Remote Work Culture Guide: How to Stay Connected with Microsoft Teams
Si le travail à distance n’est pas une notion nouvelle, sa généralisation à cette échelle est récente. En réponse à la pandémie de covid-19, de nombreuses organisations ont été contraintes — ou ont choisi — de basculer leurs activités en télétravail. Pourtant, beaucoup d’entre nous sont tellement habitués à l’ancienne façon de travailler que nous reproduisons les pratiques du bureau même lorsque nous sommes seuls face à notre ordinateur.
Ces pratiques ne sont pas toujours adaptées au travail à distance et peuvent même nuire à notre productivité. Instaurer une culture du travail à distance saine devient alors indispensable pour rompre avec ces habitudes et aider les équipes distribuées à donner le meilleur d’elles-mêmes.
Nous avons précédemment identifié les principaux avantages et inconvénients du travail à distance. Aujourd’hui, nous vous partageons quelques conseils pour construire une culture de travail positive qui bénéficiera à la fois à votre organisation et à vos collaborateurs, avec l’aide de Microsoft Teams.
Comment instaurer une culture du travail à distance saine avec Microsoft Teams ?
1. Définir les valeurs de votre entreprise
Avant toute chose, avant de faire fructifier votre culture de travail, vous devez prendre le temps de définir les valeurs de votre entreprise. Holloway la décrit comme une étape clé pour la réussite de l’entreprise.
Ces valeurs servent de boussole pour la prise de décision et d’inspiration pour avancer vers la réalisation d’un objectif collectif. Elles vous permettent également d’attirer les talents qui partagent vos valeurs et de montrer à vos clients et partenaires ce que représente votre organisation.
Pour définir les valeurs de votre entreprise, posez-vous les questions suivantes :
- Qu’est-ce qui est le plus important pour votre entreprise ?
- Que souhaitez-vous accomplir ?
- À quoi aspirez-vous ?
- Quelles qualités valorisez-vous le plus ?
Voici un exemple de valeurs formulées par Coca-Cola.
© The Coca-Cola Company
Veillez à communiquer les valeurs de votre entreprise à la fois à vos collaborateurs et à vos parties prenantes externes.
Il ne suffit pas de les partager une seule fois lors d’une réunion d’entreprise. Vos valeurs doivent être visibles par tous sur leur lieu de travail et faire partie intégrante de votre stratégie de communication.
Pour y parvenir avec Microsoft 365, créez un site SharePoint où vous décrirez la culture de votre entreprise, votre façon de travailler, les rôles et responsabilités, et incluez une section dédiée à vos valeurs.
Ajoutez ce site en onglet dans le canal Général de l’équipe corporate de votre organisation pour qu’il soit accessible et visible par tous les collaborateurs.
Vous pouvez également tirer parti des Microsoft Teams Live Events pour communiquer vos valeurs et votre culture d’entreprise à distance.
2. Communiquer vos attentes
Il est important d’établir des règles de télétravail propres à votre organisation. Faites savoir à vos télétravailleurs ce que vous attendez d’eux.
Doivent-ils travailler de 9h à 17h, ou sont-ils libres de choisir leur emploi du temps ? Ou peut-être devront-ils être présents à certaines réunions à des horaires précis, le reste de la journée étant libre pour s’organiser à leur guise ?
Une journée de travail flexible peut signifier des choses différentes selon les personnes. Pour éviter toute confusion, précisez le nombre d’heures de travail attendu : à quelle heure commencer, à quelle heure terminer, quelle quantité de travail doit être accomplie, etc.
Essayez de fournir le plus de détails possible et veillez à partager ces règles à l’avance afin que vos collaborateurs sachent à quoi s’attendre.
© Betterteam
Dans Microsoft Teams, si vous créez une équipe d’onboarding pour chaque nouvelle recrue, vous pouvez préciser ces règles dans un document Word puis l’ajouter en onglet dans un canal dédié.
Si vous suivez notre recommandation précédente et créez un site SharePoint pour formaliser la culture et les valeurs de votre entreprise, vous pouvez également y ajouter une page décrivant les règles et attentes liées au télétravail.
En savoir plus sur la façon d’utiliser SharePoint dans votre organisation.
3. Définir les rôles et les responsabilités
C’est un autre point important. Il arrive souvent, en entreprise, qu’une personne prenne en charge des activités qui ne relèvent pas directement de ses responsabilités. Ou à l’inverse, qu’un collaborateur soit censé gérer certaines tâches sans en avoir été informé.
Cela s’explique par un manque de communication et l’absence de documents écrits précisant les rôles et les missions de chacun.
Pour remédier à ce problème, vous pouvez créer un document formalisant les responsabilités de chaque département au sein de votre entreprise. Si vous travaillez dans une grande organisation, vous pouvez demander aux responsables de chaque département de préciser les missions de chaque collaborateur.
Ne laissez pas entièrement à vos collaborateurs le soin de décider qui est responsable de quoi. C’est une excellente chose s’ils en sont capables, mais ils auront souvent besoin d’aide pour répartir les tâches, notamment dans les équipes jeunes. Vous vous assurerez ainsi que toutes les activités sont couvertes et qu’aucune tâche n’est réalisée en double.
Intégrez ces directives dans votre site SharePoint ou rédigez-les dans un document Word et ajoutez-le en onglet dans les équipes concernées, afin que cette information soit accessible à tous.
4. Mettre en place un processus d’onboarding solide
Un onboarding difficile est l’un des grands défis du travail à distance, que nous abordons en détail dans notre article Avantages et inconvénients du travail à distance.
Les jeunes diplômés ne sont pas les seuls à avoir besoin d’aide : même les professionnels expérimentés auront besoin d’un accompagnement pour s’adapter à un nouvel environnement et appréhender leurs nouvelles responsabilités.
Pour rendre cette période initiale moins stressante pour vos nouvelles recrues, mettez en place un processus d’onboarding solide.
Vous pouvez facilement le faire avec Microsoft Planner dans Microsoft Teams.
(P.S. C’est exactement ainsi que nous gérons l’onboarding chez SalesTim.)
Créez une liste de tâches pour vos nouveaux collaborateurs, ajoutez des commentaires sur chacune d’elles pour les aider à comprendre ce qu’ils doivent faire. Joignez des fichiers et des liens vers des ressources pédagogiques, des tutoriels et d’autres documents sur lesquels ils devront travailler. Vous pourrez suivre leur progression et les aider à définir des échéances pour chaque tâche.
Vous souhaiteriez disposer d’un modèle d’onboarding prêt à l’emploi avec des onglets et des applications préconfigurés ? De nombreux cas d’utilisation peuvent vous être utiles. Contactez-nous et nous vous aiderons à tirer le meilleur parti de Teams.
N’oubliez pas non plus de présenter les nouvelles recrues à toute l’équipe lors d’une réunion virtuelle. Cela leur permettra de se sentir accueillis et vous mettra sur la bonne voie pour établir de bonnes relations de travail au sein de l’équipe.
Pour rendre ces réunions virtuelles plus engageantes et briser la glace, vous pouvez préparer une liste de questions originales qui aideront vos collaborateurs à mieux se connaître.
5. Communiquer avec votre équipe
Il est difficile d’être productif à 100 % tout au long de sa journée de travail. Nous avons besoin de pauses, de petites distractions, ou simplement de passer à une autre activité.
Profitez-en pour vous rapprocher de vos collaborateurs. Créez un canal Fun dans votre équipe où vos collègues pourront partager des contenus sans lien avec le travail.
Choisissez un jour — le vendredi, par exemple — et réservez un créneau spécifique pour échanger avec votre équipe via ce canal. Vous pouvez leur demander de partager leur vécu lors de certains événements, ou simplement inviter tout le monde à répondre à des questions simples. Par exemple : Qu’est-ce qui a marqué votre semaine ? Qu’est-ce qui vous a fait sourire aujourd’hui ? Quelle est la dernière chanson que vous avez écoutée ? Que comptez-vous faire ce week-end ? Quel est votre animal totem ?
Ces questions vous permettront de mieux connaître vos collègues sur un plan personnel et de tisser des liens plus forts avec eux.
6. Prendre des nouvelles les uns des autres
Vos télétravailleurs peuvent regretter les pauses café et déjeuner au bureau, moments propices aux échanges avec leurs collègues. Encouragez les pauses virtuelles, ou fixez un jour et une heure dédiés où vous réunirez toute votre équipe en visioconférence pour discuter simplement pendant 15 à 20 minutes de comment se passe la journée de chacun.
Observez comment votre équipe réagit à ce type de réunions et, si vous obtenez un retour positif, faites-en un rendez-vous hebdomadaire ! Cela renforcera l’esprit d’équipe et motivera vos collaborateurs pour toute la semaine à venir.
Pour cela, il vous suffira d’utiliser le Calendrier dans Microsoft Teams, de configurer le jour et l’heure de la réunion et de choisir une récurrence hebdomadaire.
7. Organiser des réunions virtuelles régulières avec un ordre du jour clair
L’un des défis du télétravail dans certaines organisations est de compenser le manque de présence physique au bureau par la multiplication des réunions virtuelles. Pour éviter cet écueil et favoriser la culture du télétravail, veillez à ce que toutes les réunions aient un ordre du jour clair.
Planifiez chaque réunion à l’avance et communiquez à votre équipe les sujets qui y seront abordés. Cela les aidera à mieux organiser leur travail, à préparer leurs questions en amont et à planifier leur semaine. Par ailleurs, cela vous évitera d’organiser des réunions impromptues chaque fois qu’une nouvelle question se pose, sauf en cas d’urgence.
Organisez des réunions mensuelles pour analyser les performances de votre organisation, de votre département ou de votre équipe, des réunions hebdomadaires pour faire le point sur des tâches spécifiques, etc.
Essayez de donner une structure à vos réunions. Vous et vos équipes en retirerez le maximum de valeur et disposerez de plus de temps pour accomplir vos missions principales.
Pour vous assurer que le créneau choisi convient à tous les membres de l’équipe, utilisez l’assistant de planification dans Microsoft Teams qui vous aidera à trouver le bon horaire. Choisissez ensuite la fréquence de la réunion et c’est prêt.
8. Encourager votre équipe à configurer les notifications
Lorsque l’on travaille à distance, il peut être difficile de séparer vie professionnelle et vie personnelle, puisqu’elles se mêlent dans le même espace.
Chacun doit se sentir libre de travailler au moment où il est le plus productif, que ce soit un dimanche soir. Mais dans le même temps, d’autres préféreront profiter de ce moment en famille et ne devront pas se sentir obligés de répondre à un message envoyé en dehors de leurs heures de travail.
Un point essentiel d’une culture du télétravail saine est d’encourager le maintien de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et de faire savoir à vos équipes distribuées que leur bien-être et leur temps personnel comptent.
Encouragez-les à configurer les notifications dans Microsoft Teams le week-end et en dehors des heures de travail.
Par ailleurs, activer le mode ne pas déranger pendant l’exécution d’une tâche importante les aidera à rester concentrés.
Disposer d’un espace personnel pendant le travail, et surtout après, est essentiel pour éviter l’épuisement professionnel et améliorer la satisfaction au travail.
9. Créer des sondages pour discuter de nouvelles idées
Si vous souhaitez recueillir l’avis de vos collaborateurs sur des idées ou des propositions (activités de team building, palette de couleurs d’une publication pour votre campagne sur les réseaux sociaux, cadeaux de Noël, etc.), essayez de les impliquer via des sondages et des enquêtes. Il existe une grande variété d’applications que vous pouvez utiliser, aussi bien de Microsoft que de tiers.
Découvrez comment créer un sondage dans Microsoft Teams.
Cela responsabilisera vos équipes distribuées, leur donnera la possibilité de partager leurs idées sur des sujets dans lesquels elles ne sont pas nécessairement spécialisées, mais sur lesquels elles ont peut-être de bonnes intuitions. Par ailleurs, vous montrerez à vos collaborateurs que leur avis est pris en compte et créerez un environnement où leur opinion est valorisée.
10. Suivre le bien-être de votre équipe
Même s’il existe de bonnes pratiques générales pour instaurer une culture du télétravail saine, chaque organisation est unique. Vous pouvez choisir d’adopter des règles spécifiques à votre entreprise qui fonctionneront parfaitement avec vos télétravailleurs.
Cependant, pour vous assurer que les pratiques mises en place favorisent la productivité et le bien-être de vos collaborateurs, consultez régulièrement les informations sur le bien-être et la productivité disponibles dans Microsoft Teams.
Cette fonctionnalité sera prochainement disponible dans Microsoft Teams.
Elle permettra aux collaborateurs d’obtenir des informations personnalisées sur leurs performances, d’effectuer des trajets virtuels, de planifier des pauses et même de vivre des expériences de pleine conscience avec des méditations validées par la science. Le programme demandera également aux utilisateurs d’évaluer leur état émotionnel en choisissant un emoji, ce qui permettra aux managers de voir comment leurs collaborateurs se sentent au travail.
Les membres de l’équipe pourront également s’envoyer des félicitations, les encourageant à poursuivre leurs efforts et leur faisant sentir qu’ils sont appréciés.
Les informations pour les managers et les responsables permettront de suivre les programmes de changement qui rappellent aux membres de l’équipe de préserver des journées calmes. Parmi les autres fonctionnalités, vous recevrez des synthèses hebdomadaires pour suivre les progrès de l’équipe et célébrer les succès. Vous pourrez également identifier les membres de l’équipe à risque d’épuisement et obtenir des recommandations pour améliorer le bien-être de vos collaborateurs.
Vous pouvez en apprendre davantage sur Microsoft Teams Insights dans cet article.
Voilà, 10 conseils pour instaurer une culture du télétravail positive.
Nous serions ravis d’entendre parler de vos expériences ! Partagez avec nous comment vous cultivez la culture du télétravail dans votre organisation.