Déterminer les indicateurs clés de performance, les analyses et les rapports de Microsoft Teams

Votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams ne sera pas complète sans avoir une idée claire de ce qui la rend réussie. Comment reconnaître si votre projet fonctionne efficacement ou s’il existe encore des axes d’amélioration ? C’est précisément à cela que servent vos KPIs Microsoft Teams, ou critères de réussite.

Dans les articles précédents, nous avons abordé en détail la vision et le parrainage, les cas d’utilisation et les types de gouvernance en tant qu’éléments clés de l’adoption de Teams. Parlons aujourd’hui de la manière de mesurer le succès de votre projet, autrement dit de déterminer vos KPIs d’adoption de Microsoft Teams.

Déterminer les KPIs de Microsoft Teams

Tout projet nécessite de définir des critères de réussite afin de pouvoir démontrer le retour sur investissement (ROI) ou le risque de non-investissement (RONI) à la direction générale. Cela permettra non seulement d’obtenir l’adhésion de votre direction, mais aussi de s’assurer qu’elle s’investit activement dans le succès du projet. Vous serez ainsi en mesure de convaincre le reste des collaborateurs et de mettre en œuvre l’adoption de Teams avec succès.

Pour définir vos KPIs Microsoft Teams, vous devez tout d’abord savoir d’où vous partez et où vous souhaitez aller. Évaluez la situation actuelle sous l’angle de votre projet et identifiez les besoins de l’entreprise à cet égard. Les problèmes et défis rencontrés par les collaborateurs vous aideront à déterminer vos objectifs pour l’adoption de Teams.

Par exemple, il peut s’agir de réduire le nombre d’e-mails internes, d’améliorer la satisfaction client, ou de diminuer le temps de traitement des commandes, etc.

Veillez à appliquer la règle SMART lors de l’identification de vos KPIs Microsoft Teams.

Spécifique – clair et précis, répondant aux questions « quoi, qui, pourquoi et où ? »

Mesurable – facile à suivre dans le temps

Atteignable – réalisable, sans être excessif

Réaliste – aligné sur les objectifs de l’entreprise et les attentes des parties prenantes

Temporel – rattaché à un calendrier précis, répondant à la question « quand ? ».

La clé pour identifier les KPIs de l’adoption de Microsoft Teams est de les corréler avec vos scénarios métier que vous appliquerez dans votre stratégie d’adoption. Vous serez ainsi en mesure de suivre leur progression après l’adoption de Teams.

Exemples de critères de réussite, méthodes de mesure et définition des objectifs pour Microsoft Teams

Voici quelques exemples de critères de réussite que vous pourriez utiliser pour votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams. Veillez à les mesurer régulièrement à l’aide de différentes méthodes (vous en trouverez quelques exemples ci-dessous) et à les comparer avec les chiffres initiaux.

Pour évaluer l’efficacité de votre déploiement, définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’adoption de Teams.

Critères de réussite	Méthode	Exemple d’objectif
Réduction des coûts opérationnels Diminution des dépenses de déplacement, de téléphonie et des abonnements à des solutions de conférence tierces (Skype, Zoom, etc.)	Quantitatif Rapports de comptes, notes de frais de déplacement et de téléphonie	Réduire les dépenses téléphoniques et de déplacement de 15 %
Meilleur engagement des collaborateurs Communication régulière et transparente entre les employés, participation active à la vie de l’entreprise	Quantitatif Nombre de publications, commentaires et mentions « J’aime » sur Teams et Viva Engage, comptes rendus de réunions	Augmentation de l’engagement des collaborateurs de 20 %
Productivité accrue
Réduction du temps de préparation des réunions, présentations en direct, sessions de brainstorming en ligne, suivi plus rapide, collaboration en temps réel	Quantitatif Durée moyenne des réunions
Qualitatif
Enquête auprès des utilisateurs finaux, retours sur Teams	Réduction du temps de traitement des commandes de 10 %
Meilleure collaboration interdépartementale
Partage de retours concrets, discussion sur le développement produit et collaboration	Quantitatif Nombre de publications dans Teams/Viva Engage Qualitatif
Enquête auprès des utilisateurs finaux	Augmentation de l’utilisation de Teams et Viva Engage
Sécurité renforcée
Sécurité et conformité	Quantitatif Nombre de demandes adressées à l’équipe de support Nombre d’infections virales sur les PC	Réduire la charge de support utilisateur de l’équipe IT de 10 %

Exemples de KPIs Microsoft Teams par scénario

Nous vous avons présenté quelques exemples rapides de différents critères de réussite. Appliquons-les maintenant à quelques scénarios métier que vous pouvez mettre en œuvre directement au sein de votre organisation.

Gestion de projet

KPIs de ponctualité :

• Pourcentage de projets livrés dans les délais – évaluez combien de projets et/ou leurs livrables ont été achevés dans les temps.
• Temps consacré au projet (collectif/individuel) – observez le temps que votre équipe et/ou ses membres ont respectivement consacré à l’achèvement d’un projet avant et après l’adoption de Teams.
• Nombre d’ajustements au planning – comptabilisez combien de fois vous et votre équipe avez dû modifier le planning du projet et observez comment cela évoluera avec Teams.

KPIs qualité Microsoft Teams :

• Satisfaction client – évaluez le niveau de satisfaction des clients vis-à-vis du déroulement du projet et de ses résultats.
• Nombre d’erreurs dans le projet – calculez le nombre d’erreurs commises lors de la mise en œuvre du projet.
• Taux de rotation du personnel – tenez compte du turnover au sein de l’équipe projet et comparez les résultats après la mise en place de Teams.

KPIs budgétaires :

• Nombre d’itérations budgétaires – estimez combien de fois votre équipe projet a dû modifier la planification budgétaire pour mener le projet à bien.
• Valeur planifiée – vérifiez dans quelle mesure le coût du projet est aligné sur la planification budgétaire initiale.
• Réduction des coûts – observez si votre équipe dépense moins/autant/plus pour les projets après la mise en place de Teams.

KPIs d’efficacité :

• Formation nécessaire pour le projet – estimez le niveau de préparation de votre équipe et le nombre d’heures de formation complémentaire requises. Observez l’impact de Teams sur le nombre d’heures nécessaires à la formation.
• Nombre de projets annulés – calculez combien de projets ont été reportés ou abandonnés. Ce phénomène pouvant être lié à un manque de planification et d’alignement des objectifs, comparez les résultats avant et après le déploiement de Teams pour mesurer la progression.

Découvrez comment piloter vos projets efficacement dans Microsoft Teams grâce aux modèles de collaboration 🚀

À chaque nouveau projet, bénéficiez d’une équipe avec la même structure, un ensemble de tâches prédéfinies et tout le contenu essentiel.

Recrutement

• Délai de recrutement – analysez le temps nécessaire pour embaucher un candidat (de la candidature/première prise de contact jusqu’à la signature du contrat).
• Délai pour pourvoir le poste – évaluez le temps qu’il faut pour remplir un poste vacant.
• Coût du recrutement – estimez le coût moyen par embauche, incluant les salaires des employés impliqués dans le processus de recrutement, les frais administratifs liés à l’intégration et à la formation, et autres.
• Délai et efficacité de l’intégration – évaluez le temps nécessaire à l’intégration des nouveaux employés et leurs performances lors de la phase initiale. Cette dernière peut être estimée par le niveau de satisfaction du manager vis-à-vis du nouveau collaborateur.

Gestion des comptes

• Délai de résolution – déterminez le temps nécessaire pour traiter les demandes des clients auprès du Customer Support.
• Taux de résiliation – tenez compte du pourcentage de contrats arrivés à échéance qui n’ont pas été renouvelés.
• Revenus – évaluez la croissance de vos revenus grâce aux extensions de contrats, aux ventes additionnelles et aux ventes croisées.

Vente

• Satisfaction client – évaluez le niveau de satisfaction de vos clients vis-à-vis de leur expérience d’achat avec votre organisation.
• Délai de conversion moyen – comparez l’évolution du délai de conversion avant et après l’utilisation de Teams dans votre équipe commerciale.
• Temps de réaction – observez le délai avant de recevoir les retours du client et d’apporter les ajustements correspondants à votre produit ou service.
• Délai de traitement – évaluez le temps nécessaire pour traiter la commande.

Après avoir défini vos KPIs, effectuez les comparaisons correspondantes avant – pendant – après le déploiement de Teams pour mesurer le succès de votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams.

Outils de mesure des KPIs Microsoft Teams

Il existe différentes façons de mesurer vos KPIs. Outre les méthodes quantitatives et qualitatives disponibles dans votre organisation, telles que les enquêtes clients et utilisateurs finaux, les rapports de comptes et les performances de l’entreprise, vous pouvez également utiliser des outils numériques.

Microsoft propose par exemple les Rapports Microsoft 365 dans le centre d’administration, qui vous permettent de relier vos KPIs au système et d’obtenir des rapports instantanés sur l’utilisation et l’adoption de Teams au sein de votre organisation.

Vous pouvez utiliser cet outil pour obtenir des informations sur la façon dont votre entreprise adopte les outils de communication et de collaboration Microsoft 365, dont Teams.

La plateforme vous permet de consulter et d’analyser les données d’utilisation de Teams, de créer des rapports sur différents KPIs et de les partager avec vos collaborateurs. Vous aurez ainsi accès à toutes les informations concernant la façon dont les différentes branches et départements de votre organisation utilisent Microsoft Teams.

Voici une liste de rapports que vous pouvez générer :

• Statut d’adoption : suivez le nombre d’utilisateurs et leur activité.
• Stockage : observez la quantité d’informations stockées dans Teams par rapport au quota du tenant.
• Rapport de communication : identifiez le canal de communication préféré de vos collaborateurs (Teams, Viva Engage, Skype, e-mails, etc.).
• Rapport de collaboration : définissez le nombre de comptes OneDrive, de sites SharePoint et la manière dont les documents sont partagés dans votre organisation.
• Rapport de localisation des connexions : segmentez les données d’utilisation de Teams selon la répartition géographique.

Le centre d’administration Microsoft Teams propose également un excellent outil de mesure de vos KPIs. Il vous permet de visualiser la façon dont vos employés utilisent Teams. Vous pouvez par exemple voir combien d’utilisateurs communiquent via les chats et les canaux, ainsi que les appareils qu’ils utilisent pour la messagerie. Cela vous aidera à évaluer les habitudes d’utilisation au sein de votre organisation et à prendre de meilleures décisions métier concernant votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams.

Teams lui-même vous permet de consulter les analyses des équipes et des canaux dont vous êtes membre. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent voir le nombre d’utilisateurs actifs, de publications et de réponses.

Vous pouvez consulter les analyses utilisateur à trois niveaux :

1. Multi-équipes (vue d’ensemble de l’utilisation sur toutes les équipes dont un utilisateur est membre)

2. Par équipe (données relatives à une équipe spécifique)

3. Par canal (données relatives à un canal spécifique)

Téléchargement des données

Une autre possibilité consiste à télécharger des données provenant de différentes sources, qu’il s’agisse des rapports de votre organisation ou des outils Microsoft. Vous pouvez ensuite effectuer votre propre analyse en fonction des besoins de votre organisation et de votre plan d’adoption.

Par exemple, vous pouvez analyser le nombre d’e-mails internes par rapport au nombre de publications et de messages, ou le nombre d’appels vidéo passés via Skype ou un logiciel tiers par rapport au nombre d’appels vidéo Teams. Les critères à évaluer sont nombreux, et votre choix dépend de la façon dont vous mesurez le succès de l’adoption de Teams au sein de votre organisation.

Microsoft propose également une application qui analyse les données issues de l’activité quotidienne des utilisateurs sur Office 365. Elle fournit des informations sur les schémas de collaboration qui vous aideront à suivre l’engagement, la productivité et l’efficacité des collaborateurs.

Applications tierces

Enfin, il existe un certain nombre d’applications qui peuvent vous aider à analyser les données d’utilisation de Microsoft Teams.

En voici la liste :

Swoop Analytics – un excellent outil pour recueillir des informations sur l’utilisation de Microsoft Teams et Viva Engage, entre autres logiciels. Il offre une analyse approfondie des comportements de collaboration et des habitudes d’utilisation de vos utilisateurs, et vous aide à adapter ces comportements pour prendre de meilleures décisions éclairées concernant votre déploiement de Microsoft Teams.

Lecko analytics – une application permettant d’extraire et d’analyser toutes les données d’activité (données secondaires) de Microsoft 365. Des indicateurs prêts à l’emploi mis à jour quotidiennement sont proposés : analyse détaillée des activités d’équipe pour mieux gérer l’adoption, réduction des e-mails au sein des équipes, maîtrise des durées de réunion ou utilisation des flux kanban dans Microsoft Planner.
L’approche « security by design » adoptée avec l’architecture hybride permet au client d’extraire et d’héberger les données sur sa propre infrastructure. Les API Lecko Analytics permettent d’alimenter PowerBI.

Tryane Analytics – un logiciel qui vous aide à identifier les équipes les plus actives et les moins engagées, ce qui peut s’avérer très utile pour définir les meilleures pratiques. Parmi ses autres fonctionnalités, Tryane analyse l’utilisation des applications tierces dans Teams et crée des analyses personnalisées en fonction de vos critères de réussite.

Enquête auprès des utilisateurs finaux

L’enquête auprès des utilisateurs finaux est une excellente méthode pour évaluer dans quelle mesure vos employés adoptent Teams, comment leur niveau de productivité et de collaboration évolue avec le nouveau programme, et leur expérience globale d’utilisation de l’application.

Nous vous recommandons de mener des enquêtes de satisfaction à chaque étape de votre processus d’adoption. Les retours que vous obtiendrez vous aideront à améliorer votre stratégie, à apporter les ajustements nécessaires et à identifier les meilleures façons dont votre organisation peut utiliser Teams.

Voici quelques recommandations pour vos enquêtes auprès des utilisateurs finaux lors des phases pilote et de déploiement de l’adoption de Teams.

Phase pilote	Phase de déploiement à grande échelle
Interrogez les ambassadeurs sur leur connaissance du nouveau mode de travail et des nouvelles solutions	Avant le déploiement, menez une enquête auprès de vos employés sur leur connaissance de Teams
À mi-parcours de la phase pilote, interrogez vos ambassadeurs et utilisez les résultats pour développer votre stratégie à grande échelle	En milieu de parcours, créez une enquête de satisfaction pour comprendre l’expérience de vos utilisateurs finaux avec Teams et apportez les ajustements nécessaires à votre stratégie
À la fin de la phase pilote, menez votre enquête finale et ajustez votre plan d’adoption si nécessaire	Après le déploiement officiel, menez des enquêtes régulières pour évaluer la satisfaction des utilisateurs finaux vis-à-vis du processus de déploiement et de l’adoption elle-même.

Application métier

Vous pouvez également consolider des données provenant de différentes sources, telles que les organigrammes, les rapports, l’activité e-mail et les enquêtes, afin de réaliser une analyse approfondie de tous les aspects de votre adoption de Microsoft Teams. Par exemple, l’activité de vos utilisateurs dans Teams en parallèle d’autres applications, l’attitude des employés vis-à-vis de l’adoption et leur niveau de satisfaction vis-à-vis du nouvel outil et de la direction.

La combinaison de toutes ces données vous donnera une vision plus claire du succès de votre stratégie d’adoption de Teams. Vous serez également en mesure d’estimer si vous devez ou non ajuster votre planification.

Vous devrez envisager différents cas d’utilisation pour l’application métier.

Par exemple, si vous souhaitez améliorer la façon dont votre équipe commerciale travaille sur la conclusion des affaires, vous voudrez analyser la façon dont votre logiciel CRM fonctionne avec Teams. Dans ce cas, votre KPI sera le temps nécessaire pour conclure une affaire.

Vous êtes désormais prêt à identifier les critères de réussite correspondant aux scénarios métier de votre organisation, à savoir comment mesurer vos KPIs Microsoft Teams et comment définir les bons objectifs.

Ne manquez pas nos prochains articles sur les autres éléments clés d’une stratégie d’adoption de Microsoft Teams réussie.