Convention de dénomination de Microsoft Teams : Tout ce qu'il faut savoir

Une convention de dénomination est un algorithme convenu qui permet de nommer des entités de manière ordonnée. Tout a commencé avec le premier système de nomenclature des Romains, combinant nom personnel et nom de famille. Aujourd’hui, on la retrouve partout : conventions de nommage pour les produits, dans le domaine scientifique et dans bien d’autres secteurs. La convention de dénomination a traversé les siècles avant de devenir un élément central de la structure Microsoft Teams et de son adoption à grande échelle dans les organisations.

Il ne fait aucun doute que la mise en place d’une convention de dénomination dans la structure organisationnelle est essentielle pour assurer une gestion et une gouvernance efficaces. Examinons donc les raisons pour lesquelles vous devriez définir des règles de nommage dans votre organisation.

Convention de dénomination Microsoft Teams

Microsoft Teams a été conçu pour favoriser le travail d’équipe. La plateforme vous permet de créer différentes équipes pour chacun de vos projets, campagnes ou départements, avec des canaux pertinents pour partager de la documentation et des tâches, communiquer et travailler ensemble sur les activités quotidiennes. Elle regroupe de nombreuses fonctionnalités telles que le chat, les réunions, les intégrations d’applications, la collaboration en équipe, la co-édition de documents, etc.

Lorsque vous réfléchissez au nom de vos équipes, pensez à leur objectif. Voici quelques exemples concrets :

Équipes pour collaborer au niveau d’un département

Dans une grande organisation à la structure variée, il peut être difficile de comprendre le niveau d’accès ou l’importance de chaque équipe. Pour faciliter la tâche des utilisateurs, vous pouvez ajouter le nom du département ou de l’unité métier au nom de l’équipe.

Ces exemples ne sont qu’une partie des possibilités ! L’idée est d’utiliser des cas concrets pour illustrer l’importance d’une convention de dénomination et la façon dont elle peut varier d’un processus métier à l’autre.

Scénario de gestion de projet

Lors de la création de différentes équipes dédiées à différents projets, vous mettriez en place une convention de dénomination pour distinguer les départements ou les zones géographiques.

Par exemple, une convention de dénomination pourrait être :

• Avec le pays : « Nom du projet – Pays – Projet »
• Avec le département : « Nom du projet – Département – Projet »

Scénario de gestion de site

La convention de dénomination est essentielle dans les secteurs de la construction ou du retail. Lorsqu’une entreprise se développe et ouvre un nouveau point de vente, les responsables peuvent créer une équipe avec des canaux pour chaque nouveau site. Ils doivent alors mettre en place un système de nommage. Par exemple, le nom de l’équipe doit inclure l’emplacement du nouveau site. Ce système simplifie ainsi la recherche pour les utilisateurs finaux et la gestion informatique.

Une convention de dénomination pourrait être, par exemple :

• « Ville – Nom du site »
• « Ville – Pays – Nom du site »

Équipes au niveau d’un département

La convention de dénomination Teams est essentielle pour s’assurer qu’elle reflète la structure organisationnelle de la même manière d’un département à l’autre. Cela s’applique au niveau du département, mais aussi à tout type d’équipe organisationnelle (unité métier, pays, etc.).

Une convention de dénomination Teams pourrait être, par exemple :

• « Nom du département – Département »
• « Nom du département – Département – Pays »

Si vous travaillez en informatique, vous le savez déjà. Au-delà de l’expérience des collaborateurs, une convention de dénomination est extrêmement importante dans le domaine IT, notamment pour toutes les opérations informatiques. L’application de règles de nommage permettrait de résoudre de nombreux problèmes de gestion IT, comme l’étalement des équipes.

Livre blanc avec des exemples gratuits de convention de dénomination Teams

• Exemples de cas d’usage
• Solutions de convention de dénomination Microsoft Teams
• Convention de nommage au niveau des modèles d’équipes
• Convention de nommage fixe et dynamique

Les règles de nommage doivent aller au-delà du seul nom de l’équipe. Le nom choisi pour l’équipe a de nombreuses répercussions côté IT. Il définit l’adresse e-mail du groupe Microsoft 365 et l’URL du site SharePoint associé à l’équipe. Comme les groupes Microsoft 365 sont un composant central de la suite de productivité de votre entreprise, et que SharePoint peut rassembler potentiellement plusieurs milliers ou millions de fichiers, vous imaginez à quel point l’informatique doit créer des règles et des politiques pour s’assurer que toutes les informations sont conformes et sécurisées. L’absence de convention de dénomination se traduit par un cauchemar pour le département IT, et donc par des coûts et des risques évitables.

Solutions de convention de dénomination

Après avoir compris pourquoi une convention de dénomination Teams est à la fois utile et critique dans différents scénarios, examinons d’autres scénarios liés aux solutions de convention de dénomination dans Microsoft Teams.

Il en existe 5 que vous pouvez adopter :

Aucune convention de dénomination pour Microsoft Teams

Bien sûr, vous pouvez simplement ne pas vous préoccuper de la création d’un système de nommage Teams et travailler sans aucune structure dans Microsoft Teams. Vos collaborateurs peuvent ainsi créer librement leur propre système de nommage flexible.

Ils peuvent nommer les équipes et les canaux selon leur propre jugement, leurs objectifs et leur style de management. De plus, vos documents sont nommés de manière aléatoire.

Cependant, il sera difficile pour votre équipe de trouver la bonne équipe, le bon canal ou le bon fichier. C’est vrai pour les grandes organisations, mais nous sommes convaincus que même dans les petites entreprises et les start-ups, un système de nommage simple peut améliorer l’efficacité du travail.

Sans convention de dénomination dans votre structure organisationnelle, vos collaborateurs se sentent libres de gérer un système de nommage flexible pour Microsoft Teams. Mais en l’absence de convention, votre productivité pourrait en pâtir.

Vous n’auriez pas de dossiers de documentation structurés, et vos projets et équipes seraient nommés de façon chaotique. Résultat : vos collaborateurs passeront beaucoup de temps à chercher les fichiers et informations dont ils ont besoin.

Du point de vue informatique, cela se traduira par un désordre en termes de gestion IT, comme décrit plus haut.

Avantages :

• Totalement flexible
• Expérience simple

Inconvénients :

• Désorganisation
• Aucune segmentation dans Teams
• Cauchemar pour l’IT
• Augmentation des coûts et des risques de gestion

Convention de dénomination basée sur des directives

Chacun dans votre entreprise peut travailler et créer du contenu dans SharePoint, les outils de groupes Microsoft 365 et Microsoft Teams. Pour la gestion de la convention de dénomination, vous pouvez mettre en place un modèle en libre-service basé sur un format standard. L’objectif de ce processus est de permettre un suivi et un reporting corrects.

Si vous envisagez de mettre en place une convention de dénomination dans votre organisation, une bonne option consiste à définir une convention basée sur des directives. Cela signifie que vous devez établir les règles de nommage de chaque contenu, équipe et projet en fonction du contexte métier, puis les communiquer aux utilisateurs via vos directives internes.

Dans un premier temps, nous vous recommandons de discuter des conventions de dénomination avec votre équipe et vos spécialistes IT pour comprendre comment vos collaborateurs recherchent l’information, comment les processus collaboratifs sont gérés dans les équipes par les personnes et les différents processus IT.

Après avoir identifié les informations clés nécessaires pour identifier rapidement un fichier ou une équipe, vous pouvez rédiger vos propres directives et les communiquer.

Résultats :

Les membres de votre équipe sauront exactement comment nommer une nouvelle équipe, un projet ou des fichiers. À titre d’exemple, vous pouvez consulter les directives de l’Université Harvard sur les groupes Microsoft 365, les sites SharePoint et les équipes dans cet article, qui présente des exemples simples de conventions de nommage basées sur des directives. Vous y trouverez les formats recommandés pour les noms de département, multi-département et interaffilié.

De toute évidence, les directives de nommage constituent un bon point de départ, aussi bien pour votre travail quotidien en équipe qu’au niveau de l’organisation.

Votre équipe peut ainsi simplifier le processus de recherche et tous vos fichiers importants seront structurés. De plus, vous n’avez pas besoin de consacrer beaucoup de temps et de ressources à la création et à la conception du processus de nommage.

Cependant, un système de convention de dénomination basé sur des directives laisse souvent trop de liberté aux utilisateurs. Il génère alors des incohérences, notamment dans les grandes organisations avec différents niveaux d’accès et de confidentialité.

Avantages :

• Totalement flexible en termes de directives
• Adoption et utilisation simples

Inconvénients :

• Incohérences de nommage
• Peu adapté aux grandes organisations avec différents niveaux d’accès

Convention de dénomination Azure AD (désormais Microsoft Entra ID) Plan 1

Bien entendu, Microsoft dispose de ses propres outils pour nommer les groupes Microsoft 365.

Pour appliquer votre convention de dénomination à Microsoft 365 et Microsoft Teams, vous devez vous intéresser aux attributs Azure Active Directory. Avec Azure AD, vous pouvez définir une politique de nommage de groupe pour indiquer la fonction d’une équipe, la zone géographique, l’appartenance et l’identité du créateur du groupe. Avec Azure AD, vous pouvez :

Définir des mots bloqués

Une bonne opportunité consiste à établir une liste de termes à bloquer dans le nom d’un groupe. Ainsi, l’utilisateur qui emploie un mot bloqué dans le nom de l’équipe créée verra un message d’erreur. Cela peut être utile pour bloquer certains mots autour de thèmes clés que vous souhaitez contrôler, interdire des termes inappropriés ou certains noms de dirigeants, etc.

Et cette fonctionnalité s’étend au-delà de Microsoft Teams une fois configurée. Vous bénéficierez de cette option dans toutes les autres applications Microsoft 365.

La technologie Azure AD vous offre des possibilités d’améliorer vos paramètres de convention de dénomination. Vous pouvez automatiser le processus de nommage pour votre organisation sur la base des données de vos utilisateurs.

Configurer une politique de nommage avec préfixe et suffixe

Vous pouvez ajouter n’importe quel préfixe et suffixe au nom de votre équipe ou de votre fichier. Par exemple, vous pouvez utiliser des chaînes de caractères pour analyser et différencier les équipes dans la liste d’adresses globale. Vous pouvez également utiliser des attributs.

Cela peut aider votre équipe à identifier le bureau, le département ou la zone géographique pour lequel un groupe a été créé. Avec les attributs Azure AD, vous pouvez ajouter une entreprise, un département, un bureau, un pays ou une région, et bien d’autres informations basées sur les données utilisateur.

C’est très intéressant en théorie. Cependant, nous n’avons jamais vu une entreprise l’utiliser à grande échelle. Une convention de dénomination avec préfixe et suffixe ne présente guère d’intérêt dans Microsoft Teams, et très peu d’entreprises dans le monde ont mis en œuvre ces fonctionnalités.

Voici pourquoi :

Microsoft Teams n’étant pas conscient du contexte métier, il crée les préfixes et suffixes uniquement à partir du profil utilisateur (Azure Active Directory) sans tenir compte du contexte métier de la collaboration qui se déroule dans Teams.

Imaginons que vous soyez responsable au sein du département ingénierie. Vous souhaitez créer une équipe pour organiser un nouveau projet transversal sur lequel vous travaillez pour un nouveau produit. Vous voudriez que votre équipe s’appelle « Nom du nouveau produit – Projet ».

Avec la convention de dénomination Azure AD Premium, le nom de l’équipe inclurait le nom du département « – Ingénierie », ce que vous ne souhaitez pas puisque le projet est transversal. Ce n’est qu’un exemple, mais si vous examinez tous les cas d’usage différents, vous constaterez que dans de nombreux contextes, cela n’a tout simplement pas de sens. Non pas parce que la fonctionnalité est insuffisante.

Seulement parce que Microsoft ne peut pas être informé du scénario métier derrière l’équipe.

Enfin, gardez à l’esprit que toutes ces fonctionnalités ne sont disponibles qu’avec Azure AD Premium Plan, inclus dans EMS et dans Microsoft 365.

Avantages :

• Processus de nommage automatisé
• Imposé aux utilisateurs avec les attributs AAD

Inconvénients :

• Disponible uniquement avec le plan Premium
• Les préfixes et suffixes sans contexte métier manquent de pertinence

Forms et Power Automate

Un autre scénario intéressant consiste à créer un processus d’automatisation avec Microsoft Power Automate et Forms, voire Power Apps. Vous pouvez créer automatiquement une nouvelle équipe depuis Microsoft Power Automate, avec des validations si nécessaire. Vous trouverez des exemples dans cette vidéo du Microsoft MVP Dave Kawula ou dans ce projet open source sur GitHub par Correy Buzzell, qui travaille chez Microsoft au Minneapolis Technology Center.

Avec Microsoft Power Automate, vous pouvez créer une application dans laquelle les collaborateurs saisissent toutes les informations relatives à leurs demandes d’équipe : nom, unité métier, pays, etc. Vous pourrez ensuite combiner toutes ces données pour définir votre convention de dénomination pour le nom de l’équipe.

Vous pourrez configurer une validation dans le processus de demande Power Automate. Vous pouvez ajouter une étape où le validateur adapte le nom si nécessaire et approuve la création.

Avec Microsoft Power Automate, vous pouvez également implémenter un formulaire à la place d’une application Power Apps complète, qui déclenche un Flow pour créer une nouvelle équipe à partir des données du formulaire. C’est plus simple que de construire une Power App complète, mais cela offre moins de possibilités.

Dans tous les cas, vous devrez tout construire et maintenir vous-même. C’est une option à envisager en pesant le temps consacré à tout cela, le coût de maintenance et la complexité que cela peut engendrer en termes d’expérience utilisateur.

Avantages :

• Alliance idéale avec les capacités d’Office 365
• Totalement flexible
• Possibilité d’ajouter des workflows de validation

Inconvénients :

• Utilisation complexe pour les utilisateurs finaux
• Système difficile à adapter à toutes les problématiques métier

Convention de dénomination Microsoft Teams basée sur des modèles avec nBold

Nous y voilà ! La solution la mieux adaptée. Non seulement parce que nous la développons, mais surtout parce que c’est précisément pour cela que nous l’avons créée : pour résoudre tous les problèmes différents que vous pouvez rencontrer aujourd’hui et que nous avons observés auparavant.

Chez nBold, notre mission est de rendre les processus collaboratifs efficaces à grande échelle dans les organisations. Et la collaboration ne peut pas se déployer à l’échelle, notamment avec Microsoft Teams, sans des politiques de gouvernance solides.

nBold propose des modèles de collaboration pour tout processus métier, avec une structure de canaux préconfigurée, des modèles de fichiers, des directives et toutes vos applications favorites ainsi que d’autres contenus déjà inclus. Vous disposez ainsi d’équipes prêtes à l’emploi avec tout ce dont vous avez besoin pour collaborer efficacement autour de projets, de deals, de comptes, de campagnes et de tout autre cas d’usage.

Explorez davantage d’exemples de convention de dénomination avec les tags disponibles

Pour chaque modèle, vous pouvez configurer différentes politiques de gouvernance telles que la validation, le ciblage d’audience, les propriétaires et membres permanents, ainsi que la politique de convention de dénomination Teams.

Comme évoqué précédemment concernant les défis liés à l’importance d’une convention de dénomination Teams selon le contexte métier, les politiques de gouvernance des modèles d’équipes y répondent. Vous pouvez définir une convention de dénomination différenciée en fonction de votre contexte métier.

Voici un exemple de configuration d’un modèle d’équipe pour la convention de dénomination, où toutes les équipes seront appelées « Nom saisi par l’utilisateur – France 2020 »

Voici quelques exemples de noms d’équipe :

• Modèle d’équipe projet : « Nom du projet – Projet » ou « Nom du projet – Département de l’utilisateur – Projet »
• Modèle d’équipe chantier : « Nom du projet – Nouveau site » ou encore ajoutez à la description de l’équipe les objectifs principaux et la date de fin prévue du projet
• Modèle d’équipe recrutement : « Nom de l’équipe – Langue préférée », « RH – Nom de l’équipe »
• Modèle d’équipes de département : « Nom du département – Nom du projet – Lieu d’utilisation Office 365 »

Lors de la création d’un nouveau modèle, vous pouvez configurer non seulement la convention de dénomination de l’équipe, mais aussi la description de l’équipe, le message de bienvenue et la convention de dénomination de l’e-mail du groupe Office 365 associé. Ajoutez ainsi des tags pertinents à la description de l’équipe pour catégoriser l’objectif (#marketing, #CEO, #Crisis_Management). De plus, en ajoutant un court guide d’utilisation de l’équipe dans le message de bienvenue, vous pouvez simplifier l’adoption de vos équipes.

La convention de dénomination avec les modèles de collaboration est facilitée par :

• Des préfixes et suffixes fixes pour une convention statique ou dynamique
• Des attributs Azure AD pour configurer un système basé sur les données utilisateur
• L’e-mail du groupe Office 365
• La syntaxe JavaScript pour ouvrir toutes les possibilités

Voici un exemple du résultat d’une convention de dénomination basée sur la ville pour un projet de nouveau centre et la gestion de chantiers :

Retrouvez des scénarios prêts à l’emploi pour Microsoft Teams avec les opérateurs et fonctions JavaScript standard.

Convention de dénomination statique pour toutes les équipes Marketing Team.

<%= request.team.name %> - Marketing Team 

Convention de dénomination dynamique selon le lieu d’utilisation.

<%= request.team.name %> - <%= user.msUsageLocation %> 

Pour un nom d’équipe conditionnel, utilisez un suffixe spécifique pour les utilisateurs d’un domaine particulier, et le nom de domaine pour les autres.

<%= request.team.name %> - <% if (user.msEmail.includes('@contoso.fr')) { %>CT France // Use "CT France" instead of contoso.fr<% } else { %><%= user.msEmail.replace(/.*@/, '') %> // Extract domain name from user email address<% } %>

Description Teams : ajoutez la solution métier à la description de l’équipe.

<%= request.team.description %> - Created from the template <%= request.template.name %>. Created by   

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Avantages :

• Gestion de la convention de dénomination au niveau du modèle pour différents besoins métier et IT
• Système sécurisé et simple, en association avec AAD

Inconvénients :

• Seuls les administrateurs peuvent gérer la convention de dénomination
• La fonctionnalité n’est disponible qu’avec la plateforme nBold (mais pas d’inquiétude, vous bénéficierez de nombreuses fonctionnalités supplémentaires)

En savoir plus sur la convention de dénomination Microsoft Teams par nBold.

En conclusion, la convention de dénomination est un système extrêmement important pour l’activité quotidienne de votre organisation. Avec le bon algorithme de nommage, vous pouvez simplifier votre hiérarchie, automatiser le processus de nommage et améliorer l’efficacité du travail.

Dans cet article, nous vous avons présenté différents systèmes que vous pouvez utiliser pour résoudre vos problématiques métier. Il vous appartient maintenant de choisir ceux qui seront les plus adaptés à votre organisation et à vos collaborateurs. nBold est là pour optimiser et répondre à vos besoins.

Contactez notre équipe pour savoir comment mettre en place la bonne stratégie de nommage dans votre organisation.