Associez vos sites SharePoint à un hub dès leur création grâce aux modèles

Dans SharePoint, un site hub réunit plusieurs sites autour d’un point d’entrée commun : une navigation partagée, une identité visuelle cohérente et une recherche couvrant tous les sites associés. C’est un concept natif de SharePoint, et il fonctionne bien, à condition que chaque nouveau site soit effectivement relié au bon hub. Dans les faits, cette association est restée en grande partie une étape manuelle : on crée un site à partir d’un modèle, puis on retourne dans l’administration SharePoint pour le rattacher à un hub, site par site. Si cette étape est omise, notamment lorsque de nombreux sites attendent d’être créés, certains sites restent absents du hub. Définir l’association dans le modèle évite cet oubli.

Nouveautés

Les paramètres de conformité d’un modèle incluent désormais l’option « Assign the workspace to a hub site », qui permet d’associer l’espace créé à un site hub. Il suffit de l’activer, de choisir un hub parmi les sites hub SharePoint de l’organisation, et chaque site SharePoint créé à partir de ce modèle est automatiquement associé au hub choisi, directement lors de sa création.

• Défini une fois, appliqué à chaque création — l’association au hub est définie dans le modèle, pas sur chaque demande de création individuelle.
• Sélection parmi les sites hub existants — la liste déroulante n’affiche que les sites déjà configurés comme hubs dans l’environnement Microsoft 365, sans risque de sélectionner un site qui n’est pas configuré comme hub.
• Aucune étape manuelle dans l’administration SharePoint ensuite — le site est déjà rattaché à son hub à sa création : la navigation, l’identité visuelle et la portée de recherche du hub sont actives dès le premier jour.

Le module Bulk permet aussi de rattacher des sites existants à un hub, pour les sites créés avant l’existence de ce paramètre ou en dehors d’un modèle.

Fonctionnement

Dans Template Manage (gestion des modèles), ouvrez la section Compliance (conformité) du modèle et activez « Assign the workspace to a hub site ». Une liste déroulante affiche les sites hub disponibles dans votre environnement SharePoint ; choisissez celui auquel les sites de ce modèle doivent appartenir. Le paramètre s’accompagne d’un texte d’aide qui explicite le comportement : « lorsque cette option est activée, le site SharePoint créé à partir de ce modèle est automatiquement associé au site hub sélectionné pendant la création ».

À partir de ce moment, chaque site SharePoint — autonome ou associé à une équipe Teams — créé à partir de ce modèle est rattaché au hub choisi dans le cadre de la création, aux côtés des autres paramètres de gouvernance du modèle : nommage, approbation, audience et politique de cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Un site hub ne tient sa promesse de navigation partagée, d’identité visuelle cohérente et de recherche à l’échelle de l’organisation que si les sites qui en dépendent sont réellement tenus à jour. Lorsque quelqu’un doit penser à effectuer ce rattachement après chaque création, les oublis s’accumulent. Des sites de projet, de clients ou de services restent absents du hub jusqu’à ce qu’une personne le remarque et corrige l’association manuellement. Déplacer l’association au niveau du modèle en fait une règle plutôt qu’une tâche : définissez une fois le hub associé à un type d’activité, et chaque site créé pour cette activité y apparaît automatiquement, avec le reste de votre gouvernance déjà appliqué.

Ce bénéfice est particulièrement visible lorsque le nombre de sites augmente. Une poignée de sites créés quelques fois par an peut être rattachée à un hub à la main sans difficulté particulière. Mais dès qu’un modèle crée des sites chaque semaine — missions client, espaces projet, portails de services — le rattachement manuel au hub devient une tâche récurrente pour l’administrateur de l’environnement Microsoft 365, avec le risque qu’elle finisse par être oubliée. Définir le hub dans le modèle supprime cette dépendance : les règles de gouvernance s’appliquent au site et celui-ci est accessible depuis le bon hub dès sa création.

Pour aller plus loin

L’association à un hub s’inscrit dans le même parcours de modèle que celui décrit dans Les modèles de sites SharePoint passent en disponibilité générale. Découvrez l’ensemble des capacités de création de sites SharePoint de la plateforme, ou réservez une démo pour le voir dans votre environnement Microsoft 365.