Working in Silos: What Is It and How Can You Prevent It?

Interpréter la célèbre 5e Symphonie de Beethoven exige l’harmonie d’un grand orchestre de musiciens professionnels. Tous doivent jouer à l’unisson, en parfaite conformité avec le rythme. Arrêtons-nous un instant et imaginez que vous avez payé un billet VIP pour assister au concert. Au moment où l’orchestre commence à jouer, les musiciens décident de changer les règles du jeu. Chacun se met à jouer de son côté ! Après tout, ce sont tous des professionnels, alors pourquoi pas ? Le violoniste, le violoncelliste, le pianiste, et même le maestro donnent le meilleur d’eux-mêmes… face au mur, tournant le dos aux autres ! Quelle serait votre satisfaction face à une telle prestation ? Il y a fort à parier que vous seriez furieux et que vous réclamerez un remboursement immédiat.

Cet exemple illustre une situation que l’on appelle le travail en silos. Il survient lorsqu’un groupe de professionnels décident de travailler chacun de leur côté, en faisant de leur mieux dans leur domaine de compétence, mais sans communication ni coordination suffisante avec le reste de l’équipe. Avertissement : dans la plupart des cas, cela se traduit par des clients insatisfaits et des projets inachevés, ce qui finit par peser sur les résultats financiers.

Que signifie travailler en silos ?

Travailler en silos désigne une situation dans laquelle des individus et des équipes poursuivent le même objectif sans communiquer suffisamment. Le terme « silos » désigne à l’origine des conteneurs servant à stocker des céréales. L’image est parlante : des individus enfermés dans leurs propres conteneurs, travaillant de manière isolée, sans aucune coordination. Ce phénomène dangereux peut progressivement fragiliser les entreprises et doit être identifié et géré avant qu’il ne soit trop tard.

Que vous veniez tout juste d’immatriculer votre entreprise ou que vous soyez déjà un responsable d’équipe expérimenté, vous devez tout mettre en œuvre pour éviter les silos.

Identifier le problème, c’est déjà faire la moitié du chemin. Voici donc les principales causes pouvant conduire à un comportement en silos, et les moyens de les prévenir.

Conflits de leadership

Les conflits de leadership conduisent souvent au travail en silos. Lorsque des responsables, au sein d’un même département ou entre départements, ne collaborent pas, leurs équipes font de même. Ce type de fonctionnement est particulièrement dangereux, car les collaborateurs peuvent alors délibérément retenir des informations les uns aux autres.

Croissance non maîtrisée

Les jeunes entreprises peuvent se retrouver dans cette situation si elles ne sont pas bien structurées dès le départ. Au fil de leur développement, de nouveaux départements se constituent, avec de nouvelles responsabilités. Durant cette phase du cycle de vie de l’entreprise, chaque département cherche à s’imposer et à occuper le devant de la scène. Il en résulte que chacun travaille sur ses propres tâches, dans son propre périmètre, sans vraiment penser à la vision d’ensemble ni à l’impact de son travail sur les autres.

L’environnement physique

L’environnement d’entreprise a toujours été un terrain propice au développement de la mentalité en silos, en raison des anciens aménagements de bureau qui ont accompagné le travail en entreprise pendant des décennies. Des départements répartis sur des étages différents, des collaborateurs travaillant dans des espaces cloisonnés, des bureaux fermés… Tout cela a progressivement renforcé le cloisonnement, et les collaborateurs se sont retrouvés, volontairement ou non, isolés et coupés des échanges avec leurs collègues.

Absence ou manque de vision

L’absence de vision ou de communication mène au travail en silos. Les individus et les équipes peuvent perdre l’envie de travailler ensemble. Cela peut affecter l’esprit d’équipe et le sentiment de contribuer à quelque chose de plus grand que soi.

Quittons un instant les considérations abstraites pour prendre un exemple concret. Imaginez une entreprise de logiciels qui a développé une application innovante offrant une expérience utilisateur unique. Cette entreprise est composée de départements financier, technique et commercial. Si ces départements travaillaient ensemble autour d’une vision commune, ils pourraient aboutir à des utilisateurs satisfaits. Et comme chacun le sait, des clients satisfaits, c’est davantage de revenus pour tout le monde. Mais que se passerait-il s’ils basculaient vers un mode de fonctionnement en silos ?

1. Les commerciaux recueillent de nombreux retours clients qui permettraient de développer de meilleures mises à jour correspondant aux besoins des utilisateurs, mais ils ne transmettent pas ces retours aux développeurs.
2. Les développeurs connaissent les points forts et les points faibles qui aideraient l’équipe commerciale à convaincre davantage de clients d’acheter le logiciel, mais ils ne partagent pas ces informations avec les commerciaux.
3. Les comptables suivent l’activité sur le plan financier, avec des statistiques et des rapports, et savent quels facteurs ont conduit à une hausse des ventes sur une période donnée, et quelles versions du logiciel ont généré le plus de revenus. Ces informations seraient précieuses pour les commerciaux et les développeurs afin d’améliorer leur travail, mais les comptables ne les communiquent pas aux autres.

Quelles peuvent en être les conséquences ?

Même si les 3 équipes ont fait de leur mieux dans leur domaine et ont fourni leurs meilleurs résultats, elles n’ont pas partagé ces informations entre elles. Cela finit par se traduire par :

• une baisse des ventes
• des clients moins satisfaits
• une perte de terrain face aux concurrents

Cet exemple simple, avec seulement 3 départements dans une petite entreprise, illustre l’impact du travail en silos sur l’ensemble de l’organisation. Selon la taille de l’entreprise, les conséquences peuvent être bien plus graves. Plus l’entreprise est grande, plus les répercussions du travail en silos seront importantes.

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Les risques liés au travail en silos

La ressource la plus précieuse dans une organisation est le temps. Le perdre entraîne des coûts supplémentaires et laisse potentiellement la porte ouverte aux concurrents pour prendre des parts de marché. Le travail en silos est le premier facteur de perte de temps. Il génère un déficit de communication qui rallonge considérablement la durée des processus habituels. Les équipes se retrouvent à « réinventer la roue » faute de partager des informations utiles. Au lieu de progresser en parallèle, elles tournent en rond. Cette duplication des efforts est l’un des effets les plus néfastes du travail en silos, car elle entraîne une perte continue de ressources à tous les niveaux.

Par exemple, la quantité d’informations à partager entre les équipes commerciale et marketing est considérable. Leurs activités quotidiennes sont tellement imbriquées que certains les confondent parfois pour un seul et même département. Imaginez alors les dommages causés si ces deux équipes ne partageaient pas leurs connaissances. Chacune devrait fournir un travail considérable pour atteindre des résultats qui auraient pu être facilement obtenus par une simple coordination de leurs activités. Et cela ne vaut pas uniquement pour ces deux équipes, mais pour chaque collaborateur de l’entreprise.

Manque de communication et de vision

Dans le monde d’aujourd’hui, les entreprises font face à de nombreux défis pour rester compétitives. Cela exige un niveau élevé de collaboration entre tous les acteurs de l’organisation. Le brainstorming, les réunions, les échanges, les activités communes et le partage d’informations sont autant d’éléments essentiels pour relever ces défis. La rupture de communication imposée par le travail en silos est un facteur destructeur pour les entreprises : elle peut mener à une organisation en demi-teinte, maintenue artificiellement en vie, qui ne fait que perdre du temps avant de s’effondrer.

La motivation est la clé de la créativité, et rien n’est plus important que de voir toute une équipe travailler à l’unisson vers une vision partagée. C’est ce qui a fait le succès de nombreuses entreprises. Pourtant, entretenir cette flamme en permanence n’est pas chose aisée. Cela demande un effort constant de la part du management pour s’assurer que chaque collaborateur adhère à une vision commune et y contribue. Lorsque les individus basculent vers un mode de travail en silos, ils commencent à perdre foi en cette vision. Ils se concentrent uniquement sur leurs activités quotidiennes et leur impact sur leur département, sans penser à l’entreprise dans son ensemble. Donner aux collaborateurs le sentiment d’appartenir à quelque chose de plus grand les motive au maximum et les soude. Mais lorsque ce sentiment disparaît, ils perdent progressivement leur passion et s’isolent.

Les signes avant-coureurs du travail en silos

La direction de l’entreprise doit se tenir informée de ce qui se passe dans les différents départements afin d’identifier les premiers signes de travail en silos avant qu’il ne soit trop tard. Voici les symptômes observables dans le comportement et les performances des équipes.

• Priorité donnée aux activités individuelles plutôt qu’aux résultats collectifs. Cela peut se manifester au niveau individuel ou au niveau de l’équipe, lorsque les collaborateurs ne pensent qu’à leur propre travail sans considérer son impact sur l’ensemble de l’entreprise.
• Multiplication des conflits entre responsables d’équipes, accompagnée d’un manque de confiance envers les autres, débouchant sur une mentalité de confrontation.
• Redondances à tous les niveaux de l’entreprise, des tâches simples aux projets complets. Cela se remarque lorsque des collaborateurs commencent à travailler sur les mêmes fonctions sans bénéficier des expériences et des travaux antérieurs des autres. Ce déficit de collaboration peut également être identifié en analysant l’utilisation des ressources.
• Une augmentation du nombre de clients insatisfaits peut être un signe important que quelque chose se passe au sein de l’entreprise, lié aux individus plutôt qu’aux produits ou services proposés.
• Une rupture de communication qui contraint la direction à intervenir dans le micromanagement de toutes les activités, faute d’une coordination suffisante entre les équipes ou les individus.
• Une lenteur à réagir aux évolutions externes de l’environnement économique peut signaler que les collaborateurs ne coopèrent pas aussi rapidement que possible, notamment lorsque tous les autres facteurs sont réunis.
• Le manque d’interaction entre collaborateurs en raison du travail à distance peut également être une cause importante du développement des silos au sein d’une entreprise.

Comment prévenir le travail en silos

Surmonter les silos ne se fait pas spontanément. Les managers doivent prendre des mesures pour restaurer la structure de l’entreprise et lui redonner une dynamique de collaboration efficace.

Renforcer la communication

Vous devez développer la communication en créant une vision unifiée pour l’entreprise. Motivez les membres de l’équipe à s’y engager, encouragez les échanges et les réunions. Ces initiatives finiront par briser la glace entre les collaborateurs et les rapprocher les uns des autres. La mise en place d’un hub d’informations est également une excellente démarche. Elle garantit que les ressources et les travaux de toutes les équipes sont accessibles à l’ensemble de l’organisation.

Travailler en transparence

Travailler en transparence, ou à voix haute, signifie rendre son travail visible à toute l’organisation en partageant ses activités. Adopter la culture du travail en transparence permet également de briser les silos, de favoriser la croissance et d’encourager l’apprentissage mutuel à partir des expériences de chacun.

Utiliser une plateforme collaborative

L’intégration d’une plateforme collaborative comme Microsoft Teams est une solution idéale pour briser les silos au sein des entreprises. Ses fonctionnalités permettent de rassembler les membres d’une équipe et de structurer et organiser leur travail. Teams offre un environnement de collaboration complet qui incite également les utilisateurs à interagir et à communiquer autour des tâches et des projets. Il convient aussi bien au travail à distance qu’en présentiel et peut améliorer simultanément les performances des individus et des équipes.

Les fonctions de canaux et de chat, les conférences multimédia en ligne avec des outils de brainstorming, et l’édition de fichiers en temps réel à plusieurs utilisateurs ne sont que quelques-unes des fonctionnalités que Teams propose à ses utilisateurs. Ces fonctionnalités sont d’excellents outils pour aider une entreprise à sortir la tête de l’eau et éliminer la mentalité en silos.

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Réflexions finales sur le travail en silos

Votre entreprise a beau proposer les meilleurs produits et services, dans le monde d’aujourd’hui, cela ne suffit plus pour maintenir l’activité. Vous devez vous concentrer sur la structure organisationnelle et le niveau d’interaction entre les collaborateurs pour éviter le travail en silos.

Reconnaître que des silos existent dans votre entreprise est une première étape importante, mais il est encore plus crucial de savoir comment les éliminer et basculer vers un environnement collaboratif. De nombreuses ressources peuvent vous aider à surmonter ce problème. Microsoft Teams en est une. Il s’agit d’une solution idéale que vous pouvez facilement adopter dans votre entreprise, même avant d’observer des signes de silos.

Pour favoriser le travail en équipe et atteindre l’excellence opérationnelle d’une initiative à l’autre, vous pouvez envisager de créer des modèles pour vos processus métier. Cela vous permettra également de réunir les bonnes personnes et de leur fournir toute la structure, les outils et le contenu nécessaires à une collaboration efficace, grâce à des espaces de collaboration préconfigurés.

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