Leveraging Collaboration: Financial Industry Edition

Les solutions de collaboration sont devenues un besoin fondamental pour les organisations du secteur financier. Chaque entité financière a besoin d’un pôle de connaissances unifié et d’un système centralisé de traitement et de communication pour l’ensemble de ses activités.

La technologie actuelle offre des solutions adaptées pour numériser de nombreux processus dans n’importe quelle entreprise. Les solutions de collaboration, quant à elles, franchissent une étape supplémentaire dans cette transformation numérique. Elles proposent des services orientés métier qui permettent d’économiser des ressources et d’atteindre l’excellence opérationnelle.

Nous avons précédemment abordé l’impact des solutions de collaboration sur le secteur juridique. Cet article examine ce que représente la collaboration dans le secteur financier et la manière dont les solutions technologiques peuvent contribuer à l’améliorer.

Des comptables aux grandes entreprises financières

La nature du secteur financier impose un niveau élevé de collaboration entre toutes les parties prenantes. De plus, les processus financiers au sein de toute entreprise impliquent systématiquement plusieurs départements internes et prestataires externes issus de professions variées. La collaboration n’est donc pas un avantage — c’est une nécessité.

Un comptable unique, responsable de la tenue des livres dans une petite entreprise, doit collaborer avec différents employés, mais aussi avec des banques, des compagnies d’assurance, des auditeurs et d’autres acteurs. Par exemple, le traitement de la paie mensuelle nécessite des échanges avec le directeur général et le responsable RH concernant les heures supplémentaires, les primes, les retenues, les remboursements de prêts et les impôts à payer, ainsi que des démarches auprès de la banque pour les ordres de paiement et les demandes de licenciement pouvant affecter les crédits bancaires et les prêts immobiliers. Si c’est déjà le cas pour un seul comptable, imaginez la dépendance à la collaboration d’une grande entreprise financière, avec ses processus quotidiens illimités de paiements, d’échéances, de financements, de litiges et d’autres demandes financières. Le niveau d’interaction dépasse de loin celui de tout autre secteur, et seule une solution de collaboration efficace peut tout centraliser en un seul endroit.

Comment faire face à un flux de travail aussi dynamique ? Comment structurer son quotidien et collaborer avec toutes ces parties prenantes différentes ? En fin de compte, les professionnels de la finance travaillent avec des personnes et des documents. Avoir les deux au même endroit permet aux comptables de gagner beaucoup de temps et d’énergie.

Avec qui les équipes financières collaborent-elles ?

Un spécialiste financier doit communiquer avec d’autres professionnels de son département, avec d’autres départements de la même entreprise, et avec des entreprises extérieures. Ces interactions sont essentielles à leur travail et favorisent un haut niveau de collaboration entre toutes ces parties.

Analysons cette collaboration et voyons comment la technologie peut être mise à profit pour maximiser l’efficacité.

La collaboration entre collègues

Au sein des départements financiers, on trouve toujours plusieurs spécialistes issus de domaines différents : paie, revenus, fiscalité, contrôle de gestion, développement, audit, etc. Les besoins varient d’une entreprise à l’autre selon sa taille et son activité.

Pour faciliter cette collaboration, vous pouvez réunir tout le monde dans un espace de collaboration partagé unique, comme une équipe dans Microsoft Teams. Il s’agit d’un espace de collaboration virtuel et sécurisé où les représentants du département financier et des autres départements peuvent partager des documents, des informations et travailler ensemble vers un objectif commun.

Un espace de collaboration en action

Voyons à quoi ressemble cet espace de collaboration dans le secteur financier à travers un scénario concret. Supposons qu’un comptable chargé de la paie dans une entreprise de distribution soit chargé d’examiner le système salarial et d’évaluer la possibilité d’augmenter les salaires des commerciaux de 5 % en fin d’année. Il ne peut pas prendre cette décision seul sans analyser de nombreuses informations et consulter d’autres professionnels. Voici ce que les outils de collaboration peuvent rendre possible :

1. Demander au comptable chargé du compte de résultat de partager les informations pertinentes sur la situation financière des cinq dernières années.
2. Consulter le fiscaliste sur les taxes et réglementations salariales susceptibles de permettre une réduction maximale des impôts.
3. Demander au comptable des ventes de partager les tableaux financiers des points de vente sur les cinq dernières années.
4. Demander le partage de tout document financier essentiel dans le canal, de façon privée ou auprès du groupe de comptables.
5. Rédiger une proposition initiale, la partager avec les autres comptables pour recueillir leur point de vue, puis intégrer leurs suggestions et modifications.
6. Organiser des réunions avec les autres comptables pour discuter de la proposition et de ses évolutions.
7. Solliciter l’avis d’un comptable externe à l’entreprise sur certaines questions et ne partager que les données non sensibles pertinentes.
8. Créer un nouveau tableau de paie, le partager avec les autres comptables pour validation par signature numérique, puis le transmettre à la direction.

Les avantages d’un espace de collaboration

L’utilisation d’un espace de collaboration a permis aux comptables de :

• partager en toute sécurité leurs tableaux financiers sensibles,
• gérer les droits d’accès avec un contrôle des modifications,
• réviser les propositions grâce à l’édition en temps réel,
• tenir des réunions en ligne pour discuter des changements potentiels,
• signer et valider numériquement leur approbation, et
• assurer le suivi de l’ensemble du processus de manière professionnelle.

Ce processus leur a permis de gagner du temps et d’économiser des ressources : au lieu d’échanger des emails dans tous les sens et de se faire perdre mutuellement du temps, ils ont organisé l’ensemble de la démarche de façon efficace.

Pour aller plus loin

Il est clair que l’utilisation d’un espace de collaboration a évité bien des complications à toutes les parties impliquées. Mais on peut aller encore plus loin en intégrant des espaces de collaboration préconfigurés. Il suffit de créer son espace une seule fois (un espace modèle) et de le réutiliser pour autant de cas différents que nécessaire. Avec un espace de collaboration préconfiguré, vous pouvez mobiliser immédiatement tous les acteurs clés. Par exemple, si votre organisation dispose d’un département d’audit interne impliqué dans tous les dossiers financiers que votre cabinet (ou département) gère, vous pouvez ajouter un représentant de ce département à votre espace modèle : il sera automatiquement ajouté à tous les autres espaces que vous créerez par la suite.

Les espaces de collaboration préconfigurés permettent également de définir une structure et de l’appliquer à l’ensemble des espaces. Vous pouvez créer des espaces dédiés au sein de votre modèle pour des échanges plus ciblés, par exemple :

• Budgétisation mensuelle,
• Rapports trimestriels,
• Mises à jour fiscales,
• Demandes financières, etc.

Si vous utilisez une solution de modèles comme SalesTim, vous pouvez créer un espace similaire une seule fois et le dupliquer pour tous vos projets et/ou clients.

La collaboration avec les clients

Les personnes sont toujours sensibles à leurs informations financières et ont tendance à se sentir mal à l’aise à l’idée de les partager. De leur côté, les conseillers financiers doivent examiner tous les documents financiers avant de formuler leurs recommandations ou de fournir leurs services. Les espaces de collaboration servent de passerelle entre les clients et les prestataires de services financiers en offrant des canaux privés de communication et de partage.

Pour mieux comprendre les avantages des espaces de collaboration, prenons cet exemple. Un opérateur de téléphonie mobile a demandé un audit formel de ses états financiers annuels avant leur publication au grand public. Une société d’audit financier agréée a été mandatée pour ce travail. Voici ce que les outils de collaboration peuvent rendre possible :

1. La société d’audit peut demander le partage des états financiers avec les auditeurs spécifiquement désignés pour le dossier.
2. Les auditeurs peuvent planifier plusieurs réunions en ligne avec le département financier du client.
3. Les auditeurs peuvent examiner les fichiers, ajouter des annotations et discuter de chaque question de manière privée et rapide avec les professionnels financiers du client.
4. Les auditeurs peuvent obtenir une autorisation signée pour accéder aux informations bancaires, puis demander à la banque d’agir en conséquence et de fournir les justificatifs de fonds pertinents.
5. Les auditeurs peuvent rédiger leur rapport final et le soumettre au client pour validation.

Le client aurait pu se trouver dans une ville différente de celle de la société d’audit, tout comme la banque. Pourtant, l’espace de collaboration a fourni un canal de communication sécurisé entre toutes les parties.

Travailler avec plusieurs clients

Si vous êtes une entreprise financière qui propose des services à de nombreux clients dans votre portefeuille, un espace préconfiguré vous permettra de gagner du temps et de structurer votre travail sur chaque compte.

Supposons que vous gériez la comptabilité externalisée d’un certain nombre d’ONG. Pour tous les clients ou projets similaires, vous créez un seul espace de collaboration modèle qui comprend des sections dédiées à des sujets de discussion distincts :

• Projets
• Finance
• Contrats
• Actualités client
• Réunions internes des équipes client
• Veille concurrentielle

Vous pouvez également déposer des lignes directrices, des exemples de contrats, des modèles de fichiers, des rapports financiers et d’autres documents au niveau du modèle. Ainsi, lorsqu’un nouveau client correspondant à cette catégorie arrive, il vous suffit de dupliquer le modèle et d’y apporter quelques ajustements mineurs si nécessaire.

La collaboration avec les autres départements

Le département financier de toute entreprise est au cœur des échanges : chacun doit obtenir son accord avant d’entreprendre une action significative dans un autre département. Par exemple, le département commercial a besoin d’une autorisation financière pour accorder une remise, le département marketing doit valider ses dépenses envisagées, le département RH doit obtenir l’accord financier pour recruter au-delà du plan annuel, et même la direction générale maintient une communication ouverte et continue avec le département financier pour suivre la santé de l’entreprise.

Ces demandes peuvent transiter par un nombre infini d’emails et d’appels téléphoniques, ou être organisées via une solution de collaboration. Toutes les conversations et tous les fichiers peuvent être enregistrés et conservés pour référence ultérieure. Cette traçabilité est précieuse car elle élimine tout risque de contestation à l’avenir et donne au département financier la capacité de consulter ses archives.

Tirer parti d’une solution de modèles

Chaque département de l’entreprise peut avoir son propre mode de fonctionnement. En tant que département financier, amené à traiter quotidiennement des centaines de documents et de demandes différents, vous souhaiterez peut-être imposer vos propres exigences. Créez un modèle d’espace de collaboration avec Collaboration Templates et invitez les autres départements. Lors de la création du modèle, vous pouvez définir un ensemble de règles automatisées.

Chacune de ces fonctionnalités est conçue pour garantir une uniformité et faire en sorte que vos collègues n’aient d’autre choix que de respecter vos consignes, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre travail plutôt que de « décoder » les demandes. Vos équipes administratives et informatiques apprécieront particulièrement ces fonctionnalités, qui réduisent considérablement leur charge de travail.

Vous souhaitez créer des modèles pour vos processus métier ?

Créez des modèles de collaboration avec une structure, des outils et du contenu prédéfinis dans Microsoft Teams.

En mettant en œuvre des solutions de collaboration, les organisations du secteur financier peuvent tirer pleinement parti de la technologie pour accroître leur productivité et satisfaire leurs clients grâce à une communication rapide, sécurisée et documentée. À terme, ces solutions deviendront incontournables, et aucune entité ne pourra prospérer dans le monde des affaires d’aujourd’hui sans collaborer efficacement avec les autres.