Maintenir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans le monde hybride avec les équipes
La pandémie de COVID-19 a tout bouleversé dans notre façon de travailler et de maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les confinements à l’échelle mondiale survenus au cours des deux dernières années ont conduit de nombreuses entreprises à adopter de nouvelles approches auxquelles elles n’avaient jamais envisagé de recourir. Si certaines ont dû interrompre leur activité, d’autres ont relevé le défi en mettant en place divers modèles de travail à distance pour préserver leur fonctionnement normal.
Si le travail à distance présente de nombreux avantages, une organisation défaillante peut avoir des répercussions néfastes sur vos collaborateurs. Travailler depuis chez soi rend difficile la séparation entre vie professionnelle et vie personnelle. Lorsque le travail envahit progressivement toutes les plages de la journée, on finit par travailler davantage qu’on ne le faisait dans un cadre purement présentiel. La frontière entre travail et vie personnelle devient alors floue.
Le modèle de travail hybride offre plus de souplesse à cet égard. Il nous donne la liberté de choisir l’organisation qui favorise le mieux notre productivité. Cet article se concentre sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et sur la façon dont les managers peuvent le promouvoir dans un environnement hybride grâce à Microsoft Teams.
Comment le travail hybride et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée coexistent-ils ?
La pandémie a finalement conduit à l’émergence — ou plutôt à l’essor — de nouveaux modèles de travail : travail entièrement à distance, hybride, asynchrone, etc. Le modèle hybride est l’un des plus répandus, car il associe un mode de travail traditionnel — le présentiel — et un mode plus récent — le distanciel. Il combine ces deux approches de différentes manières, et chaque entreprise peut adapter sa propre version du modèle hybride en fonction de ses besoins et de son infrastructure.
Le modèle hybride peut revêtir des réalités très différentes selon les entreprises. Pour les besoins de cet article, nous nous appuierons sur les définitions du modèle hybride selon Inc. :
- Hybride centré sur le bureau — les collaborateurs viennent au bureau, mais bénéficient chacun d’un ou deux jours de télétravail spécifiques (par exemple le mardi et le jeudi), le reste du temps étant en présentiel.
- Hybride flexible — le télétravail s’organise librement : les collaborateurs choisissent eux-mêmes leurs jours de bureau et leurs jours à distance.
- Hybride ouvert au distanciel — le concept est similaire au modèle centré sur le bureau : chaque collaborateur dispose d’un ou deux jours en présentiel, mais les jours de télétravail ne sont pas imposés.
- Hybride distanciel-bureau — les collaborateurs ont le choix entre plusieurs options : télétravail, travail flexible ou présentiel.
- Distanciel en priorité — le travail s’effectue entièrement à distance, mais un bureau est disponible pour ceux qui souhaitent s’y rendre et travailler selon leurs préférences.
Ayant expérimenté tous les avantages du travail à distance et les économies qu’il génère, la plupart des organisations ont décidé de conserver certaines nouvelles pratiques même après la fin des confinements. Parallèlement, pour certaines entreprises, il est impossible de fonctionner entièrement à distance, et elles ont maintenu un certain niveau de travail en présentiel. C’est ainsi que le modèle hybride a pris vie et s’est largement répandu à travers le monde, soutenu par des outils numériques adaptés pour organiser le travail et maintenir une bonne circulation de l’information.
Les défis que pose le modèle hybride
Dans les équipes hybrides, les managers doivent veiller à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des collaborateurs en présentiel comme à distance. Et cet équilibre se présente de manière très différente pour ces deux groupes. Quelle est donc la meilleure approche ? Il ne faut pas laisser vos collaborateurs gérer seuls cette problématique. Un équilibre inadéquat peut avoir des effets dramatiques sur votre activité. Comme un effet domino : il provoque d’abord l’épuisement professionnel des collaborateurs, ce qui entraîne une baisse de productivité qui affecte directement la réussite de l’entreprise.
Les collaborateurs se sentiront moins engagés dans leur travail et deviendront involontairement moins productifs. Prenons l’exemple de Microsoft. À la suite du COVID-19, comme d’autres entreprises, Microsoft a dû passer au télétravail. Les enquêtes internes ont montré que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de leurs équipes avait chuté de 13 %.
En cherchant à comprendre les raisons derrière ce chiffre, ils ont découvert ce qui suit : les collaborateurs qui passent le plus de temps à collaborer — assister à des réunions, rédiger des e-mails, envoyer des messages — expriment une satisfaction moindre quant à leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, comparativement aux collègues qui consacrent moins d’heures à la collaboration.
À l’inverse, les collaborateurs qui se ménagent des plages de travail concentré se déclarent satisfaits de leur équilibre vie professionnelle-vie privée.
Ce que l’on retient de la découverte de Microsoft est fondamental : le modèle hybride n’impose pas de travailler de manière synchrone. Se ménager des moments de travail concentré et répondre aux messages à son propre rythme peut constituer un pas décisif vers l’équilibre tant recherché.
À ce stade de la lecture, vous vous demandez peut-être ce qu’est réellement l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Pour répondre à cette question, il faut l’envisager sous deux angles différents : celui du collaborateur et celui de l’employeur. Pour le collaborateur, il s’agit de la capacité à répartir ses efforts entre l’exécution efficace de ses tâches et les activités de sa vie personnelle, sans que l’une empiète sur l’autre. Pour l’employeur, il s’agit d’obtenir des performances optimales de la part des collaborateurs, avec moins de stress et d’anxiété durant les heures de travail, tout en respectant leur vie personnelle en dehors du bureau.
Comment aider votre équipe à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?
Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée est une responsabilité partagée entre collaborateurs et employeurs. Cela suppose une définition claire et une reconnaissance des tâches et responsabilités de chacun, des plannings précis auxquels il convient de se tenir sans empiéter sur la vie personnelle de quiconque, et l’encouragement des collaborateurs à développer de bonnes habitudes en accordant de l’importance à leur temps de qualité. Cela implique également que les collaborateurs aient un sens des responsabilités envers l’entreprise durant leurs heures de travail et dans l’accomplissement de leurs missions.
Parvenir à cet équilibre nécessite de disposer des bons outils pour soutenir cette démarche. Faute de quoi, les choses risquent de se perdre et la productivité de rechuter. Microsoft Teams est l’une des meilleures solutions de collaboration pour soutenir l’efficacité des modèles hybrides, grâce à son ensemble d’outils et de fonctionnalités. C’est ce que recherchent aussi bien les collaborateurs que les employeurs dans un outil.
Définir clairement quand le travail commence et quand il s’arrête
La toute première chose à faire en tant que manager est de définir clairement quand le travail commence et quand il s’arrête — si c’est quelque chose que vous souhaitez formaliser, bien entendu. Vous pouvez établir des plannings, rédiger et partager des règles de travail, mais pour que cela soit efficace, il vous faut un repère visuel. D’autant que certains membres de votre équipe peuvent travailler depuis un fuseau horaire différent.
Cependant, de plus en plus d’organisations laissent à leurs collaborateurs la liberté de définir leur propre emploi du temps. Microsoft Teams permet aux utilisateurs de paramétrer leurs heures de travail, une fonctionnalité idéale pour le modèle hybride asynchrone. Elle indique à quel moment une personne est disponible ou non. Il s’agit de la gestion de la disponibilité, qui permet de définir son statut de travail à des moments précis : Disponible, Occupé ou Reviens bientôt. Pour le configurer, les utilisateurs n’ont qu’à cliquer sur leur photo de profil et choisir le statut approprié.
Ainsi, les autres respecteront votre vie privée, et Microsoft Teams évitera de vous déranger si vous ne travaillez pas. C’est une habitude simple, mais si votre équipe commence à l’adopter, elle fera passer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée à un niveau supérieur.
Temps de travail concentré et plages de disponibilité
Lorsque vous paramétrez votre disponibilité, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour distinguer vos temps de travail concentré de vos plages de disponibilité. Répartissez votre temps judicieusement en fonction de vos préférences et de votre charge de travail.
Le temps de travail concentré s’inscrit dans les heures de travail. Mais c’est le moment réservé à votre travail sans interruption, où vous pouvez vous concentrer pleinement sur vos tâches. Ne pas déranger convient parfaitement dans ce cas de figure. Cela indique que vous êtes en train de travailler, mais que vous n’êtes pas disponible pour recevoir des demandes ou des messages.
Vous pouvez également encourager vos collègues à intégrer des plages de disponibilité dans leur organisation. C’est l’idée de Cal Newport, dont le principe est très simple mais qui peut révolutionner la façon dont le travail est organisé dans votre entreprise. Les plages de disponibilité sont des créneaux réguliers pendant lesquels les autres peuvent vous contacter avec leurs questions et demandes. Vous pouvez sélectionner Disponible et utiliser l’application de calendrier pour indiquer vos plages de disponibilité.
Ces plages de disponibilité deviennent le moment où vous êtes joignable pour des appels, des réunions, des sessions de brainstorming, etc.
Ce sont des techniques simples mais qui peuvent tout changer. Encouragez votre équipe à les adopter également pour accomplir davantage de travail en moins d’heures en fixant des limites. Quand les personnes n’ont pas de contact visuel avec vous, elles peuvent penser que vous êtes disponible 24h/24, 7j/7. Cette approche vous permet de tenir tout le monde informé de vos disponibilités.
Les tableaux de tâches plutôt que les chats et les e-mails
Passer au distanciel ou au travail hybride implique de maximiser le niveau de communication, car vous devez tenir vos collègues informés de tout ce sur quoi vous travaillez. En retour, vous devez être tenu au courant de leur avancement. L’envoi d’e-mails et de messages mobilise un temps précieux pour tout le monde. Il faut du temps pour lire ces e-mails et y répondre. Il en faut également beaucoup pour retrouver un message afin de vérifier une information.
Microsoft Teams supprime le recours aux e-mails et les remplace par divers outils permettant de tenir tous les collaborateurs informés de l’avancement de leurs collègues. Par exemple, les tableaux de tâches sont un outil agile proposé par Microsoft Teams pour visualiser l’avancement du travail de chacun. Les collaborateurs peuvent l’utiliser pour informer les autres sans avoir à envoyer des e-mails ni à entrer dans de nombreux détails, et l’avantage majeur est la mise à jour en temps réel. Plusieurs options sont disponibles pour les tableaux de tâches, comme Planner, Trello ou Asana.
Planner est la solution native de Microsoft Teams. C’est une application très intuitive qui remplit parfaitement son rôle et permet à toute l’équipe de rester alignée sur l’avancement des tâches.
Créez une tâche, ajoutez des listes de contrôle et le calendrier, sélectionnez le niveau de priorité, joignez des fichiers et des liens, puis assignez les bonnes personnes. Plus besoin d’organiser une nouvelle réunion pour discuter d’une tâche avec vos collègues — tous les détails sont déjà renseignés et vous pouvez vous mettre au travail immédiatement. Vous pouvez également la connecter à Outlook pour recevoir des notifications concernant les tâches à venir.
Documents partagés
L’un des grands atouts de Microsoft Teams est le partage avancé dans le cloud qu’il propose aux utilisateurs. Contrairement aux autres fonctionnalités de partage, les collaborateurs peuvent créer des fichiers, les épingler sous forme d’onglets, autoriser d’autres personnes à y accéder, puis travailler dessus de manière asynchrone. Quelle que soit l’heure à laquelle quelqu’un consulte le fichier, il s’agit toujours de la version la plus récente.
Comme nous l’avons évoqué, travailler de façon asynchrone — c’est-à-dire de manière indépendante et à son propre rythme — est essentiel pour préserver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Dans Microsoft Teams, plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document à des moments différents. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement. Il n’est pas nécessaire d’envoyer des e-mails ou des messages pour informer les autres des mises à jour. Microsoft Teams facilite la co-édition des fichiers et offre un espace où chacun peut contribuer. De plus, en ouvrant un fichier dans Teams, vous pouvez engager des conversations à son sujet avec vos collègues, qui apparaîtront dans le canal. Vous pouvez également consulter facilement toutes les versions des fichiers et suivre les modifications apportées par les autres.
En savoir plus sur la façon de collaborer sur des documents avec Teams.
Encourager les congés et les vacances
On ne peut pas attendre de ses collaborateurs qu’ils soient plus performants s’ils sont trop débordés pour décrocher et prendre du temps pour eux. À terme, ils risquent de s’approcher de l’épuisement professionnel. L’une des façons de favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée est d’encourager les collaborateurs à prendre des congés et des vacances. L’enjeu est de rendre ce processus aussi simple que possible. Si les collaborateurs doivent soumettre une montagne de documents à plusieurs personnes pour un simple jour de congé, cela devient une tâche de plus. Au lieu de procédures bureaucratiques, utilisez l’application Approbations.
Lorsque le processus est simple et accessible, les collaborateurs se sentent moins stressés à l’idée de demander du temps libre. Ils envoient simplement une demande d’approbation et l’obtiennent signée le jour même. Et surtout, la demande peut avoir plusieurs destinataires, de sorte que tout le monde est informé de l’absence. Pratique pour les managers, pratique pour les collaborateurs.
Utiliser Viva Insights
Pour parvenir à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les collaborateurs doivent comprendre leurs habitudes de travail. C’est là qu’intervient Viva Insights. Il s’agit d’une application disponible dans Microsoft Teams qui fournit des analyses basées sur les données, protégées par la confidentialité, ainsi que des recommandations pour améliorer la productivité et le bien-être.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L’application synthétise les données Microsoft 365 de l’utilisateur, telles que les e-mails, les réunions ou les chats, et propose des recommandations personnalisées. Elle propose des fonctionnalités spécifiques pour les collaborateurs, les managers et les dirigeants. Les collaborateurs, par exemple, disposent de deux sections principales :
1. Rester connecté
Dans cette section, les utilisateurs peuvent utiliser la fonctionnalité de suggestion de tâches basée sur l’IA pour collaborer avec le reste de l’équipe et rester en contact avec elle. La section permet également d’envoyer des félicitations à des collègues pour le travail accompli.
2. Protéger son temps
L’utilisation de cette section est indispensable pour établir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. C’est ici que vous pouvez planifier les plages de travail concentré dont nous avons parlé précédemment. Via l’application, vous pouvez définir ces créneaux et recevrez des rappels à l’approche de vos moments de concentration.
De plus, sur la page d’accueil de Viva Insights, vous pouvez exprimer votre état d’esprit du moment et sélectionner l’emoji correspondant. Une intégration avec Headspace est également disponible, vous permettant de profiter d’une méditation guidée pour vous détendre.
Les managers et les dirigeants peuvent également obtenir des informations précieuses sur le bien-être et la productivité de leurs équipes, identifier les lacunes et travailler à les combler.
Si vous souhaitez en savoir plus sur Microsoft Viva et ses cas d’usage, nous vous invitons à lire notre article de blog dédié à ce sujet.
Quel que soit le secteur ou le métier, dès lors que nous intégrons le monde du travail, nous sommes confrontés au défi de maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Ce défi devient encore plus difficile à relever lorsque nous ramenons le travail à la maison. Ces conseils vous aideront, vous et vos équipes, à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et à être plus productifs que jamais.