How to Use Microsoft Teams for Sales Management
Les commerciaux comptent parmi les membres les plus importants d’une organisation en termes d’efficacité. Plus le processus de vente est complexe, plus il implique de personnes — et plus il est difficile de rester compétitif sur le marché. Si de nombreuses applications contribuent à rendre les processus de vente efficaces, un levier d’amélioration reste encore sous-exploité : une organisation et une gouvernance adaptées du travail collaboratif. C’est pourquoi de nombreuses entreprises ont déjà commencé à utiliser Microsoft Teams pour la gestion des ventes.
Nous allons nous concentrer aujourd’hui sur la vente B2B, où les processus sont plus complexes et requièrent un plus grand nombre de participants. Dans le domaine B2B, les commerciaux utilisent de nombreuses méthodologies et outils pour bâtir une communication efficace avec leurs clients et aligner les équipes en interne.
La gestion des ventes dans le contexte actuel
Le rôle des commerciaux a beaucoup évolué ces dernières années. Aujourd’hui, ils ne sont plus de simples représentants commerciaux : ils deviennent également des conseillers de confiance pour leurs clients.
Les modes de travail changent eux aussi rapidement. Grâce aux avancées technologiques en matière de communication, les commerciaux collaborent simultanément avec de nombreux outils externes et internes. Par ailleurs, le travail à distance s’est imposé comme une forme d’activité à part entière, et beaucoup de commerciaux exercent leurs missions en dehors du bureau.
Les commerciaux collaborent avec une multitude de parties prenantes en s’appuyant sur un ensemble d’outils numériques qui facilitent le travail d’équipe. Des experts de différents domaines sont souvent impliqués dans le processus, car la vente requiert de plus en plus de spécialisation. Les représentants commerciaux réalisent des présentations et des démonstrations tout en assurant la plupart des fonctions qu’ils assuraient traditionnellement. Ils restent également en contact avec les équipes marketing, les équipes produit et d’autres collaborateurs qui influencent un processus de vente de plus en plus complexe.
Comment rester efficace et conclure des deals avec succès ? Pour y parvenir, il est essentiel d’utiliser des outils modernes et d’automatiser les activités internes et externes. Nous allons partager différents cas d’usage observés dans diverses organisations, que vous pouvez facilement mettre en œuvre avec Microsoft Teams.
Commençons par passer en revue les différents défis auxquels vous pourriez être confronté et que vous pourriez résoudre.
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Les défis de la gestion des ventes que Microsoft Teams peut résoudre
Pour mieux comprendre comment utiliser Microsoft Teams pour la gestion des ventes, examinons d’abord les principaux défis liés à la collaboration commerciale. Cela nous permettra de voir comment Microsoft Teams peut y répondre.
Alignement de l’équipe commerciale
Le processus de vente est un ensemble d’étapes intégrées qui permettent à l’entreprise de conclure des deals. Ces étapes comprennent la prospection, les réunions et présentations, la négociation, et enfin le suivi des comptes nouveaux et existants.
Tout au long de ces étapes, votre équipe commerciale doit travailler de concert. Suivre le parcours acheteur est un processus complexe sans un alignement de l’équipe commerciale. Il est parfois difficile pour vos commerciaux de rester concentrés sur les mêmes objectifs et KPIs, et de collaborer efficacement dans leur espace de travail. Il en résulte une perte de performance sur les KPIs, une gestion du temps insuffisante et un nombre de deals conclus trop faible.
Alignement interdépartemental
Comme mentionné précédemment, les processus de vente d’aujourd’hui incluent de nombreuses activités supplémentaires qui nécessitent une collaboration entre les commerciaux et les membres d’autres équipes. Par exemple, il est indispensable de construire un lien solide entre les équipes commerciales et marketing pour un développement commercial réussi.
Des problèmes similaires de désalignement entre différents départements se manifestent également de la façon suivante :
Il en résulte que, même lorsque les différentes équipes fonctionnent efficacement de leur côté, elles peinent à atteindre l’objectif commun lorsqu’elles doivent coopérer.
Préparation de l’équipe commerciale
Dans les conditions de marché actuelles, les entreprises doivent rester agiles et s’adapter en permanence aux nouvelles tendances. Elles font régulièrement face aux mises à jour produits, aux évolutions du comportement des buyers personas, ainsi qu’aux changements de stratégie des concurrents.
Il est primordial que votre équipe commerciale suive ces évolutions et soit prête à s’adapter. Elle doit connaître son audience cible et les problèmes qu’elle cherche à résoudre, et comprendre comment son entreprise peut apporter de la valeur aux clients. Dans le cas contraire, vos commerciaux ne seront ni confiants ni compétents — en d’autres termes, ils ne seront pas prêts.
Gestion des tâches de l’équipe
La gestion du travail quotidien représente un autre défi pour les responsables commerciaux, car les tâches, KPIs et délais sont nombreux tout au long du processus de vente.
Chaque manager cherche l’outil idéal pour simplifier la performance de son équipe et, dans le même temps, disposer d’une vue complète sur la productivité de ses collaborateurs. Mais comment choisir la bonne solution parmi une large variété d’applications performantes ?
En savoir plus sur la gestion des tâches avec les Modèles Planner.
Gestion collaborative des ventes
Nous avons beaucoup évoqué l’importance de la collaboration pour les commerciaux dans leur travail. Dans une grande organisation notamment, il est parfois complexe de gérer les activités de différents départements, de comparer les résultats et de rester focalisé sur la stratégie à long terme simultanément.
Voici quelques-uns de ces défis :
- Faible visibilité à l’échelle de l’entreprise
- Manque d’intégration des données et des processus
- Gestion des règles métier peu flexible
- Qualité insuffisante des données
Pour surmonter ces difficultés liées aux processus collaboratifs, les managers peuvent élaborer un guide commercial (sales playbook). Il s’agit d’un document qui décrit le processus de vente, les buyers personas, les scripts d’appel, et bien plus encore. En proposant de suivre ce guide, les managers cherchent à améliorer la productivité, à standardiser les meilleures pratiques, tout en réduisant le temps de montée en compétence.
Même si ces recommandations peuvent contribuer à améliorer les performances, rassembler toutes les informations nécessaires peut constituer un défi supplémentaire.
CRM pour la gestion des ventes
Les systèmes CRM aident les commerciaux à rester en contact avec leurs clients, à améliorer le processus de vente et à collecter des données. Vous pouvez tout centraliser en un seul endroit et optimiser tous les processus — du marketing au support client.
Cela paraît idéal en théorie, mais en pratique, les organisations se heurtent à différents obstacles lors de la mise en place d’un nouveau logiciel :
- Intégration du CRM avec les systèmes existants
- Définition d’objectifs clairs
- Adoption par les utilisateurs
- Choix du bon système
Il en résulte qu’une adoption insuffisante ou une utilisation inappropriée des outils peut engendrer de la confusion plutôt que de faciliter les processus métier.
En savoir plus sur les intégrations Microsoft Teams et CRM
Gestion des ventes avec Microsoft Teams
Nous avons identifié différents scénarios dans lesquels votre équipe commerciale nécessite une collaboration numérique, et nous présentons comment utiliser Microsoft Teams pour répondre aux principaux défis. Voici les scénarios que nous allons aborder :
Livre blanc : Comment utiliser Microsoft Teams pour la vente
- Scénarios de vente courants dans Teams
- Conseils et bonnes pratiques pour utiliser Teams dans les processus de vente
- Intégration de Teams avec des applications natives et tierces
Collaboration au sein du département commercial
Le département commercial est le lien direct entre le produit ou service d’une entreprise et ses clients. Nous avons beaucoup parlé de l’importance de la collaboration et des défis associés. Comment construire le bon espace de collaboration pour votre département commercial dans Microsoft Teams ?
Vous pouvez facilement créer un modèle de département commercial et créer de nouvelles équipes avec la même structure organisationnelle selon vos buyers personas, localisations, types de produits, etc.
Comment procéder ?
1. Ajoutez des canaux métier pertinents dans l’équipe de référence et travaillez sur :
- Bilans d’activité pour collecter et comparer les résultats
- Deals conclus pour partager les meilleurs cas d’usage
- Réunions d’équipe pour organiser les présentations et les réunions
2. Ajoutez le responsable commercial en tant que propriétaire et n’oubliez pas d’ajouter les commerciaux, les account executives, les spécialistes commerciaux et les autres collaborateurs selon votre structure.
3. Créez des équipes à partir de ce modèle avec les fichiers, dossiers et onglets copiés contenant les outils internes.
Avantages
Structurez votre espace de collaboration au niveau du département et évitez les malentendus entre les membres de l’équipe. Vous pouvez ainsi augmenter vos ventes grâce à un espace de travail clair et consulter facilement les résultats.
Utilisez Power BI pour analyser les résultats et collaborer sur vos données. Cela vous permettra de prendre des décisions éclairées grâce à des analyses en temps réel à chaque niveau de votre organisation. Bénéficiez également d’analyses en libre-service à l’échelle de l’entreprise et protégez vos données analytiques. En savoir plus sur Power BI avec les modèles Microsoft Teams
Alignement commercial et marketing
Favorisez une collaboration optimale entre vos équipes commerciales et marketing pour mieux comprendre le produit, les besoins des clients, et augmenter le nombre de deals conclus. Dans Microsoft Teams, il est très facile de travailler sur différents projets sans perdre d’informations ni perdre de temps.
Comment procéder ?
Créez une équipe avec la même structure au niveau du modèle pour collaborer sur de nouveaux cas avec les équipes marketing et commerciale réunies
1. Ajoutez des canaux pertinents pour partager l’information et mener des actions. Par exemple :
- Planification pour définir les KPIs et les délais
- Opportunités pour suivre les besoins des clients
- Communication pour travailler ensemble sur le contenu marketing avec des remontées en temps réel de l’équipe commerciale
2. Définissez des tâches quotidiennes avec priorité et délais via Microsoft Planner et ajoutez-les au niveau du modèle
3. Ajoutez le modèle à votre catalogue et créez de nouvelles équipes pour chacun de vos cas métier.
Avantages
Vos deux départements restent focalisés sur la stratégie à long terme, les KPIs et les délais. Vous obtenez ainsi un espace de collaboration idéal, un nombre accru de deals conclus et une meilleure compréhension des besoins et retours de vos clients.
Travaillez-vous avec un CRM ? Intégrez alors votre système CRM dans Microsoft Teams et collaborez ensemble sur le parcours de vos buyers personas. Vous pouvez également réaliser l’intégration avec votre CRM et obtenir des équipes créées à partir de vos comptes ou opportunités. En savoir plus sur l’intégration CRM avec Microsoft Teams
Améliorez votre compréhension des clients et automatisez le processus de vente en utilisant une variété d’outils performants.
Deal Room dans Microsoft Teams
Grâce à Microsoft Teams, vous pouvez créer différentes équipes pour collaborer sur chacun de vos deals commerciaux. Dans ce scénario, les membres de votre équipe peuvent travailler sur des deals compétitifs à long cycle de vente et à coût de vente élevé.
Comment procéder ?
Créez un modèle pour chacun de vos deals à forte valeur et collaborez efficacement en suivant le parcours acheteur :
1. Définissez les étapes et les objectifs de l’équipe, et ajoutez des canaux métier pertinents selon vos processus de vente. Par exemple, vous pouvez créer les canaux suivants :
- Mises à jour client pour suivre les besoins et les demandes de vos clients
- Planification pour définir les tâches quotidiennes et les KPIs
- Proposition pour préparer les démonstrations et les présentations
2. Définissez qui doit participer. Ajoutez ensuite les membres qui doivent travailler sur le deal : les directeurs commerciaux, les directeurs de service, les équipes produit et les autres groupes fonctionnels nécessaires à la validation ou à la structuration du deal.
3. Mettez en place un système de gestion du processus. Créez une nouvelle équipe à partir du modèle existant et collaborez sur les éléments entrants et les livrables directement dans cette nouvelle équipe.
Avantages
Votre processus de vente, la documentation, les validations et les délais de soumission et d’examen des deals sont clairs et structurés.
De plus, vous pouvez facilement mettre en place une structure avec Microsoft Planner pour suivre les activités quotidiennes.
Créez également différents tableaux sur des sujets pertinents, tels que Documents, Ressources, Processus et bien d’autres.
Vous pouvez également ajouter des notes, des listes de vérification, des liens et joindre des documents pour des tâches claires. Choisissez la personne à qui assigner la carte, définissez une échéance et une priorité.
Avec Microsoft Planner, vous pouvez à la fois gérer l’activité de votre équipe et simplifier le travail quotidien de vos commerciaux grâce à la collaboration sur différents compartiments. Découvrez comment créer des modèles Planner.
Gestion de comptes avec Microsoft Teams
Développer des relations avec les clients existants pour les transformer en comptes stratégiques clés est une composante essentielle de toute stratégie commerciale. Avec Microsoft Teams, vous pouvez optimiser la gestion des comptes commerciaux et la communication avec vos clients, même s’ils n’utilisent pas Teams.
Comment procéder ?
1. Créez un modèle pour chacun de vos buyers personas et proposez un service de support client efficace avec des canaux pertinents :
- Suivi pour collecter les informations relatives à la satisfaction client
- Escalades pour partager les nouvelles opportunités et les mises à jour
- Rapports pour gérer les résultats et atteindre les KPIs
2. Ajoutez des canaux privés pour partager des documents importants et des informations stratégiques.
3. Créez de nouvelles équipes à partir du modèle, travaillez ensemble sur les dossiers et organisez des réunions avec les clients, même s’ils n’utilisent pas Microsoft Teams.
Avantages
Avec un espace de travail structuré, votre équipe peut négocier des contrats, développer et entretenir des relations clients solides.
Explorez Microsoft Forms pour améliorer votre service client et l’expérience client. Ajoutez Forms dans vos onglets au niveau du modèle et collectez les retours de vos clients. Vous pouvez également comparer les résultats entre différentes équipes. En savoir plus sur Microsoft Forms avec les modèles Teams.
Formation commerciale
La formation commerciale est un aspect essentiel dans l’univers de la vente. Plus un individu est bien formé, plus il devrait être performant sur le terrain. Explorez la possibilité de réaliser des formations avec Microsoft Teams pour le développement et la montée en compétence de vos commerciaux.
Comment procéder ?
1. Créez une équipe et ajoutez tous les fichiers nécessaires via des canaux pertinents :
- Planification pour créer le calendrier des réunions et des sessions
- Exercices et tests pour vérifier les connaissances
- Supports pédagogiques pour rassembler toutes les présentations, e-books, articles et guides
2. Ajoutez Microsoft Forms au niveau du modèle pour recueillir la satisfaction et les retours de votre équipe commerciale.
3. Créez une équipe pour chacun de vos nouveaux programmes de formation à partir d’un modèle existant, ajoutez des membres et partagez les connaissances.
Avantages
Avec une structure de travail claire, vous pouvez non seulement réduire la durée du processus de formation, mais aussi en améliorer la qualité. Une équipe commerciale bien formée peut générer de nouvelles opportunités susceptibles d’apporter des retours considérables pour une entreprise.
Optimiser les processus de vente au sein de votre organisation est une étape cruciale pour développer et faire croître votre activité. Il est difficile de trouver la bonne approche et les bons outils pour résoudre vos enjeux métier dans des conditions de collaboration complexes. Cependant, Microsoft Teams vous permet de structurer votre espace de travail, d’améliorer l’engagement de vos équipes et de mener à bien vos activités commerciales.
Dans cet article, nous avons examiné différents exemples d’utilisation de Microsoft Teams dans diverses situations pour améliorer vos processus collaboratifs : gestion de comptes, Deal Room, alignement commercial et marketing, et bien d’autres. Améliorez facilement votre gestion commerciale grâce aux modèles Microsoft Teams.
Vous souhaitez en savoir plus sur la technologie de modèles Microsoft Teams ? nBold est une technologie de collaboration qui vous permet de créer des modèles avec des fichiers, dossiers, membres et onglets copiés. Elle vous permet également de mettre en place des politiques de gouvernance avec la gestion de la création de canaux privés, les conventions de nommage, les politiques de confidentialité, et bien plus encore. En savoir plus sur la technologie de modèles nBold.