Comment les institutions gouvernementales peuvent bénéficier de Microsoft Teams

Les institutions gouvernementales sont réputées pour leur fonctionnement codifié : chaque agence dispose de ses propres protocoles et de ses propres méthodes d’organisation quotidienne. Ces mécanismes existent pour garantir que le travail est accompli. L’adoption de Microsoft Teams permet de s’assurer qu’il l’est de manière efficace.

Dans cet article, nous verrons pourquoi les institutions gouvernementales ont besoin de Microsoft Teams et comment elles peuvent en tirer parti. Sans plus attendre, commençons.

Pourquoi les administrations publiques ont-elles besoin de Microsoft Teams ?

L’idée fondatrice de l’appareil d’État est de disposer de systèmes, de mécanismes et de processus qui permettent à ses institutions de fonctionner comme une horloge. Alors pourquoi introduire un outil tiers ? Microsoft Teams n’est pas là pour remplacer les systèmes et mécanismes existants, mais pour les faire fonctionner correctement. Teams est une plateforme que les agents publics peuvent utiliser pour mettre en œuvre les systèmes et processus déjà en place.

En intégrant les modèles Microsoft Teams dans leur travail, les administrations publiques pourront accomplir beaucoup plus en moins de temps. La plateforme soutient les télétravailleurs en leur permettant de se connecter et de collaborer facilement avec leurs collègues au bureau. Grâce à ses intégrations avec d’autres applications, Teams aide les agents publics à mieux organiser leurs tâches, à travailler sur des projets et des initiatives, à gérer les demandes des citoyens, les recours, etc. De plus, Microsoft Teams est extrêmement sécurisé. Les fonctionnalités intégrées à Teams vous permettent d’empêcher le partage d’informations sensibles dans les messages de chat avec des personnes qui ne devraient pas y avoir accès.

Les fonctionnalités de Microsoft Teams adaptées aux institutions gouvernementales

Pour vous aider à mieux comprendre comment Microsoft Teams contribue concrètement au travail des institutions gouvernementales, nous avons mis en avant quelques fonctionnalités clés de la plateforme qui répondent particulièrement à leurs besoins.

Communication

Comme dans tout environnement de travail, les canaux de communication sont essentiels au sein des institutions gouvernementales. Une communication inter- et intradépartementale claire et rapide y est indispensable. En particulier depuis la période COVID-19, où le télétravail est devenu la norme dans de nombreux pays, le besoin d’une plateforme de communication tout-en-un est plus que jamais pressant. Microsoft Teams répond à ce besoin grâce aux conversations privées et aux discussions de groupe pour la messagerie instantanée, aux conversations de canal pour tenir l’ensemble des équipes informées de l’actualité, aux réunions en ligne et aux appels audio. Qu’il s’agisse d’une question rapide résolue en quelques secondes ou d’une longue réunion stratégique, Microsoft Teams est là pour faciliter la communication.

Gestion des documents

Travailler avec une grande quantité de documentation est une part intégrante du quotidien des agents publics. Microsoft Teams permet de stocker, d’accéder, de partager et de collaborer sur des documents en toute sécurité et en temps réel, facilitant ainsi la gestion documentaire et améliorant la collaboration.

Microsoft Teams s’engage à garantir la sûreté et la sécurité des données. Si cet enjeu est crucial dans tous les secteurs, il est particulièrement critique pour les organisations gouvernementales.

Les administrations traitent quotidiennement des données hautement sensibles, et il est impératif que les outils et plateformes utilisés pour les stocker, y accéder et les modifier soient sûrs. Microsoft Teams repose sur le cloud hyper-scalable et de niveau entreprise de Microsoft 365. La plateforme applique une authentification à deux facteurs à l’échelle de l’équipe et de l’organisation, une authentification unique via Active Directory, ainsi que le chiffrement des données en transit et au repos. De plus, les fichiers partagés dans Microsoft Teams sont stockés dans SharePoint et bénéficient du chiffrement SharePoint.

Microsoft Teams fait de la sécurité une priorité et met constamment à jour ses politiques pour garantir la protection de vos données. Vous pouvez en savoir plus sur les politiques de sécurité de Microsoft 365 ici et sur la sécurité et la conformité dans Microsoft Teams ici.

Planification et gestion des tâches

Sur le plan opérationnel — qu’il s’agisse des activités annuelles ou quotidiennes — les institutions gouvernementales ne diffèrent pas des autres organisations. Les administrations définissent des stratégies et planifient avant de passer à l’exécution. Microsoft Teams est particulièrement adapté à la planification et au suivi des grandes orientations stratégiques de l’année, mais aussi des tâches mensuelles ou hebdomadaires. Vous pouvez le connecter à des calendriers en ligne, à des outils de gestion des tâches natifs comme Microsoft Planner, ou à des applications tierces telles qu’Asana, Trello, Jira et bien d’autres.

En savoir plus sur les modèles Planner dans Microsoft Teams.

Processus d’approbation

L’une des tâches les plus récurrentes dans les institutions gouvernementales est l’approbation. Des dizaines, voire des centaines de documents et de demandes doivent en permanence être examinés et approuvés par les agents. L’application Approbations de Microsoft Teams facilite et accélère ce processus. Vous pouvez en apprendre davantage ici.

Prise de notes

Les agents publics peuvent grandement bénéficier de l’intégration entre Microsoft Teams et OneNote. Celle-ci leur permet de collaborer sur des idées et de les partager avec leurs collègues.

OneNote peut être utilisé pour pratiquement tout ce qui nécessite du contenu écrit. Servez-vous-en pour capturer et partager des notes avant, pendant et après une réunion Teams.

Il peut également servir de référentiel pour les directives, d’espace de remue-méninges et de suggestions, et de lieu pour conserver des informations telles que des ressources utiles, des bonnes pratiques, des plannings, des notes personnelles, etc.

Les avantages de Microsoft Teams pour les administrations publiques

Le principal avantage de Microsoft Teams est sa dimension tout-en-un. Inutile d’utiliser une plateforme pour discuter, une autre pour les appels et une troisième pour le stockage de documents. Microsoft Teams peut être cet outil unique et homogène, déployé dans l’ensemble des agences et des départements.

Microsoft Teams est particulièrement adapté aux administrations qui travaillent encore à distance ou qui ont opté pour un mode de travail hybride. Il garantit une communication permanente et l’accès aux fichiers, calendriers, tâches et comptes rendus de réunions, quel que soit l’endroit où l’on se trouve, tout en assurant une sécurité renforcée.

De plus, Microsoft Teams offre de nombreuses possibilités d’intégration avec des applications tierces. Ainsi, si vous ne trouvez pas de fonctionnalité native répondant aux besoins de votre institution, vous pourrez certainement en trouver et connecter une qui y soit parfaitement adaptée.

Les modèles Microsoft Teams pour les institutions gouvernementales

Pour s’assurer que les agents publics travaillent en cohérence avec leurs collègues exerçant les mêmes fonctions, ils ont besoin d’espaces de collaboration dédiés. La bonne pratique consiste à créer des équipes distinctes pour chaque agence et chaque département. Dans le même temps, vous souhaiterez peut-être que ces équipes aient une organisation similaire et respectent les mêmes règles de structure et de nommage. C’est là qu’interviennent les modèles de collaboration Microsoft Teams.

Les modèles sont des définitions préconfigurées d’une structure d’équipe qui permettent de créer des équipes plus rapidement, avec des paramètres déjà établis, des canaux préinstallés, des fichiers, des onglets avec des applications et d’autres contenus.

Voyons comment les modèles de collaboration SalesTim peuvent aider les administrations publiques, à travers un exemple.

Supposons que vous travaillez pour le ministère de l’Éducation (ou une entité équivalente dans votre pays) et que le ministère comprend différents départements ayant un flux de travail similaire. Vous souhaitez introduire Teams pour organiser le travail de ces départements.

Vous pouvez créer une équipe, ajouter des canaux privés et standard, et télécharger tous les contenus nécessaires, utiles aux agents de l’ensemble des départements du ministère. Ensuite, grâce aux modèles de collaboration, vous répliquez cette structure et créez automatiquement des équipes prêtes à l’emploi pour chaque direction ou département du ministère. Vous faites l’effort une seule fois pour créer le modèle, puis vous le répliquez et l’adaptez aux besoins de chaque département.

Voyons maintenant à quoi ressemble une équipe MS Teams et quelles fonctionnalités sont à votre disposition. Pour continuer avec notre exemple du ministère de l’Éducation, supposons que vous souhaitez créer une équipe dédiée à la Direction de l’enseignement général. Vous créez donc une équipe sur laquelle vous baserez le modèle et que vous appelez Direction de l’enseignement général – Modèle.

Canaux

Au sein de l’équipe, ajoutez des canaux standard et privés représentant les domaines de travail de vos directions et bureaux, par exemple :

• Planification
• Programmes
• Réunions
• Budget
• Actualités
• Propositions
• Demandes, etc.

Disposer de canaux distincts pour chaque sujet permettra à vos équipes de mener des discussions ciblées et de naviguer dans le contenu beaucoup plus facilement.

Au sein des canaux, vous disposerez d’onglets que vous pourrez également personnaliser. Voici quelques exemples d’onglets particulièrement utiles pour les institutions gouvernementales.

Fichiers et onglets

L’onglet Fichiers de chaque canal est l’endroit où vous pouvez télécharger tous les fichiers dont vos agents ont besoin. C’est également là qu’ils peuvent stocker et gérer la documentation. Par exemple : communiqués de presse, rapports, actes, documents juridiques, codes de conduite, etc.

Une fois l’équipe de référence créée avec tous les canaux standard et privés nécessaires, les onglets OneNote, Forms et Planner avec quelques tâches standard, vous pouvez utiliser l’application SalesTim pour créer un modèle de collaboration.

Cliquez sur l’onglet SalesTim, rendez-vous dans Catalogue et choisissez +Nouveau modèle.

Lors de la création du modèle, vous pouvez configurer des politiques de gouvernance. Grâce à ce modèle, les utilisateurs pourront créer de nouvelles équipes ayant la même structure, sans avoir à repartir de zéro pour chaque département.

Politiques de gouvernance

Les politiques de gouvernance définies au niveau du modèle contribuent à maintenir la cohérence entre vos équipes.

Convention d’appellation

Vous pouvez établir des règles de nommage au niveau du modèle, de sorte que les équipes créées via le modèle soient nommées selon un format prédéfini. Par exemple, vous pouvez intégrer du contenu dynamique dans votre convention d’appellation, comme le nom du département.

Département – Ministère de l’Éducation

Ainsi, si un agent de la Direction de la planification du développement crée une équipe à partir du modèle, elle sera automatiquement intitulée :

Direction de la planification du développement – Ministère de l’Éducation.

Ciblage d’audience

Vous pouvez sélectionner certains groupes au sein de votre département qui seront autorisés à utiliser les modèles. Le ciblage est à votre discrétion : il peut être basé sur la localisation géographique ou sur la position dans le département (par exemple, les responsables de subdivision).

Processus d’approbation

Il s’agit d’un mécanisme de sécurité qui, lorsqu’il est activé, vous envoie une notification lorsqu’un utilisateur tente de créer une équipe à partir de votre modèle. Vous pouvez désigner des personnes spécifiques chargées de traiter les demandes de création d’équipe.

Propriétaires et membres permanents

Une autre fonctionnalité notable qui contribue à réduire la quantité de travail manuel. Lorsque vous créez un modèle, vous pouvez désigner certains utilisateurs comme propriétaires ou membres permanents. Ainsi, lorsqu’une nouvelle équipe est créée à partir du modèle, ces personnes y sont automatiquement ajoutées. Les propriétaires permanents sont également ajoutés aux canaux privés.

La collaboration est la clé du succès dans tout secteur et dans toute organisation, qu’elle soit publique ou privée. Les agences et institutions gouvernementales ne font pas exception. Les modèles Microsoft Teams permettent une communication et une collaboration internes ininterrompues entre les membres des différentes agences gouvernementales, et favorisent la coopération interdépartementale.

Parlez à notre équipe pour découvrir comment votre institution peut tirer parti des modèles de collaboration.