Maximiser la collaboration d'équipe avec Copilot et Microsoft Teams
Copilot, l’assistant IA de Microsoft, révolutionne le travail en équipe dans Microsoft Teams. Voici ce qu’il faut savoir :
- Copilot améliore les réunions, les conversations et la gestion de projet dans Teams
- Il résume les échanges, prend des notes et suggère les prochaines étapes
- Copilot s’intègre aux autres applications Microsoft 365 pour des flux de travail fluides
Principaux avantages :
- 70 % des utilisateurs constatent une hausse de leur productivité
- Les tâches comme la recherche et la rédaction sont réalisées 29 % plus vite
- 85 % des utilisateurs affirment que Copilot accélère la rédaction de contenus
Pour utiliser Copilot dans Teams :
- Accédez à la section Conversation dans Teams
- Sélectionnez une conversation
- Cliquez sur Ouvrir Copilot
- Choisissez parmi les options disponibles
| Fonctionnalité | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Résumés de conversations | Aperçu rapide des points essentiels |
| Assistance aux réunions | Récapitule les échanges, génère des actions à mener |
| Compte rendu intelligent des appels | Prise de notes automatique pendant les appels |
| Réécriture de messages | Ajuste le ton, ajoute des appels à l’action |
| Recherche d’informations | Retrouve des informations précises en langage naturel |
Copilot dans Teams transforme la façon dont les équipes collaborent : les réunions sont plus productives et la communication plus claire. En prenant en charge les tâches routinières, il permet aux membres de l’équipe de se concentrer sur les travaux à forte valeur ajoutée.
Copilot est un assistant IA intégré à Microsoft Teams qui vous aide à accomplir davantage. Il vous accompagne pendant les réunions, les conversations et les projets.
Fonctionnement de base de Copilot
Copilot utilise l’IA pour comprendre vos demandes et y répondre. Il analyse vos données Microsoft 365 pour vous apporter une aide pertinente.
Copilot peut :
- Comprendre vos questions
- Retrouver des informations dans vos applications Microsoft 365
- Créer du contenu à partir de vos données
- Effectuer des tâches répétitives à votre place
Fonctionnalités principales
Voici ce que Copilot fait dans Teams :
| Fonctionnalité | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Aide aux réunions | Résume les échanges, liste les actions à mener, assiste pendant les appels |
| Amélioration des conversations | Améliore les messages, rédige des réponses, retrouve d’anciens échanges |
| Création de contenu | Aide à rédiger des documents, créer des présentations, générer des idées |
| Suivi des tâches | Attribue les tâches et assure leur suivi |
Comment Copilot améliore Teams
Copilot rend Teams encore plus performant :
1. Des réunions plus efficaces
Copilot rejoint vos réunions en tant qu’assistant IA. Il consigne ce que chacun dit et identifie les interlocuteurs. À l’issue de la réunion, il vous fournit un résumé avec les points clés et les actions à mener.
« Copilot dans Teams peut être utilisé de manière interactive, en temps réel et via l’invite Copilot ; il répond à un large éventail de demandes, ce qui le rend potentiellement bien plus transformateur. » – Jamie Wheeldon, Chief Architect chez Symity
2. Une communication plus claire
Dans les conversations, Copilot vous aide à rédiger de meilleurs messages. Il peut suggérer des reformulations pour les rendre plus clairs ou plus efficaces.
3. Des flux de travail plus fluides
Copilot prend en charge de nombreuses tâches fastidieuses. Vous disposez ainsi de plus de temps pour les activités importantes. Il peut planifier des réunions, gérer les e-mails et mettre à jour les projets automatiquement.
4. Une recherche d’informations plus rapide
Besoin de retrouver quelque chose dans une ancienne conversation ou réunion ? Copilot peut effectuer la recherche et vous fournir la réponse dont vous avez besoin.
Comment configurer Copilot dans Microsoft Teams
Vous souhaitez booster la productivité de votre équipe ? Voici comment mettre Copilot en service dans Microsoft Teams :
Ce dont vous avez besoin
Commencez par vérifier que vous disposez des prérequis nécessaires.
Activation
Voici la procédure rapide :
- Accédez au centre d’administration Microsoft 365
- Allez dans Facturation > Licences
- Attribuez les licences Copilot
- Accédez à la section Copilot pour ajuster les paramètres
Les utilisateurs peuvent ensuite trouver Copilot en haut à droite de leur fenêtre Teams.
Déploiement à l’échelle de l’entreprise
Pour les équipes informatiques :
1. Commencer par un groupe pilote
Constituez un groupe test. Laissez-les expérimenter et recueillir leurs retours.
2. Suivre l’adoption
Utilisez le tableau de bord Copilot dans Viva Insights pour mesurer l’impact sur le travail.
3. Rester à jour
Maintenez les applications Microsoft 365 à jour. Optez pour le Canal actuel ou le Canal Entreprise mensuel.
4. Vérifier l’infrastructure réseau
Assurez-vous que votre réseau peut supporter le trafic Microsoft 365.
5. Configurer Teams correctement
N’oubliez pas les paramètres d’accès externe et les réglages relatifs aux invités.
Conseil pratique : pour profiter pleinement de Copilot, utilisez la nouvelle version d’Outlook (encore en préversion, mais qui vaut le détour).
« Le lancement de Copilot a dépassé nos espérances les plus folles et a stimulé notre croissance de façon inattendue. » – Akshay Kothari, CPO de Notion
Bien qu’il ne s’agisse pas de Copilot de Microsoft, cela illustre comment les outils d’IA peuvent véritablement changer la donne.
Utiliser Copilot pour améliorer la communication
Copilot dans Microsoft Teams transforme la communication au sein des équipes. Voici comment il améliore les conversations, les e-mails et les appels.
Des conversations enrichies
Copilot démêle l’essentiel dans les longues conversations. Il peut :
- Résumer les 30 derniers jours
- Mettre en évidence les décisions prises
- Lister les actions à mener
Posez-lui simplement des questions comme « Qu’ai-je manqué ? » ou « Quels ont été les points clés du mois dernier ? »
Gestion des e-mails dans Teams
Copilot fait le lien entre Teams et Outlook :
- Résume les messages non lus sur les deux plateformes
- Rédige des réponses aux e-mails directement dans Teams
Essayez : « Résume mes derniers messages non lus de Sarah » pour obtenir un aperçu rapide de votre boîte de réception et de vos conversations Teams.
Amélioration des appels audio et vidéo
Pendant les appels, Copilot est là pour vous :
- Il prend des notes
- Il fait des récapitulatifs pour les participants qui arrivent en retard
- Il suggère des actions de suivi
Conseil pratique : en fin de réunion, demandez à Copilot « Quelles questions puis-je poser pour faire avancer la réunion ? » Il vous aidera à conclure en douceur.
Après l’appel, Copilot génère des résumés avec les actions à mener, même sans transcription. Tout le monde reste informé.
« Copilot peut surveiller les réunions Teams et automatiser la mise en avant des points clés, avec des suggestions d’actions, de responsabilités et de livrables. » – TechTarget
Rendre les réunions d’équipe plus productives
Copilot dans Microsoft Teams transforme la façon dont les équipes gèrent leurs réunions. Voici comment cet assistant IA améliore la productivité :
Préparer les réunions
Copilot simplifie la préparation des réunions :
- Ordres du jour intelligents : donnez-lui quelques mots-clés, et il génère un ordre du jour structuré. Par exemple :
« Crée un ordre du jour pour ma réunion avec mon client comptable Rock Castle Construction le 1er mars, en suivant cette structure : Revue des finances, Analyse des dépenses, Revenus mensuels, Actions à mener et Ordre du jour de la prochaine réunion. »
- Collecte d’informations : il récupère les documents pertinents, les notes des réunions précédentes et les mises à jour des projets. Fini la recherche d’informations à la dernière minute.
Pendant les réunions
Copilot vous accompagne tout au long de la réunion :
- Transcription en temps réel : capture chaque mot. Plus besoin de prendre des notes frénétiquement.
- Attribution de tâches : identifie et attribue les tâches au fur et à mesure.
- Rattrapage rapide : des participants arrivent en retard ? Copilot peut leur faire un résumé sans perturber la réunion.
Besoin d’aide en cours de réunion ? Demandez à Copilot :
- « Qu’avons-nous abordé jusqu’ici ? »
- « Avons-nous été d’accord sur [sujet] ? »
- « Y a-t-il des tâches pour moi ? »
Après la réunion
Copilot continue à travailler une fois la réunion terminée :
- Résumés intelligents : génère des récapitulatifs concis en mettant en avant l’essentiel.
- Listes de tâches : compile et attribue les actions à mener.
- E-mails de suivi : rédige des e-mails avec le compte rendu et les points à traiter.
| Fonctionnalité Copilot | Bénéfice |
|---|---|
| Résumés de réunion | 4 fois plus rapides que les résumés manuels |
| Productivité des utilisateurs | Multipliée par 2 pendant les réunions |
| Tâche de synthèse | 58 % moins éprouvante pour les utilisateurs |
Avec Copilot, rien ne passe entre les mailles du filet. Chacun sait ce qu’il doit faire ensuite.
Collaborer sur des documents
Copilot dans Microsoft Teams démultiplie la collaboration sur les documents. Voici comment :
Rédiger des documents en équipe
Copilot lance vos rédactions. Demandez-lui simplement d’en ébaucher une :
« Copilot, rédige une introduction pour notre rapport trimestriel. Mets en avant une croissance des revenus de 15 % et le lancement d’un nouveau produit. »
Vous avez immédiatement un point de départ.
Lorsque plusieurs personnes travaillent simultanément :
- Copilot verrouille les paragraphes en cours de modification
- Les modifications se synchronisent à la reconnexion des membres de l’équipe
- Il signale les conflits éventuels
Suivre les modifications des documents
Copilot simplifie le contrôle de version :
- Enregistre les modifications sans les rendre définitives
- Permet de réviser, accepter ou rejeter facilement les changements
- Montre l’évolution des documents au fil du temps
Pour l’utiliser, activez « Suivi des modifications » dans l’onglet RÉVISION avant de modifier le document.
Suggestions pour améliorer le contenu
Copilot ne se limite pas à la correction orthographique. Il améliore votre rédaction :
| Fonctionnalité | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Conseils de style | Rend la rédaction plus claire |
| Rédaction inclusive | Crée du contenu plus accessible |
| Amélioration du contenu | Optimise la qualité et la clarté |
Vous souhaitez l’avis de Copilot ? Voici comment procéder :
- Ouvrez votre document dans Teams
- Demandez à Copilot : « Comment puis-je rendre ce paragraphe plus percutant ? »
- Retenez ce qui vous convient
Gérer les tâches et les projets avec Copilot
Copilot dans Microsoft Teams simplifie la gestion des tâches et des projets. Voici comment :
Créer et attribuer des tâches
Copilot facilite la création de tâches :
- Dites-lui simplement ce qui doit être fait
- Il suggère des membres de l’équipe et planifie les tâches
Par exemple :
« Copilot, crée une tâche pour mettre à jour le rapport des ventes du T2. Assigne-la à Sarah avec une échéance vendredi prochain. »
La tâche est créée, attribuée et planifiée.
Suivre l’avancement des projets
Vous souhaitez connaître l’état d’avancement d’un projet ? Demandez simplement à Copilot :
« Copilot, montre-moi l’avancement du projet de refonte du site web. »
Vous obtenez un aperçu rapide, y compris les éventuels problèmes.
Générer des rapports
Copilot facilite la génération de rapports :
| Type de rapport | Ce que fait Copilot |
|---|---|
| Ventes mensuelles | Extrait les données, crée des graphiques |
| Bilans de performance | Analyse les indicateurs, met en avant les points clés |
| États financiers | Compile les chiffres, les formate correctement |
Pour créer un rapport :
1. Ouvrez Excel ou Power BI dans Teams
2. Activez Copilot
3. Indiquez le rapport dont vous avez besoin
Copilot se charge du reste, vous faisant gagner un temps précieux.
Utiliser Copilot avec les autres applications Microsoft 365
Copilot ne se limite pas à Teams. Il fonctionne comme un couteau suisse pour toute la suite Microsoft 365. Voici comment il facilite votre quotidien professionnel dans les différentes applications :
Connecter Teams aux autres applications
Copilot fait le lien entre Teams et les autres applications Microsoft 365. C’est comme disposer d’un assistant personnel capable de :
- Rédiger des documents Word à partir de vos conversations Teams
- Créer des diapositives PowerPoint à partir de vos notes de réunion
- Effectuer des calculs dans Excel en utilisant les données de vos conversations Teams
- Résumer des e-mails Outlook et les partager dans Teams
Imaginez : vous êtes en réunion Teams et vous dites « Copilot, crée une présentation PowerPoint sur ce dont nous venons de discuter ». Il génère les diapositives instantanément à partir de votre transcript de réunion.
Exploiter les données entre les applications
Copilot utilise Microsoft Graph pour accéder aux données de différentes applications. Il dispose d’un accès privilégié à toutes vos informations professionnelles :
| Application | Ce que Copilot utilise | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Outlook | Vos fils de messagerie | Les résume dans vos conversations Teams |
| Word | Le contenu de vos documents | Suggère des modifications directement dans Teams |
| Excel | Les données de vos feuilles de calcul | Crée des graphiques pour vos présentations Teams |
| PowerPoint | Vos diapositives | Génère des points de discussion pour vos réunions Teams |
Cette utilisation transversale des données vous aide à prendre de meilleures décisions et à mieux collaborer avec votre équipe.
Booster la productivité sur Microsoft 365
Copilot n’est pas qu’un gadget. C’est un vrai gain de temps :
- Les utilisateurs économisent environ 1,2 heure par semaine
- 67 % des premiers utilisateurs affirment qu’il les a aidés à se concentrer sur l’essentiel
Voici comment Copilot optimise des applications spécifiques :
1. Word
C’est comme avoir un partenaire de rédaction. Copilot peut ébaucher du texte, enrichir vos documents à partir d’autres sources et résumer de longs textes.
2. Outlook
Considérez-le comme votre assistant e-mail. Il rédige des e-mails pour vous et vous donne l’essentiel des longs fils de messagerie.
3. PowerPoint
C’est votre créateur de présentations. Copilot génère des diapositives à partir d’autres documents et peut vous donner les points saillants de longues présentations.
4. Excel
C’est comme un assistant aux formules. Dites-lui ce que vous souhaitez en langage courant, et il crée la formule. Il peut également identifier des tendances dans vos données.
5. Teams
Copilot est votre atout indispensable pour les réunions. Il résume les conversations et les appels, et suggère les prochaines étapes pendant ou après les réunions.
Conseils pour mieux collaborer en équipe avec Copilot
Définir des règles de communication
Vous souhaitez tirer le meilleur parti de Copilot dans Teams ? Posez quelques règles de base :
- Soyez précis dans vos demandes. Ne dites pas simplement « résume la réunion ». Préférez : « Récapitule la réunion sur la collecte de fonds, suggère un ordre du jour de suivi et liste les actions à mener avec leurs responsables. »
- Utilisez un langage commun pour les tâches récurrentes. Par exemple, commencez par « Copilot, s’il vous plaît… » pour vos demandes.
- Partagez les bonnes pratiques. Si un membre de l’équipe découvre une façon efficace d’utiliser Copilot, faites-en profiter toute l’équipe.
| À faire | À éviter |
|---|---|
| Demander des précisions | Rester vague |
| Donner du contexte | Supposer que Copilot sait tout |
| Être courtois | Le traiter comme une simple machine |
Former les membres de l’équipe à Copilot
Aidez votre équipe à progresser avec Copilot :
1. Créez un aide-mémoire : listez les tâches courantes et la meilleure façon de les formuler.
2. Organisez des démonstrations : animez des sessions où vous utilisez Copilot pour de vraies situations de travail.
3. Laissez du temps d’exploration : donnez aux membres de l’équipe le temps d’expérimenter Copilot par eux-mêmes.
4. Maintenez le dialogue : faites régulièrement le point sur ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré.
Trouver l’équilibre entre IA et apport humain
Copilot est un excellent outil, mais n’oubliez pas la valeur de l’expertise humaine :
- Utilisez Copilot pour démarrer, puis enrichissez le résultat de votre propre expertise.
- Vérifiez toujours les productions de Copilot avant de les utiliser.
- Confiez à Copilot les tâches répétitives pour vous concentrer sur les activités créatives.
« Savoir formuler ses invites… est la clé pour libérer la puissance et le potentiel de l’IA générative. » – Jennifer Marsman, Principal Engineer au sein du bureau du directeur technique de Microsoft.
Résoudre les problèmes courants
Gérer la confidentialité et la sécurité
La confidentialité et la sécurité sont des enjeux majeurs lors de l’utilisation de Copilot dans Teams. Microsoft vous protège grâce à des mesures de sécurité intégrées :
- Copilot n’affiche que les informations auxquelles vous êtes autorisé à accéder
- Il n’apprend pas à partir de vos conversations
- Il respecte les réglementations en vigueur (notamment le RGPD)
Pour renforcer la sécurité, voici ce que vous pouvez faire :
1. Définir des politiques de données claires
Établissez des règles sur ce que vous partagez avec Copilot. Assurez-vous que tout le monde les connaît.
2. Utiliser Microsoft Purview
Les administrateurs peuvent contrôler la durée de conservation des données de conversation par Copilot.
3. Former votre équipe
Expliquez à vos collaborateurs comment utiliser Copilot de manière sécurisée. Sensibilisez-les à ne pas partager d’informations sensibles.
Gérer la surcharge d’informations
Copilot peut aider à gérer le flux d’informations, mais il est facile d’être dépassé. Voici comment rester maître de la situation :
- Commencez votre journée avec le résumé de Copilot sur les e-mails et conversations clés
- Définissez le bon canal pour chaque type d’échange : e-mail, conversation ou réunion
- Activez « Ne pas déranger » quand vous avez besoin de vous concentrer
« Je perdais du temps à chercher la bonne présentation PowerPoint. Maintenant, je demande simplement à Copilot de la trouver. » – Maryleen Emeric, Senior Director chez Microsoft
Résoudre les problèmes techniques courants
Copilot vous pose des problèmes ? Essayez ces solutions :
- Vérifiez que vous êtes connecté avec une licence Copilot
- Mettez à jour votre licence (Fichier > Compte > Mettre à jour la licence)
- Assurez-vous d’être sur le bon canal (Canal actuel ou Canal Entreprise mensuel)
- Activez « Expériences qui analysent votre contenu » et « Toutes les expériences connectées »
| Problème | Solution |
|---|---|
| Copilot n’est pas visible | Actualisez la licence, vérifiez le compte |
| Fonctionnalités manquantes | Vérifiez le canal et les paramètres de confidentialité |
| Impossible de modifier les paramètres | Contactez le service informatique |
L’avenir de l’IA dans la collaboration d’équipe
L’IA bouleverse la collaboration d’équipe. Copilot et Teams de Microsoft sont en première ligne. Voici ce qui se prépare et comment s’y préparer.
De nouvelles fonctionnalités à l’horizon
Microsoft enrichit Teams avec l’IA :
- Résumés de réunion améliorés : Copilot fusionnera les paroles prononcées et les messages de conversation.
- Rédaction intelligente de messages : reformuler les messages dans différents styles.
- Compte rendu intelligent des appels : prise de notes et liste des actions à mener pendant les appels.
« Copilot peut ajuster votre message pour y ajouter un appel à l’action, ou le réécrire comme parlerait un pirate. » – Microsoft
Ces mises à jour arrivent prochainement. Le compte rendu intelligent des appels sera disponible dans Teams Premium au cours du prochain trimestre.
L’impact de l’IA sur le travail
L’IA s’apprête à révolutionner la collaboration en équipe :
1. Un coéquipier IA :
Team Copilot fonctionnera dans Teams, Loop et Planner. Il animera les réunions, rédigera les ordres du jour et gérera les projets.
2. Des assistants IA personnalisés :
Les entreprises pourront créer des « agents » IA pour des tâches spécifiques. Imaginez une IA gérant l’intégralité du processus de commande.
3. Des réunions virtuelles plus immersives :
De nouvelles fonctionnalités rendront les réunions à distance plus naturelles, avec la commutation automatique de caméra et une meilleure reconnaissance des interlocuteurs.
Pour se préparer :
- Familiarisez-vous avec les nouveaux outils au fur et à mesure de leur déploiement.
- Réfléchissez à la façon dont l’IA peut vous aider dans vos tâches quotidiennes.
- Formez votre équipe à utiliser efficacement les outils d’IA.
Conclusion
Microsoft Teams avec Copilot transforme le travail en équipe. Cet assistant IA gère tout, des résumés de conversations à la gestion des réunions.
Points clés :
- Teams compte plus de 300 millions d’utilisateurs actifs mensuels
- Copilot améliore les conversations, les réunions et les appels
- Il récapitule, gère les tâches et booste la productivité
Les résultats sont éloquents :
- 70 % des utilisateurs constatent une hausse de leur productivité
- Les tâches comme la recherche et la rédaction sont réalisées 29 % plus vite
- 85 % des utilisateurs affirment que Copilot accélère la rédaction de contenus
James Thomas, de Dentsu Creative, résume ainsi la situation :
« Cela aide [les gens] à trouver leurs idées plus rapidement… Ce n’est pas là pour les remplacer, c’est simplement un outil dont ils peuvent se servir pour décupler leurs idées. »
Pour tirer le meilleur parti de Copilot :
- Intégrez-le dans vos habitudes quotidiennes
- Identifiez les tâches adaptées à l’IA
- Réinvestissez le temps gagné dans des activités à forte valeur ajoutée
À mesure que l’IA redessine le monde du travail, restez à l’affût. Suivez les nouvelles fonctionnalités et aidez votre équipe à exploiter pleinement ces outils.
FAQ
Comment Copilot améliore-t-il l’expérience utilisateur dans Teams ?
Copilot est votre assistant personnel pour les réunions dans Teams. Il :
- Envoie des invites en fin de réunion
- Résume les points clés
- Identifie les prochaines étapes et les responsables des tâches
- Combine le contenu oral et écrit pour faciliter la mise à jour
Comment activer Copilot dans Microsoft Teams ?
Pour activer Copilot :
1. Accédez à la section Conversation dans Teams
2. Sélectionnez une conversation
3. Cliquez sur Ouvrir Copilot (repérez l’icône)
4. Choisissez parmi les options proposées :
- Points forts de la journée écoulée
- Quelles décisions ont été prises ?
- Quels sont les points en suspens ?
Que peut faire Copilot dans Teams ?
Copilot dans Teams améliore la productivité grâce à :
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Résumés de conversations | Aperçu rapide des points essentiels et des actions à mener |
| Assistance aux réunions | Récapitule les échanges et génère des actions à mener |
| Compte rendu intelligent des appels | Prise de notes automatique pendant les appels |
| Réécriture de messages | Ajuste le ton ou ajoute des appels à l’action |
| Recherche d’informations | Retrouve des informations précises en langage naturel |
Pendant les réunions, posez à Copilot des questions comme « Récapitule la réunion jusqu’à présent » ou « L’équipe s’est-elle mise d’accord sur [sujet] ? » pour rester informé.