Customizing Microsoft Copilot for Your Business Needs (Enterprise Guide)
Microsoft 365 Copilot est un outil d’intelligence artificielle qui s’intègre aux applications Microsoft pour aider les entreprises à gagner du temps et à automatiser leurs tâches. Voici ce que vous devez savoir pour le personnaliser au sein de votre organisation :
- Outils clés de personnalisation : Utilisez Copilot Studio, Power Automate et Microsoft Teams pour concevoir des flux de travail, automatiser des processus et déployer des solutions.
- Bénéfices pour l’entreprise : Automatisez jusqu’à 40 % des tâches, réalisez des économies de plusieurs millions et améliorez votre efficacité. Par exemple, PG&E a économisé 1,1 million de dollars par an en personnalisant Copilot pour le support informatique.
- Prérequis de configuration : Vous aurez besoin d’un accès administrateur, des licences appropriées et d’un environnement de production pour démarrer.
- Fonctionnalités avancées : Connectez plus de 1 200 sources de données, créez des flux de travail personnalisés et automatisez les tâches répétitives.
Étapes de configuration rapide :
- Concevoir les flux de travail : Utilisez les outils sans code de Copilot Studio pour créer des solutions adaptées à chaque tâche.
- Tester les agents IA : Affinez les réponses et assurez une intégration fluide avec vos systèmes.
- Déployer en toute sécurité : Suivez les recommandations de sécurité de Microsoft pour protéger vos données.
En personnalisant Copilot, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les coûts et améliorer la productivité de leurs équipes.
Éléments fondamentaux de personnalisation
Vue d’ensemble des fonctionnalités principales
Microsoft 365 Copilot mise sur l’intelligence conversationnelle, l’intégration des connaissances et l’automatisation des flux de travail. Il traite les requêtes en langage naturel tout en se connectant à plusieurs sources de données en temps réel.
Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités d’IA :
| Catégorie de fonctionnalité | Capacités |
|---|---|
| IA conversationnelle | Traitement du langage naturel, mémorisation du contexte, dialogues multi-tours |
| Intégration des connaissances | Plus de 1 200 connecteurs de données, mises à jour en temps réel, synthèse multi-sources |
| Automatisation des flux de travail | Intégration de Power Automate, déclencheurs d’actions personnalisés, automatisation des processus |
Ces fonctionnalités constituent une base solide pour de nombreuses possibilités de personnalisation.
Options de configuration disponibles
Copilot Studio enrichit ces fonctionnalités grâce à des options de configuration flexibles. Son interface sans code et ses connecteurs spécialisés simplifient la personnalisation. Par exemple, le site client de HP illustre sa capacité à interagir avec les utilisateurs en temps réel.
« Nous utilisons Microsoft Copilot Studio pour créer un copilot destiné au site grand public de HP, afin d’interagir avec les clients à grande échelle, de les conseiller sur les produits adaptés à leurs besoins, et bien plus encore. Copilot Studio permet des réponses en temps réel aux questions des clients grâce à l’IA générative. Mieux nous communiquons sur nos produits, plus nous créons de confiance et d’opportunités commerciales. » – Mohamed Zohny, Global Head of Social Media & Digital Innovations
La plateforme propose trois approches de configuration principales :
- Intégration standard : Se connecte directement aux applications Microsoft 365.
- Intégration étendue : S’intègre à des systèmes externes tels que SAP et Workday.
- Développement personnalisé : Permet de créer des plugins sur mesure pour répondre à des besoins métier spécifiques.
« Chez RSM, nous utilisons un ensemble de technologies Microsoft basées sur l’IA, dont Microsoft Copilot Studio, pour créer des expériences copilot qui apportent des résultats concrets à nos clients et à nos collaborateurs. Les fonctionnalités intuitives et extensibles de Copilot Studio nous permettent de nous adapter à des besoins variés et évolutifs, et de repérer de nouvelles opportunités pour mieux servir nos clients et nos équipes. » – Mike Gillis, Owner/Principal
Prérequis de configuration
La personnalisation de Copilot implique des rôles, des licences et des environnements spécifiques :
| Type de prérequis | Composants essentiels |
|---|---|
| Rôles | Administrateur système ou Personnalisateur système |
| Licences | Copilot for Service |
| Environnement | Accès à un environnement de production |
| Langue | Anglais (prise en charge actuelle des agents IA personnalisés) |
La mise en œuvre chez An Post illustre comment ces prérequis facilitent un déploiement rapide :
« Copilot Studio a permis à An Post de proposer une solution numérique automatisée en libre-service à forte valeur ajoutée. L’utilisation de la technologie d’IA générative nous permet d’élever l’expérience client et d’accélérer notre mise sur le marché, dans le cadre de notre stratégie numérique visant à accompagner davantage de clients en ligne. » – Des Morley, Chief Digital & Technology Officer
Instructions de configuration
Créer des flux de travail personnalisés
Microsoft Copilot Studio permet aux organisations de créer des flux de travail adaptés à leurs besoins grâce à une interface low-code. Cette plateforme aide à concevoir des expériences de chat intelligentes en combinant des grands modèles de langage, un gestionnaire de dialogues et divers outils d’intégration.
Voici comment se décompose le processus de création de flux de travail :
| Composant | Objectif | Mise en œuvre |
|---|---|---|
| Ancrage des données | Connexion aux données organisationnelles | Intégration en temps réel avec les systèmes de données |
| Conception conversationnelle | Définition des schémas d’interaction | Outils visuels et traitement du langage naturel |
| Intégration des actions | Exécution des tâches | Actions automatisées sur l’ensemble des systèmes connectés |
« Lorsque vous créez votre propre copilot avec Copilot Studio, vous construisez des expériences de chat intelligentes en utilisant des grands modèles de langage prêts à l’emploi, un gestionnaire de dialogues, plus de 1 200 connecteurs de données, et bien plus encore, dans un environnement SaaS low-code. »
Une fois les flux de travail créés, l’étape suivante consiste à les tester en créant et en affinant des agents IA.
Créer et tester des agents
Après avoir configuré les flux de travail, il est essentiel de tester et d’affiner vos agents IA. Utilisez l’interface « Chat » dans Copilot for Service pour évaluer leurs performances.
Principaux points à vérifier lors des tests :
- Validation des réponses : Testez les agents avec une variété de requêtes, notamment les accès authentifiés et les questions spécifiques à une source. Ajustez les sources de contenu pour améliorer la précision.
- Enrichissement des connaissances : Ajoutez davantage de sources de données pour améliorer les réponses et affiner les schémas d’interaction.
- Tests d’intégration : Vérifiez que les agents fonctionnent correctement sur l’ensemble des systèmes connectés.
Déployer et sécuriser
Une fois les flux de travail et les agents testés, l’étape finale est le déploiement. Microsoft insiste sur la sécurisation de l’environnement lors de cette phase pour garantir une utilisation sûre à l’échelle de l’entreprise. Leur expérience avec Copilot Studio a permis de mettre en place des mesures de sécurité efficaces.
« Grâce à nos premières expériences avec Copilot Studio, nous avons pu développer des contrôles et des dispositifs de validation adaptés au type d’agents que les créateurs souhaitent construire. Grâce à des groupes et des règles prédéfinis, nous pouvons autoriser la liberté et l’expérimentation à différentes échelles sans mettre en danger notre environnement Microsoft 365 interne. »
- Aisha Hasan, responsable produit Power Platform et Copilot Studio pour Microsoft Digital
Voici un aperçu du cadre de sécurité :
| Couche de sécurité | Mesures de contrôle | Objectif |
|---|---|---|
| Séparation des environnements | Environnements Power Platform distincts | Contrôler l’accès aux données |
| Alignement de la gouvernance | Synchronisation avec les politiques Microsoft 365 et Power Platform | Maintenir les standards de sécurité |
| Évaluation des risques | Évaluation du périmètre des agents | Déterminer les contrôles de sécurité nécessaires |
| Formation des utilisateurs | Dispenser des formations à la sécurité | Prévenir les vulnérabilités |
« Notre objectif est de calibrer précisément nos contrôles de gouvernance en fonction de ce que les personnes créent. Si nous pouvons facilement autoriser des éléments que nous considérons comme peu risqués, comme les agents de récupération, nous laissons les employés les créer dans leur environnement de développement personnel. En revanche, les agents personnalisés plus puissants ou à plus grande portée requièrent une supervision plus approfondie. »
- Lianne Zelsman, Senior Product Manager chez Microsoft Digital, spécialisée dans la gouvernance Power Platform
Guide développeur pour personnaliser Microsoft Copilot | BRK150
Configuration de Microsoft Teams
La personnalisation de Microsoft Teams améliore la façon dont Copilot soutient la collaboration en entreprise, garantissant une expérience plus fluide pour les utilisateurs.
Étapes de configuration de Teams
Pour intégrer efficacement Microsoft Copilot à Teams, une configuration appropriée est indispensable. Ce processus garantit une collaboration fluide au sein de votre organisation.
Voici un aperçu du processus de configuration :
| Phase de configuration | Actions clés | Objectif |
|---|---|---|
| Connexion initiale | Connexion de l’agent aux canaux Teams et Microsoft 365 | Activer les fonctionnalités multiplateformes |
| Personnalisation de l’agent | Configurer l’icône, les descriptions et l’identité visuelle | Établir une identité claire pour les utilisateurs |
| Distribution | Définir les options de disponibilité et de partage | Gérer les niveaux d’accès à l’agent |
| Intégration des canaux | Activer les fonctionnalités spécifiques aux équipes | Prendre en charge les @mentions dans les canaux |
Pour un déploiement à l’échelle de l’entreprise, adaptez l’apparence de l’agent à votre identité de marque et clarifiez son rôle auprès des utilisateurs.
Une fois votre intégration Teams configurée, vous pouvez explorer des outils et fonctionnalités supplémentaires pour améliorer la collaboration.
Utilisations courantes dans Teams
Microsoft Teams propose plusieurs outils pour rendre les réunions, les communications et les flux de travail plus efficaces. Parmi les principales utilisations :
- Générer des comptes rendus de réunions en temps réel et assurer le suivi des actions
- Organiser les points de discussion et partager des documents
- Fluidifier les communications et les flux de travail au sein des canaux
Ces outils aident les équipes à rester organisées et productives.
Paramètres de sécurité dans Teams
Des pratiques de sécurité robustes sont essentielles pour protéger les données sensibles sans compromettre l’accessibilité. Microsoft 365 Copilot indexe le contenu des plateformes telles que les conversations Teams, les boîtes aux lettres des utilisateurs et SharePoint, tout en respectant les contrôles d’accès existants.
« Je pense que l’aspect positif de l’IA et de Copilot, c’est qu’ils vont contraindre les organisations à définir une stratégie de gouvernance des données. » – msp4msps
Parmi les mesures de sécurité clés :
Les organisations utilisant des licences Business Standard doivent faire preuve d’une prudence accrue, car ces offres disposent de fonctionnalités limitées de gouvernance automatisée des données. La mise à niveau vers des licences E5 offre des options de sécurité plus complètes pour les déploiements Copilot.
Fonctionnalités avancées et cas d’usage
Une fois les bases maîtrisées, vous pouvez aller plus loin en personnalisant Copilot pour répondre à des besoins spécifiques de l’entreprise.
Configuration avancée
Microsoft Copilot Studio propose des outils pour affiner votre configuration, permettant de créer des expériences plus contextuelles et pertinentes en exploitant diverses sources de connaissances.
Voici deux fonctionnalités phares :
- Intégration de connaissances personnalisées : Connectez vos sources de données d’entreprise en toute sécurité pour fournir des informations et des réponses sur mesure.
- Automatisation des flux de travail : Par exemple, la ville de Kelowna utilise Power Automate et Power Apps pour créer un copilot qui remplit automatiquement les formulaires de permis à partir des informations saisies par les citoyens.
Ces fonctionnalités sont polyvalentes et s’adaptent à différents secteurs pour répondre à des défis spécifiques.
Exemples sectoriels
Voyage et hôtellerie Holland America utilise l’IA générative dans Copilot Studio pour créer un concierge en ligne.
« Réserver une croisière peut s’avérer complexe en raison des options de cabines, des forfaits et des conditions d’entrée. Nous pensons que l’IA générative peut guider les clients sans effort, en trouvant la croisière idéale pour chaque voyageur, de la réservation jusqu’à l’embarquement. » – Scot Pettit, Sr Director E-commerce
Commerce et distribution HP utilise Copilot Studio pour améliorer la formation des clients et rendre la découverte de produits plus intuitive grâce à une assistance en temps réel.
Services postaux An Post a mis en place une automatisation en libre-service pour améliorer les interactions avec les clients et accélérer sa transformation numérique.
Suivi des performances
Mesurer le succès de ces personnalisations est essentiel, et le tableau de bord Copilot fournit les outils nécessaires pour y parvenir.
| Catégorie de métriques | Indicateurs clés |
|---|---|
| Métriques d’utilisation | Utilisateurs actifs, actions par fonctionnalité, heures assistées |
| Impact sur l’activité | Temps économisé, gains de productivité, économies réalisées |
| Adoption par les utilisateurs | Taux d’utilisation des licences, taux d’engagement par fonctionnalité |
| Performance | Précision des réponses, taux de complétion, temps de traitement |
Pour démarrer les déploiements en entreprise, gardez ces exigences à l’esprit :
- Au moins 50 licences Copilot sont nécessaires pour le traitement des données.
- Le traitement initial des données prend 3 à 5 jours.
- Les métriques sont mesurées sur une fenêtre glissante de 28 jours, avec un délai de données de 4 jours.
« Les fonctionnalités intuitives et extensibles de Copilot Studio nous permettent de nous adapter à des besoins variés et évolutifs, et de repérer de nouvelles opportunités pour mieux servir nos clients et nos équipes. » – Mike Gillis, Owner/Principal
Prochaines étapes
Maintenant que vous avez exploré les principales personnalisations et intégrations, il est temps de passer à la mise en œuvre.
Récapitulatif des points clés
Avec des configurations avancées en place, vous pouvez commencer à transformer votre stratégie en actions concrètes. Les solutions Copilot personnalisées nécessitent des objectifs clairs et une planification rigoureuse. Prenez l’exemple de la Bank of Queensland : 70 % de leurs utilisateurs Copilot économisent 2,5 à 5 heures par semaine, et 25 % en économisent plus de 5 heures hebdomadaires. Leur équipe d’analyse des risques a réduit des processus qui prenaient autrefois des semaines à une seule journée – grâce à une personnalisation ciblée.
Voici un résumé rapide des bénéfices que la personnalisation peut apporter :
| Catégorie de bénéfice | Indicateurs d’impact |
|---|---|
| Gain de temps | 2,5 à 5 heures économisées par utilisateur chaque semaine |
| Réduction des coûts | Des millions d’euros économisés sur les dépenses opérationnelles |
| Efficacité des processus | 25 à 40 % des demandes des employés traitées par Copilot |
| Adoption par les utilisateurs | Plus de 70 % de taux d’utilisation actif |
Forts de ces enseignements, vous êtes prêt à commencer à personnaliser votre propre expérience Copilot.
Guide de démarrage
Pour commencer à personnaliser Copilot, suivez ces étapes :
- Intégration des données : Utilisez plus de 1 200 connecteurs de données pour relier vos systèmes métier.
- Conception des flux de travail : Développez des flux conversationnels adaptés à vos processus métier clés.
- Configuration de la sécurité : Mettez en place des contrôles d’accès basés sur les rôles et des politiques de prévention des pertes de données.
Perspectives d’avenir
L’automatisation par l’IA façonne l’avenir de la collaboration en entreprise. Par exemple, Dow prévoit des économies de plusieurs millions de dollars sur ses opérations de transport dès la première année d’utilisation de Copilot.
Ces témoignages de réussite illustrent le potentiel d’une innovation continue avec Copilot.
« Copilot Studio nous permet de créer et de mettre à jour rapidement un copilot destiné aux employés, capable d’exploiter plusieurs sources de connaissances et de fournir des réponses cohérentes et pertinentes. Copilot Studio nous a aidés à réduire la charge de travail et les coûts de notre équipe de support, tout en renforçant l’engagement et la fidélité de nos employés. » – Ramesh Murugan, Director, Employee Technology & Experiences
Utilisez Copilot Analytics pour suivre les taux d’adoption et mesurer l’impact sur l’activité. Des évaluations régulières vous permettront de vous assurer que vos personnalisations continuent d’apporter de la valeur et d’ouvrir de nouvelles opportunités d’amélioration.