Transition vers de nouveaux modes de travail avec Microsoft Teams

Comme tous les autres aspects de la vie, le monde du travail évolue lui aussi de manière radicale, marquant l’émergence de nouveaux modes de travail. Des organisations du monde entier remettent sérieusement en question leur culture du 9h-17h traditionnelle.

Près de deux ans après le début de la pandémie mondiale, le passage au télétravail est devenu une alternative valable pour la plupart des entreprises, grandes comme petites. Face à la COVID-19, de nombreux employeurs ont conclu que le travail à distance pouvait être très efficace. Selon des enquêtes menées par PwC, 83 % des dirigeants d’entreprise aux États-Unis affirment que le passage au télétravail a été bénéfique en termes de productivité et de performance globale. Par ailleurs, 54 % des salariés souhaiteraient reprendre le télétravail après la pandémie s’ils en avaient le choix. Il apparaît donc clairement que le lieu où l’on travaille n’est pas aussi déterminant que les employeurs le pensaient autrefois.

Les attitudes des employeurs et des salariés à l’égard du travail à domicile convergent, car les uns et les autres recherchent davantage de flexibilité dans un monde post-pandémique. Des questions se posent ainsi sur l’avenir du travail. De nombreuses prévisions portent sur les habitudes, les horaires, les lieux et les pratiques de travail à long terme. Les avis peuvent diverger ; cependant, de nombreuses organisations s’accordent sur un point : de profondes modifications de la culture du travail se profilent à l’horizon. Ces changements seront vraisemblablement influencés par l’innovation, l’automatisation, une communication efficace et la volonté de révolutionner la conception traditionnelle du « travail ».

Les modes de travail les plus courants

Plusieurs modes de travail définissent non seulement les processus, mais aussi les comportements au sein d’une organisation. Les plus courants, que nous allons examiner dans cet article, sont le mode hiérarchique et le mode polyvalent. Le mode polyvalent se décline lui-même en plusieurs sous-catégories :

• Hiérarchique
• Polyvalent
  • Travail asynchrone
  • Entièrement à distance
  • Hybride

La structure hiérarchique, comme son nom l’indique, définit la hiérarchie de l’organisation. Elle repose sur une chaîne de commandement qui montre le flux d’instructions transmises des cadres supérieurs aux collaborateurs qui leur sont subordonnés.

Dans les organisations polyvalentes, la structure et le mode de travail sont beaucoup plus flexibles. Des procédures standard existent, mais elles ne sont pas imposées au détriment de la flexibilité. Les entreprises polyvalentes ont tendance à s’adapter et à répondre aux nouvelles évolutions.

De plus, depuis l’épidémie de coronavirus, de nouvelles structures organisationnelles ont émergé, ouvrant de nombreuses perspectives aux dirigeants comme aux salariés. L’une d’elles est le travail asynchrone, qui désigne un mode de fonctionnement dans lequel les membres d’une équipe travaillent à des moments différents de la journée.

Comprendre les structures et modes de travail polyvalents

L’asynchronicité est une composante essentielle de la culture du travail à distance. La communication asynchrone désigne l’échange de messages entre membres d’une équipe au moment qui leur convient, tandis que la communication synchrone exige une réponse immédiate. Les e-mails et les messages vocaux sont des exemples de communication asynchrone.

L’asynchronicité s’applique aussi bien en télétravail intégral qu’en mode mixte (domicile et bureau). Dans un mode de travail à distance ou hybride, les salariés ont la liberté d’organiser leur emploi du temps en fonction de leurs priorités et peuvent donc répondre aux messages selon leur propre rythme. Dans la culture de bureau traditionnelle, les collaborateurs pratiquent également la communication asynchrone, en fonction de leurs tâches et de leur rythme de travail.

Le deuxième mode est le travail à distance, un dispositif qui offre aux professionnels la flexibilité de travailler en dehors de l’environnement de bureau habituel. Ce modèle repose sur l’idée que le lieu où le travail est effectué n’est pas aussi important qu’on le croit. La plupart d’entre nous connaissent bien ce mode de fonctionnement, mais nous en sous-estimons souvent les avantages.

Enfin, le modèle de travail hybride désigne une politique de travail flexible qui donne aux salariés la liberté de décider quand et où ils souhaitent travailler. Il implique généralement un équilibre entre le télétravail intégral et l’environnement de bureau traditionnel.

La différence entre les structures et modes de travail hiérarchiques et polyvalents

Les structures organisationnelles varient, et leurs caractéristiques ont un impact significatif sur le niveau de flexibilité en matière de collaboration.

Dans une structure hiérarchique, par exemple, les salariés sont répartis par départements et doivent rendre compte à leur responsable, qui transmet ensuite le rapport à ses supérieurs. L’organisation repose sur plusieurs niveaux, et le niveau le plus élevé détient l’autorité. Ce mode de travail est cependant propice à une communication défaillante et à un manque de souplesse dans les échanges entre salariés de différents services et leurs responsables.

Il existe également un risque de dépendance à la « signature du manager », c’est-à-dire que chaque responsable impose généralement ses propres règles et procédures pour réguler les opérations de son département. Si un salarié est amené à collaborer avec un autre groupe, les divergences entre les règles en vigueur créeront de la confusion et nuiront à la productivité dans le processus de collaboration. Dans les organisations hiérarchiques, les salariés ont des possibilités limitées de participer aux processus de décision à l’échelle de l’entreprise, ce qui réduit in fine la collaboration interne.

Dans une structure organisationnelle polyvalente, l’accent est mis sur la collaboration et la prise de décision collective. Le mode de travail polyvalent implique que l’organisation fonctionne horizontalement plutôt que verticalement. Le management descendant est réduit au minimum, voire inexistant. Les équipes qui travaillent sur différents projets et avec divers clients disposent de la flexibilité et de l’autonomie nécessaires pour prendre leurs propres décisions.

Le mode de travail asynchrone

Le travail asynchrone met fortement l’accent sur la collaboration au sein d’un groupe dont les membres communiquent et travaillent ensemble depuis différents pays et fuseaux horaires, que ce soit au bureau, à distance ou en combinant les deux. Il s’affranchit par ailleurs des horaires de travail traditionnels qui imposent la disponibilité de tous. Le mode de travail asynchrone repose sur la flexibilité et la responsabilité : les salariés répondent dès qu’ils en ont la possibilité, sans qu’il leur soit demandé de réagir immédiatement aux discussions de groupe. Même en l’absence d’horaires fixes, le responsable attend tout de même des collaborateurs qu’ils « soient présents » et produisent des résultats.

Le mode de travail asynchrone repose largement sur la technologie. Grâce aux dernières innovations, le flux de travail asynchrone s’organise facilement via une multitude d’outils : e-mails, plateformes de gestion des tâches, applications de messagerie instantanée, plateformes de partage de documents ou espaces de collaboration tels que Microsoft Teams, qui regroupent toutes ces fonctionnalités. Le recours aux solutions numériques est indispensable pour garantir une communication efficace entre des collègues répartis aux quatre coins du globe, mais aussi pour gérer les projets et maintenir l’organisation des équipes.

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Le travail entièrement à distance

Tout le monde n’était pas enthousiaste à l’idée du télétravail au début de la COVID-19. Certains le restent encore, mais les avantages du travail à distance sont indéniables. On peut citer, par exemple :

• La promotion d’un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle
• La réduction des frais administratifs
• La diminution du temps de trajet
• Une nouvelle approche de la mesure de la productivité

Ce mode de travail est en train de tout changer, car il a réussi à redéfinir les règles de la culture traditionnelle du bureau. Ainsi, les salariés ont la possibilité d’accomplir leurs tâches et de maintenir une communication efficace depuis n’importe où, sans avoir à se rendre au bureau quotidiennement pour effectuer les mêmes opérations. Ce qui fait la beauté du travail à distance, c’est que chacun peut créer un emploi du temps flexible qui correspond au mieux à son mode de vie personnel.

Il existe diverses façons de travailler à distance. Le télétravail intégral pousse les salariés à utiliser exclusivement des plateformes numériques pour rester connectés et collaborer. L’usage le plus courant de la technologie comprend des outils professionnels de communication et de collaboration, comme Microsoft Teams, ainsi que des applications dédiées à l’exécution et à la gestion de projets.

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Le mode de travail hybride

Ces derniers temps, on observe un glissement du télétravail intégral vers le travail hybride, qui est devenu la nouvelle tendance à l’ère post-pandémique. Alors que la journée de travail traditionnelle de 9h à 17h est progressivement abandonnée, les personnes recherchent des horaires plus flexibles et moins de temps de trajet. En conséquence, plusieurs entreprises adoptent un mode de travail hybride. Les salariés ont la possibilité de choisir leurs horaires et leurs lieux de travail, qu’ils préfèrent travailler depuis leur domicile ou depuis le bureau. Les membres de l’équipe à domicile et ceux au bureau se connectent principalement via des outils technologiques et numériques, plutôt qu’au sein d’un espace de travail partagé.

La pandémie a été un catalyseur pour de nouvelles évolutions dans la culture du travail traditionnelle, faisant émerger une grande variété de modes de travail modernes. Bien que ces nouvelles pratiques ne conviennent pas à tous les types d’entreprises, les organisations à l’aise avec le numérique les adoptent très rapidement.

L’avenir du travail s’oriente vers des modes de travail à distance. Cela s’accompagne de nombreux avantages et a un impact positif sur de nombreux aspects du travail et de l’environnement professionnel. Le recours à la technologie a aidé les individus à s’adapter aux évolutions de la culture du travail et a ouvert de nombreuses portes vers des expériences plus flexibles.

Comment les solutions Teams accompagnent l’intégration dans les nouveaux modes de travail

Dans le monde en constante évolution dans lequel nous vivons, les entreprises du monde entier ont adopté les technologies modernes pour maintenir leur organisation interne et, par conséquent, leur productivité. Microsoft Teams est l’un des outils cloud les plus utilisés par les organisations.

L’application est à la pointe des dernières tendances IT dans le monde du travail. Elle permet aux salariés de vivre une intégration fluide à l’échelle de l’entreprise lors du passage à de nouveaux modes de travail. De plus, Microsoft Teams offre un large éventail de fonctionnalités qui aident les dirigeants à s’assurer que leurs collaborateurs restent productifs en travaillant à distance. Elle leur permet de suivre leurs tâches, de collaborer activement avec les autres, et bien plus encore !

Communication continue

L’un des principaux atouts de Microsoft Teams est le soutien qu’il apporte au maintien d’une communication efficace avec vos collaborateurs en télétravail. Vous pouvez créer des groupes pour discuter de projets avec vos collègues et inviter des membres d’autres services à contribuer au processus de collaboration. De plus, dans le but de soutenir le travail synchrone et asynchrone, Microsoft enrichit en permanence ses produits de nouvelles fonctionnalités, comme l’ajout des nouveaux composants Fluid pour les réunions Teams, OneNote, Outlook et Whiteboard, favorisant ainsi la collaboration synchrone et asynchrone au sein de Teams et des autres applications Microsoft. L’application est également disponible sur smartphone, offrant aux membres de l’équipe la flexibilité nécessaire pour rester connectés.

Collaboration en temps réel

Dans un environnement de travail à distance, il est essentiel que tous les salariés contribuent activement à un projet ou à une discussion. Microsoft Teams propose les fonctionnalités PowerPoint Live, qui favorisent la collaboration lors d’une réunion en direct. Vous pouvez par exemple utiliser la fonction de traduction pour voir la présentation traduite dans la langue de votre choix. Ces fonctionnalités sont conçues pour assurer une communication efficace, même lors de conférences vidéo.

Gérer le stress

Travailler à distance, en particulier sous pression, peut entraîner stress ou épuisement professionnel. Heureusement, Microsoft Teams permet aux utilisateurs de méditer et d’accéder à des pratiques de pleine conscience grâce à l’application Viva Insights. À travers cette application, l’ensemble des collaborateurs peut se déconnecter de l’environnement stressant lorsqu’ils sont hors du bureau, et leurs responsables peuvent suivre l’état de santé mentale de leurs équipes.

Chez SalesTim, nous avons pour ambition d’aider les organisations à exceller dans leurs processus collaboratifs et à s’intégrer facilement dans les nouveaux modes de travail. S’adapter aux dernières tendances du monde professionnel peut être un défi. Notre équipe de professionnels est prête à vous accompagner dans la recherche des meilleures solutions adaptées à vos besoins. Parlez à notre équipe