Stratégie d'adoption de Microsoft Teams

Le travail en équipe est un facteur essentiel de la réussite de toute organisation. Il fait avancer les projets, aide à surmonter les obstacles et stimule l’innovation et la créativité. Toutefois, pour instaurer une dynamique de collaboration saine et efficace, vous devez construire une base adaptée aux besoins de votre entreprise. Microsoft Teams est le hub de travail collaboratif au sein de Microsoft 365 : une plateforme qui réunit les personnes, les conversations et les idées. Mais pour déployer cet outil avec succès au sein de votre organisation, vous avez besoin d’une stratégie d’adoption de Microsoft Teams bien pensée, qui accélère et facilite la période d’adoption.

Dans cet article et les suivants, nous aborderons les éléments clés d’une stratégie d’adoption réussie de Microsoft Teams et vous guiderons tout au long du processus.

Pourquoi Microsoft Teams ?

Dans un monde en constante évolution, nos modes de travail changent eux aussi en permanence. Le télétravail est devenu une pratique courante et les réunions en ligne ont désormais remplacé les sessions en présentiel dans de nombreuses entreprises.

Nous nous appuyons donc de plus en plus sur des outils de collaboration numérique pour piloter nos activités. Selon Alfresco, 83 % des travailleurs utilisent des outils numériques pour collaborer.

Pourtant, les organisations peinent souvent à établir une collaboration efficace au sein de leurs équipes. La même étude révèle que 59 % des employés rencontrent des difficultés avec les outils de leur organisation. Par conséquent, 16 % d’entre eux ont recours à des outils de partage publics sans l’autorisation de leur employeur.

Microsoft Teams offre une solution performante qui favorise la collaboration tout en répondant aux enjeux de gouvernance et de sécurité. Et comme de plus en plus de personnes travaillent à distance, Teams leur permet de rester connectées avec leurs collègues en toutes circonstances.

Microsoft Teams vous permet de vous connecter avec n’importe qui, depuis n’importe où :

• Vous pouvez partager vos idées via le chat ;
• Organiser des réunions avec jusqu’à 10 000 personnes via des appels vidéo, des webinaires ou des événements en direct ;
• Appeler depuis n’importe quel appareil et via le système téléphonique ;
• Collaborer en temps réel sur des documents importants grâce à de nombreuses applications Microsoft et tierces.

Pourquoi l’adoption est-elle importante ?

L’adoption de tout logiciel est un processus complexe et à plusieurs étapes. Elle implique un changement que tout le monde n’est pas prêt à accepter d’emblée. Il ne s’agit pas seulement d’apprendre à utiliser un nouvel outil. Il s’agit également de modifier les habitudes de travail des collaborateurs et de s’immiscer dans leur quotidien, ce qui se heurte souvent à de la résistance et de la réticence. C’est avant tout une question de personnes et de communication, et vous aurez besoin de tous les leviers à votre disposition pour faciliter ce changement et rendre le processus plus agréable pour tous.

Défis courants liés à l’adoption de Microsoft Teams

Faire évoluer la culture de travail de l’entreprise

Si tous les membres de votre organisation utilisent Skype pour les réunions en ligne et l’e-mail pour communiquer entre collègues, il peut être difficile de les inciter à abandonner leurs habitudes et à adopter un logiciel entièrement nouveau.

Veillez à ce que votre équipe projet et vos sponsors communiquent clairement sur la valeur apportée par la nouvelle technologie afin de dissiper les craintes liées au changement et de stimuler l’adoption.

Expertise technique insuffisante

__ Le manque de connaissance du logiciel et de ses fonctionnalités peut limiter la portée de son utilisation et ralentir le processus d’adoption. Vous devez donc disposer d’une équipe d’experts capable de vous aider à élaborer des scénarios dans lesquels Teams apporte une réelle valeur ajoutée à votre organisation.

Manque d’implication de la direction

Les dirigeants jouent un rôle essentiel dans la transformation numérique. Leur visibilité et leur engagement actif renforcent la crédibilité du projet et, par conséquent, facilitent l’adoption. En revanche, leur manque de participation et d’enthousiasme nuira à votre stratégie d’adoption plus fortement que l’absence totale de parrainage par la direction. Veillez donc à choisir le bon leader pour parrainer l’adoption de Teams.

Qui doit être impliqué ?

Pour réussir une transformation, un effort collectif impliquant divers acteurs est indispensable. Constituez une équipe solide de soutiens qui aidera votre organisation à traverser le processus d’adoption de manière fluide et efficace.

Au sein de votre organisation, 4 groupes principaux doivent être mobilisés pour votre stratégie d’adoption. Chacun d’eux joue un rôle important et interagit avec les utilisateurs finaux à différents niveaux. Impliquez-les régulièrement, car cela facilite l’adoption.

Ils communiquent la vision de la stratégie d’adoption à la direction, garantissant ainsi son implication. Ils aident également l’équipe projet à identifier les besoins et les priorités de l’organisation afin d’orienter la stratégie d’adoption dans la bonne direction. Leur utilisation active des outils Microsoft et leur communication avec les collaborateurs sur le logiciel encouragent davantage l’adoption de Microsoft Teams au sein de l’organisation.

Success Owners

Ce sont les personnes chargées de mener le projet à bien. On peut également les qualifier de chefs de projet, dont la mission est d’atteindre les objectifs métier de l’organisation en aidant les collaborateurs à adopter et à utiliser activement Microsoft Teams. Ils élaborent un plan d’adoption, définissent des scénarios d’utilisation de Microsoft adaptés aux besoins de l’entreprise, assurent la communication avec les parties prenantes concernées et veillent à la bonne mise en œuvre du plan d’adoption.

Early adopters

Ce sont les collaborateurs de votre entreprise qui participeront au lancement anticipé de Microsoft Teams et deviendront ainsi les premiers membres du programme d’adoption précoce. Ils sont les premiers à adopter et à utiliser activement Microsoft Teams. Veillez à les intégrer dans votre stratégie d’adoption : ils peuvent servir de référence pour les autres collaborateurs et les aider lorsque des problèmes surviennent.

Champions

Ces collaborateurs sont des promoteurs actifs de Microsoft Teams au sein de votre organisation. Les champions sont ceux qui ont pris en main le logiciel plus rapidement et plus efficacement, et qui peuvent par la suite aider à former leurs collègues. Ils influencent leurs pairs, suscitent l’enthousiasme autour de l’utilisation de Teams, transmettent les retours à l’équipe projet et contribuent à alléger la charge de cette dernière.

Comment piloter l’adoption de Microsoft Teams ?

Les cinq étapes du changement

Comme mentionné précédemment, tout processus d’adoption implique un certain changement comportemental. Si les compétences techniques sont évidemment importantes, vous devez d’abord modifier la perception négative du changement chez les individus.

Le changement de comportement humain ne se produit pas en un jour. C’est généralement un processus long et à plusieurs étapes. Nous pouvons ici appliquer le modèle ADKAR de Prosci sur le changement individuel, où ADKAR désigne la prise de conscience (awareness), le désir (desire), les connaissances (knowledge), la capacité (ability) et le renforcement (reinforcement).

Le modèle ADKAR stipule que chaque fois qu’une organisation prend une initiative, le changement doit être accepté au niveau individuel.

En résumé, ce modèle explique que chaque individu doit, premièrement, être conscient de la nécessité du changement, avoir le désir de s’y impliquer et d’y contribuer, acquérir toutes les connaissances sur la manière de mettre ce changement en œuvre, disposer de la capacité de s’adapter et d’acquérir les compétences nécessaires, et enfin bénéficier d’un renforcement pour ancrer durablement ce changement.

Les phases d’adoption de Microsoft Teams

Le processus d’adoption peut prendre plus ou moins de temps selon les organisations, en fonction de leur taille et de leur culture de travail. Chaque entreprise traverse cependant des phases d’adoption similaires.

Démarrage – lors de cette phase, vous constituez les premières équipes, commencez à utiliser Teams pour vous familiariser avec le produit et entamez la planification de votre stratégie d’adoption.

Expérimentation – vous commencez ensuite à impliquer vos champions et vos early adopters. Vous travaillez étroitement avec vos collaborateurs pour identifier différents scénarios permettant à votre entreprise de tirer le meilleur parti du déploiement de Teams. Vous recueillez également des retours sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour prendre des décisions importantes en vue d’un déploiement à grande échelle favorable.

Passage à l’échelle – la dernière phase de votre projet d’adoption. Vous lancez à ce stade une adoption à grande échelle pour l’ensemble des collaborateurs de votre organisation. Votre personnel aura besoin d’une formation et de démonstrations de toutes les fonctionnalités de Teams. Vous devrez donc vous impliquer activement auprès de chacun et solliciter le soutien de vos champions pour encourager l’utilisation de Teams dans différents scénarios.

Catégories de collaborateurs

Il existe différentes catégories de collaborateurs au sein de votre organisation, qui traverseront le processus d’adoption à des rythmes distincts. Votre entreprise connaîtra ainsi un cycle d’adoption de la technologie, pour lequel vous devrez adopter une approche spécifique à chacune de ces catégories.

Selon Everett Rogers, le cycle d’adoption de la technologie se présente comme suit :

© On Digital Marketing

Voici quelques conseils sur la manière d’aborder chaque groupe dans votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams.

Innovateurs

Les premiers à déployer une innovation. Ils sont jeunes, proactifs et prêts à expérimenter. Laissez-les utiliser Teams même s’ils n’en maîtrisent pas encore toutes les fonctionnalités à 100 %.

Early Adopters

La deuxième catégorie la plus rapide à déployer Teams. Ils auront tout de même besoin d’une formation et d’un accompagnement sur l’ensemble des fonctionnalités de Teams. Veillez à leur fournir toute l’assistance dont ils ont besoin. Vous souhaitez que les early adopters soient partie prenante de votre projet d’adoption : ils deviendront vos soutiens et les promoteurs du logiciel auprès du reste du personnel.

Majorité précoce

La catégorie qui demande le plus d’efforts de votre part. Pour l’accompagner dans le processus d’adoption, veillez à disposer d’un programme de formation de qualité. Mobilisez votre équipe informatique et vos champions pour l’aider à comprendre le programme. Impliquez également vos sponsors de direction pour promouvoir Teams et expliquer pourquoi ils en ont besoin. Cette catégorie nécessite un travail de conviction ; utilisez donc tous les leviers à votre disposition pour les amener à bord.

Majorité tardive

Cette catégorie adoptera la technologie à un rythme inférieur à la moyenne et nécessitera beaucoup de formation et d’accompagnement. Elle est généralement sceptique face à une nouvelle technologie et peu encline au changement ; votre approche doit donc être bien structurée. Utilisez les mêmes techniques que pour la majorité précoce, mais gardez à l’esprit que le déploiement de Teams prendra beaucoup plus de temps pour ce groupe. L’encouragement et la mise en avant des meilleures pratiques aideront à accélérer le processus.

Retardataires

Les derniers à adopter la technologie. La meilleure façon de les accompagner est de leur laisser le temps de passer de l’ancien logiciel à Teams. Il y a de fortes chances que, lorsqu’ils verront la grande majorité de leurs collègues utiliser Microsoft Teams au quotidien, ils s’adaptent à leur tour.

Stratégie d’adoption et de gouvernance de Microsoft Teams

Plongeons à présent dans les composantes essentielles d’une stratégie d’adoption et de gouvernance réussie de Microsoft Teams.

Définir votre stratégie d’adoption

Avant de lancer l’initiative, vous devez disposer d’une stratégie bien pensée qui vous guidera tout au long du processus d’adoption.

Veillez à impliquer votre équipe principale dans la définition de vos objectifs. Déterminez vos objectifs métier et les défis potentiels. Mobilisez vos équipes informatiques, chefs de projet, décideurs et autres parties prenantes pour mieux comprendre les besoins et les enjeux de votre entreprise, et réfléchissez aux différents scénarios dans lesquels votre organisation peut tirer le meilleur parti de Microsoft Teams.

Réfléchissez au processus de communication au sein de votre entreprise. Quels sont ses principaux points de friction ? Comment votre personnel partage-t-il l’information ? Dans quel domaine souhaitez-vous vous améliorer ? Comment Microsoft Teams peut-il soutenir les projets en cours dans votre entreprise ?

Répondre à ces questions vous aidera à définir votre stratégie d’adoption de Teams.

Vision du projet d’adoption de Microsoft Teams

Une vision bien définie, assortie d’une compréhension claire de la manière d’utiliser la technologie, aidera votre entreprise à réussir le processus d’adoption. Votre vision doit établir des objectifs à long terme et répondre aux besoins de votre activité.

La vision doit inspirer et motiver les individus à s’impliquer activement et à vous soutenir. Elle donne un sens au projet, fixe des objectifs fédérateurs qui requièrent un effort collectif.

Une vision claire et concise :

1. Aide vos collaborateurs à comprendre la valeur que le projet apportera à l’entreprise
2. Permet d’assurer l’adhésion des parties prenantes au sein de l’organisation
3. Facilite la conduite du changement

Mobilisez toutes les parties prenantes qui soutiendront et piloteront le projet pour définir une vision collective.

L’implication des membres de la direction est essentielle pour le processus d’adoption. Ils disposent de l’autorité nécessaire pour influencer et motiver leurs collaborateurs à adopter une nouvelle façon de travailler. Les dirigeants servent d’exemple à leurs équipes.

De plus, l’engagement de la direction garantit que le processus d’adoption avance dans la bonne direction et s’inscrit dans la continuité des autres projets de l’entreprise. Les dirigeants gèrent également les relations avec les autres parties prenantes impliquées dans le processus et veillent à ce que leurs actions soient cohérentes avec la vision de l’entreprise.

Des études indiquent que l’engagement de la direction rend la transformation plus réussie.

Les sponsors de direction doivent :

• Aider l’équipe projet à définir et à prioriser les scénarios métier.

• Communiquer la vision du projet aux autres membres de la direction de l’entreprise.

• Utiliser Teams dans leur travail pour servir d’exemple à leurs collègues.

• Être visibles et communiquer activement avec les collaborateurs.

Pour approfondir la création d’une vision et la mise en place du parrainage par la direction, consultez cet article.

Définir les scénarios métier

Les scénarios métier représentent la manière dont votre entreprise utilisera Microsoft Teams. Ils expriment les besoins opérationnels de votre organisation.

Les scénarios permettent à vos collaborateurs de comprendre comment Microsoft Teams peut améliorer leur travail et leur collaboration pour obtenir de meilleurs résultats. Il ne suffit pas de présenter le produit. Vous devez montrer à votre personnel quand et comment ils peuvent l’utiliser, et pourquoi ils devraient le faire.

En fournissant un contexte métier, vous sensibilisez vos collaborateurs aux fonctionnalités de Teams et validez la nécessité de l’adoption.

→Télécharger : Catalogue des cas d’usage de Microsoft Teams

Définir la gouvernance

Dans le cadre d’une stratégie d’adoption de Microsoft Teams, vous devez mettre en place différents types de gouvernance impliquant différents acteurs et poursuivant des objectifs distincts.

Gouvernance de projet

C’est le cadre d’autorité qui définit les décisions prises autour du projet. Il structure le projet et détermine la responsabilité des différentes parties prenantes impliquées.

La gouvernance de projet implique un chef de projet, des sponsors, des Success Owners, des champions et des experts Microsoft. Le sponsor joue un rôle clé dans la gouvernance de projet et sert de médiateur entre toutes les autres parties prenantes.

Gouvernance des technologies de l’information

Elle fournit un cadre pour aligner la stratégie informatique sur la stratégie métier. Elle garantit que les investissements informatiques soutiennent les objectifs opérationnels de votre entreprise.

Elle veille également à ce que l’organisation respecte l’ensemble des réglementations en matière de protection des données privées et confidentielles, de responsabilité financière, de conservation des données, etc.

La gouvernance IT comprend la gestion de la stratégie de déploiement, le centre de support utilisateur, la gouvernance des données et le suivi des incidents.

Parmi les principales parties prenantes de la gouvernance IT figurent le DSI, le sponsor IT, les chefs de projet IT, le partenaire IT et les Success Owners.

Gouvernance exécutive

Son principal objectif est d’assurer la réussite métier du projet. La gouvernance exécutive couvre la levée des obstacles, le suivi de l’avancement, le partage des retours et l’organisation** __** des réunions avec les sponsors de direction. Ces réunions doivent se tenir une fois par mois ou par trimestre, selon l’étape de l’adoption et les besoins organisationnels. ** __**

Gouvernance de Microsoft Teams

Elle s’applique directement à l’utilisation du logiciel Microsoft Teams. Elle détermine la façon dont Teams sera utilisé par les utilisateurs finaux. La gouvernance de Teams comprend la gestion des canaux privés, la convention de nommage, le ciblage des audiences, la configuration de la sécurité, l’établissement des membres permanents et le flux d’approbation.

Critères de réussite

Pour démontrer le succès de votre projet et renforcer l’adhésion de la direction, vous devez apporter la preuve du retour sur investissement et des impacts positifs de l’adoption de Microsoft Teams sur votre organisation.

Il peut être difficile de définir le ROI d’une adoption logicielle. Plutôt que de vous concentrer uniquement sur l’impact financier, vous pouvez identifier de nombreux autres critères de réussite qui vous aideront à évaluer la progression de votre projet d’adoption.

Utilisez vos scénarios métier pour observer comment vos KPIs s’améliorent après l’adoption. Fixez ensuite des objectifs SMART pour chacun de vos KPIs.

Voici quelques exemples de critères de réussite applicables à votre entreprise :

• Réduction du délai de traitement des commandes clients
• Réduction du temps consacré aux réunions et à leur préparation
• Suivi post-réunion plus rapide
• Amélioration de l’engagement des collaborateurs dans les activités de l’entreprise

Après avoir déterminé vos KPIs, évaluez les progrès à l’aide de méthodes qualitatives et quantitatives. Il peut s’agir, par exemple, d’enquêtes auprès des utilisateurs finaux et des collaborateurs, de rapports financiers et comptables, de retours Teams, etc.

Plan de communication

Nous avons mentionné précédemment les 5 étapes du changement : prise de conscience, désir, connaissances, capacité et renforcement. Pour faciliter autant que possible la transition entre ces étapes, vous avez besoin d’un plan de communication bien structuré.

Il existe 3 étapes du plan de communication : pré-lancement, lancement et post-lancement.

Communiquer avec vos collaborateurs avant le lancement du projet d’adoption est essentiel pour créer une prise de conscience au sein de votre personnel concernant le changement à venir, et contribuer au désir. Cela peut se faire via des flyers promotionnels, des teasers vidéo et d’autres supports.

Lors de la phase de lancement, vous transmettez à vos collaborateurs les connaissances et la capacité nécessaires par le biais de formations, de scénarios métier, de sessions déjeuner, etc.

Et lors de la dernière étape, vous assurez le renforcement grâce à la formation continue, l’adhésion à des clubs d’utilisateurs, la collecte de retours, etc.

L’objectif du plan de communication est de susciter l’intérêt des collaborateurs, de les encourager à utiliser un nouvel outil et de leur donner des conseils pour tirer le meilleur parti de Teams.

Plan de formation

La formation est un élément crucial de votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams. Étant donné que de nouvelles fonctionnalités apparaissent régulièrement, veillez à intégrer la formation dans la routine de travail. Vous pouvez y ajouter de nouveaux éléments à chaque mise à jour du produit.

Veillez à ce que votre formation soit personnalisée, dynamique et engageante. Essayez différents formats pour créer des effets de surprise. Variez les lieux et les styles d’apprentissage : mélangez par exemple les formations en présentiel et au bureau avec des webinaires, des jeux et des sessions dans des cafés.

Utilisez des scénarios métier pour aider vos collaborateurs à comprendre pourquoi ils ont besoin du changement et comment l’adopter.

Proposez différentes options de formation pour renforcer l’adoption, telles que la formation à la demande, les sessions lunch & learn et la formation des nouveaux arrivants.

Réseau de champions

Développez votre réseau de champions technologiques en mobilisant les membres du personnel les plus enthousiastes à l’égard de Teams et en les encourageant à en faire la promotion auprès de leurs collègues.

Avec les sponsors de direction, les champions sont des acteurs incontournables de votre stratégie d’adoption. En effet, apprendre de ses pairs est l’une des méthodes les plus efficaces pour favoriser cette transformation.

Ils sont vos ambassadeurs, qui accompagnent leurs collègues dans la compréhension du logiciel et dans son adoption.

Il existe diverses façons de les recruter. Cherchez des champions parmi vos innovateurs et vos early adopters — certains se porteront volontaires. Vous pouvez également repérer les collaborateurs les plus actifs sur Teams ou Yammer (désormais Viva Engage) à travers leurs publications et leurs discussions. Demandez aux responsables des départements métier de faire connaître le réseau de champions et d’appeler à l’action dans différents canaux de communication.

Après avoir constitué votre réseau de champions, veillez à les motiver, par exemple en leur proposant différents avantages et récompenses.

Voilà les 9 éléments clés d’une stratégie d’adoption réussie de Microsoft Teams. Vous en apprendrez davantage sur chacun d’eux dans les prochains articles de notre série consacrée à l’adoption et à la gouvernance de Microsoft Teams.

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