présentation importante avec votre équipe. Tout le monde est dans le même document, mais vous bloquez sur la formulation. C’est là qu’intervient Copilot.

Copilot propose des suggestions au fil de votre travail. C’est comme avoir un collaborateur intelligent qui connaît le style de votre entreprise. Vous peinez sur une phrase ? Demandez à Copilot de la reformuler ou de la rendre plus percutante. Il vous proposera des options adaptées au ton du document.

Mais Copilot ne se limite pas à l’écriture. Il peut effectuer des calculs dans Excel, peaufiner des diapositives PowerPoint et même vous aider à brainstormer dans Word. Cette assistance en temps réel maintient le flux des idées et fait avancer le travail.

« Copilot propose des suggestions pendant que les équipes travaillent ensemble sur des documents. » – Experts Microsoft de SHI

Conseil pratique : utilisez les suggestions de Copilot comme point de départ pour la discussion. Elles peuvent susciter des échanges et mener à de meilleures idées encore.

Gestion des versions de fichiers

Quelqu’un a déjà écrasé vos modifications ? Vous n’arrivez plus à savoir quelle est la dernière version d’un fichier ? Copilot est là pour vous aider.

Il fonctionne avec SharePoint et OneDrive pour conserver un historique clair de qui a fait quoi et quand. C’est un atout majeur pour maintenir la cohérence, surtout lorsque les projets avancent rapidement.

Supposons que vous prépariez un rapport trimestriel avec votre équipe finance. Copilot peut vous aider à :

Visualiser rapidement les modifications récentes
Comprendre ce qui a changé
Revenir à une version antérieure si nécessaire

Ce niveau de contrôle est précieux pour les équipes qui gèrent plusieurs projets en parallèle.

À ne pas oublier : vous pouvez définir des dates d’expiration ou des mots de passe pour les contenus sensibles. C’est un filet de sécurité supplémentaire pour vos informations confidentielles.

Une astuce pratique : utilisez les @mentions dans les commentaires de votre document. Cela notifie des membres spécifiques de l’équipe sans encombrer les boîtes mail.

Copilot et Teams vous permettent également de modifier des documents ensemble en temps réel. Que ce soit Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez tous travailler simultanément et voir les modifications au fur et à mesure.

« Lorsque votre équipe travaille ensemble, il y aura inévitablement des fichiers que vous voudrez partager et sur lesquels collaborer. Teams facilite le partage de fichiers et la collaboration autour de ceux-ci. » – Contributeur principal Microsoft Teams

Pour optimiser le travail collaboratif :

Enregistrez les nouveaux documents directement dans OneDrive ou SharePoint
Vérifiez que tous les membres ont les droits de modification
Utilisez les formats de fichiers récents (.docx, .pptx, .xlsx) pour de meilleurs résultats

Avec ces outils, votre équipe peut travailler mieux, pas plus.

Configuration des canaux

Microsoft Copilot transforme la gestion des canaux dans Microsoft Teams. Voyons comment cet outil IA simplifie et optimise la configuration des canaux.

Organisation automatique des canaux

La fonctionnalité d’organisation automatique des canaux de Copilot est une aide précieuse pour les équipes submergées d’informations. Elle utilise l’IA pour trier le contenu des canaux, afin que rien d’important ne se perde.

Voici comment cela fonctionne :

Copilot analyse les messages et les fichiers dans les canaux, puis regroupe ces informations par thèmes, projets ou départements. Ce tri aide les membres de l’équipe à trouver rapidement ce dont ils ont besoin, sans avoir à parcourir des centaines de messages.

Prenons l’exemple du canal d’une équipe marketing. Copilot pourrait créer des regroupements pour « Planification de campagnes », « Création de contenu » et « Analytique ». Lorsqu’un membre publie des mises à jour ou partage des fichiers, Copilot les place au bon endroit.

« Copilot peut vous aider à résumer et à faire le suivi des tâches, des événements et bien plus encore dans les publications de canal ! » – TechWise Group

C’est particulièrement utile pour les grandes équipes ou les projets complexes. Imaginez une équipe logicielle travaillant simultanément sur plusieurs fonctionnalités. Copilot peut organiser les échanges et les ressources de chaque fonctionnalité dans des fils de discussion distincts, permettant aux développeurs de se concentrer sur leurs tâches sans être submergés par des informations non pertinentes.

Stockage des informations

Maintenir les informations d’équipe organisées et facilement accessibles est essentiel pour être efficace. Copilot excelle dans ce domaine en créant une base de connaissances intelligente et consultable dans vos canaux Teams.

Copilot ne se contente pas de stocker les informations ; il les rend faciles à retrouver. Lorsqu’un membre a besoin d’une information, il pose simplement la question à Copilot. Tapez « Quel était notre budget marketing Q2 ? » et Copilot parcourra l’historique du canal pour fournir une réponse rapide, accompagnée de liens vers les fichiers ou conversations pertinents.

C’est particulièrement utile pour les nouveaux membres de l’équipe. Au lieu de passer des heures à fouiller d’anciens messages et fichiers, ils peuvent rapidement se mettre à jour en demandant à Copilot des résumés des projets clés, des décisions prises et des processus en place.

Pour tirer le meilleur parti du stockage d’informations de Copilot :

1. Utilisez des titres clairs pour les fichiers et les conversations

Cela aide Copilot à regrouper et à retrouver les informations avec précision.

2. Nettoyez régulièrement le contenu des canaux

Même si Copilot peut organiser les informations, il est bon de supprimer les éléments obsolètes de temps en temps.

3. Utilisez la fonctionnalité de résumé de Copilot

Après de longues discussions ou réunions, demandez à Copilot un résumé. Cela crée un compte rendu rapide facile à consulter ultérieurement.

Conclusion

Microsoft Copilot transforme la façon dont les équipes collaborent dans Microsoft Teams. Il intègre des fonctionnalités IA à votre travail quotidien, aidant les équipes à accomplir davantage avec moins d’efforts.

Voici ce que disent les utilisateurs de Copilot :

« 86 % des utilisateurs ont trouvé plus facile de se mettre à jour sur les informations manquées » « 84 % estiment que Copilot a simplifié le passage à l’action après les réunions » « 67 % des utilisateurs en période d’essai ont gagné du temps, leur permettant de se concentrer sur des travaux plus importants »

Ces chiffres montrent que Copilot excelle à fluidifier la communication, à gérer les tâches routinières et à fournir des informations utiles.

Copilot opère à travers Microsoft 365 et offre des bénéfices considérables :

Il gère la planification, les e-mails et la création de documents
Il fournit des suggestions en temps réel pendant les réunions et lors de la modification de documents
Il analyse les données pour aider les équipes à prendre des décisions rapides et éclairées
Il crée une base de connaissances consultable pour un accès facile aux informations

Vous souhaitez tirer le meilleur parti de Copilot ? Voici quelques conseils :

Identifiez les tâches répétitives que Copilot peut prendre en charge
Utilisez Copilot pour les résumés de réunion et les actions à mener
Laissez Copilot vous aider pour l’analyse de données et les rapports
Utilisez-le pour améliorer la création et la modification de vos documents

Copilot n’est pas seulement un outil — c’est une véritable révolution. Il est appelé à transformer la façon dont les équipes travaillent, en stimulant la productivité et en ouvrant de nouvelles perspectives.

FAQ

Que peut faire Copilot dans Teams ?

Copilot dans Microsoft Teams est un assistant indispensable pour vos conversations et réunions d’équipe. Voici ce qu’il propose :

Il excelle dans la synthèse de longs fils de conversation. Fini le défilement interminable pour retrouver ce que vous avez manqué. Demandez simplement à Copilot les points essentiels, et vous êtes à jour.

En réunion, Copilot vous couvre. Il prend des notes en temps réel, suggère des actions à mener et peut même répondre à des questions sur ce qui s’est passé. Après la réunion, il vous aide à vous souvenir des responsabilités de chacun.

Vous avez une question urgente sur une conversation ou une réunion ? Copilot est votre référence. « Que s’est-il passé lors de ma dernière réunion ? » ou « Quel était le problème client signalé hier soir ? » — posez simplement la question.

Vous avez besoin d’aide pour rédiger le message parfait ? Copilot est là. Il vous aide à écrire plus vite et plus intelligemment.

Et voici un bonus : si les compétences de Copilot en anglais sont excellentes, il peut également traiter des questions dans d’autres langues.

« Copilot combine la puissance des grands modèles de langage (LLMs) avec les données Teams pour fournir des résumés et répondre aux questions en temps réel, vous aidant à rester productif au travail. » – Microsoft Support