How Law Firms Can Leverage Microsoft Teams to Improve Collaboration
Les avocats constituent la principale richesse de tout cabinet juridique. Leur expertise spécialisée leur permet de diagnostiquer et de résoudre des problèmes juridiques précis, ce qui en fait de véritables experts techniques dans leur domaine. Parallèlement, avec la montée de la mondialisation, des nouvelles technologies, des enjeux environnementaux et de l’instabilité économique, les demandes des clients deviennent de plus en plus complexes et ambiguës, dépassant les pratiques juridiques traditionnelles et couvrant plusieurs juridictions. La collaboration s’impose comme une tendance majeure dans un secteur qui a longtemps privilégié le travail individuel. Nous allons voir en détail comment Microsoft Teams peut favoriser et améliorer la collaboration au sein des cabinets d’avocats.
Les défis de la collaboration dans les cabinets d’avocats
Avant d’aborder Microsoft Teams, examinons les principaux obstacles à la collaboration que rencontrent les cabinets d’avocats.
La culture d’autonomie des professionnels du droit
La réticence des avocats à collaborer est profondément ancrée dans les doctrines que le secteur juridique a adoptées tout au long de son histoire. L’objectif ultime reste la maximisation des revenus, et la collaboration avec d’autres prestataires de services juridiques est perçue comme une perte d’argent. Ajoutez à cela la concurrence, le monopole sur un domaine d’expertise particulier et une culture de travail tournée vers l’intérieur — et vous comprendrez pourquoi les avocats ne se sentent pas encouragés à collaborer. De plus, la plupart d’entre eux n’ont tout simplement pas l’habitude de travailler en équipe, ce qui peut leur sembler intimidant.
Les défis contemporains exigent pourtant l’implication de nombreux acteurs dans la résolution des problèmes juridiques. La collaboration devient l’ingrédient clé du succès. Les organisations juridiques qui en prennent conscience suffisamment tôt en récolteront les fruits les plus significatifs pour leur activité.
Manque de confiance et de coordination
La collaboration entre différentes pratiques peut être difficile en raison des styles de travail individuels, des différences culturelles, des attentes divergentes et de la concurrence. Cela engendre un manque de confiance et rend le processus de collaboration difficile à coordonner.
Pour remédier à ce problème, les organisations juridiques devront créer un environnement de travail propice au travail collectif. L’adoption d’outils de collaboration numériques facilitera grandement cette démarche. Ces solutions permettront aux cabinets d’avocats de mettre en place une structure de collaboration qui renforce la communication et l’esprit d’équipe.
La multiplication des canaux de communication
La prolifération des canaux de communication constitue un autre problème majeur pour les professionnels du droit. Non seulement elle nuit à la productivité en obligeant les avocats à jongler entre diverses plateformes — e-mail, applications, Skype et autres messageries — mais elle peut également présenter des risques pour la sécurité des données, les échanges d’informations via des canaux non sécurisés pouvant provoquer des fuites accidentelles.
Pour éviter cela, les cabinets d’avocats devraient déployer une plateforme de collaboration numérique qui centralise tous les canaux de communication. Cela permettrait à tous les acteurs de tenir des conversations, des réunions et des activités de collaboration sécurisées, tout en protégeant les données sensibles. C’est précisément là qu’intervient Microsoft Teams.
Comment Microsoft Teams peut favoriser la collaboration dans le secteur juridique
Simplifier et structurer le travail en groupe
Le travail d’équipe dans les cabinets d’avocats ou les services juridiques peut être simplifié en créant une équipe dans Microsoft Teams pour chaque nouveau dossier juridique. Les utilisateurs peuvent créer plusieurs canaux pour mieux structurer l’espace de collaboration et faciliter le stockage et la recherche d’informations.
Les canaux varieront en fonction du domaine juridique pratiqué et du dossier en question. Par exemple, si vous traitez un dossier immobilier, les canaux pourraient être :
- Lettre d’intention
- Contrat de bail
- Impact environnemental
- Budget
- Étude de marché, etc.
Vous pouvez également créer des canaux privés visibles uniquement par un nombre limité d’utilisateurs. Vous pouvez y inviter des utilisateurs externes — vos clients et partenaires, par exemple — afin de vous assurer que les informations confidentielles restent protégées.
Favoriser la prise de décision collective
Microsoft Teams propose de nombreuses fonctionnalités qui favorisent le travail collectif. Voici quelques exemples.
Recommandations SharePoint
Pour aider votre équipe juridique à mieux coordonner ses activités, vous pouvez créer des recommandations spécifiques dans un site SharePoint. Indiquez-y les canaux de communication à utiliser pour chaque type de dossier, la manière de distribuer les tâches, le rythme de travail collaboratif ainsi que les fonctionnalités de Teams à mobiliser. Vous pouvez expliquer la finalité des différents canaux et onglets, et définir de nouvelles normes que l’équipe pourra suivre.
Vous pouvez ensuite épingler ce site SharePoint dans les onglets du canal Général de l’équipe concernée pour vous assurer qu’il est visible par tous.
SharePoint Look Book
Organiser des réunions productives
Microsoft Teams offre une expérience de réunion proche du présentiel. Grâce au partage d’écran, vous pouvez présenter vos idées à votre équipe ou faire une démonstration convaincante depuis votre ordinateur. Vous pouvez également configurer des mises en page personnalisées pour une expérience de visionnage de contenu plus dynamique.
Pour une expérience plus engageante, personnalisez la façon dont le contenu est affiché. Par exemple, ajoutez votre propre flux vidéo en premier plan sur les diapositives que vous partagez.
Votre équipe peut également utiliser l’application Whiteboard pour ajouter des idées et organiser des sessions de brainstorming productives, même lorsque vous n’avez pas la possibilité de vous retrouver au bureau.
L’application permet à chaque participant d’ajouter des notes, de taper du texte et de dessiner, exactement comme avec un vrai tableau blanc. Vous pouvez ensuite partager les résultats avec votre équipe juridique et continuer à travailler sur les idées retenues.
Échanger des fichiers et partager des retours
Avec Microsoft Teams, vous pouvez centraliser toutes vos activités professionnelles dans un seul espace. Téléchargez et créez l’ensemble de vos documents directement dans Teams, dans les canaux appropriés. Partagez-les ensuite via des liens avec les membres de votre équipe si vous souhaitez qu’ils collaborent ou laissent des commentaires.
Vous éviterez ainsi la duplication, puisque le document n’existera qu’à un seul endroit et toutes les modifications y seront automatiquement répercutées.
De plus, vous pouvez voir les modifications apportées par chaque utilisateur et répondre à leurs commentaires.
Gérer les tâches ensemble
Microsoft Planner est un outil idéal pour aider votre équipe juridique à coordonner son travail collectif, définir les priorités et mieux gérer le temps.
Avec Planner, vous pouvez créer plusieurs tâches, les répartir par catégories et par étapes de réalisation, ajouter des listes de contrôle pour chaque tâche avec tous les livrables, y joindre des liens et des fichiers, définir le calendrier et le niveau de priorité, puis les assigner à n’importe quel membre de votre équipe.
Vous pouvez ensuite suivre l’avancement des tâches et décider lesquelles doivent être prioritaires en fonction des échéances.
C’est une excellente façon de coordonner les activités entre experts de différentes juridictions ou collaborateurs d’autres départements (finance, décideurs métier).
Transférer des e-mails vers les canaux d’équipe
Si vous souhaitez partager un e-mail avec vos collègues avant d’y répondre, vous pouvez le faire directement dans Microsoft Teams. Chaque canal possède sa propre adresse e-mail. Pour la trouver, cliquez sur Plus d’options […] > Obtenir l’adresse e-mail.
Transférez votre e-mail à cette adresse et il apparaîtra dans le canal. Votre équipe pourra en discuter le contenu et prendre une décision collective.
Vous pouvez également partager une conversation Teams par e-mail dans Outlook, sans quitter Teams.
Intégrer toutes les applications dans un seul espace
Si les collaborateurs de votre cabinet utilisent des applications tierces dans leur travail, ils seront ravis d’apprendre qu’elles peuvent être intégrées à Microsoft Teams. Cela leur permettra d’éviter de multiplier les canaux de communication et d’effectuer toutes les tâches nécessaires dans un seul espace.
De nombreux cabinets d’avocats utilisent des outils CRM en parallèle de Microsoft Teams, comme Salesforce pour la gestion des comptes. La bonne nouvelle est que vous pouvez interagir avec les enregistrements Salesforce directement dans Microsoft Teams.
Vous pouvez mentionner un enregistrement Salesforce dans les canaux et conversations Teams, l’épingler en tant qu’onglet, consulter l’enregistrement épinglé dans des onglets tels que Détails, Chronologie des activités, Listes associées et Chatter, et modifier les informations de l’enregistrement Salesforce.
Vous pouvez procéder de la même façon pour intégrer d’autres applications que votre organisation utilise pour la collaboration et la gestion des relations clients.
Ce ne sont là que quelques-uns des cas d’usage les plus courants de Microsoft Teams. La liste est encore longue.
Nous allons maintenant vous montrer comment automatiser davantage le processus de collaboration grâce aux modèles Microsoft Teams.
Les modèles Microsoft Teams pour les équipes juridiques
Les modèles Microsoft Teams permettent aux utilisateurs de créer rapidement des espaces de collaboration riches, avec des canaux prédéfinis et des applications préinstallées, apportant structure et cohérence aux futures équipes. C’est une solution efficace qui automatise la création d’équipes et permet aux organisations d’économiser du temps et des ressources.
Cependant, les entreprises qui souhaitent améliorer leur collaboration à grande échelle et renforcer la protection des données ont besoin de solutions plus avancées, capables de répondre à la fois à leurs besoins métier et informatiques.
Les modèles Microsoft Teams avancés de SalesTim simplifient encore davantage le processus de création d’équipes. Ils définissent la bonne structure pour chaque équipe avec des canaux, des onglets, des applications et des fichiers, précisent une convention de nommage et établissent des règles et paramètres de gouvernance.
Nous allons prendre comme exemple le modèle Dossier de contentieux et décrire les fonctionnalités avancées des modèles en action.
Modèle Dossier de contentieux
Disposer de modèles pour différentes pratiques et dossiers juridiques, comme le contentieux, permet à votre équipe de se consacrer directement à la résolution du dossier, sans perdre de temps à créer une nouvelle équipe, ajouter des canaux et des onglets, télécharger des documents types ou configurer des applications.
Canaux
Le contentieux est un processus très complexe qui nécessite beaucoup de recherches et d’analyses. Chaque sujet sur lequel votre équipe juridique travaillera dans un dossier de contentieux peut être traité dans un canal dédié. Cela permettra de mieux organiser et structurer votre collaboration.
Même si chaque dossier est unique et que vos équipes adoptent des approches différentes, vous pouvez définir des canaux standards adaptés à tout dossier de contentieux. Par exemple :
- Dossier
- Recherche
- Experts
- Requêtes
- Dépositions
- Témoins
- Préparation du procès
- Appels, etc.
Vous pouvez également créer des canaux privés et définir, au niveau du modèle, des Propriétaires permanents. Cela signifie que les personnes que vous désignez comme propriétaires permanents seront propriétaires des canaux privés par défaut.
Une fois qu’une nouvelle équipe est créée à partir du modèle, vos collaborateurs pourront modifier et ajouter de nouveaux canaux si nécessaire.
Onglets
Grâce à la technologie des modèles Microsoft Teams avancés, vous pouvez télécharger tous les documents nécessaires dans votre équipe d’origine utilisée comme modèle. Il peut s’agir de ressources juridiques, d’accords de confidentialité, de recommandations, etc. Lors de la création de nouvelles équipes, tous les fichiers et dossiers seront automatiquement clonés depuis le modèle.
Si votre équipe juridique effectue des tâches similaires sur chaque dossier de contentieux, il peut être judicieux de pré-configurer Planner. Vous pouvez y définir des tâches, les diviser en catégories, ajouter des listes de contrôle, joindre des liens et des documents pertinents, sélectionner le niveau de priorité et même les assigner aux bonnes personnes si vous savez déjà qui seront les membres des futures équipes.
Si votre cabinet utilise des communautés Yammer (désormais Viva Engage), vous pouvez les intégrer à votre modèle Microsoft Teams et les épingler en tant qu’onglet dans le canal approprié. Il en va de même pour toute autre application que votre équipe juridique utilise pour traiter les dossiers de contentieux.
Après avoir créé l’équipe d’origine avec ses canaux, fichiers, applications et onglets, vous pouvez commencer à construire votre modèle et configurer ses paramètres.
Intégration Microsoft Teams et Salesforce
De nombreux cabinets d’avocats utilisent Salesforce pour la gestion de documents et de dossiers, la facturation, la gestion des agendas et d’autres usages. Avec SalesTim, vous pouvez gérer l’intégralité du cycle de vie de vos équipes Teams depuis Salesforce.
Vous pouvez obtenir automatiquement des équipes créées pour vos comptes, opportunités et objets personnalisés.
De plus, toute mise à jour des comptes, opportunités, contacts ou objets personnalisés est visible dans Teams.
Mieux encore, les utilisateurs peuvent travailler sur les mêmes documents (en co-rédaction), depuis Teams ou Salesforce.
Ciblage de l’audience
Lors de la configuration des paramètres de votre modèle, vous pouvez définir un ciblage de l’audience. Cela signifie que seuls certains groupes de collaborateurs de votre cabinet pourront voir et utiliser le modèle. Par exemple, vous pouvez sélectionner votre équipe de contentieux pour le ciblage, et les autres avocats de votre organisation n’y auront pas accès.
Une fois votre modèle créé, vos collaborateurs pourront l’utiliser pour créer des équipes pour chaque nouveau dossier de contentieux, et toutes les données et configurations seront automatiquement clonées depuis le modèle.
Les possibilités offertes par les modèles Microsoft Teams pour les cabinets d’avocats et les équipes juridiques internes sont innombrables. Vous pouvez créer des modèles pour les dossiers et projets de chaque pratique juridique et juridiction que votre organisation couvre.
Essayez par vous-même! Nous pouvons vous aider à créer des modèles Microsoft Teams qui correspondront aux besoins de votre cabinet et de vos clients.