Modèles Microsoft Teams : Tout ce que vous devez savoir

Microsoft Teams est un outil remarquable pour une communication et une collaboration efficaces. Il permet aux utilisateurs d’engager facilement des conversations, d’organiser des appels audio et vidéo et de collaborer sur différentes tâches. Cependant, certaines organisations rencontrent des difficultés en matière de gouvernance et de déploiement de Microsoft Teams dès lors que leurs collaborateurs commencent à utiliser l’outil pour leurs tâches quotidiennes et à créer activement de nouvelles équipes. Heureusement, les modèles Microsoft Teams vous permettent de faire face à ces défis courants.

Voici comment.

Pourquoi utiliser des modèles Microsoft Teams ?

Les modèles Microsoft Teams sont des définitions prédéfinies de la structure d’une équipe qui permettent de créer des équipes plus rapidement, avec des paramètres déjà établis, des canaux, des applications, des onglets et d’autres éléments préinstallés. Les fonctionnalités des modèles dépendent de la solution que vous utilisez.

Vous pouvez créer des modèles Microsoft Teams dans l’environnement natif, les développer en interne ou faire appel à des applications tierces. Mais avant d’entrer dans ces détails, voyons pourquoi vous avez besoin d’utiliser des modèles en premier lieu.

L’utilisation de modèles permet aux organisations de résoudre des problèmes courants de collaboration et de gouvernance.

Les défis courants du travail collaboratif dans Microsoft Teams

Création incontrôlée de nouvelles équipes

Si vous ne contrôlez pas la création d’équipes, vous risquez de vous retrouver avec un grand nombre d’équipes sans objectif clair. Cela peut entraîner une confusion dans le processus de collaboration. Vos collaborateurs risquent alors de continuer à utiliser d’autres outils numériques pour leur travail quotidien, favorisant ainsi l’informatique fantôme.

Utilisation limitée de Teams par les utilisateurs finaux

À l’inverse, si vous restreignez la création d’équipes et de canaux, vous risquez de ralentir le processus d’adoption et de provoquer un manque d’engagement dans Teams. Vous perdez ainsi en efficacité dans le processus de collaboration.

Duplication de fichiers

Ce problème peut découler directement des problèmes évoqués précédemment, ou être causé par l’absence de structure dans les équipes. Par exemple, en l’absence d’une convention de nommage définie pour vos équipes, les utilisateurs finaux peuvent ne plus savoir où partager leur documentation. Ils finissent alors par dupliquer des fichiers dans plusieurs équipes ou canaux.

La duplication de fichiers entraîne une fragmentation des documents et une perte de contrôle sur leur contenu. Il s’agit d’un défi très courant au sein des organisations, qui génère une perte de temps et une collaboration inefficace.

Dispersion de l’information

Ce problème est particulièrement fréquent au stade initial de l’adoption de Teams, lorsque vos collaborateurs continuent d’utiliser leurs solutions habituelles — messagerie électronique, applications de partage de fichiers et de messagerie instantanée, dossiers réseau, etc. — pour partager et stocker des informations. Les données de l’entreprise se retrouvent ainsi dispersées sur différentes plateformes, ce qui ralentit le processus de collaboration.

Si ce problème n’est pas traité rapidement, il contraindra vos collaborateurs à jongler entre différentes applications dans leur travail, au détriment de leur efficacité et de leur productivité.

Fuites d’informations

Même si Microsoft Teams propose des mesures de sécurité pour protéger les données de votre organisation, certaines failles — comme l’accès invité — peuvent permettre à des personnes extérieures à votre entreprise d’accéder à certains fichiers, conversations, canaux et applications.

Les fuites d’informations, notamment lorsqu’il s’agit de données confidentielles, peuvent causer de graves problèmes à l’organisation, une perte de confiance et, éventuellement, de clients.

Pour résoudre ce défi, il est essentiel de mettre en place une gestion appropriée des canaux privés.

Comment les modèles Microsoft Teams répondent-ils à ces défis ?

Les modèles offrent de nombreuses fonctionnalités qui améliorent le processus de collaboration et résolvent de nombreux problèmes liés à l’utilisation et à la gouvernance de Microsoft Teams. Les fonctionnalités que vous obtiendrez avec les modèles dépendent largement de la solution choisie : modèles Microsoft Teams natifs, modèles développés en interne ou solutions tierces comme nBold.

Leur objectif commun est toutefois de :

1. Simplifier et accélérer le processus de création d’équipes pour les utilisateurs finaux
2. Structurer les espaces de collaboration Teams
3. Réduire le travail manuel en éliminant les tâches répétitives
4. Gagner du temps
5. Alléger la charge de travail des équipes informatiques
6. Faciliter la communication
7. Contrôler les accès et la création de tâches.

Exemple d’utilisation – Modèle de gestion de projet

Prenons l’exemple d’une organisation qui gère des centaines de projets par an et qui peut bénéficier de l’utilisation de modèles.

En gestion de projet, vous devez créer une nouvelle équipe pour chaque nouveau projet. Les créer manuellement à chaque fois qu’un nouveau projet se présente peut être très chronophage et inefficace, et alourdit inutilement la charge de travail des équipes informatiques et de gestion de projet.

À la place, vous pouvez créer un modèle de gestion de projet, définir une structure pour toutes les futures équipes de gestion de projet en incluant les onglets, applications, canaux et même les tâches et la documentation pertinents, selon la solution de modèle que vous utilisez. Vous pourrez ainsi démarrer votre projet immédiatement, sans perdre de temps précieux sur des processus répétitifs. De plus, votre équipe sera mieux organisée, ce qui améliorera son efficacité et sa productivité.

Livre blanc : Microsoft Teams pour la gestion de projet

Découvrez comment tirer le meilleur parti de Microsoft Teams pour la gestion de projet : exemples d’équipes et de canaux, cas d’usage, applications utiles et autres conseils.

Comment créer des modèles Microsoft Teams ?

1. Fonctionnalité native sans code

Microsoft a lancé une fonctionnalité de modèles permettant de créer des modèles dans le Centre d’administration des équipes. Ces modèles incluent des canaux, des applications et des paramètres, ainsi que d’autres fonctionnalités de Teams.

Grâce à cette fonctionnalité, les professionnels informatiques peuvent créer des modèles répondant aux besoins métier de l’organisation, définir la structure des futures équipes, préinstaller les applications pertinentes qui correspondent aux besoins des équipes et généraliser les meilleures pratiques. Les administrateurs peuvent créer un nouveau modèle de zéro, utiliser une équipe existante pour en construire un, ou modifier un modèle existant.

De leur côté, les utilisateurs finaux peuvent désormais créer de nouvelles équipes à partir de modèles personnalisables avec une structure déjà prédéfinie. Ils peuvent définir le nom de l’équipe, sa description et le nom du canal lors de la création d’une équipe à partir d’un modèle prédéfini.

Fonctionnalités

• Création de modèles
• Configuration des canaux, onglets et applications (les onglets restent vides, leur contenu n’est pas cloné)
• Création d’équipes à partir de modèles prédéfinis par les utilisateurs finaux
• Modification des modèles prédéfinis lors de la création d’une nouvelle équipe par les utilisateurs finaux
• Conseils sur la personnalisation d’une équipe pour les utilisateurs finaux.

2. Création de modèles Microsoft Teams par le code

Une autre possibilité consiste à développer vos propres modèles en interne. Pour un scénario spécifique, vous pouvez créer des équipes à partir d’un modèle via un appel API.

Vous pouvez également construire votre propre modèle de zéro en suivant les instructions de Chris O’Brien.

Limitations connues

Comme vous pouvez le constater, malgré toutes les excellentes fonctionnalités qu’offrent les modèles Microsoft Teams, ils ne constituent pas une panacée pour tous les problèmes que les organisations rencontrent dans leurs processus de collaboration.

Bien que les modèles Microsoft Teams améliorent la collaboration et offrent une expérience utilisateur engageante, leurs fonctionnalités ne répondent qu’à certains besoins organisationnels, sans apporter de réponse satisfaisante aux exigences informatiques ni aux solutions plus avancées pour les besoins métier, comme les onglets préconfigurés et les fichiers et dossiers clonés.

Afin de mettre en place des politiques de gouvernance plus efficaces et d’améliorer la collaboration à grande échelle, de nombreuses organisations recherchent des applications plus avancées qui les aideront à relever des défis non couverts par l’environnement natif et à optimiser leur utilisation de Teams.

Conscient de ces défis, nBold a développé une technologie de modèles qui améliore les processus collaboratifs à grande échelle au sein des organisations.

3. Modèles Microsoft Teams par nBold

Plus que jamais, un nombre croissant d’organisations s’appuient sur Microsoft Teams pour leur communication et leur collaboration. Avec l’augmentation du nombre de collaborateurs en télétravail, il est particulièrement important de garantir aujourd’hui un travail d’équipe efficace.

Notre mission étant d’améliorer les processus collaboratifs à grande échelle, nous avons identifié le besoin de fonctionnalités plus avancées pour Microsoft Teams, capables d’aider les organisations à accroître l’efficacité de leurs équipes. Nous avons pris en compte les besoins des métiers et des équipes informatiques, et avons développé une solution qui répond aux défis collaboratifs des deux côtés.

Besoins métier

Pourquoi ?

Dans tout processus de collaboration — qu’il s’agisse de travailler sur un nouveau projet, un accord commercial, de gérer une crise ou de lancer un nouveau site — vous devez vous assurer que vos équipes suivent la même structure afin de garantir cohérence et efficacité. Une fois votre équipe organisée, avec une ligne de conduite prédéfinie et les tâches bien distribuées entre les bons membres, vous pouvez gérer n’importe quel projet de la manière la plus efficace. Votre équipe sera alors prête et saura quelles étapes suivre lorsqu’un nouveau projet démarre.

La structure concerne non seulement l’organisation de votre équipe, mais aussi la manière dont l’information est partagée. Vous devez vous assurer qu’il existe des règles cohérentes sur l’endroit où votre documentation est stockée, comment elle est partagée et mise à jour, et comment les annonces sont faites.

Vous avez également besoin d’un environnement dans lequel vous pouvez facilement collaborer avec votre équipe sur des documents partagés et utiliser des applications tierces, sans avoir à naviguer entre différents outils numériques.

Comment traduire les besoins métier en modèles Microsoft Teams

Avec nBold, tout comme avec les modèles Microsoft Teams, vous pouvez créer un modèle avec des canaux, onglets et applications prédéfinis. En plus de cela, vous pouvez importer et créer des fichiers et des dossiers et les utiliser comme onglets pour les futures équipes. Cela peut être particulièrement utile lorsque vous ajoutez de nouveaux membres à l’équipe et souhaitez qu’ils se familiarisent rapidement et efficacement avec le processus de travail.

De plus, avec nBold, vous bénéficiez d’onglets déjà préconfigurés. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de vous connecter au système et de chercher les bonnes informations dans les applications — vous arrivez automatiquement sur la bonne page et pouvez vous mettre au travail immédiatement.

Par exemple, vous pouvez obtenir un Planner prêt à l’emploi avec toutes les tâches préconfigurées, ainsi que des directives et une bibliothèque de documents dans SharePoint.

→ Télécharger le livre blanc : Meilleures pratiques pour Microsoft Teams et Planner

Pour illustrer cela, prenons un modèle de gestion de projet. Il peut inclure Planner avec des tâches pour démarrer un nouveau projet, toutes les applications nécessaires utilisées par votre organisation pour gérer les projets — comme le Calendrier de canal et Forms — ainsi qu’une bibliothèque de documents contenant la documentation clé du projet. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer des équipes pour chaque nouveau projet. Ajoutez les responsables concernés en tant que propriétaires permanents afin qu’ils restent toujours informés.

Besoins informatiques

Pourquoi ?

De nombreuses organisations peinent à trouver le bon équilibre entre un contrôle informatique strict et une expérience utilisateur fluide dans Microsoft Teams.

Il est important de définir le niveau de liberté accordé aux utilisateurs finaux pour la création de nouvelles équipes et de nouveaux canaux. Cela déterminera l’utilisation de Teams à l’échelle de l’organisation et le degré d’adoption de l’application par l’ensemble des collaborateurs.

Vous devez également prendre en compte les besoins informatiques pour définir les bonnes politiques de gouvernance, garantir la sécurité de l’information, la confidentialité, la bonne convention de nommage, les propriétaires et membres des équipes, ainsi que les API pour l’intégration d’applications tierces.

Vous souhaitez également rendre vos modèles plus flexibles afin de pouvoir adapter leurs paramètres aux besoins métier et automatiser le processus de création d’équipes.

Tous ces éléments de contrôle informatique nécessitent des solutions plus avancées que celles proposées actuellement par les modèles Microsoft Teams.

Faites le tour de nBold et découvrez par vous-même comment créer des modèles et des équipes prédéfinies avec notre solution.

Comment traduire les besoins informatiques dans Microsoft Teams

Vous pouvez mettre en place les bonnes politiques de gouvernance correspondant aux besoins de votre organisation, sans sacrifier ni le contrôle informatique ni l’expérience utilisateur. Vous pouvez satisfaire les deux parties et améliorer votre collaboration à grande échelle grâce aux fonctionnalités suivantes.

Convention de nommage

Avec nBold, vous pouvez créer des règles de convention de nommage. Elles peuvent être statiques ou dynamiques, basées sur des attributs Azure. Par exemple, si votre organisation dispose de succursales dans différents pays, régions ou villes, vous pouvez intégrer la géolocalisation dans votre politique de nommage.

Cela vous permet de structurer votre espace de collaboration. De plus, vos collaborateurs peuvent facilement rechercher les bonnes équipes et la documentation pertinente. Cela facilite le partage de fichiers et favorise une collaboration plus efficace.

Gestion des canaux privés

Les modèles Microsoft Teams vous permettent d’autoriser ou de restreindre la création de canaux privés. Les modèles nBold, en revanche, vous offrent un meilleur contrôle à ce sujet.

Vous pouvez créer un modèle où les utilisateurs finaux sont autorisés à créer des canaux privés dans certaines limites. Par exemple, certains services ou utilisateurs de votre organisation ne pourront pas en créer.

Il peut arriver que vous ayez besoin de canaux avec des parties prenantes externes. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un modèle qui autorise certains membres à créer des canaux privés.

Propriétaires et membres permanents

Lorsque vous créez un modèle, vous pouvez ajouter des membres spécifiques en tant que propriétaires et membres. Ils seront ajoutés automatiquement lors de la création d’une nouvelle équipe à partir de ce modèle.

De plus, les propriétaires permanents sont automatiquement ajoutés aux canaux privés. Ainsi, vous ne restreignez pas la création de canaux privés, tout en gardant le contrôle sur le partage d’informations au sein des équipes et des canaux.

Processus d’approbation

La fonctionnalité d’approbation vous permet de renforcer la sécurité de vos modèles. Vous pouvez recevoir des notifications chaque fois que vos utilisateurs finaux décident de créer une équipe à partir de votre modèle. Vous décidez ensuite d’autoriser ou de refuser la création. Vous pouvez également désigner des personnes spécifiques qui seront responsables du processus d’approbation.

Ciblage d’audience

Vous pouvez sélectionner certains groupes de personnes au sein de votre organisation qui peuvent utiliser vos modèles. Il peut s’agir, par exemple, d’un service spécifique, d’une succursale située dans une région donnée ou de membres définis de votre équipe. Vous pouvez également contrôler qui peut ajouter des membres à une équipe créée à partir de vos modèles.

Ces fonctionnalités répondent à la fois aux besoins de votre organisation et de votre service informatique. Vous garantissez ainsi une collaboration des plus efficaces et sécurisées, et tirez le meilleur parti de Microsoft Teams.

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