Comment réduire le travail administratif

En règle générale, les entrepreneurs souhaitent se concentrer sur leur objectif principal. Ils ne veulent pas de distractions, ni perdre du temps à accomplir des tâches sans rapport avec leur croissance. Pourtant, la réalité est souvent différente. Les petites et moyennes entreprises se heurtent au constat peu réjouissant du travail administratif. Selon une enquête américaine publiée par West Monroe, 36 % des 500 managers interrogés passent 3 à 4 heures par jour sur des tâches administratives : suivi du temps, notes de frais, réponse aux e-mails, etc.

Bien que le travail administratif soit indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise, il peut s’avérer écrasant et conduire à un gaspillage de ressources précieuses que vous pourriez déployer ailleurs. Le temps est la ressource la plus précieuse qui soit, et vous ne pouvez pas vous permettre de le perdre. Heureusement, les technologies d’aujourd’hui offrent des solutions efficaces à ce problème. Cet article présente des façons concrètes de réduire le travail administratif et de maintenir une organisation optimale.

Qu’est-ce que le travail administratif, et combien de temps prend-il ?

Le travail administratif regroupe les tâches qui ne génèrent pas directement de valeur, mais qui sont indispensables au bon déroulement des opérations. Il mobilise pourtant des heures qui devraient être consacrées à vos objectifs stratégiques. Ces tâches varient selon les entreprises : communication, planification, comptabilité, gestion des stocks, et bien d’autres. The Independent a interrogé plus de 2 000 travailleurs et a constaté qu’un salarié moyen consacre plus de 2 heures par jour à des tâches administratives. Voici quelques exemples de tâches administratives et de leur coût en temps :

• La communication par e-mail, par exemple, est une forme de travail administratif. Selon une étude publiée par McKinsey & Company, un professionnel passe en moyenne 28 % de sa journée de travail à lire et à répondre à ses e-mails.
• La même étude révèle que la communication interne et la collaboration occupent 14 % de la journée de travail. Fait saisissant : seulement 39 % du temps d’un professionnel est consacré à des tâches propres à son rôle, le reste étant absorbé par diverses tâches administratives.
• La planification des appels et des réunions constitue une autre forme de travail administratif. Time a interrogé 1 072 Américains en activité sur ce sujet. Près de la moitié d’entre eux ont déclaré passer jusqu’à 50 % de leurs journées en appels et en réunions.
• La paie est un élément incontournable de toute entreprise, mais elle implique un volume important de travail administratif. Une étude menée par QuickBooks a révélé que les chefs d’entreprise consacrent près de 5 heures à la gestion des impôts et des documents de paie à chaque période de paye, soit environ 21 jours par an.

Les avantages de la réduction du travail administratif

Récupérer des heures de travail : Le temps est un facteur décisif pour surpasser vos concurrents et offrir de meilleurs produits et services à vos clients. En réduisant le travail administratif, vous libérez du temps que vous pouvez investir dans des directions plus porteuses : recherche et développement, amélioration de la structure interne, conquête de nouveaux marchés, lancement de nouveaux produits ou services, et bien plus encore.

Réduire les coûts : Lorsque le volume de travail administratif est trop important, votre équipe finit par faire des heures supplémentaires pour couvrir les tâches essentielles, ou vous devez recruter davantage de personnes, soit pour gérer la charge administrative, soit pour soutenir leurs collègues. Dans les deux cas, vous dépensez plus que prévu. Réduire le travail administratif permet de diminuer progressivement ces coûts, et la mise en place d’une solution efficace pour le minimiser se traduit rapidement par une baisse des dépenses.

Plus de simplicité pour les clients – moins de bureaucratie : Les clients veulent toujours être servis le plus rapidement possible, car personne n’apprécie les lourdeurs organisationnelles. Cela est devenu un facteur de différenciation pour certaines entreprises, les clients commençant à les comparer en fonction de leur réactivité. Lorsque vous réduisez le travail administratif et maintenez des processus structurés et organisés, vos clients s’en aperçoivent.

Des équipes épanouies : Les professionnels productifs détestent perdre leur temps sur des tâches annexes et préfèrent se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que de s’occuper de tâches administratives. En réduisant le travail administratif au sein de votre entreprise, vous créez de meilleures conditions pour l’innovation et la créativité, et vos collaborateurs gagnent en productivité et en satisfaction.

Comment réduire le travail administratif ?

S’il est impossible de supprimer totalement le travail administratif, le réduire efficacement est tout à fait réalisable. La pensée analytique et les outils technologiques vous permettront d’optimiser les performances de votre entreprise, d’éliminer les tâches administratives superflues ou de les automatiser de manière professionnelle.

Évaluer et planifier

Lorsque vous décidez de réduire le travail administratif, la première étape consiste à évaluer votre situation actuelle. Il vous faut passer en revue les processus métier en cours et analyser leurs composantes administratives. L’étape suivante consiste à identifier les tâches administratives inutiles et à les supprimer de votre flux de travail. En parallèle, veillez à conserver et à améliorer les tâches administratives indispensables. Vous pouvez également envisager d’externaliser certaines tâches administratives pour optimiser les résultats.

L’externalisation vous permet de vous concentrer sur vos objectifs en confiant certaines tâches administratives à des tiers. Vous pouvez conclure plusieurs contrats d’externalisation simultanément pour différentes tâches. Par exemple, vous pouvez confier la gestion de la paie à un comptable externe et déléguer la gestion des e-mails et la planification des réunions à un assistant virtuel à temps partiel.

Passer au numérique

Intégrez des outils technologiques pour augmenter la productivité et éviter de gaspiller des ressources précieuses sur des tâches administratives. L’utilisation de logiciels adaptés vous aide à organiser votre travail et vous donne un meilleur contrôle sur les processus, ce qui se traduit par une exécution plus rapide et plus fiable. En passant au numérique, vous redéfinissez entièrement vos processus.

Aucun logiciel ne peut prendre en charge toutes les tâches administratives à lui seul. Cependant, les solutions logicielles hébergées dans le cloud et leurs fonctionnalités d’intégration permettent de travailler sous l’égide d’une seule plateforme tout en bénéficiant des avantages d’autres outils simultanément.

Par exemple, vous pouvez utiliser un environnement collaboratif comme Microsoft Teams pour organiser la communication et planifier des réunions facilement. Vous pouvez également exploiter ses applications natives telles que Planner, SharePoint, etc., ainsi que des applications tierces comme Asana ou Trello.

ServiceNow, disponible sur Microsoft, peut par exemple aider le département RH à gérer les processus de recrutement et d’intégration, depuis les entretiens d’embauche jusqu’aux activités du premier jour.

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Vous pouvez également tirer parti de l’application Approbations, qui permet aux équipes de recevoir et de gérer toutes les demandes liées à un projet depuis un seul endroit. Elle s’avère utile dans de nombreuses situations, par exemple :

• Soumettre des tâches terminées à validation
• Les processus RH tels que les demandes de congés, les absences, etc.
• L’approbation des budgets et/ou des dépenses, et bien d’autres cas encore

Mettez en place une application de comptabilité comme QuickBooks pour gérer la paie, les notes de frais et les coûts liés à votre activité. Plutôt que de dépendre du papier, passez au numérique en remplaçant les documents physiques par des documents électroniques et un stockage dans le cloud. Vous pouvez même utiliser un logiciel de signature numérique comme DocuSign pour organiser la signature des contrats et la réception des documents.

Automatiser

Vous vous demandez peut-être : mais la gestion de toutes ces solutions numériques ne devient-elle pas elle aussi une tâche administrative ? Oui et non. C’est certes une tâche administrative, mais en l’accomplissant vous vous épargnez dix autres tâches du même ordre, ce qui en vaut largement la peine. Et non, parce qu’il existe des solutions qui permettent de réduire au minimum les tâches liées à leur propre gestion. Dans le cas d’un espace de collaboration, cette solution s’appelle les Modèles de collaboration.

Le principe des modèles de collaboration est simple mais révolutionnaire pour votre organisation. Ils vous permettent de créer et de configurer les paramètres de votre espace de collaboration numérique une seule fois, puis de le reproduire autant de fois que nécessaire. De plus, la solution de modèles de SalesTim vous aide à automatiser d’autres aspects de vos processus, vous aidant ainsi à atteindre l’excellence opérationnelle.

En utilisant les modèles de collaboration, vous évitez de devoir créer un nouvel espace de collaboration à chaque nouveau projet, nouvelle opportunité commerciale, nouvelle campagne ou tout autre processus. Vous ne repartez plus de zéro. Au lieu de cela, vous créez un modèle une fois, puis vous l’utilisez pour créer de nouveaux espaces de collaboration. Tout ce dont vous avez besoin est ajouté automatiquement : documentation, tâches, applications et même membres de l’équipe.

Automatiser vos processus, c’est permettre à votre équipe de se concentrer sur des tâches de plus haut niveau et plus ciblées. Plutôt que de les solliciter pour combler les lacunes du travail administratif, confiez cette partie aux systèmes et faites passer votre entreprise à la vitesse supérieure. L’automatisation va de pair avec la transformation numérique et l’utilisation de solutions collaboratives. Ces approches couvrent une grande partie du travail important que votre équipe doit accomplir.

Aujourd’hui, les approches de productivité vous offrent la possibilité d’obtenir de meilleurs résultats avec les ressources dont vous disposez déjà. Il vous suffit d’analyser en profondeur votre activité et de trouver le logiciel qui vous conviendra le mieux.