Microsoft Teams Governance Should Be Led by the Business Needs
Le travail collaboratif est devenu de plus en plus répandu. Les entreprises tirent de grands bénéfices de l’alignement entre les départements, du partage des résultats de différents projets et des liens solides entre les collaborateurs. Grâce à cette collaboration inter-équipes, les organisations proposent des services plus intégrés, améliorent l’efficacité globale de leurs équipes et partagent plus facilement connaissances et informations utiles. Microsoft Teams est l’un des outils permettant de gérer ces processus collaboratifs. Son usage ne cesse de croître et, notamment en raison de la Covid-19, de nombreuses organisations l’ont déployé rapidement, sans aucune gouvernance.
En effet, plus de 270 millions de personnes utilisent Microsoft Teams dans leur vie professionnelle quotidienne. Avec des équipes, des canaux et des intégrations d’applications pertinents, vous pouvez bâtir une structure organisationnelle solide. L’adoption de Microsoft Teams vous permet d’impliquer vos collaborateurs dans des projets transversaux, d’accroître la productivité de votre entreprise et de réduire l’attrait des outils non gouvernés.
Pour toutes les personnes impliquées dans des projets Microsoft Teams, la gouvernance est un sujet qui revient sans cesse et qui reste une vraie difficulté. D’un côté, la DSI souhaite un contrôle élevé ; de l’autre, elle vise une adoption maximale… Je ne connais aucune équipe IT qui ne se batte pas contre ce problème. C’est précisément l’objet de cet article, et vous verrez qu’il existe une solution à ce défi majeur.
Les défis de la gouvernance Microsoft Teams
Utiliser des logiciels performants en fonction de vos besoins métier est une excellente façon de gérer les activités internes de votre organisation. Mais qu’en est-il des politiques de gouvernance et des moyens de contrôler l’usage et les silos de collaboration ?
Dans chaque organisation, il s’agit de trouver le juste équilibre entre l’adoption par les utilisateurs finaux et le contrôle IT. Or, il est difficile de satisfaire ces deux impératifs simultanément.
D’un côté, vous pouvez renforcer le contrôle IT pour gérer la création de nouvelles équipes et garantir la transparence des opérations. Par exemple, vous pouvez restreindre la création d’équipes pour vos utilisateurs finaux et contrôler chaque espace de collaboration. Mais dans ce scénario, vos collaborateurs ne pourront pas profiter de toutes les fonctionnalités que Microsoft Teams a à offrir. Et au lieu d’un espace de collaboration structuré, vous obtiendrez une productivité moindre et une communication dégradée au sein de vos équipes.
De l’autre côté, vous pouvez accorder une liberté totale à vos utilisateurs finaux en matière de création d’équipes et leur donner un accès complet aux outils Microsoft Teams. Vos collaborateurs pourront alors utiliser Microsoft Teams selon leurs besoins et collaborer efficacement sur différents projets. Cependant, dans ce cas, vous risquez de voir se créer des milliers d’équipes non contrôlées, qui pourraient être détournées ou dupliquées.
Cherchez-vous encore le bon équilibre entre vos besoins métier et vos exigences IT ? Comment assurer la gouvernance de Microsoft Teams ? Commençons par comprendre pourquoi ce mode de réflexion prévaut dans le secteur.
Le contexte métier et les enjeux de la gouvernance Microsoft Teams
Trouver le bon équilibre pour la gouvernance de Microsoft Teams est quasiment impossible. Vous le savez certainement. C’est soit tout contrôlé, soit tout ouvert.
Ce qui est intéressant dans cette réflexion, c’est de se demander pourquoi nous pensons ainsi. Pourquoi opposer toujours ces deux approches ? N’existe-t-il pas une autre manière de gouverner, de concevoir sa gouvernance ?
J’en suis profondément convaincu. Si nous raisonnons de cette façon, c’est en raison de l’absence de deux éléments essentiels.
- L’absence de contexte métier
- L’absence d’un mécanisme capable d’appliquer la bonne gouvernance au bon contexte métier
Exemples de problèmes de gouvernance
Si vous saviez qu’une équipe est dédiée à tous les membres du comité de direction, vous appliqueriez un contrôle élevé : vous vous assureriez que l’équipe reste privée, vous ajouteriez un flux d’approbation à la création, vous veilleriez à ce que seuls les dirigeants ou assistants de direction puissent créer ces équipes, etc. Vous pourriez également inclure des managers dans chaque équipe pour animer les échanges et suivre les résultats des projets. Bien sûr, vous êtes confronté à différents niveaux d’accès et de paramétrage.
Une autre équipe pourrait être dédiée à la collaboration lors d’un processus de recrutement, réunissant managers et intervieweurs. Vous sauriez qu’elle contient des données personnelles telles que des CV ou des lettres de motivation, et donc que cette équipe est soumise au RGPD. Il serait idéal d’automatiser ce processus pour supprimer les données passé un certain délai. De plus, vous limiteriez la création de telles équipes aux managers ou aux RH uniquement.
Si vous saviez qu’une équipe est consacrée à l’organisation d’événements, vous sauriez qu’il n’y a rien de critique. Seules des informations logistiques seraient partagées avec des personnes externes. Pour configurer ce système correctement, il ne suffit pas de créer une équipe dédiée ; il faut également collecter les bonnes informations critiques auprès de différentes équipes et départements. Il est important d’automatiser et de gérer ce processus de manière adéquate.
Imaginons un instant que vous disposiez de ces deux éléments : le contexte métier de chaque équipe et un mécanisme capable d’appliquer le bon contrôle IT au contexte métier correspondant. Bienvenue dans l’ère de la gouvernance pilotée par le métier !
Le modèle de gouvernance Teams piloté par le métier
Si vous disposez de ces deux éléments, plus les personnes utilisent des équipes, plus vous connaissez le contexte métier. Et plus vous connaissez le contexte métier, plus vous pouvez appliquer la gouvernance correspondante.
Dans ce modèle, la gouvernance n’est pas définie au niveau de l’organisation, mais au niveau du contexte métier. C’est le contexte métier qui détermine la gouvernance, d’où le nom de modèle de gouvernance pilotée par le métier.
Concrètement, comment mettre en place cette gouvernance pilotée par le métier avec Microsoft Teams ?
Commencez par un cas d’usage. Définissez votre contexte métier et décidez pourquoi vous avez besoin d’équipes et quels sujets vous souhaitez couvrir. Voici quelques exemples :
- Équipes pour le comité de direction
- Équipes de recrutement
- Équipes pour travailler sur un projet, etc.
Vous trouverez ici une liste de plus de 30 cas d’usage pour vous inspirer.
Ensuite, ce contexte métier définit vos politiques de gouvernance : faut-il imposer la confidentialité des équipes ou leur laisser une totale liberté ? Définissez des politiques IT qui servent vos besoins métier et garantissent un environnement sécurisé.
C’est tout le travail mené chez Salestim. Initialement conçu pour les équipes commerciales afin d’améliorer les processus collaboratifs autour des opportunités et de la gestion des comptes clés, nous avons constaté qu’en améliorant l’efficacité collaborative des collaborateurs, nous répondions mieux aux défis de gouvernance. Comment ? Grâce à la technologie avancée des modèles Microsoft Teams. C’est l’objet du prochain chapitre.
Les modèles Microsoft Teams pour une gouvernance pilotée par le métier
Microsoft a annoncé des fonctionnalités de modèles dans Teams, ce qui est une excellente nouvelle pour tous les utilisateurs. Avec cette fonctionnalité, vous obtenez des équipes créées avec la structure uniquement, ce qui vous aide à mieux les organiser. Cependant, nous constatons que pour de nombreuses entreprises, cela ne suffit pas à couvrir les processus collaboratifs et les scénarios de gouvernance avancée.
Avec les modèles Microsoft Teams de Salestim, vous pouvez créer des équipes structurées en fonction de vos besoins métier. Gestion de projet, Deal Room commercial, ouverture d’un nouveau magasin, chantier de construction et bien d’autres — tout dépend de la spécialité de votre organisation. Créez simplement l’équipe originale avec les canaux, fichiers et dossiers pertinents, un Microsoft Planner prêt à l’emploi et des onglets avec n’importe quelle application Microsoft ou tierce. Créez un modèle à partir de cette équipe originale et soyez assuré que tout sera copié. Vos équipes bénéficieront ainsi d’espaces de collaboration entièrement créés et configurés.
Il est très simple de constituer votre propre catalogue de modèles pour différents scénarios. Vous permettez ainsi à vos utilisateurs finaux de créer des équipes préparées à partir d’un modèle en quelques secondes, avec les canaux, onglets et paramètres pertinents déjà copiés. Évitez la création incontrôlée d’équipes et les doublons, sans nuire à l’expérience utilisateur.
De plus, vous pouvez appliquer des politiques de gouvernance Teams au niveau du modèle. Lors de la création du modèle, vous pouvez définir des règles de gouvernance pour renforcer le contrôle IT sans alourdir la charge de votre département informatique. Vous obtiendrez un environnement sécurisé, une protection des données et plusieurs niveaux d’accès pour résoudre chacun de vos problèmes.
Gouvernance de Microsoft Teams
Examinons en détail chaque contexte métier et voyons comment renforcer vos politiques de gouvernance au niveau du modèle.
Convention de nommage
Lors de la création du modèle, vous pouvez gérer la convention de nommage pour éviter les doublons et structurer votre espace de collaboration. Vous pouvez donner un nom et une description à l’équipe, rédiger un message de bienvenue et même configurer l’adresse e-mail du groupe Office 365 au niveau du modèle. Définissez des règles de nommage avec des préfixes et suffixes fixes ainsi que des attributs Azure AD (désormais Microsoft Entra ID), en fonction de vos besoins ou des données de l’utilisateur, de la géolocalisation à la langue préférée.
Voici quelques exemples courants :
Configurez une convention de nommage fixe pour les équipes au niveau d’un département, afin de vous assurer qu’elle reflète la structure organisationnelle de la même manière dans tous les départements. La convention de nommage des équipes pourrait être :
- Nom du département – Département”
- Nom du département – Pays – Département”
Ainsi, la personne qui crée une équipe à partir de votre modèle n’indique que le nom du département, et le reste est ajouté automatiquement pour refléter la nature de l’équipe.
Autre exemple : la possibilité de configurer une convention de nommage dynamique basée sur les données Azure AD. Imaginez que vous ouvrez des boutiques dans différentes villes. En définissant des règles de nommage, un préfixe ou suffixe fixe sera ajouté au nom de l’équipe en fonction de la localisation de l’utilisateur.
Apprenez-en davantage sur toutes les possibilités de convention de nommage dans notre blog
Gouvernance des canaux privés
La création de canaux privés est un mécanisme utile pour protéger vos informations sensibles et communiquer sur des opportunités à fort enjeu. Mais la gouvernance des canaux privés et la limitation de leur création représentent des défis supplémentaires. Avec SalesTim, vous pouvez gérer la création de canaux privés au niveau du modèle.
Premièrement, vous pouvez créer un modèle avec des canaux privés. C’est un outil utile si vous souhaitez limiter la création de silos de collaboration supplémentaires. Il vous suffit de ne pas autoriser la création de canaux privés au niveau des équipes et de permettre à vos utilisateurs de collaborer via des canaux privés uniquement à partir d’un modèle spécifique. Soyez assuré que tous les onglets et paramètres des canaux privés seront copiés.
Deuxièmement, vous pouvez restreindre la création de canaux privés dans l’équipe originale. Ainsi, lorsqu’ils utilisent vos modèles, les utilisateurs finaux ne pourront pas communiquer ni partager des documents via des canaux privés dans les équipes nouvellement créées.
Enfin, vous pouvez ajouter des propriétaires permanents de canaux privés pour gérer les communications et renforcer la confidentialité. Vous pouvez être certain que, chaque fois que quelqu’un utilise votre modèle, le manager désigné sera automatiquement ajouté en tant que propriétaire.
Apprenez-en davantage sur tous les défis et fonctionnalités des canaux privés dans notre blog
Flux d’approbation
En configurant le flux d’approbation, vous pouvez renforcer la confidentialité de vos équipes. Pour limiter la création de nouvelles équipes à partir de votre modèle, vous pouvez mettre en place une approbation supplémentaire. Vous recevrez ainsi une notification lorsque quelqu’un crée une équipe à partir de votre modèle et pourrez en autoriser ou en refuser l’utilisation.
Ciblage de l’audience
Procédez de la même manière qu’avec le flux d’approbation, en définissant des règles de ciblage basées sur les données du profil de vos utilisateurs. Par exemple, définissez qui peut utiliser le modèle en fonction de la localisation ou de la langue de l’utilisateur. Vous pouvez également limiter la création d’équipes en fonction de la structure de votre département.
Enfin, vous pouvez même configurer des règles de ciblage en ajoutant une configuration par e-mail ou par domaine. Vérifiez qui peut utiliser vos modèles en fonction de différents noms de domaine et adresses e-mail.
En résultat, vous obtenez une création d’équipes limitée et structurée à partir du modèle, conformément aux besoins de votre organisation.
Adhésion permanente
Vous pouvez renforcer votre politique de sécurité grâce à la gestion des membres. Lors de la création du modèle, vous choisissez quels utilisateurs seront automatiquement ajoutés aux équipes nouvellement créées. Vous pouvez définir des propriétaires ou membres permanents pour assurer une bonne gestion des équipes et éviter les tâches manuelles.
Politiques de sécurité
Une autre option pour limiter et contrôler la création d’équipes consiste à configurer des règles de sécurité supplémentaires. Vous pouvez définir que les nouvelles équipes créées à partir de votre modèle seront privées par défaut. Ainsi, seuls les propriétaires de ces équipes pourront ajouter des membres.
Un autre scénario est la possibilité de choisir si le demandeur est automatiquement ajouté en tant que propriétaire ou simplement en tant que membre de l’équipe. Si cette option est désactivée, l’utilisateur sera seul responsable de son équipe et devra passer par l’ensemble des approbations.
La gouvernance de Microsoft Teams est une étape extrêmement importante dans la gestion de Teams. Les organisations rencontrent souvent des difficultés lorsque les managers cherchent le bon équilibre entre l’adoption par les utilisateurs et le contrôle IT. Chez SalesTim, nous pensons que vous ne devriez pas avoir à chercher cet équilibre. Nous vous proposons la solution : les modèles Microsoft Teams d’un côté, et les politiques de gouvernance de l’autre.
Créez des modèles adaptés à votre contexte métier en quelques étapes. Et n’oubliez pas de configurer des règles de gouvernance pour répondre à vos besoins IT, en fonction des différents niveaux d’accès, de la structure organisationnelle et de la protection de la confidentialité.
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