Collaboration Red Flags and How to Resolve Them

Créer un environnement de travail collaboratif est essentiel pour toute entreprise. Pour le maintenir, il faut prêter attention aux premiers signaux d’alerte. Une étude de la Harvard Business School a révélé que : 50 % des employés ayant subi des comportements irrespectueux au travail ont réduit leurs efforts et ont délibérément choisi de passer moins de temps au bureau. 38 % ont intentionnellement dégradé la qualité de leur travail. Un signal d’alarme similaire dans la collaboration affecte profondément l’état physique et émotionnel des collaborateurs. Il finit par entraîner un travail de moindre qualité et des clients insatisfaits. Il peut également provoquer un fort taux de départ volontaire, même en proposant des salaires et des avantages compétitifs — ce qui conduit à la perte de ressources et de compétences précieuses.

Il est impossible d’empêcher tous les dysfonctionnements en entreprise. Cependant, il existe de nombreuses façons d’évaluer la situation de manière proactive et de les résoudre le plus tôt possible. Dans cet article, nous vous montrons comment protéger votre environnement collaboratif contre la propagation de mauvaises pratiques en identifiant trois signaux d’alarme liés à la collaboration.

La communication interne et externe dysfonctionne

La communication interne désigne l’échange d’informations, de conversations, d’idées et de fichiers au sein d’une même organisation. Par exemple, l’envoi d’un e-mail du département financier au responsable marketing au sujet des estimations à venir du budget marketing. À l’inverse, la communication externe est destinée aux clients, aux prestataires tiers et à tous les types de parties prenantes externes. Par exemple, le responsable commercial envoie une liste de spécifications d’un produit à un client potentiel. La communication interne et externe peut emprunter de multiples canaux : téléphones, applications de messagerie, e-mails, documents imprimés et plateformes collaboratives modernes.

Le manque de communication est un signal d’alarme majeur pour la collaboration et affecte négativement l’entreprise. Il provoque des retards dans la livraison des projets, une augmentation des coûts, des clients et/ou prestataires insatisfaits, une atmosphère de travail négative, le travail en silos et bien d’autres conséquences dommageables. Prenons l’exemple d’une équipe marketing avec une communication interne déficiente. Ses membres ne partagent pas leurs idées ni leurs ressources et organisent rarement des sessions de brainstorming. Lors d’un projet, un collaborateur peut répéter le travail déjà accompli par un collègue, faute de communication. De plus, le manager ne communique pas correctement avec le client et ne comprend pas pleinement ses besoins et attentes. Toute l’équipe peut travailler sur une approche marketing qui sera rejetée à la livraison. Il peut même être trop tard pour tout revoir.

Voici quelques signes indiquant que vous avez des problèmes de communication dans votre entreprise :

• Certains de vos collaborateurs ignorent ce qui se passe au sein de leur équipe — ils sont hors de la boucle.
• Vous recevez continuellement des réclamations de la part de vos clients.
• Les rumeurs se répandent de plus en plus.

Solution à ce signal d’alarme

Si votre entreprise rencontre des problèmes de communication, voici ce que vous pouvez faire :

• Disposer d’une stratégie de communication interne et externe est un facteur essentiel. Elle doit définir des normes de base et des règles de gouvernance pour maîtriser la circulation de l’information.
• Valoriser les contributions et transmettre des retours contribue à améliorer la communication, car cela génère un sentiment de loyauté et de reconnaissance, et favorise un engagement accru.
• Tirez parti de la technologie en utilisant des solutions collaboratives avancées pour rendre la communication efficace, applicable et maîtrisée. Elles permettent de créer des canaux de communication structurés entre les membres d’une équipe, les équipes d’une même organisation et les parties prenantes externes. Veillez à rassembler toutes les personnes impliquées dans le processus de collaboration au sein d’un même espace de collaboration, et dotez-les des bons outils pour partager l’information et rester mutuellement informées.

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Un taux de rotation élevé du personnel

Vous devriez examiner les statistiques de recrutement et prêter attention à la hausse progressive du taux de rotation du personnel. Le plus important est le départ volontaire, lorsque des collaborateurs quittent l’entreprise de leur propre chef, sans licenciement. Même si d’autres facteurs peuvent entrer en jeu, comme le salaire ou la pression au travail, une mauvaise collaboration est également un facteur déterminant.

Lorsque le niveau de collaboration au sein de l’entreprise baisse, il crée un environnement de travail négatif dont les collaborateurs cherchent à s’échapper. Lorsqu’ils se sentent isolés et sous-estimés quoi qu’ils fassent, ils commencent à chercher de meilleures opportunités. Souvent, les gens préfèrent un environnement psychologiquement confortable à d’autres avantages.

Vous pouvez toujours recruter des remplaçants, mais c’est un processus épuisant qui mobilise des ressources précieuses. Le temps consacré à la recherche de candidats et le niveau de formation nécessaire pour pourvoir les postes vacants peuvent affecter les résultats et la livraison des projets.

Solution à ce signal d’alarme

Un taux de rotation élevé est un signal d’alarme fréquent. Voici ce que vous pouvez faire pour renforcer la collaboration et, dans le même temps, prévenir ce phénomène :

• Encouragez constamment la créativité et formez les responsables d’équipe à être à l’écoute de leurs collaborateurs. La valeur d’une conversation honnête et directe est très grande : elle génère de l’attention et de la reconnaissance au sein de l’équipe et de l’entreprise dans son ensemble.
• Ne vous concentrez pas uniquement sur l’exécution des tâches par vos équipes. Cherchez à interagir avec elles sur un plan humain. Vous pouvez également utiliser des solutions collaboratives pour favoriser ce type d’atmosphère, en montrant de l’intérêt pour ce que les autres ont à dire, en prenant en compte les idées innovantes et en guidant chacun vers un engagement productif.
• Organisez des entretiens individuels pour mieux connaître vos collaborateurs. Si vous avez trop de collaborateurs, demandez aux responsables d’équipe de le faire avec les membres de leur équipe.
• Lorsque des collaborateurs souhaitent quitter leur poste, mettez en place une procédure de départ permettant à ces personnes de vous faire part de leurs retours et de partager les raisons de leur décision lors d’un entretien. Cela peut constituer une source d’information précieuse sur ce qui se passe, afin d’améliorer les conditions pour les collaborateurs restants. Acceptez le fait que le temps consacré à fidéliser vos collaborateurs est un investissement rentable pour le succès de votre entreprise.

Une résolution de problèmes inefficace

Il existe une grande différence entre résoudre des problèmes et les résoudre efficacement. Simplement résoudre des problèmes, c’est gérer les difficultés qui surgissent pour avancer avec son équipe. Résoudre des problèmes efficacement, c’est impliquer son équipe dans la recherche de solutions globales à ces difficultés — ce qui permet d’éviter qu’elles ne se reproduisent à l’avenir et de préserver les ressources de l’entreprise.

Un collaborateur frustré peut devenir la principale cause d’échec d’un projet, et vous pourriez être à l’origine de la frustration de votre équipe par vos méthodes de résolution de problèmes — surtout si vous avez adopté un environnement de travail collaboratif où vos collaborateurs attendent un niveau d’engagement plus élevé et une meilleure compréhension de leur rôle dans l’entreprise.

Supposons qu’un différend éclate entre les équipes marketing et finance concernant les budgets publicitaires, et que vous l’ayez résolu en leur envoyant votre décision par e-mail. Dans ce cas, le vrai problème existe toujours, mais n’a été que temporairement masqué. Vous auriez pu organiser une réunion et expliquer clairement qui est responsable de cette décision et quels sont les indicateurs clés permettant de la prendre. Ainsi, les deux équipes comprendraient la motivation derrière cette décision et apprendraient à le faire de manière autonome à l’avenir.

Solution à ce signal d’alarme

Voici ce que vous pouvez faire pour éliminer ce signal d’alarme et ouvrir la voie à une résolution efficace des problèmes :

• Assurez-vous que la mission de chacun est clairement définie. Ainsi, tous les collaborateurs connaissent leurs périmètres et leurs responsabilités.
• Au démarrage d’un nouveau projet, chacun doit recevoir une description détaillée du projet, de sa feuille de route, de son calendrier et de ce qu’on attend de lui. Vous pourrez ainsi identifier et lever les points de blocage facilement et détecter les défaillances si elles surviennent.
• Évitez d’imposer des solutions et restez ouvert aux discussions interactives avec votre équipe sur toutes sortes de problèmes. Vous vous assurerez ainsi que chacun comprend la situation dans son ensemble et contribue à surmonter les obstacles.

Lorsque tous les membres de votre équipe travaillent en transparence et disposent de processus clairs et structurés, vous pouvez efficacement prévenir les échecs de collaboration. Il est important de doter tous vos collaborateurs des outils et ressources nécessaires pour accomplir leur travail. Et si vous rencontrez un signal d’alarme lié à la collaboration, ne l’ignorez pas et agissez en conséquence pour prémunir votre entreprise de futures pertes.