10 Reasons Why Microsoft Teams is Right for Your Business
Avec le travail à distance qui s’impose comme une nouvelle norme depuis la pandémie, l’adoption des outils numériques de collaboration en équipe ne cesse de croître. La question est : comment choisir parmi tous ces outils ? Si la réponse nous semble évidente, vous avez probablement besoin d’être convaincu si vous lisez cet article 😉. C’est pourquoi nous avons rassemblé 10 raisons pour lesquelles votre organisation devrait utiliser Microsoft Teams.
1. Un espace de collaboration structuré
Microsoft Teams est clairement la solution à privilégier pour votre entreprise si vous cherchez un outil qui maintiendra votre espace de collaboration bien organisé. Vous pouvez créer des équipes pour chaque département, unité de travail ou projet que votre entreprise mène. Cela établit une structure propice à une collaboration efficace, en réunissant les bonnes personnes pour travailler ensemble sur des tâches communes.
Au sein de chaque équipe, vous pouvez créer plusieurs canaux pour regrouper votre projet en différentes thématiques. Vous évitez ainsi les malentendus sur l’endroit où partager la documentation et démarrer des conversations.
De plus, cette structure facilite le stockage et la recherche de données au sein des équipes.
Vous pouvez également créer des canaux privés qui ne seront visibles que par des personnes spécifiques, qui peuvent également être des utilisateurs invités.
Chaque canal contient trois onglets par défaut — Publications, Fichiers et Wiki — et vos collaborateurs peuvent en ajouter d’autres. Épinglez simplement les documents, applications et pages web les plus importants et les plus utilisés pour y accéder plus facilement et rapidement.
2. Une collaboration renforcée
Microsoft Teams est la bonne solution pour votre entreprise si vous souhaitez dynamiser et faciliter le travail d’équipe. Il élimine le besoin d’utiliser les e-mails pour la communication interne — ce qui, soyons honnêtes, est un immense soulagement. Vous n’avez plus besoin de parcourir de multiples e-mails pour retrouver le bon fichier qu’un collègue vous a envoyé il y a quelque temps, le modifier puis le renvoyer. Vous évitez ainsi les doublons et le désordre dans votre stockage de fichiers.
Vous n’avez pas non plus besoin d’attendre que votre collègue vous envoie une version mise à jour d’un fichier — tout le monde dans votre équipe peut travailler simultanément sur des documents en temps réel. Chacun peut apporter des modifications, ajouter des commentaires et partager des retours directement dans le fichier. Vous pouvez également suivre toutes les modifications et identifier qui les a effectuées en mode édition. Cette fonctionnalité fait gagner beaucoup de temps et augmente la productivité de votre équipe.
3. Des réunions plus flexibles et interactives
Les réunions avec Microsoft Teams sont parmi les plus interactives et les plus proches de l’expérience en présentiel que vous puissiez trouver.
Ses fonctionnalités de mode ensemble et de disposition personnalisée permettent aux utilisateurs de se sentir plus connectés lors d’une réunion virtuelle et de mieux interagir avec leurs collègues de l’autre côté de l’écran.
La fonctionnalité de partage d’écran vous permet de réaliser des présentations percutantes, offrant la possibilité de conclure des ventes à distance. Et l’arrière-plan virtuel vous évite d’avoir à trouver le cadre idéal pour votre réunion si vous travaillez depuis chez vous.
Avec Microsoft Teams, vous pouvez facilement planifier une réunion avec votre équipe et choisir le créneau horaire qui conviendra à tous les participants requis. Vous pouvez également organiser des réunions avec d’autres membres de votre organisation et des utilisateurs externes, même s’ils ne disposent pas d’un compte Teams. Ils recevront une invitation par e-mail avec un lien vers la réunion à laquelle ils pourront se connecter depuis un navigateur web.
Microsoft Teams se synchronise avec le calendrier Outlook. Ainsi, toutes vos réunions planifiées apparaîtront automatiquement dans votre calendrier.
Un autre avantage des réunions Teams est la possibilité de prendre et de partager des notes grâce à des applications telles que Whiteboard et OneNote. Après la réunion, les notes peuvent être partagées dans une publication dans le canal concerné.
Et pour finir, avec Microsoft Teams vous pouvez organiser des réunions en tête-à-tête ou en groupe avec jusqu’à 350 participants, et animer des événements en direct pour jusqu’à 10 000 participants.
Si cela ne vous convainc pas d’utiliser Microsoft Teams, qu’est-ce qui le fera ? :)
4. Une communication en toutes circonstances
Microsoft Teams est certainement le bon outil pour votre entreprise si vous souhaitez soutenir le travail à distance. Teams vous permet de rester en contact avec tout le monde, littéralement où que vous soyez. Vous pouvez télécharger l’application mobile et participer à des réunions, discuter et publier dans des canaux depuis votre téléphone. Votre équipe n’aura plus besoin d’utiliser des applications de messagerie tierces, car converser dans Teams est aussi simple qu’envoyer un message sur WhatsApp. Cela réduira considérablement les risques liés à l’utilisation du shadow IT dans votre organisation.
De plus, avec Teams vous pouvez transformer votre téléphone en talkie-walkie grâce à l’application du même nom que vous pouvez intégrer dans le canal concerné. Cela en fait un outil indispensable pour les travailleurs de première ligne.
5. Un système téléphonique sécurisé
Avec Microsoft Teams, vous pouvez remplacer votre système téléphonique d’entreprise par un service cloud géré. Cette fonctionnalité active les capacités d’appel PBX professionnel depuis Office 365.
Avec le système téléphonique avec plans d’appel de Microsoft Teams, vos utilisateurs pourront passer, recevoir, mettre en attente, récupérer et transférer des appels. Vous bénéficiez également de la sonnerie simultanée, de l’historique des appels, de la messagerie vocale et des appels d’urgence.
6. Intégration avec la suite Office et les applications tierces
Même si la plupart des entreprises n’utilisent Teams que pour la messagerie et les réunions, il est bien plus qu’un simple hub de communication. Microsoft Teams est intégré à la suite Office 365, offrant une synergie parfaite avec plus de 30 applications.
Chaque organisation dispose d’un ensemble unique d’applications qu’elle utilise le plus souvent, c’est pourquoi l’intégration des applications est entièrement personnalisable. De plus, vous pouvez explorer de nouvelles options parmi les applications Microsoft et tierces dans Microsoft AppSource, et même créer votre propre application.
Guide : Intégration de Microsoft Teams et de Salesforce
- Pourquoi intégrer Salesforce à Teams
- Toutes les possibilités d’intégration
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7. Sécurité et conformité
Microsoft Teams repose sur le cloud d’entreprise Microsoft 365 et Office 365, offrant un niveau élevé de sécurité et de conformité. Il permet aux utilisateurs de se connecter avec l’authentification multifacteur et garantit un accès invité sécurisé.
Les fonctionnalités de sécurité supplémentaires de Teams incluent la conformité des communications pour les canaux, les chats et les pièces jointes, les politiques de rétention, la protection contre la perte de données (DLP), l’eDiscovery et la conservation légale pour les canaux, chats et fichiers, la recherche dans le journal d’audit, ainsi que la gestion des applications mobiles avec Microsoft Intune.
Vous pouvez en savoir plus sur les nombreuses fonctionnalités de sécurité et de conformité de Teams ici.
8. Stockage de fichiers
Avec Microsoft Teams, vous pouvez oublier les serveurs de fichiers supplémentaires : vous pouvez téléverser toute votre documentation dans l’onglet Fichiers des canaux correspondants de votre équipe. Ces fichiers seront stockés dans le dossier SharePoint de votre équipe.
SharePoint Online est une plateforme de gestion documentaire et d’intranet qui vous permet de stocker, collaborer et partager des informations de manière fluide au sein de toute l’organisation.
Vous pouvez accéder à vos fichiers aussi bien via Teams que via SharePoint Online.
L’avantage de stocker vos fichiers dans Teams est que cela vous permet, à vous et à vos collègues, de travailler sur le même document en temps réel avec sauvegarde automatique de chaque modification. Ces modifications peuvent être suivies et restaurées à tout moment, évitant ainsi toute perte d’information.
Découvrez les bonnes pratiques de gestion des fichiers dans Teams.
9. Tout ce dont vous avez besoin, réuni dans Microsoft Teams
Microsoft Teams sert de plateforme qui rassemble tous les autres outils de communication et de collaboration. Que vous ayez besoin de discuter avec un collègue ou avec l’ensemble de l’organisation, de tenir une réunion avec un client, de travailler sur des documents en temps réel avec vos pairs, de planifier des tâches pour vous et votre équipe, ou d’utiliser des applications tierces — vous pouvez tout faire directement dans Teams.
Cette raison ne suffit-elle pas déjà à vous convaincre que Microsoft Teams est la bonne solution pour votre entreprise ? Attendez… il nous en reste encore une :)
10. Les modèles d’équipe
C’est l’une des fonctionnalités qui commence tout juste à se faire connaître, mais qui n’est pas encore largement utilisée. Pourtant, les modèles Microsoft Teams sont de véritables atouts si vous devez créer plusieurs équipes sur des projets similaires.
Les modèles sont des définitions prédéfinies de la structure d’une équipe qui permettent de créer des équipes plus rapidement avec des paramètres déjà établis, des canaux préinstallés, des applications, des onglets et d’autres éléments, selon la solution que vous utilisez.
Face au besoin croissant de solutions de modèles plus avancées, nous chez nBold avons conçu des modèles de collaboration qui répondent aux besoins à la fois des équipes IT et métier. Ils améliorent les processus collaboratifs à grande échelle, en réduisant au minimum la partie technique de la création de nouvelles équipes tout en améliorant l’expérience utilisateur.
Les fonctionnalités des modèles de collaboration font passer le travail d’équipe au niveau supérieur, en automatisant le processus de création d’équipes sans perdre une seule minute sur des tâches répétitives. Cela vous intéresse ? Rendez-vous ici.
Microsoft Teams est le bon outil pour votre entreprise si vous souhaitez renforcer la collaboration, structurer le travail d’équipe, soutenir le travail à distance et augmenter la productivité.
Dites-nous dans les commentaires ci-dessous quels points font pencher la balance en faveur de Teams.