Le rôle de l'IA dans l'amélioration de la communication et de la collaboration dans Microsoft Teams

De nos jours, seuls les moins curieux n’ont pas encore entendu parler de l’IA et de la façon dont elle révolutionne le monde du travail. Mais saviez-vous que l’IA joue un rôle majeur dans le renforcement des capacités de Microsoft Teams ? Sujet qui nous tient particulièrement à cœur, nous avons décidé d’y regarder de plus près et d’analyser comment Teams utilise l’IA pour améliorer la communication et la collaboration de ses utilisateurs. Dans cet article, nous explorons les fonctionnalités IA actuellement disponibles dans Teams, ainsi que les projets de Microsoft pour intégrer OpenAI à son écosystème. C’est parti !

Les fonctionnalités IA actuellement disponibles dans Microsoft Teams

Il existe déjà un bon nombre de fonctionnalités basées sur l’IA dans Teams, que nous utilisons au quotidien sans même y penser. La plupart d’entre elles sont proposées dans le cadre des réunions Microsoft Teams, qui sont devenues bien plus intelligentes et interactives ces dernières années.

Passons-en quelques-unes en revue.

Les fonctionnalités de réunion Microsoft Teams pilotées par l’IA

Arrière-plan personnalisable

Il y a fort à parier que nous avons tous utilisé cette fonctionnalité lors de nos réunions Microsoft Teams. Elle utilise l’IA pour flouter l’arrière-plan ou le remplacer par un autre lors des appels vidéo et des réunions, afin de soigner l’apparence professionnelle et de limiter les distractions. Pour l’activer, il suffit de sélectionner l’arrière-plan souhaité au moment de démarrer un appel vidéo ou une réunion.

Mode Ensemble (Together mode)

Ce mode utilise l’IA pour créer un environnement de réunion virtuel capable de simuler la sensation d’être dans la même pièce que les autres participants. Pour l’activer, sélectionnez « Mode Ensemble » lors de la configuration d’une réunion.

Suppression du bruit

Autre fonctionnalité très appréciée, elle vous permet de tenir des réunions même dans des environnements bruyants — un avantage précieux pour les personnes en télétravail. L’IA filtre les bruits de fond pendant les réunions, facilitant ainsi l’écoute et les échanges entre participants. Pour l’utiliser, il vous suffit d’activer la suppression du bruit dans les options de réunion.

Attribution des intervenants

Cette fonctionnalité permet d’identifier qui prend la parole lors d’une réunion. Le flux vidéo de la personne est encadré en violet et son nom s’affiche à côté de ses propos dans la transcription de la réunion. Pour en bénéficier, assurez-vous d’avoir activé la transcription : l’attribution des intervenants apparaît alors automatiquement dans le transcript.

Sous-titres en direct, enregistrements et transcription

Les sous-titres en direct utilisent l’IA pour retranscrire la parole en temps réel pendant les réunions, ce qui facilite le suivi des échanges pour tous les participants. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes internationales où les barrières linguistiques peuvent constituer un obstacle. Elle permet également aux membres de l’équipe malentendants de suivre plus facilement les conversations, renforçant ainsi l’inclusion au sein des organisations.

Après la réunion, la transcription est accessible depuis les enregistrements.

Mode Présentateur

Cette fonctionnalité basée sur l’IA renforce la présence du présentateur lors de la réunion en le plaçant devant le contenu partagé. Elle utilise l’IA pour segmenter le présentateur par rapport à l’arrière-plan et l’intégrer dans une scène virtuelle, rendant la présentation plus engageante. Elle convient particulièrement bien à l’organisation de webinaires ou à la présentation de produits à des investisseurs ou à des clients potentiels.

Microsoft Teams Premium

Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités IA dont vous pouvez bénéficier dans les réunions Microsoft Teams. Microsoft Teams Premium va encore plus loin. Il s’appuie sur l’expérience collaborative de Microsoft Teams et intègre des grands modèles de langage alimentés par le GPT d’OpenAI. Cette intégration rend les réunions plus intelligentes, plus personnalisées et plus sécurisées.

Parmi les fonctionnalités à retenir figure le récapitulatif intelligent. Il génère automatiquement des notes de réunion, des tâches recommandées et des points forts personnalisés, afin d’aider les utilisateurs à accéder aux informations les plus importantes pour eux, même s’ils ont manqué la réunion. Le récapitulatif intelligent permet de gagner du temps sur la relecture des enregistrements, grâce à des chapitres générés par l’IA qui divisent la réunion en sections, facilitant ainsi la sélection des contenus les plus pertinents.

Des marqueurs de chronologie personnalisés sont également disponibles : ils indiquent les moments où les utilisateurs rejoignent ou quittent une réunion dans l’enregistrement, leur permettant d’écouter rapidement ce qu’ils ont manqué. Prochainement, ces points forts personnalisés seront enrichis de marqueurs chronologiques par intervenant, indiquant qui a pris la parole et à quel moment. Les utilisateurs pourront ainsi se rendre directement à l’instant souhaité et ne plus manquer les retours de leurs responsables en réunion.

Teams Premium propose également des traductions en direct des sous-titres, prenant en charge 40 langues parlées. Les participants peuvent ainsi lire les sous-titres dans leur propre langue, ce qui abolit les barrières linguistiques et permet aux équipes de collaborer plus efficacement.

Ces fonctionnalités de réunion pilotées par l’IA sont conçues pour aider les utilisateurs à être plus productifs pendant leurs réunions et à se concentrer sur l’essentiel.

Autres fonctionnalités IA disponibles dans Microsoft Teams

Les réunions ne sont cependant qu’un point de départ. Microsoft travaille en permanence sur de nouvelles mises à jour et améliorations de la plateforme.

AI Builder pour Teams

Cette fonctionnalité de la Power Platform vous permet d’extraire des informations de vos données. Par exemple, elle peut analyser le sentiment dans vos e-mails, traiter des reçus, analyser des articles techniques et des vidéos YouTube, et vous fournir des informations via des notifications Teams.

Vous pouvez créer un flow à partir d’un modèle existant dans Power Automate.

Découvrir comment utiliser AI Builder

Cortana

Cortana est un autre bon exemple d’IA intégrée à Microsoft Teams. Il s’agit d’un assistant IA capable d’aider à des tâches telles que la planification de réunions, l’envoi de messages ou les appels. Notez que cette fonctionnalité est pour l’instant uniquement disponible dans les pays anglophones.

Messages suggérés

Vous avez probablement remarqué que lorsqu’un collègue vous envoie un message Teams, vous recevez désormais des suggestions de réponses automatiques. Cette fonctionnalité utilise le machine learning pour proposer des réponses adaptées au contexte de la conversation.

Plutôt pratique, non ?

Traduction de messages en ligne

Les utilisateurs travaillant dans des équipes internationales ont probablement déjà remarqué cette fonctionnalité. Elle utilise l’IA pour traduire les messages dans les chats Teams, facilitant ainsi la communication entre différentes langues. Il suffit de faire un clic droit sur le message à traduire et de sélectionner « Traduire ».

Personnes recommandées lors de la création d’un nouveau message

Désormais, lorsque vous démarrez une nouvelle conversation, Teams vous aide à trouver le bon interlocuteur. Cette fonctionnalité basée sur l’IA analyse vos collaborations passées et vous recommande les collègues avec lesquels vous interagissez le plus.

Viva Insights

Cette fonctionnalité IA dans Microsoft Teams est conçue pour fournir aux employés et aux managers des informations et des recommandations personnalisées afin d’améliorer le bien-être, la productivité et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Elle peut analyser vos plannings de réunions, vos habitudes de messagerie et vos pratiques de collaboration pour vous fournir des informations et des conseils sur des thématiques telles que le temps de concentration, le bien-être et le travail en équipe.

Viva Insights est accessible depuis le Teams App Store.

Ce ne sont pas là toutes les fonctionnalités IA actuellement disponibles dans Teams, mais elles comptent certainement parmi les plus populaires et les plus utiles. Les développeurs Microsoft travaillent en continu sur les mises à jour de la plateforme et intègrent régulièrement de nouvelles fonctionnalités.

Quelles sont les nouveautés à venir ?

Microsoft et OpenAI ont annoncé un partenariat pour développer de nouvelles technologies d’IA et intégrer les modèles d’OpenAI aux produits Microsoft, dont Teams. Les premiers résultats de cette collaboration sont déjà visibles dans Teams Premium.

Cela inclut également Azure OpenAI Service de Microsoft, qui permet aux développeurs de créer des applications IA en accédant directement aux modèles d’OpenAI, adossés aux capacités d’Azure ainsi qu’à son infrastructure et ses outils optimisés pour l’IA.

À quoi peut-on s’attendre ?

Certaines fonctionnalités de réunion améliorées par l’IA sont en cours de développement. Par exemple, les transcriptions de réunions mettront en évidence les points clés, généreront des résumés de réunion propulsés par Chat GPT et identifieront les actions à mener. Cela pourrait faire gagner du temps aux utilisateurs et les aider à rester plus concentrés pendant les réunions, en limitant le besoin de prendre des notes ou d’en revoir autant par la suite.

Une autre fonctionnalité prometteuse, actuellement en préversion publique, est Speaker Coach. Elle vous fournira un retour privé et personnalisé sur des éléments tels que le rythme, le ton et le langage, aussi bien en temps réel qu’en synthèse post-réunion. Cela pourrait s’avérer particulièrement précieux pour les équipes à distance qui s’appuient sur des présentations virtuelles pour communiquer leurs idées.

Il est raisonnable d’anticiper que Microsoft Teams introduira prochainement un chatbot IA pour répondre aux questions des utilisateurs en temps réel. Les utilisateurs pourront ainsi poser des questions à Teams et obtenir des réponses instantanées, sans avoir à naviguer vers d’autres applications ou pages web. L’IA conversationnelle permettra également aux chatbots de fournir des réponses plus personnalisées, en tenant compte des interactions et des préférences passées des utilisateurs.

La planification automatique des réunions, les rappels et l’assignation de tâches font également partie des évolutions prévisibles, libérant du temps pour que les employés puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Et ce n’est qu’un début. Une chose est certaine : les fonctionnalités basées sur l’IA amélioreront considérablement l’expérience Teams, facilitant la collaboration et la communication de manière plus inclusive et plus efficace.

Défis et risques de l’IA dans Teams

Des défis et risques potentiels sont néanmoins associés à l’utilisation de l’IA dans les plateformes de collaboration, et il convient d’en être conscient. Passons-en quelques-uns en revue.

Risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données

Les algorithmes d’IA utilisés dans Microsoft Teams s’appuient sur des données pour formuler des prédictions et prendre des décisions. Ces données peuvent inclure des informations sensibles telles que des conversations, des fichiers et des données personnelles. Si elles venaient à être compromises, les conséquences pourraient être graves pour les individus comme pour l’organisation. Microsoft Teams dispose de fonctionnalités de sécurité robustes, mais il est essentiel que les organisations restent vigilantes quant à leurs propres mesures de sécurité et maintiennent le logiciel à jour.

Données insuffisantes

Les algorithmes d’IA nécessitent un volume important de données pour formuler des prédictions et prendre des décisions précises. Si les données fournies sont incomplètes ou inexactes, les résultats peuvent être erronés ou trompeurs. Il est donc important que les organisations s’assurent d’avoir accès à des données de qualité et de revoir et mettre à jour régulièrement leurs sources de données.

Biais dans l’IA

Les algorithmes d’IA peuvent être biaisés en faveur de certains groupes ou comportements, ce qui peut conduire à des décisions injustes ou à des prédictions inexactes. Par exemple, un algorithme d’IA suggérant certains membres de l’équipe pour un projet pourrait favoriser de manière disproportionnée les membres masculins ou ceux issus de certains milieux. Microsoft a pris des mesures pour remédier à ces biais, mais il est important que les organisations restent également attentives aux biais potentiels et agissent en conséquence.

Acceptation et adoption par les utilisateurs

Les fonctionnalités IA dans Microsoft Teams peuvent être nouvelles pour certains utilisateurs et nécessiter une période d’apprentissage. Cela peut entraîner une adoption plus lente et des résistances de la part des membres de l’équipe. Pour minimiser ces difficultés, les organisations peuvent proposer des formations et un accompagnement à leurs équipes, garantissant ainsi que les utilisateurs comprennent les bénéfices de l’IA et savent l’utiliser efficacement.

En adoptant les fonctionnalités et outils basés sur l’IA, les entreprises peuvent améliorer leurs processus et renforcer la dynamique d’équipe. Il est cependant important d’être conscient des risques et défis potentiels, et de prendre les mesures nécessaires pour y répondre.

Intégration avec les systèmes existants

Les fonctionnalités IA dans Microsoft Teams doivent être intégrées aux systèmes et processus existants pour être pleinement efficaces. Cela peut constituer un processus complexe qui exige du temps et des ressources pour assurer une intégration fluide. Pour relever ce défi, les organisations doivent planifier en conséquence et travailler en étroite collaboration avec leurs équipes informatiques afin de s’assurer que les fonctionnalités IA sont pleinement intégrées et optimisées selon leurs besoins spécifiques.

Bien que ces défis et risques puissent sembler importants, les organisations disposent de leviers pour les atténuer et tirer le meilleur parti de l’IA dans Microsoft Teams. Par exemple, elles devraient réaliser des audits et évaluations de sécurité réguliers afin de s’assurer que les données sont traitées de manière sécurisée et que les vulnérabilités sont identifiées et corrigées. Il est également essentiel de proposer une formation et un accompagnement complets aux membres de l’équipe pour leur permettre d’utiliser efficacement les fonctionnalités IA de Microsoft Teams.

L’IA s’impose de plus en plus dans le monde du travail et devrait jouer un rôle croissant dans la façon dont le travail sera accompli à l’avenir. Toujours à la pointe, Microsoft intègre activement des capacités d’IA à ses produits pour offrir la meilleure expérience possible à ses utilisateurs. Cela s’accompagne néanmoins de défis et de risques qu’il convient d’identifier et de gérer, tout en tirant pleinement parti des opportunités offertes.