Leveraging Collaboration: Legal Industry Edition

Pendant un certain temps, la collaboration semblait n’être qu’un nouveau mot à la mode s’emparant du secteur informatique. Les entreprises technologiques ont été les premières à adopter des modèles collaboratifs, car cela correspondait aux fondements des méthodes de développement logiciel. Pourtant, la collaboration s’est rapidement révélée précieuse dans tous les secteurs d’activité. Sa flexibilité et son haut niveau d’intégration ont facilité son adoption par d’autres domaines d’entreprise, qu’il s’agisse de sociétés industrielles, commerciales ou de services. L’esprit de collaboration a également touché le secteur juridique. Il contribue à rapprocher les avocats de différentes spécialités juridiques, ainsi que leurs clients. Il offre les bons outils pour communiquer en toute sécurité, interagir, échanger des informations, débattre d’opinions, et bien plus encore.

Dans cet article, nous examinerons plus en détail ce que représente la collaboration dans le secteur juridique. Nous verrons également comment les solutions technologiques peuvent contribuer à l’améliorer.

Des départements juridiques aux cabinets d’avocats

Même si les professionnels du droit aiment à se dire autonomes, ils s’appuient fortement sur la collaboration. Les problèmes juridiques sont rarement unidimensionnels. Pour résoudre une question juridique, les avocats, les départements juridiques et même les grands cabinets d’avocats doivent mobiliser plusieurs acteurs et travailler simultanément avec tous pour parvenir à une solution. Et travailler collectivement vers un objectif commun, c’est précisément la définition de la collaboration.

La collaboration s’exerce dans les petits comme dans les grands cabinets. Un avocat spécialisé en droit fiscal, par exemple, peut avoir besoin de consulter et de travailler étroitement avec un confrère spécialisé en droit immobilier. Ce type de collaboration croisée est très répandu dans le monde juridique, et les avocats développent des réseaux de relations pour mieux couvrir l’ensemble des besoins de leurs clients.

Une collaboration efficace est une nécessité absolue dans les grands cabinets d’avocats comme dans les grandes organisations dotées d’importants départements juridiques. Ces entités couvrent plusieurs domaines juridiques afin de pouvoir suivre les dossiers de leurs clients auprès de différentes juridictions et instances gouvernementales.

Le besoin de collaboration se généralise pour tous ces acteurs. L’ensemble du secteur juridique — avocats individuels, départements juridiques et cabinets — repose par nature sur l’interdépendance. Exercer le droit (sous quelque forme que ce soit) implique de nombreux échanges, des discussions autour des dossiers, le partage de documents, des réunions avec les clients et les autres parties prenantes, ainsi qu’une coordination intense en interne et en externe avec d’autres services, personnes ou sociétés.

Comment gérer un flux de travail aussi dynamique ? Comment structurer votre quotidien et collaborer avec toutes ces parties prenantes ? En définitive, les avocats travaillent avec des personnes et des documents. Avoir les deux au même endroit leur fait gagner un temps et une énergie considérables. Nous vous expliquerons comment les avocats peuvent y parvenir.

Avec qui les équipes juridiques collaborent-elles ?

Le secteur juridique mobilise une grande diversité de parties prenantes. Les questions juridiques impliquent souvent de multiples acteurs aux intérêts croisés, ce qui oblige les équipes juridiques à maintenir un niveau élevé de coordination et de communication. Les avocats doivent collaborer avec leurs collègues en interne et dans d’autres services, avec leurs clients et, bien entendu, avec les autorités compétentes.

Examinons chacun de ces cas pour comprendre comment la technologie peut être mise au service de l’efficacité.

Collaboration entre collègues

Dans le secteur juridique, les clients recherchent généralement un équilibre entre coût et efficacité. Personne ne souhaite passer d’un avocat à l’autre pour obtenir des réponses. C’est pourquoi les avocats collaborent pour couvrir toutes les spécialités juridiques et répartir le travail. Ce type de collaboration nécessite souvent le partage d’informations sensibles, de documents et d’échanges confidentiels.

Un espace de collaboration partagé vous permettra d’inviter vos collègues en un seul endroit et de travailler avec eux dans un environnement sécurisé. Parmi les autres avantages d’un tel espace :

• Un canal de communication unique et partagé
• Une meilleure coordination et gestion des tâches
• Le stockage et le traitement des documents depuis un emplacement centralisé
• Une plateforme pour organiser des réunions en ligne
• Une prise de décision collective, et bien plus encore.

L’espace de collaboration en pratique

Pour mieux comprendre les avantages des espaces de collaboration, prenons cet exemple. Un avocat d’affaires a été chargé de superviser et de régler la rupture d’un contrat entre deux associés en litige. Des questions financières et fiscales sont apparues au cours du processus. Un avocat fiscaliste et un comptable ont alors été associés au dossier. Voici ce que les outils de collaboration rendraient possible :

1. Présenter le nouvel avocat et le comptable au client, obtenir son accord pour les associer au dossier, et organiser une réunion en ligne pour traiter le problème.
2. Partager le contrat et les documents associés avec l’avocat fiscaliste afin qu’il conseille sur les actions à mener.
3. Partager les documents financiers avec le spécialiste comptable pour qu’il prépare les tableaux d’engagement.
4. Tenir une conversation privée avec chacun d’eux séparément.
5. Planifier des échanges collectifs pour coordonner les efforts.
6. Organiser des réunions régulières avec le client pour faire le point et prendre des décisions.
7. Faire signer au client les accords relatifs aux actions proposées et obtenir son approbation immédiatement.
8. Une fois le dossier clôturé, tout documenter correctement, avec l’ensemble des échanges intervenus au cours du processus, et conserver le tout comme référence pour tout litige ou usage futur.

Tout cela pourrait se faire par des échanges d’e-mails interminables et des allers-retours téléphoniques. Mais il est possible de tout réaliser depuis un seul espace de collaboration, qui permet aux avocats de :

• Passer en revue les détails ensemble en temps réel
• Organiser des séances de brainstorming
• Tenir des réunions en ligne
• Prendre des notes et y inclure des références aux textes juridiques
• Inviter des professionnels pour des échanges privés
• Et surtout, tenir le client informé et à jour tout au long du processus.

De plus, les outils de collaboration vont au-delà de la simple organisation des échanges. Ils protègent les avocats contre toute fausse allégation de la part d’anciens clients, car tout est enregistré et conservé.

Pour aller plus loin

Les avantages d’un espace de collaboration sont évidents, mais que se passerait-il si vous pouviez l’améliorer encore davantage ? Au lieu de tout construire de zéro pour chaque dossier, vous pouvez utiliser des espaces de collaboration préconfigurés. Il vous suffit de créer votre espace modèle, puis de l’utiliser pour autant de dossiers différents que vous le souhaitez.

Les espaces de collaboration préconfigurés vous permettent de mobiliser immédiatement tous les acteurs clés. Par exemple, si le responsable de votre département financier est impliqué dans tous les dossiers liés aux finances que gère votre cabinet (ou département), vous pouvez l’ajouter à votre espace modèle et il sera automatiquement intégré à tous les autres espaces que vous créerez.

Vous pouvez également ajouter des espaces dédiés au sein de votre espace modèle pour des discussions plus ciblées. Par exemple :

• Échanges avec les clients
• Précédents juridiques
• Preuves et pièces à conviction
• Observations finales, etc.

Avec une solution de modèles comme SalesTim, vous pouvez créer ces éléments une seule fois, puis les dupliquer pour tous vos autres dossiers et/ou clients.

Collaboration avec les clients

Dans le secteur juridique, les clients peuvent être envahissants : ils souhaitent être impliqués à chaque étape du processus pour s’assurer que leurs intérêts sont bien protégés. Les avocats peinent à travailler en permanence en présence de leurs clients, car certains travaux doivent s’effectuer entre professionnels. C’est là l’un des grands avantages des outils de collaboration. Ils permettent d’organiser la relation entre avocats et clients de façon à satisfaire les deux parties. Les clients pourront mieux contribuer à leurs dossiers, rencontrer leurs avocats en ligne régulièrement, échanger leurs points de vue, recevoir les demandes de l’avocat, télécharger et partager des fichiers en quelques secondes, signer des documents et remplir des formulaires.

L’espace de collaboration en pratique

Prenons l’exemple d’un avocat spécialisé en droit de la famille chargé de représenter l’épouse dans une procédure de divorce. Le couple doit discuter des actifs communs — maison, placements en actions et emprunts immobiliers. L’avocat devra communiquer fréquemment avec sa cliente, mais celle-ci doit se rendre dans une autre ville pour une affaire professionnelle urgente. Voici ce que les outils de collaboration rendraient possible :

1. Préparer une liste des documents demandés et la partager avec la cliente.
2. Recevoir les documents, les examiner en temps réel et en discuter avec la cliente lors d’une réunion en ligne.
3. Proposer des solutions, examiner les options et obtenir l’accord de la cliente sur les actions à entreprendre.
4. Tenir la cliente informée de l’avancement des réunions avec l’avocat du mari, et même l’associer à une conférence en ligne pour qu’elle puisse y assister.
5. Inviter d’autres professionnels à la réunion afin qu’ils conseillent la cliente sur divers sujets tels que les questions financières et les obligations bancaires.

Dans ce cas, la cliente n’a pas eu à faire appel à plusieurs professionnels et n’a pas eu à se soucier de l’organisation des événements. L’outil de collaboration a tout géré et fourni la base appropriée pour une communication productive. De son côté, l’avocat n’a pas perdu de temps en attendant le retour de sa cliente, l’a tenue informée étape par étape, et surtout, a maintenu en permanence la circulation des informations et des documents.

Travailler avec plusieurs clients

Il est rare qu’un avocat ne travaille qu’avec un seul client. Il jongle en permanence entre de nombreux dossiers et doit rester en contact avec tous ses mandants. Les espaces de collaboration préconfigurés sont alors d’un précieux secours. Les dossiers juridiques suivent souvent une structure similaire : avec une solution de modèles, vous pouvez créer un prototype d’espace de collaboration partagé, puis le reproduire pour chacun de vos clients.

Si vous utilisez des documents types, comme un contrat avec votre client ou une liste des documents qu’il doit vous fournir, vous pouvez les intégrer au prototype créé avec les Modèles de collaboration. Ainsi, tous les espaces futurs issus de ce modèle contiendront déjà l’ensemble du contenu nécessaire.

Collaboration avec d’autres services

Les grandes entreprises disposent généralement de leur propre département juridique interne, qui communique avec tous les autres services — ventes, finances, marketing, ressources humaines et direction générale. Sans cela, le département ne peut pas exercer ses fonctions de manière professionnelle. Toutes ces communications génèrent une quantité considérable d’informations et de documents qu’il faudra organiser pour un usage ultérieur.

L’espace de collaboration en pratique

Supposons, par exemple, qu’un fabricant agroalimentaire produise des snacks et les vende à des enseignes de grande distribution. Un jour, un consommateur accuse l’entreprise de l’avoir intoxiqué avec ses produits et réclame une indemnisation. Le département juridique doit gérer ce dossier. Il doit d’abord s’entretenir avec le responsable de production chargé du lot livré le mois précédent, avec le responsable commercial chargé de la distribution et du stockage des produits, et enfin avec un nutritionniste indépendant pour mieux comprendre le problème.

Imaginez la quantité de travail qu’un tel dossier peut engendrer. Sachant que des cas similaires peuvent survenir quotidiennement, en plus des autres missions et obligations, le département juridique doit impérativement rester organisé.

Dans l’exemple ci-dessus, en utilisant un espace de collaboration préconfiguré, le département peut :

1. Lancer des conversations privées avec le responsable de production, le responsable commercial, le responsable qualité et le nutritionniste pour déterminer les responsabilités et même vérifier si l’accusation pourrait être infondée.
2. Organiser une discussion et une réunion de groupe avec toutes ces personnes pour faire le point et aborder le problème en détail.
3. Rassembler tous les documents et demander à chacun de télécharger les fichiers requis à titre de preuves.
4. Inviter l’avocat du consommateur à une session en ligne pour discuter des possibilités de règlement à l’amiable et examiner les faits ensemble.
5. Solliciter l’avis du département financier sur les options de paiement si nécessaire et obtenir son accord.
6. À la clôture du litige, tout documenter en un seul endroit — accord de règlement final, échanges et fichiers associés.
7. Informer la direction générale de l’issue du dossier et s’assurer que tout est sous contrôle.

Tirer parti d’une solution de modèles dans le secteur juridique

Que vous exerciez dans un cabinet d’avocats ou dans une grande organisation dotée de son propre département juridique, vous pouvez modéliser vos processus juridiques pour atteindre l’excellence opérationnelle d’un dossier à l’autre.

Avec SalesTim, vous pouvez créer des modèles de collaboration pour travailler sur vos dossiers et avec vos clients, avec des canaux préconfigurés pour des discussions ciblées, une structure de dossiers, des documents, des guides, des modèles de fichiers, des tâches et vos outils du quotidien déjà intégrés, ainsi que les bonnes personnes immédiatement impliquées dans le processus.

Lors de la création du modèle, vous pouvez définir un ensemble de règles automatisées, par exemple :

Chacune d’elles vous aidera à vous assurer que vos collègues de différents services utiliseront l’espace de manière cohérente, facilitant ainsi le suivi des nouvelles demandes.

Le secteur juridique doit adopter des modèles de collaboration dans ses pratiques professionnelles pour garantir une coopération fluide et productive avec l’ensemble des parties concernées. Non seulement pour l’efficacité du travail, mais aussi pour la sécurité et la confidentialité qui protégeront les avocats eux-mêmes contre toute mise en cause future.