Définir la gouvernance pour la stratégie d'adoption de Microsoft Teams
Dans la suite de notre série d’articles sur la stratégie d’adoption de Microsoft Teams, où nous avons décrit la vision et le soutien de la direction ainsi que les cas d’utilisation comme éléments clés d’une adoption réussie, nous nous concentrons aujourd’hui sur la mise en place des bonnes politiques de gouvernance. Voyons de plus près ce que recouvre la gouvernance et quels types de gouvernance doivent être établis au sein de l’organisation.
Définir la gouvernance de Microsoft Teams
Du point de vue de la gestion de projet, la gouvernance consiste à contrôler, gérer et administrer les projets d’une entreprise afin de développer son activité et de créer de la valeur.
Lorsqu’il s’agit de transformer la manière dont l’organisation fonctionne, différents types de gouvernance doivent être mis en place pour garantir le succès du projet, son alignement avec la stratégie commerciale de l’entreprise et son efficacité technique. Vous devez donc vous assurer de disposer d’un système efficace de gouvernance de gestion de projet, de gouvernance exécutive et de gouvernance informatique, chacun étant responsable de la réussite dans différents aspects de la transformation.
Enfin, vous devrez établir la gouvernance de Microsoft Teams, ou stratégie de conformité, pour définir comment Teams fonctionnera au sein de votre organisation.
Gouvernance de gestion de projet
Elle intègre tous les éléments clés pour une mise en œuvre réussie d’un projet.
Son objectif est de suivre les indicateurs de succès, d’arbitrer le projet, de lever les obstacles, de construire des plans de communication internes et externes, et de partager les bonnes pratiques.
Gouvernance exécutive
Elle est chargée d’aligner les objectifs du projet sur les besoins de l’organisation et la vision de l’entreprise. Son but est de définir les objectifs du projet, d’élaborer un plan d’adoption, d’assurer les suivis, de créer des plans de communication et de formation, de définir et prioriser les scénarios métier, de partager les bonnes pratiques et de gérer le réseau de Champions.
Gouvernance informatique
Il s’agit d’un processus qui garantit le contrôle et l’utilisation efficace des technologies de l’information afin d’atteindre les objectifs organisationnels. Elle régit les stratégies de déploiement et la feuille de route, gère le centre de support utilisateurs, suit les incidents et les processus d’escalade, et gère les risques et les données liés aux technologies de l’information.
Gouvernance de Microsoft Teams
Elle établit les règles d’utilisation de Microsoft Teams aussi bien du côté des administrateurs que des utilisateurs finaux. Elle comprend la gouvernance relative à la création d’équipes, à l’appartenance, aux conventions de nommage, au ciblage d’audience, à la sécurité des données et au cycle de vie des équipes.
Maintenant que nous avons défini les types de gouvernance à déterminer dans votre plan d’adoption de Microsoft Teams, examinons chacun d’eux en détail.
Gouvernance de gestion de projet
La gouvernance de projet garantit que le projet se déroule sans heurts, dans le respect du budget et des délais impartis, et qu’il répond aux exigences des clients. C’est un cadre décisionnel qui détermine qui est responsable de quelles activités et livrables au sein de l’organisation.
La gouvernance de gestion de projet implique :
- Le chef de projet
- Les sponsors
- Les responsables du succès (Success Owners)
- Les Champions
- Les partenaires Office 365
Elle englobe des domaines tels que les politiques, les responsabilités, les processus, les fonctions, les réglementations et les procédures.
La gouvernance de projet couvre tous les éléments clés d’une mise en œuvre réussie. Toutefois, ceux-ci doivent être adaptés individuellement à chaque entreprise pour répondre à ses besoins spécifiques.
Au niveau de l’alignement du projet sur la gouvernance organisationnelle, ces éléments comprennent le cadre de gouvernance du projet, les rôles et responsabilités ainsi que l’engagement des parties prenantes et la communication.
En ce qui concerne la mise en œuvre et la gestion du projet, les aspects clés dont le chef de projet doit s’occuper sont l’organisation des réunions et la révision des rapports, la gestion des risques et des problèmes, ainsi que la garantie de la viabilité et du processus de contrôle de la gestion de projet.
L’ordre du jour des réunions de projet peut couvrir les sujets suivants :
- Suivi des KPIs
- Levée des obstacles
- Priorisation des activités clés
- Élaboration du plan de communication
- Partage d’idées et de bonnes pratiques.
La gouvernance de projet couvre trois composantes organisationnelles :
Structure – décrit l’organisation elle-même, pas seulement le projet. La structure de l’entreprise doit soutenir et promouvoir la transformation, avec toutes les parties prenantes clés activement engagées dans la mise en œuvre du projet et la direction impliquée dans la définition de la vision et de la stratégie.
Les personnes – choisir les bonnes personnes pour le comité de gestion de projet peut déterminer le succès du projet. La composition doit dépendre des objectifs du projet et des scénarios métier, mais comprend normalement les sponsors, les responsables du succès, le chef de projet, les Champions et le partenaire Office 365.
Information – la compréhension du processus et le partage d’informations sont essentiels pour le déploiement de Teams. La préparation de rapports, la collecte de retours, le signalement des problèmes et des risques ainsi que la création de scénarios métier font partie des documents clés gérés par les chefs de projet.
Gouvernance exécutive
La gouvernance exécutive, comme son nom l’indique, intègre le contrôle du projet au niveau de la direction.
Le rôle de la gouvernance exécutive est d’établir la vision du projet et de définir les stratégies pour y parvenir. Elle couvre des activités telles que la définition et la priorisation des scénarios métier et autres initiatives, la décision de leur ordre et du moment où ils doivent être réalisés, leur exécution avec les bons outils et programmes, et la garantie que l’organisation tire la valeur maximale du déploiement du projet.
De plus, les dirigeants de l’organisation assignent également la responsabilité des processus et des activités à différentes parties prenantes et contrôlent leurs performances. Par ailleurs, elle contrôle les fonds et les alloue à différents projets pour optimiser la distribution du budget.
La direction en charge du projet devrait tenir des réunions régulières une fois par mois ou tous les trois mois, selon la phase d’adoption et les besoins organisationnels. Ces réunions auront pour but d’identifier les obstacles, de suivre la progression ainsi que de partager les retours sur ce qui a déjà été accompli.
Les autres sujets à l’ordre du jour des réunions peuvent inclure :
- Définition des objectifs
- Suivi du processus d’adoption
- Plan de communication et de formation
- Partage des bonnes pratiques
- Suivi des indicateurs d’adoption
- Définition et priorisation des scénarios métier
- Gestion du réseau de Champions
Les rôles clés devant être impliqués dans la gouvernance exécutive sont :
- Le sponsor exécutif (Executive Sponsor)
- Le responsable du succès (Success Owner)
- Le chef de projet (Project Manager)
Gouvernance informatique
Avec l’évolution de la technologie et l’utilisation généralisée des outils de collaboration numérique dans le monde du travail, les entreprises du monde entier s’appuient sur l’informatique pour soutenir leur croissance, favoriser l’innovation et la transformation. La gouvernance informatique est ainsi devenue un élément incontournable de toute organisation.
Le Gartner Glossary décrit la gouvernance informatique comme un ensemble de processus garantissant une utilisation efficace de l’informatique pour permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs commerciaux. Son but est de créer de la valeur pour l’organisation en mettant en œuvre des projets informatiques conformes aux besoins métier de l’entreprise.
La gouvernance informatique implique :
- Le DSI (CIO)
- Le sponsor informatique (IT Sponsor)
- Les chefs de projet informatique (IT Project Managers)
- Les équipes de support utilisateurs (User Support Teams)
- Le responsable de la formation
- Les responsables du succès (Success Owners)
- Les partenaires informatiques (IT Partners).
Dans la stratégie d’adoption de Microsoft Teams, la gouvernance informatique couvre les aspects suivants :
Alignement informatique – s’assurer que les investissements dans l’adoption de Microsoft Teams sont en adéquation avec la stratégie commerciale de l’organisation.
Planification du déploiement – définir le périmètre du projet, l’approche, le calendrier et l’exécution.
Création de valeur – garantir le ROI du projet tout au long de son cycle de vie.
Gestion des risques – protéger les opérations métier contre d’éventuelles défaillances techniques.
Gestion des ressources – optimiser les ressources informatiques à l’échelle de l’organisation.
Mesure de la performance – démontrer comment l’entreprise peut bénéficier de l’utilisation de Teams.
Les sujets à l’ordre du jour des réunions peuvent inclure :
- Établissement de la feuille de route
- Définition de la stratégie d’adoption
- Préparation de la formation pour les utilisateurs finaux
- Suivi des incidents
- Mise en place du processus d’escalade
- Exécution de la gouvernance des données
Défis de la gouvernance informatique
Avec la mise à niveau constante des logiciels et la transformation numérique au sein de l’organisation, la gouvernance informatique est confrontée à de nouveaux défis auxquels elle doit répondre, tels que :
- Comment mettre en œuvre de nouveaux cas d’utilisation pour les outils de collaboration existants ?
2. Comment sécuriser toutes les opérations en cours dans l’entreprise lors de l’utilisation de Teams ?
3. Comment s’assurer que les utilisateurs finaux sont satisfaits des solutions de collaboration numérique ?
4. Quelles règles de gouvernance des données et d’utilisation des nouveaux services doivent être établies ?
Certaines solutions possibles consistent à :
1. Revoir l’organisation informatique interne (surveillance, help desk, gestion des incidents majeurs et des changements).
2. Former et communiquer avec le personnel.
3. Assurer la disponibilité des équipes de support.
4. Mettre en place votre propre réseau de Champions.
Gouvernance de Microsoft Teams
Ce type de gouvernance concerne directement l’utilisation de Microsoft Teams par les utilisateurs finaux et les administrateurs. À la phase d’expérimentation, avant de commencer le déploiement de Teams à grande échelle, vous devez organiser l’adoption de Teams avec un groupe limité de personnes qui vous aideront à définir votre stratégie à long terme.
Réfléchissez aux scénarios métier que vous utiliserez à cette étape et aux personnes que vous souhaitez impliquer dans le processus. Assurez-vous de sélectionner les bonnes parties prenantes qui seront intéressées par le statut de primo-adoptants et vous fourniront des retours réguliers et de qualité.
Vous devrez prendre une série de décisions concernant l’utilisation de Microsoft Teams, notamment :
Création d’équipes
À la phase d’expérimentation, vous pouvez restreindre la création d’équipes à votre équipe projet et aux primo-adoptants afin d’analyser leur comportement. Ces informations vous aideront à développer la stratégie de gouvernance pour un déploiement ultérieur de Teams à grande échelle dans votre organisation.
Conventions de nommage
Vous pouvez organiser un processus d’intégration interactif pour vos primo-adoptants et leur permettre de choisir leur propre nom d’équipe. Cela vous donnera des indications sur la façon dont vos collaborateurs nomment leur travail et vous aidera à mettre en œuvre une convention de nommage à grande échelle.
Accès des invités
Vous souhaiterez probablement tester la possibilité d’inviter des personnes extérieures dans Teams pour communiquer avec les parties prenantes externes, selon la nature des activités de votre entreprise. Essayez d’accorder l’accès invité à des personnes spécifiques de votre équipe d’expérimentation et évaluez les résultats.
Applications
La bonne pratique consiste à autoriser l’intégration d’applications natives dans l’environnement Teams. Selon le scénario métier que vous traitez, vous pouvez également autoriser la création d’onglets avec des applications tierces spécifiques.
Réunions
Pour tirer davantage de valeur de votre expérimentation, vous pouvez activer les discussions vidéo afin de favoriser la collaboration et le partage d’informations au sein de votre équipe. Consultez d’abord votre équipe technique pour vérifier la disponibilité technique et l’état des services vocaux avant d’activer l’audioconférence.
Sécurité des données
Sécurisez les données partagées dans vos équipes en les classifiant conformément aux réglementations sur les données. Vous pouvez coordonner ce travail avec votre équipe technique.
Conservation des données
Définissez vos politiques de stockage des données en fonction des exigences d’archivage des données métier de votre entreprise.
Quelle gouvernance de Microsoft Teams appliquer ?
Pour déterminer quel type de gouvernance vous devez appliquer dans votre organisation, vous devez d’abord définir la phase de transformation dans laquelle votre entreprise se trouve actuellement :
Préparer le changement
Il s’agit de la phase initiale où vous créez une prise de conscience autour du changement organisationnel à venir.
À cette étape, vous devez organiser un atelier avec vos équipes projet, vos dirigeants et vos responsables métier et informatiques. À l’issue de cet atelier, vous disposerez d’une compréhension partagée de la vision et de la stratégie du projet, d’un accord collectif sur les objectifs et d’engagements sur les actions, les rôles, les responsabilités et le calendrier.
Gérer le changement
À cette étape, vous devez constituer la gouvernance de projet. Celle-ci comprend :
-
Le sponsor exécutif (Executive Sponsor), qui assure le pilotage de haut niveau et lève les obstacles ;
-
Le responsable de projet (Project Leader), qui gère la planification, la mise en œuvre et la clôture du projet, et résout les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent ;
-
L’équipe centrale (Core Team), qui assure le leadership des activités quotidiennes en soutien au projet.
-
Le comité de pilotage (Steering Committee), composé de la direction des départements métier de l’entreprise,
-
Le comité opérationnel (Operational Committee), qui comprend l’équipe projet et les Champions, constituent également la gouvernance de projet.
Les membres du comité de pilotage se réunissent mensuellement et prennent des décisions stratégiques autour du projet. Parallèlement, le comité opérationnel se réunit chaque semaine pour traiter les questions opérationnelles et assurer les suivis.
Transformer l’organisation
La phase finale, au cours de laquelle vous établissez un « Centre d’adoption et d’innovation » pour assurer une adoption continue. L’adoption ne s’arrête pas peu après le lancement du projet. Étant donné que les technologies évoluent constamment, vous devez vous assurer que vos collaborateurs restent à jour avec les dernières avancées. Le « Centre d’adoption et d’innovation » les aidera à acquérir la formation et les connaissances nécessaires pour améliorer en permanence leur façon de travailler.
Le comité de pilotage du changement (Change Board) sera responsable du Centre et proposera un programme Elite (Elite Program), qui fournira des informations sur les dernières mises à jour, une formation et un accès aux capacités d’adoption, des conseils et un accompagnement ainsi que les bonnes pratiques.
En ce qui concerne la gouvernance de Microsoft Teams, n’oubliez pas que chacun de vos départements métier nécessite ses propres politiques de gouvernance, car leurs fonctionnalités ont un impact différent sur l’organisation et une visibilité distincte.
Au niveau de l’utilisation personnelle de Teams, la gouvernance peut être plus souple, tandis que pour les fonctionnalités ayant un impact métier plus important, les règles doivent être plus strictes afin d’éviter d’éventuels problèmes de sécurité.
Gardez à l’esprit que même pour les sites personnels, les règles de gouvernance sont indispensables pour établir a minima les droits d’accès et les quotas.
Gouvernance de Microsoft Teams avec les modèles
Les organisations ont souvent du mal à mettre en place les bonnes politiques de gouvernance pour Microsoft Teams, soit en accordant trop de liberté aux utilisateurs finaux et en affectant ainsi l’ordre et l’efficacité, soit en allouant trop de contrôle à l’administrateur et en restreignant par conséquent l’utilisation de nombreuses fonctionnalités pour les collaborateurs.
De plus, si votre organisation doit régulièrement créer de nouvelles équipes, vous alourdissez la charge de travail de votre département informatique et perdez du temps sur des tâches répétitives.
La création d’un catalogue de modèles Microsoft Teams vous permet de créer des équipes à partir de modèles avec des règles de gouvernance déjà établies, telles que la convention de nommage, la sécurité et le ciblage d’audience, ainsi que des canaux, onglets et fichiers clonés.
Politiques de gouvernance de Microsoft Teams au niveau des modèles
Chez nBold, notre mission est d’améliorer les processus de collaboration au sein de l’organisation, où la gouvernance informatique soutient à la fois les besoins de l’organisation et ceux des utilisateurs finaux.
Afin d’aider les organisations à améliorer leur collaboration numérique, nous avons créé des fonctionnalités avancées de Teams qui porteront les processus de collaboration de votre entreprise au niveau supérieur.
Vous pouvez développer davantage votre convention de nommage en donnant à votre équipe une description, un message de bienvenue et une convention de nommage dynamique.
De plus, vous pouvez établir un flux de validation, qui vous permet de choisir n’importe quelle personne dans votre organisation, de lui déléguer une approbation, d’échanger avec le demandeur et de refuser la création d’équipes en conséquence.
Gérez l’appartenance aux équipes en appliquant la confidentialité des équipes. Vous êtes en mesure de contrôler qui peut rejoindre votre nouvelle équipe en ajoutant un processus de pré-approbation ou de validation.
Vous pouvez choisir de rendre une équipe publique ou privée, donnant au propriétaire de l’équipe un contrôle total sur la confidentialité de Teams.
De plus, vous pouvez choisir d’assigner des membres permanents et des propriétaires à vos équipes, ce qui vous fait gagner du temps et renforce les politiques de sécurité.
Enfin, vous pouvez établir le ciblage d’audience. Vous pouvez configurer des règles de ciblage basées sur les attributs Azure AD (désormais Microsoft Entra ID) et permettre à vos collaborateurs de créer une équipe. Ainsi, vos utilisateurs finaux peuvent utiliser un modèle spécifique en fonction de leur localisation, de leur adresse e-mail ou même de leur langue, et bien plus encore.
Toutes ces fonctionnalités permettront à votre organisation de gagner beaucoup de temps sur les processus répétitifs, d’améliorer l’expérience des utilisateurs finaux en les dispensant d’une expertise technique lors de la création d’équipes, et de s’assurer que les politiques de sécurité des données de votre entreprise sont appliquées dans toutes les équipes nouvellement créées.
Vous savez désormais quels types de gouvernance de Microsoft Teams vous devez établir pour réussir votre stratégie d’adoption de Teams.
Restez informé et en savoir plus sur les éléments clés de l’adoption de Microsoft Teams.