Essai de Planner Premium 101 : Pour commencer et quoi essayer d'abord
Planner Premium est un outil de gestion de projets qui réunit Microsoft To Do, Planner et Project pour le web en une seule solution. Il propose des fonctionnalités avancées telles que les dépendances de tâches, les champs personnalisés et les analyses, pour aider les équipes à rester organisées et efficaces. Voici ce qu’il faut savoir pour commencer :
- Plans et tarifs :
- Plan 1 : 10 $/utilisateur/mois (fonctionnalités de base)
- Plan 3 : 30 $/utilisateur/mois (outils avancés, dont Copilot)
- Plan 5 : 55 $/utilisateur/mois (capacités de niveau entreprise)
- Fonctionnalités clés à explorer :
- Timeline View : plannings de type diagramme de Gantt avec suivi du chemin critique.
- Dépendances de tâches : quatre types (par exemple, Fin-à-Début) pour des flux de travail optimisés.
- Champs personnalisés : ajoutez des indicateurs tels que les niveaux de risque ou les dates d’approbation.
- Intégration Teams : gérez les tâches directement dans Microsoft Teams.
- Configuration de l’essai :
- Des autorisations d’administrateur dans Microsoft 365 sont requises.
- Les plans de base passent en lecture seule après la mise à niveau (archivés pendant 90 jours).
- Conseils pour les tests :
- Concentrez-vous sur la gestion des tâches, la collaboration et les analyses.
- Utilisez l’essai pour mesurer les gains de temps, l’adoption par l’équipe et les améliorations des flux de travail.
Planner Premium s’intègre parfaitement aux applications Microsoft 365 telles que Teams, Outlook et SharePoint, ce qui en fait un outil puissant pour la gestion de projets. Démarrez votre essai de 30 jours pour découvrir comment il peut améliorer la productivité de votre équipe.
Configuration de votre essai Planner Premium
Lancez votre essai de 30 jours en suivant ces étapes simples.
Comment démarrer votre essai
Pour activer votre essai Planner Premium, vous devez disposer des autorisations administratives appropriées dans votre environnement Microsoft 365. Les rôles requis dépendent du type de votre compte de facturation :
- Comptes Microsoft Customer Agreement (MCA) : rôle de propriétaire/contributeur de compte de facturation ou de propriétaire/contributeur de profil de facturation requis.
- Comptes Microsoft Online Services Agreement (MOSA) : rôle d’administrateur de facturation ou supérieur requis.
- Partenaires gérant des comptes clients : autorisations d’administrateur général requises.
Pour mettre à niveau votre plan de base vers Premium :
- Accédez à votre plan de base actuel dans la nouvelle application Planner.
- Cliquez sur les trois points (…) dans le menu d’en-tête.
- Choisissez une option d’affichage premium.
- Sélectionnez « Convertir en Premium pour tous ».
Une fois la mise à niveau effectuée, procédez aux ajustements de configuration décrits ci-dessous.
Étapes de configuration de base
Une fois l’essai activé, ajustez les paramètres de votre environnement Premium :
- Votre plan de base d’origine passe en lecture seule et est archivé.
- Vous disposez de 90 jours pour revenir au plan de base si nécessaire.
- Après 90 jours, le plan de base est définitivement supprimé.
« Un utilisateur disposant d’une licence premium peut travailler avec les deux types de plans Planner (de base et premium), contrairement à un utilisateur sans licence. Certes, il peut accéder au plan, mais tous les nouveaux attributs (issus du plan premium) ne s’affichent pas correctement. Ils se retrouvent fusionnés dans la section Notes, sans possibilité de comprendre ce qui y est écrit. C’est pourquoi chaque personne dans l’entreprise doit disposer au minimum du même niveau de licence premium (afin d’éviter les tickets d’assistance). » – IT bei Swissgrid AG
Lors de la planification de votre essai, examinez ces options tarifaires :
| Niveau du plan | Coût mensuel par utilisateur | Idéal pour |
|---|---|---|
| Plan 1 | 10 $ | Fonctionnalités premium de base |
| Plan 3 | 30 $ | Gestion de projets avancée |
| Plan 5 | 55 $ | Capacités de niveau entreprise |
Principales fonctionnalités à tester
Pendant votre essai Planner Premium, concentrez-vous sur l’exploration des fonctionnalités conçues pour optimiser votre gestion de projets.
Timeline View
La Timeline View offre un affichage de type diagramme de Gantt, qui vous permet de visualiser les plannings de projets sur une période pouvant aller jusqu’à six ans. Les tâches critiques pour le planning apparaissent en rouge, et vous pouvez consulter les détails d’avance ou de retard en survolant les tâches. Cet affichage peut également être exporté au format PDF pour le partage ou la documentation. Pour une meilleure expérience, activez le bouton « Afficher le chemin critique » afin d’identifier les tâches qui ont un impact direct sur votre planning. Vous pouvez aussi configurer des dépendances de tâches pour affiner votre chronologie de projet.
Dépendances de tâches
Une fois votre chronologie configurée, créez des dépendances de tâches pour vous assurer que les tâches s’enchaînent dans le bon ordre. Le système prend en charge quatre types de dépendances :
| Type de dépendance | Description | Exemple d’utilisation |
|---|---|---|
| Fin-à-Début (FS) | La tâche B ne commence qu’une fois la tâche A terminée | Étapes d’un processus de révision |
| Début-à-Début (SS) | Les tâches démarrent simultanément | Activités parallèles |
| Fin-à-Fin (FF) | Les tâches se terminent en même temps | Livrables coordonnés |
| Début-à-Fin (SF) | La tâche B ne se termine qu’après le début de la tâche A | Flux de travail complexes |
Pour ajouter des dépendances, utilisez la colonne « Dépend de » ou « Dépendants (après) » dans la ligne de tâche. Vous pouvez également ajuster les relations en spécifiant des délais d’avance ou de retard en minutes, heures, jours, semaines ou mois.
Configuration des champs personnalisés
Les champs personnalisés vous offrent la souplesse nécessaire pour suivre les détails de projet adaptés à vos besoins. Utilisez-les pour ajouter des champs relatifs aux niveaux de risque, aux estimations d’effort, aux contrôles qualité ou aux dates d’approbation. Vous pouvez ainsi adapter le suivi des tâches à vos objectifs de projet spécifiques.
Planner Premium intègre la gestion des tâches directement dans Teams, de sorte que vous n’avez pas à jongler entre plusieurs applications pendant votre essai.
Ajout de plans dans Teams
En connectant Planner à Teams, vous pouvez gérer les tâches et les conversations au même endroit. Voici comment procéder :
- Accédez au canal Teams où vous souhaitez ajouter Planner.
- Cliquez sur l’icône Applications dans le coin supérieur droit.
- Recherchez « Planner » et ajoutez-le en tant qu’onglet.
- Choisissez de créer un nouveau plan ou d’en associer un existant.
- Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la configuration.
Besoin de fonctionnalités supplémentaires ? Vous pouvez passer à la version premium directement depuis l’interface Teams au fur et à mesure que vos projets évoluent.
Utilisation des plans dans les réunions Teams
Planner Premium facilite la transformation des discussions en réunion en tâches concrètes. Épinglez l’onglet Planner à votre réunion pour un accès rapide, afin de mettre à jour les tâches en temps réel pendant les discussions. Cette fonctionnalité s’intègre parfaitement aux autres intégrations Teams, assurant la fluidité de votre flux de travail.
Connexion avec les applications Teams
Planner Premium fonctionne avec des outils tels qu’Azure, Exchange et Dataverse pour simplifier la gestion des tâches. Par exemple, le modèle de rapport d’incident peut créer automatiquement des tâches et les attribuer aux membres de l’équipe. Pendant l’essai, vous recevrez également des notifications de tâches automatisées directement dans votre fil d’activité Teams, afin que tout le monde reste informé.
Tirer le meilleur parti de votre essai
Maintenant que vous avez configuré la solution et exploré ses fonctionnalités, il est temps de vous concentrer sur la collecte d’informations exploitables pendant votre période d’essai.
Profitez au maximum de votre essai en testant les fonctionnalités premium et en évaluant leur impact sur la productivité de votre équipe.
Liste de contrôle pour les tests
Concentrez vos tests sur ces fonctionnalités premium, en vous appuyant sur celles que vous avez déjà explorées :
| Catégorie de fonctionnalité | Ce qu’il faut tester | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Gestion des tâches | Dépendances, diagrammes de Gantt | Meilleure visibilité sur les plannings de projet |
| Collaboration d’équipe | Accès des utilisateurs externes, mises à jour en temps réel | Communication améliorée avec les parties prenantes |
| Analyses | Rapports avancés, finances du projet | Informations plus claires sur l’allocation des ressources |
| Intégration de l’IA | Automatisation des tâches, suggestions intelligentes | Réduction des efforts manuels dans les flux de travail |
Pour une évaluation approfondie, testez ces fonctionnalités sur un projet complexe comportant plusieurs dépendances. Accordez une attention particulière à la façon dont ces outils s’intègrent à votre configuration Microsoft 365 existante.
Compte rendu des résultats de l’essai
Suivez l’efficacité de votre essai en mesurant les indicateurs clés :
| Indicateur | Comment le mesurer |
|---|---|
| Gains de temps | Comparer les durées de réalisation des tâches avant et pendant l’essai |
| Adoption par l’équipe | Surveiller les utilisateurs actifs quotidiens et l’engagement |
| Réussite de l’intégration | Vérifier les connexions avec les autres applications Microsoft |
| Améliorations des flux de travail | Noter la réduction des étapes dans les processus courants |
Documentez la façon dont les fonctionnalités premium résolvent des problèmes spécifiques de vos processus actuels. Ces relevés vous aideront à justifier le passage à la version complète.
Passage à la version complète
La mise à niveau garantit la préservation de vos données, mais gardez à l’esprit que le plan de base passera en mode lecture seule.
Avant de franchir le pas :
- Vérifiez les licences : confirmez que tous les membres de l’équipe disposent des licences Microsoft 365 nécessaires.
- Évaluez les flux de travail : mettez à jour les flows Power Automate ou les intégrations tierces.
- Vérifiez l’accès des collaborateurs : assurez-vous que les utilisateurs externes peuvent toujours accéder au système si nécessaire.
Gardez à l’esprit que les points d’accès peuvent varier. Par exemple, les plans basés sur Teams restent dans l’application, tandis que les plans intégrés à SharePoint redirigent les utilisateurs vers Project pour le web.
Conseil de pro : sauvegardez les données critiques du projet avant de procéder à la mise à niveau. Même si le système transfère généralement les données sans problème, il est prudent de se préparer à d’éventuels problèmes de compatibilité entre les versions de base et premium.
Prochaines étapes
Voici comment prendre des décisions éclairées pour votre déploiement :
Exploitez les enseignements de l’essai pour élaborer votre plan
Tirez parti de ce que vous avez appris pendant l’essai pour construire un plan de déploiement ciblé. Par exemple, activez les fonctionnalités premium telles que People, Goals et Assignments via l’application Planner. Lorsque vous convertissez un plan de base en version premium, le plan d’origine est archivé pendant 90 jours.
Points d’accès à prendre en compte
Assurez-vous que votre équipe sait comment accéder à Planner sur les différentes plateformes :
- Utilisateurs Teams : les plans premium sont accessibles directement dans Microsoft Teams.
- Utilisateurs web : ils seront redirigés vers Project pour le web.
- Utilisateurs mobiles : les tâches apparaissent dans la section « Qui m’est attribué », avec des invitations à ouvrir les plans premium dans Project pour le web.
Veiller à ce que les accès de votre équipe correspondent à votre infrastructure permettra une transition plus fluide.
Préparez votre infrastructure
Avant de déployer la version premium, concentrez-vous sur ces points essentiels :
- Gestion des licences : vérifiez que vos licences Microsoft 365 incluent l’accès premium.
- Mises à jour des intégrations : adaptez les flows Power Automate et les intégrations tierces aux fonctionnalités premium.
- Organisation des données : utilisez des compartiments et des étiquettes pour structurer les tâches de manière cohérente dans tous vos projets.
Adoptez les bonnes pratiques
Une fois votre configuration prête, suivez ces conseils pour tirer le meilleur parti de votre plan premium :
| Domaine | Que faire |
|---|---|
| Gestion des tâches | Définissez des dates de début et d’échéance pour rendre l’affichage Planning utile. |
| Communication | Ajoutez des commentaires et des instructions clairs aux tâches. |
| Accès de l’équipe | Ajoutez des plans en tant qu’onglets dans les canaux Microsoft Teams. |
| Suivi de l’avancement | Utilisez la fonctionnalité Référence pour surveiller la progression du projet. |
Conseil de pro : commencez par une seule équipe ou un seul projet à titre de pilote. Cela vous permet d’ajuster votre stratégie en fonction des retours concrets et des expériences utilisateurs.