Un guide sur les raisons de travailler de manière asynchrone

Après que la COVID-19 a contraint de nombreuses personnes à télétravailler, la communication est devenue l’une des compétences les plus recherchées. C’est à ce moment que les équipes ont pris conscience du potentiel du travail asynchrone.

Même si les réunions et la messagerie instantanée sont synchrones — c’est-à-dire qu’elles se déroulent en temps réel — beaucoup d’entre nous préfèrent organiser leur travail selon leur propre rythme, d’autant plus que nous jonglons avec d’autres responsabilités. Il devient alors presque impossible de travailler au même rythme que le reste de l’équipe.

Si les dirigeants avaient quelques réserves vis-à-vis du travail asynchrone, celui-ci s’est révélé particulièrement utile dans l’environnement de travail numérique.

Voyons ensemble ce que signifie travailler de manière asynchrone, les principaux avantages de cette approche, et comment en tirer le meilleur parti.

Qu’est-ce que le travail asynchrone ?

Le travail asynchrone est un mode de fonctionnement en groupe dans lequel les membres ne sont pas obligés d’être connectés en même temps. Les collaborateurs peuvent améliorer leur productivité en travaillant de manière asynchrone, car ils n’ont pas à attendre qu’une autre personne ait terminé une tâche. Le secret du travail asynchrone réside dans la mise en place de processus qui permettent aux collaborateurs de travailler de façon autonome et dans la confiance accordée à cet effet.

Un pipeline fluide, rapide et agile produit exactement la quantité de travail nécessaire. Toutes ses étapes sont équilibrées en termes de performance et de rapidité, ce qui évite tout gaspillage de temps ou de ressources.

Les principaux avantages du travail asynchrone

Par le passé, la majorité des employeurs en télétravail s’appuyaient sur la communication synchrone. Cependant, dans le contexte actuel, ils ont dû réorganiser leur façon de collaborer et s’adapter à la communication asynchrone. Plusieurs organisations adoptent ce modèle de travail, qui permet aux collaborateurs de choisir leurs horaires et de gagner en autonomie.

Penchons-nous sur quelques avantages essentiels du travail asynchrone.

Plus de flexibilité

La flexibilité est l’avantage le plus plébiscité du travail à distance ou hybride. Dans la mesure où la capacité à accomplir son travail ne dépend pas de la disponibilité des autres collaborateurs, les entreprises qui pratiquent l’asynchrone peuvent offrir une plus grande flexibilité à leurs équipes. Mais les collaborateurs qui passent tout leur temps en réunions enchaînées ou à parcourir Microsoft Teams à la recherche de leurs demandes de tâches ne bénéficient pas vraiment de cette flexibilité.

Productivité renforcée

Lorsque vous définissez votre propre emploi du temps, vous pouvez organiser votre travail selon vos besoins, sans subir de pression extérieure. Les collaborateurs adoptent ainsi une approche plus focalisée et planifient mieux leur activité. Sans les interruptions constantes liées aux méthodes de communication synchrone — chats et appels vidéo —, il est possible de consacrer suffisamment de temps pendant la journée à un travail de fond ininterrompu, ce qui permet de se concentrer sur la qualité de son travail.

Appropriation et responsabilité

Le travail asynchrone à distance vous permet de prendre une place plus importante dans vos missions et de prendre des décisions de manière plus autonome. Vous avez ainsi le pouvoir d’assumer la responsabilité de votre travail, ce qui allège la pression sur vos responsables et vous permet de vous approprier pleinement vos projets.

Il s’agit d’une caractéristique essentielle dans toute entreprise, quel que soit le secteur. Elle vous aide à vous sentir partie intégrante de l’organisation, vous incite à vous investir dans votre travail et vous procure un sentiment de reconnaissance, contribuant ainsi à la satisfaction professionnelle.

Meilleures prises de décision

En travaillant de manière asynchrone, vous ne serez pas nécessairement en même temps que tous vos collègues, y compris votre responsable hiérarchique. Cela implique que vous devrez parfois trancher en vous appuyant sur vos propres compétences, sans aide extérieure.

Cette situation peut parfois sembler intimidante, mais elle vous apprend quand et comment prendre de meilleures décisions, car elle vous oblige à mobiliser votre jugement et votre raisonnement pour chaque action. Cela signifie que vous êtes prêt à assumer vos décisions et à rechercher les meilleures options dans votre travail.

Il est tout à fait normal de faire des erreurs le temps de maîtriser quelque chose, mais ces erreurs vous apprennent bien plus qu’elles ne vous coûtent. Une organisation qui fait confiance à ses collaborateurs pour le travail asynchrone dispose d’un fort potentiel de croissance, car ce mode de travail exige un apprentissage et une amélioration continus.

Instauration de la confiance

Vous pouvez instaurer la confiance avec votre organisation en démontrant que vous êtes fiable dans vos compétences, suffisamment sérieux pour accomplir vos tâches, et assez humble pour admettre quand vous avez besoin d’aide.

Ces trois dimensions de la confiance sont rendues possibles par la communication asynchrone. En dehors de rendre votre travail dans les délais, vous n’avez pas d’autre contrainte. Vous pouvez vous concentrer sur vos missions et vos compétences sans pression superflue.

Cela vous permet également de réfléchir en profondeur aux problèmes que vous rencontrez et de les aborder lors de vos échanges avec l’équipe — ou mieux encore, de publier un message à ce sujet pour que tout le monde puisse le lire et vous aider. Si vous utilisez correctement vos outils de communication asynchrone pour développer ces trois attributs de fiabilité, la confiance en vous-même et en votre équipe augmente inévitablement.

Favorise de plus longues périodes de travail concentré

Les interruptions constantes liées à la communication synchrone rendent difficile l’atteinte du niveau de concentration et de réflexion critique nécessaire pour les tâches de rédaction, de développement, de planification et de résolution de problèmes. En n’étant pas contraint de répondre immédiatement aux communications, les collaborateurs des entreprises asynchrones ont plus de temps pour se consacrer à la tâche en cours et produire un travail de meilleure qualité et plus innovant.

Comment réussir le travail asynchrone

Se poser la question suivante peut vous aider à adopter un état d’esprit asynchrone de la manière la plus simple possible : « Comment pourrais-je transmettre ce message / présenter ce travail / faire avancer cette tâche dès maintenant si personne dans mon équipe n’était disponible ? » C’est une excellente façon de commencer.

Cela permet d’éliminer l’envie de prendre des raccourcis ou de convoquer une réunion dans le seul but de recueillir des avis.

Se concentrer sur l’itération

Le travail asynchrone peut sembler difficile et peu efficace si vous travaillez sur un projet et que vous êtes bloqué dans l’attente de la contribution d’un autre. Vous pouvez réduire ce temps d’attente en organisant votre travail. De cette façon, vous pouvez vous atteler à d’autres tâches pendant que vous attendez les autres.

Imaginez que vous ayez cinq projets actifs. Il est bien plus simple de progresser graduellement sur l’un d’eux, de taguer des membres de l’équipe dans le chat, de soumettre des demandes de révision ou de fusion pour obtenir les contributions ou actions souhaitées, puis de passer à un autre projet en cours pendant que vous attendez.

Imaginez que vous parcouriez vos tâches assignées en améliorant chacune d’elles de manière itérative avant de les transmettre. Dans ce cas, vous pouvez assurer une progression minimale acceptable sur un plus grand nombre de projets sans vous préoccuper de la réponse immédiate à l’un d’eux.

Pour gérer plusieurs projets, le mode asynchrone fonctionne bien, mais il requiert de la discipline et la capacité de changer de contexte.

Créer de l’espace mental

L’un des défis majeurs du télétravail est de fermer tous les « onglets mentaux », d’éliminer les stimuli extérieurs et de se concentrer uniquement sur le travail une fois connecté. Cependant, comme la journée ressemble souvent à une quasi-journée de travail, il peut être difficile de déterminer où commence une réunion et où s’arrête une autre.

Il n’y a souvent pas d’autre raison que « c’est l’heure ». Les télétravailleurs les plus investis peuvent avoir du mal à se déconnecter de cette sensation. Parfois, ils ne parviennent pas à prioriser leur bien-être et tombent dans le piège de « juste une réponse de plus ».

Les outils de communication de type chat sont plus adaptés à la communication informelle. Les utiliser pour échanger avec vos collègues est tout à fait normal — voire très bénéfique. Cependant, pour mener à bien vos tâches, vous devrez réduire votre dépendance à ces outils afin d’assurer une livraison dans les délais.

Documenter avec précision

La documentation est un prérequis indispensable pour maîtriser l’art de la communication asynchrone. La communication asynchrone est, dans son essence même, de la documentation. C’est la transmission d’un message d’une façon qui ne nécessite pas que le ou les destinataires soient disponibles simultanément. Commencez par établir une approche standardisée de la documentation au sein de votre organisation.

Approbations

Les applications d’approbation sont un outil indispensable pour faciliter le travail asynchrone. Plutôt que de solliciter vos collègues, l’IT, les RH ou votre responsable, vos coéquipiers peuvent envoyer une demande d’approbation détaillée.

Cela permet d’organiser toutes les demandes et de s’assurer qu’aucune information essentielle ne se perd dans des échanges informels. Vous pouvez demander une validation pour presque tout : congés, contrats, budget, problèmes informatiques, etc.

Modèles

Les modèles sont une excellente solution pour faciliter le travail asynchrone, renforcer la collaboration et la coordination, et promouvoir l’excellence opérationnelle. Vous avez accès à différentes fonctionnalités selon l’outil choisi. Si vous utilisez Microsoft Teams pour collaborer, vous pouvez bénéficier de ses fonctionnalités natives de modèles. Si vous avez besoin de capacités plus avancées, vous pouvez opter pour un outil tiers comme nBold.

Consultez cet article de blog pour découvrir comment adopter le travail asynchrone avec Microsoft Teams.

Grâce aux Collaboration Templates by nBold, les utilisateurs peuvent personnaliser leurs espaces de collaboration pour une collaboration efficace via des intégrations d’applications natives et tierces, ce qui leur permet de travailler efficacement et de produire une excellence opérationnelle cohérente. En fournissant à vos équipes des espaces de travail prêts à l’emploi et bien organisés, vous leur permettez de se concentrer sur les opérations essentielles et d’améliorer leur efficacité.

En savoir plus sur les modèles Microsoft Teams.

Réflexions finales sur le travail asynchrone

Le travail asynchrone peut vous aider à améliorer la productivité de vos équipes. Et avec les bons outils, vous pouvez obtenir d’excellents résultats. La technologie nBold vous fournit les ressources nécessaires pour simplifier votre transition vers le travail asynchrone. Vos équipes disposent d’espaces de travail préconfigurés avec tous les outils et données dont elles ont besoin. Les membres de l’équipe peuvent se mettre au travail immédiatement et savoir précisément quoi faire dès le lancement de leurs projets. Vous éliminez ainsi la nécessité d’attendre des mises à jour de la part des autres.

Contactez notre équipe pour en savoir plus sur la façon dont les Collaboration Templates peuvent aider votre organisation à atteindre l’excellence opérationnelle dans toutes ses activités.