Transition vers un modèle de travail hybride

Le modèle de travail hybride s’est considérablement répandu depuis la pandémie. Les entreprises souhaitaient retrouver leurs espaces physiques tout en prenant conscience des avantages du télétravail à tous les niveaux. En conséquence, de nombreux employeurs ont choisi de maintenir une part de travail à distance.

Le modèle hybride ne se résume pas à choisir entre le bureau et le domicile. Il s’agit de trouver un équilibre vie professionnelle-vie personnelle efficace pour les collaborateurs, tout en adoptant une approche productive pour satisfaire l’ensemble des parties prenantes.

En tant que manager, passer à un modèle de travail hybride est un parcours qui se planifie jusqu’au bout. Lorsque vous planifiez correctement vos étapes, vous profiterez de tous les avantages de ce modèle en limitant les risques d’inefficacité. Le passage au hybride implique de déployer et d’intégrer une infrastructure informatique avec les équipements de bureau et les appareils utilisés à distance. Cela garantit que le travail peut s’effectuer en collaboration dans les deux environnements. Des systèmes logiciels intelligents sont indispensables pour assurer la continuité des opérations quotidiennes au sein de l’organisation. De nombreux facteurs doivent être pris en compte : sécurité, confidentialité, connectivité et flexibilité.

De plus, offrir aux collaborateurs le choix de venir au bureau ou de travailler depuis chez eux repose sur la confiance. En tant qu’employeurs et managers, vous devrez donc vous assurer que l’environnement hybride offre davantage de flexibilité aux collaborateurs tout en maintenant la productivité attendue.

Si vous êtes un manager dont l’équipe a exprimé une forte demande de travail hybride, poursuivez votre lecture. Dans cet article, nous aborderons les étapes d’une transition réussie vers un modèle de travail hybride. Nous vous expliquerons les stratégies à adopter et les défis à relever.

Comprendre le modèle de travail hybride

Le modèle hybride est une organisation du travail dans laquelle les collaborateurs peuvent effectuer leurs missions à distance ou au bureau. Employeurs et employés peuvent l’organiser en fonction de la nature de l’entreprise. Parfois, les collaborateurs ont un contrôle total sur leurs préférences ; d’autres fois, l’employeur exige un nombre minimum d’heures en présentiel. L’objectif global est d’accomplir les tâches selon un modèle pérenne et mutuellement bénéfique.

Du point de vue de l’employeur, le modèle hybride présente de nombreux avantages :

Réduction des coûts opérationnels

Moins de collaborateurs en présentiel signifie des espaces plus petits, donc des loyers et des factures de charges réduits. Les coûts en fournitures de bureau diminuent également. Certaines entreprises sont allées encore plus loin en abandonnant l’idée de bureaux traditionnels au profit d’espaces de co-working. Il s’agit d’espaces ouverts et équipés où les collaborateurs peuvent travailler librement, sans bureau attitré ni salle fermée, juste un lieu où chacun peut collaborer en personne quand il le souhaite ou quand cela s’avère nécessaire.

Attraction de nouveaux talents

Les collaborateurs préfèrent le modèle hybride car il leur permet de travailler à distance tout en conservant des interactions sociales et une vie d’équipe dans les espaces physiques. Cette combinaison donne aux entreprises hybrides un avantage concurrentiel et leur permet d’attirer davantage de compétences et de talents. Des talents de meilleure qualité conduisent à de meilleurs produits et services et, in fine, à un positionnement plus solide sur le marché.

Engagement et performance accrus

Lorsque vous donnez aux collaborateurs la possibilité de choisir leur lieu de travail, vous leur permettez de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leurs compétences au profit de l’entreprise. Il arrive parfois qu’un professionnel recruté ne donne pas entière satisfaction, ce qui peut tenir à la nature du lieu de travail ou aux règles de l’entreprise. Chacun a ses propres conditions de travail idéales, et lorsque vous leur offrez cette flexibilité, ils vous le rendent avec des résultats au-delà de vos attentes. Les solutions collaboratives jouent ici un rôle essentiel en favorisant une meilleure communication, un meilleur partage et de meilleures interactions.

Meilleur suivi des performances

Comme indiqué précédemment, le passage à des environnements hybrides nécessite un minimum de solutions collaboratives. Ces solutions organisent les processus métier et suivent l’avancement des projets et des tâches. Elles donnent aux employeurs la possibilité de recevoir des rapports détaillés sur la productivité et les performances de leurs équipes. Même si les collaborateurs travaillent depuis des endroits différents, les solutions collaboratives rendent compte de leur niveau d’engagement et de l’accomplissement des tâches qui leur ont été assignées, et non des heures passées sur un projet. L’évaluation peut ainsi s’appuyer sur des résultats concrets et la productivité réelle.

Les défis potentiels de la transition vers le hybride

Malgré les immenses avantages du modèle de travail hybride, certains obstacles existent :

Réduction de la communication

Les interactions entre collaborateurs peuvent diminuer en raison de leurs horaires de travail différents. Tandis que certains sont au bureau, d’autres travaillent depuis chez eux. Garantir un niveau élevé de collaboration et de communication est essentiel pour maintenir l’activité et livrer les projets dans les délais.

• La solution consiste à utiliser une plateforme de collaboration. Elle connectera l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise avec un niveau de sécurité élevé et un partage d’informations organisé. Ces plateformes vous fourniront des outils pour impliquer vos collaborateurs dans les projets, recueillir leurs avis, combiner leurs contributions, et bien plus encore.

Dégradation de l’expérience client

Dans de nombreuses entreprises, les clients doivent interagir avec les collaborateurs à un certain niveau, et les réunions font partie intégrante du processus pour comprendre leurs besoins et s’assurer de leur satisfaction. Cependant, certains clients peuvent préférer les rencontres en personne pour interagir directement avec l’équipe. C’est le cas, par exemple, d’une société de développement logiciel ou d’un cabinet juridique. Ces deux types d’activités nécessitent des réunions avec les clients et peuvent être affectées par un tel modèle.

• La solution consiste à convenir au préalable avec vos collaborateurs que si le client préfère une réunion en personne, ils devront l’organiser.

Isolement et travail en silos

Le travail à distance et la réduction des interactions au bureau peuvent conduire à isoler certains membres de l’équipe et finir par les pousser à travailler en silos. Cela ne concerne pas nécessairement tout le monde, mais certaines personnes ont du mal à communiquer avec les autres par internet.

• Il appartient aux responsables d’équipe de maintenir un niveau élevé d’interaction entre les individus et d’encourager l’engagement à travers des activités comme le brainstorming en ligne et les réunions collaboratives. Dans la mesure du possible, ils peuvent également organiser des rassemblements en dehors de l’entreprise et des événements de team building pour s’assurer que les collaborateurs interagissent entre eux sur un plan humain.

Risques de cybersécurité

La mise en place d’une solution collaborative pour connecter les membres de l’équipe à distance et en présentiel peut engendrer des menaces et des vulnérabilités. Celles-ci peuvent être dues à des cyberattaques ciblées ou à des comportements inappropriés de collaborateurs.

• La solution consiste à sensibiliser les collaborateurs aux menaces de sécurité et à la façon de les éviter ou d’y faire face en cas d’incident, et à utiliser un système de collaboration sécurisé qui protège les données et les échanges entre les membres de l’équipe.

Comment réussir la transition vers un modèle hybride

Si vous souhaitez adopter un modèle d’entreprise hybride et le déployer dans votre organisation, vous devez commencer à réfléchir à vos étapes dès maintenant. Pour cela, posez-vous quelques questions que nous détaillons ci-dessous. Vous pouvez même impliquer certains membres de votre équipe pour en tirer le maximum.

• Votre entreprise bénéficiera-t-elle d’un modèle hybride ? Sur le plan financier ou en termes de performance ?
• Allez-vous permettre aux collaborateurs de choisir leurs heures/jours de présence au bureau ? Ou laisserez-vous les collaborateurs décider de ce qui leur convient le mieux et est le plus efficace ?
• Conserverez-vous la même infrastructure de bureau ? Ou passerez-vous à un espace de travail plus petit et ouvert ?
• Quelle plateforme de collaboration utiliserez-vous ? Quels services en attendez-vous ?
• Comment mesurerez-vous les performances de votre équipe ? Sur la base des heures travaillées ou des résultats obtenus ? Avez-vous défini vos KPI ?

Ces questions pourraient ouvrir la porte de votre parcours de transition vers le hybride. Néanmoins, vous devrez encore franchir les étapes concrètes en chemin.

À la suite de ces discussions, votre prochaine étape devrait être la rédaction d’un plan de transition. Si votre entreprise est relativement grande (20-30 collaborateurs ou plus), envisagez de créer un groupe de travail dédié à cet effet. Votre plan doit constituer la feuille de route et la FAQ de votre transition. Son contenu exact dépend bien sûr de la nature de votre activité et de vos opérations actuelles. Voici toutefois quelques points fondamentaux que le plan de transition doit couvrir :

• Qui ou quelles équipes travaillent depuis le bureau ?
• Qui ou quelles équipes travaillent à distance ?
• Définir les cas où la présence physique au bureau est requise.
• Faut-il notifier quelqu’un lorsqu’un membre de l’équipe décide de travailler au bureau (ou depuis chez lui) ? Si oui, désigner une personne référente dans chaque équipe et/ou département.
• Quand débute la transition ?
• Quel type d’outil les équipes sur site et hors site utiliseront-elles pour communiquer ?

Cette dernière question nous amène au point suivant : l’espace de travail virtuel.

Bureau virtuel ou physique

La formule du modèle de travail hybride est très simple :

Équipe distante + Équipe sur site = Équipe hybride

Vous disposez d’une équipe sur site dont le lieu de travail est le bureau (ou l’espace de co-working), mais pour les équipes à distance, vous avez besoin d’un espace de travail virtuel. De plus, pour que toutes les équipes collaborent ensemble, l’équipe sur site doit également faire partie de cet espace virtuel.

Voici donc le premier conseil. Pour diriger une équipe hybride performante, investissez dans une bonne plateforme collaborative. Il existe de nombreuses solutions sur le marché, mais nous recommandons Microsoft Teams, qui est une solution tout-en-un extrêmement conviviale.

Soyons honnêtes : gérer une équipe hybride n’est pas de tout repos, car en plus des processus de management habituels, vous devez également vous occuper des aspects techniques. Pour éviter la complexité administrative et le travail manuel de création de ces espaces de collaboration pour l’ensemble de vos départements et processus, vous pouvez opter pour un espace de travail basé sur des modèles qui vous permet de tout configurer une seule fois, puis de le répliquer. L’utilisation d’une solution de modèles est un excellent moyen de transformer l’ensemble de vos processus en une structure claire, reflétée dans votre espace de travail virtuel, permettant à vos collaborateurs de rester connectés et de collaborer efficacement, même à des milliers de kilomètres les uns des autres.

Une structure de communication claire

La communication est la clé du succès partout, mais surtout au sein des équipes hybrides. La rapidité de livraison des projets, la qualité des performances, l’efficacité des collaborateurs et la productivité de l’entreprise dépendent du niveau de communication entre les employés. Sans une communication efficace et proactive, votre entreprise se fragmentera.

Même dans un environnement de travail physique où tout le monde se retrouve quotidiennement, aucune entreprise ne peut survivre sans une communication suffisante. A fortiori dans des environnements de travail hybrides où les personnes interagissent également entre elles à distance.

En tant que manager, vous devrez vous assurer que toutes les bonnes personnes sont impliquées dans les échanges et que l’ensemble de l’équipe est en contact avec les acteurs clés de l’entreprise. Ainsi, chacun sera informé du travail que réalise chaque membre de l’équipe.

C’est une tâche qui peut sembler ardue, mais la bonne nouvelle est que vous pouvez également y faire face.

Lorsque vous créez un espace de travail à partir d’un modèle pour vos équipes, vos projets ou vos clients, vous pouvez configurer une règle d’appartenance directement au niveau du modèle. Cela signifie que vous pouvez inclure automatiquement les bonnes personnes dans toutes les nouvelles équipes créées à partir de ce modèle. Par exemple, supposons que vous souhaitiez qu’un membre du département informatique soit présent dans toutes les équipes pour gérer leurs problèmes techniques. Vous pouvez le désigner comme membre permanent, et il fera automatiquement partie de toute équipe créée à partir de ce modèle. De même, si vous souhaitez que vous-même ou un autre dirigeant supervisiez le travail au sein des équipes, vous pouvez vous ajouter en tant que membres. Ainsi, avec quelques configurations seulement, vous garantissez que la communication au sein des équipes est facilitée, soutenue ou supervisée en permanence, selon vos besoins.

En savoir plus sur la façon dont vous pouvez le faire ici .

À quoi ressemblent la cohésion et la structure dans un modèle de travail hybride concret

Au niveau le plus élémentaire, lorsque vous créez un espace de travail en ligne pour chacune de vos équipes, les noms que vous leur donnez doivent correspondre à l’équipe sur site. Par exemple, supposons que vous ayez besoin d’un nouvel espace de collaboration pour votre équipe marketing. Vous en créez un sans nom du tout ou avec quelque chose de vague comme les initiales de vos collègues. Cela va prêter à confusion pour vous et pour tous les membres du groupe. De plus, avec le temps, il vous faudra une éternité pour le retrouver, surtout s’il y a des chevauchements entre les équipes. Par exemple, Jean du marketing fait également partie d’un groupe avec l’équipe des achats parce qu’il aide à organiser le projet de Père Noël secret de votre entreprise.

Comment éviter cela ? Vous devrez définir des règles de nommage pour vos équipes. Vous pouvez le faire sous forme de directives générales pour vos collaborateurs ou mettre en place une solution tierce qui appliquera ces règles automatiquement.

Avec les modèles de collaboration, vous pouvez configurer et appliquer des politiques de gouvernance pour maintenir la cohérence dans l’ensemble de vos espaces de travail virtuels. La fonctionnalité de convention de nommage de SalesTim est la solution idéale pour le scénario décrit ci-dessus.

En savoir plus sur la convention de nommage ici .

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Exemples de cas d’usage

• Solutions de convention de nommage Microsoft Teams
• Convention de nommage au niveau des modèles Teams
• Convention de nommage fixe et dynamique

Sécurité

La sécurité des données devient également un défi lorsque vous jongler entre équipes en ligne et hors ligne. Pour éviter toute erreur grave, introduisez des étiquettes de confidentialité au niveau du modèle. Elles vous permettent de classifier toutes les informations partagées au sein de l’entreprise, afin que vous et vos collaborateurs soyez toujours alertés lorsque vous traitez des informations sensibles. Les étiquettes de confidentialité contribuent également à garantir que les conversations et les données contenues dans votre espace de travail virtuel sont protégées.

Réflexions finales sur le modèle de travail hybride

Le modèle de travail hybride s’impose comme une exigence et se répand rapidement, des petites entreprises aux grandes corporations. Maintenant que nous vous avons présenté ses avantages et ses inconvénients, réfléchissez à ce qui convient le mieux à votre entreprise. Vous devez prendre en compte tous les points et réfléchir au type de modèle que vous pouvez créer pour vos collaborateurs. Il ne fait aucun doute que cette évolution vers une approche du travail plus flexible représente un défi considérable pour chaque dirigeant et chaque organisation, mais ce n’est pas mission impossible.

Avoir des collaborateurs travaillant à la fois en ligne et sur site peut produire d’excellents résultats. Parfois, les résultats sont même meilleurs que dans les modèles entièrement physiques ou entièrement virtuels. Cependant, des conséquences existent inévitablement. Il y en aura toujours, et vous devez y être bien préparé. Nous espérons que cet article vous a rapproché un peu plus de cet objectif.

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