10 Tips for Running Effective Meetings

Pour beaucoup d’entre nous, les réunions d’équipe font partie du quotidien. Elles permettent de maintenir et d’améliorer la dynamique de travail en réunissant des personnes pour discuter d’un problème ou décider d’une marche à suivre. Pourtant, si certaines réunions sont réellement productives et efficaces, d’autres ne le sont pas.

Une équipe de chercheurs a interrogé des cadres dirigeants de diverses entreprises et a constaté que 71 % d’entre eux estimaient que les réunions étaient inefficaces et peu rentables.

Les réunions ne doivent pas être une perte de temps. Il existe des bonnes pratiques que vous pouvez adopter pour vous en assurer. Dans cet article, nous partageons tout ce que nous savons pour tirer le meilleur parti de vos réunions.

Les objectifs d’une réunion efficace

Les réunions efficaces sont essentielles pour le travail d’équipe et la productivité, qu’elles se tiennent en ligne ou en présentiel.

Une réunion efficace doit :

• Créer une identité de groupe et aider chaque membre à comprendre son rôle au sein de l’équipe.
• Encourager un groupe de personnes à collaborer de manière créative.
• Transformer des idées individuelles en solutions concrètes.
• S’assurer que chacun comprend son rôle dans l’atteinte des objectifs et des échéances du groupe.

Conseils pour mener des réunions efficaces

Les personnes ne peuvent travailler ensemble que si elles se sentent en sécurité et à l’aise. Voici les moyens les plus importants pour garantir que vos réunions sont toujours efficaces.

1. Poser les règles du jeu

Établissez des règles dès le début de la réunion pour que chacun se sente libre d’exprimer et de présenter ses idées, tout en respectant les autres et sans trop s’éloigner du sujet.

Par exemple, précisez le rôle des participants, le niveau de participation attendu, la façon dont ils prendront la parole à tour de rôle, les limites de la discussion, ou encore s’ils doivent mettre leur téléphone en mode silencieux, etc.

2. Garantir la sécurité psychologique

Des chercheurs de la Harvard Business Review ont montré que les membres des équipes les plus performantes éprouvent un sentiment de confiance et d’assurance. Les nouvelles idées peuvent être débattues librement dans une réunion où personne ne craint d’être critiqué publiquement.

Par exemple, vous pouvez utiliser le renforcement positif pour mettre l’accent sur les réussites plutôt que sur les échecs, ne jamais réprimander un collaborateur en public, éviter de désigner et blâmer quelqu’un, solliciter des retours, etc.

3. Créer un environnement confortable

Il a été démontré que plus d’un tiers des salariés sont insatisfaits de leur environnement de travail.

Si vous souhaitez que votre équipe soit plus détendue, pensez à proposer des rafraîchissements, à ouvrir les fenêtres ou à décorer la salle si la réunion se tient au bureau.

En ce qui concerne la collaboration avec des collaborateurs à distance et des personnes extérieures à votre entreprise, la sécurité et les droits d’accès constituent deux des enjeux les plus importants. Les outils de communication sont particulièrement vulnérables à cet égard.

C’est pourquoi vous devez rechercher activement des services offrant des fonctionnalités telles que l’authentification multifacteur, le chiffrement et des technologies de sécurité avancées conçues pour gérer des plateformes collaboratives complexes.

Microsoft Teams propose à la fois l’authentification multifacteur et le chiffrement. Il offre même une option supplémentaire d’accès invité sécurisé. La solution fournit aux organisations le niveau élevé de protection des informations intégré qu’elles exigent.

En savoir plus sur les raisons pour lesquelles Microsoft Teams est le bon outil pour votre entreprise.

5. Préparer les participants en amont

Lors d’une réunion classique, un responsable ou chef d’équipe commence par lire l’ordre du jour et partager des informations sur un projet que les membres de l’équipe ne connaissent pas encore. Or, une réunion est censée être un échange en direct, pas un moment de transmission d’informations.

En utilisant une plateforme de communication, vous pouvez mettre les données à la disposition de votre équipe en amont, afin qu’elle soit prête pour les réunions. Cela favorisera l’engagement de toutes les personnes présentes et stimulera le brainstorming. En plus de vous faire gagner du temps, cela garantira que vous et votre équipe êtes sur la même longueur d’onde.

6. Donner à chacun l’occasion de diriger

Dans la plupart des organisations, une fois que les chefs d’équipe sont désignés, ils conservent ce rôle indéfiniment. Ce n’est pourtant pas une obligation. Vous pouvez envisager de faire tourner le rôle de chef d’équipe de temps en temps pour impliquer chaque membre de votre équipe.

Aussi simple que cela puisse paraître, cette pratique peut considérablement améliorer l’efficacité de vos réunions. Maintenir chacun alerte et prêt à prendre les rênes présente de nombreux avantages, car cela :

• – Aide à maintenir la dynamique de la réunion
• – Renforce les compétences de votre groupe
• – Favorise l’émergence d’idées et de perspectives originales
• – Stimule la participation tout en encourageant le sentiment d’appartenance

7. Privilégier les résultats au temps

L’élaboration d’un ordre du jour implique généralement d’allouer une durée précise à la réunion. Par exemple, vous pouvez prévoir une demi-heure pour discuter d’une stratégie marketing ou 15 minutes pour un brainstorming sur de nouvelles fonctionnalités produit.

Lorsque vous imposez une limite de temps aux discussions, vous risquez de restreindre la capacité des membres de l’équipe à s’exprimer pleinement. Faute de temps et d’échanges suffisants, de nombreuses idées peuvent rester non formulées et non entendues. Des problèmes sous-jacents importants peuvent même ne pas être abordés. L’efficacité de la réunion s’en trouve ainsi réduite.

À la place, vous pouvez organiser l’ordre du jour autour des objectifs visés. Par exemple :

• Quelles plateformes utiliser pour commercialiser le produit X ?
• Quelles fonctionnalités intégrer dans le nouveau produit ?

Annoncez ces questions à l’ordre du jour, et ne clôturez la réunion que lorsque vous avez obtenu vos réponses.

8. Regrouper les sujets de réunion

Certains sujets peuvent être traités en quelques minutes avec votre équipe, tandis que d’autres nécessitent davantage de réflexion, de discussion et de participation. Il est donc utile de regrouper les sujets par catégories lors de l’élaboration de l’ordre du jour. Cela vous donnera une ligne directrice et permettra à la réunion de se dérouler plus fluidement.

Par exemple, vous pouvez commencer une réunion en abordant plusieurs points traitables en quelques minutes. Vous constaterez que démarrer sur cette lancée aura un effet positif immédiat. Vous passerez ensuite aux points plus exigeants de votre liste.

9. Planifier les réunions intelligemment

Le moment de la réunion doit être déterminé par les tâches à accomplir. Selon des recherches, la réflexion stratégique et créative est la plus efficace le matin, lorsque notre cortex préfrontal fonctionne de manière optimale et que nous sommes au maximum de notre énergie mentale.

Notre capacité à développer des solutions innovantes aux problèmes s’améliore en fin de journée, lorsque nous sommes moins sollicités et plus calmes.

N’oubliez pas les décalages horaires entre vous et les autres membres de votre équipe si vous travaillez avec une équipe internationale. Gardez-les à l’esprit lors de la planification des réunions et autres événements dans le calendrier de votre organisation.

Pour maintenir l’engagement de votre équipe, gardez l’ordre du jour aussi simple que possible. Et même si nous avons mentionné qu’il faut privilégier les résultats au temps, certaines réunions nécessitent tout de même une durée définie, comme les points d’équipe, les revues, etc. Cela permettra à tous les participants de connaître leurs limites de temps.

10. Rendre les réunions efficaces et agréables

Les réunions peuvent être non seulement efficaces, mais aussi agréables ! Si certaines réunions nécessitent un certain niveau de sérieux, d’autres peuvent être plus ludiques et interactives.

De nombreuses plateformes de collaboration améliorent constamment leurs fonctionnalités de réunion pour rendre l’expérience aussi plaisante que possible. Vous pouvez changer votre image d’arrière-plan, activer le mode ensemble et faire comme si vous étiez tous réunis lors d’un pique-nique, ou même envoyer des réactions en emoji pendant une discussion.

Vous pouvez également partager votre écran, supprimer le bruit de fond, changer l’arrière-plan, transférer des réunions, activer les sous-titres en direct, passer en mode présentateur, utiliser des tableaux blancs pour les séances de brainstorming et intégrer des applications pendant les réunions — le tout pour en tirer le maximum.

Rendez-vous ici pour découvrir comment tirer le meilleur parti des réunions Microsoft Teams.

Conclusion

Il est inutile de continuer à assister à des réunions qui n’aboutissent à rien. Vous devrez probablement respecter les règles d’une bonne gestion des réunions. Définissez un objectif clair, tenez-vous au plan, et vous serez sur la bonne voie pour mener des réunions efficaces.

Mettez en pratique les conseils mentionnés ci-dessus et observez comment votre équipe commence à s’impliquer davantage. Il ne faudra pas longtemps avant que les gens remarquent à quel point vous menez vos réunions de main de maître.