Microsoft Copilot dans Teams : Révolutionner les réunions et les discussions grâce à l'IA
Microsoft Copilot dans Teams est un assistant basé sur l’IA qui simplifie les réunions et les discussions, permettant aux utilisateurs de gagner du temps et d’améliorer leur productivité. Voici ce qu’il propose :
- Fonctionnalités pour les réunions : transcription en direct, prise de notes automatisée, suivi des tâches et comptes rendus détaillés.
- Outils de discussion : résumés de fils de conversation, recherche avancée et suggestions de réponses intelligentes.
- Intégration Microsoft 365 : connexions fluides avec des applications comme Word, Excel et PowerPoint pour la gestion de projets, les résumés de documents et les suivis.
- Tarif : 30 $/utilisateur/mois (engagement annuel).
Avec Copilot, vous pouvez délaisser les tâches manuelles comme la prise de notes pour vous concentrer sur les décisions, tandis que l’IA suggère des actions à entreprendre et des informations clés. Il est conçu pour simplifier les flux de travail et renforcer la collaboration, en particulier dans les environnements de travail hybride.
Copilot simplifie les réunions Teams en proposant des outils tels que la transcription en temps réel, le suivi des tâches et des comptes rendus détaillés.
Transcription et notes en direct
Copilot retranscrit les propos tenus et les messages de discussion en temps réel. Les organisateurs peuvent définir sa disponibilité de trois façons :
| Niveau d’accès | Disponibilité | Cas d’usage idéal |
|---|---|---|
| Accès complet | Pendant et après la réunion | Pour une documentation exhaustive |
| Réunion uniquement | Uniquement pendant la session | Pour une assistance en temps réel |
| Désactivé | Non disponible | Pour les discussions privées ou sensibles |
Les participants arrivant en retard peuvent sélectionner « Ouvrir Copilot » pour se mettre à niveau sans interrompre la réunion. Ces outils facilitent également la gestion efficace des tâches au fil des discussions.
Création et suivi des tâches
Au fur et à mesure de l’avancement des réunions, Copilot identifie les actions à mener et les organise en liste de tâches avant la fin de la session. Il attribue les tâches, suit leur avancement, tient compte des délais de l’entreprise et crée même des tâches de suivi une fois la réunion terminée.
Comptes rendus de réunion
Pour les utilisateurs disposant de Teams Premium et d’une licence Microsoft 365 Copilot, Copilot génère des comptes rendus détaillés. Ces rapports comprennent les points clés, les accords, les désaccords, les contributions des participants, les actions à mener et les décisions prises. Ils intègrent également les messages de discussion des 24 heures précédant la réunion. Vous pouvez utiliser des invites pour mettre en évidence les points non résolus ou rédiger des e-mails de suivi.
À noter que ces fonctionnalités ne sont pas disponibles pour les réunions chiffrées de bout en bout ni dans les environnements GCC, GCC High et DoD.
Fonctionnalités de discussion
Les capacités de discussion de Copilot sont conçues pour rendre la collaboration en équipe dans Teams plus simple et plus efficace. En améliorant la fluidité des échanges et en faisant gagner du temps, ces fonctionnalités aident les équipes à rester concentrées sur l’essentiel.
Résumés de fils de discussion
Copilot facilite la lecture de longues conversations en résumant les décisions clés, les actions à mener et les points forts des échanges. Par défaut, il analyse les discussions des 30 derniers jours, mais les utilisateurs peuvent adapter la période selon leurs besoins. À noter que Copilot n’analyse pas les images, les composants Loop ni les fichiers partagés dans les fils de discussion.
| Type de résumé | Ce que Copilot fournit | Meilleur cas d’usage |
|---|---|---|
| Rattrapage rapide | Points saillants des dernières 24 heures | Mises à jour quotidiennes |
| Aperçu hebdomadaire | Points clés des 7 derniers jours | Suivi de projet |
| Synthèse mensuelle | Résumé complet sur 30 jours | Bilan stratégique |
En plus des résumés, Copilot améliore la façon dont les utilisateurs recherchent des informations et répondent dans les discussions Teams.
Recherche de messages
Trouver des messages spécifiques est plus facile grâce à la recherche avancée de Copilot. Elle prend en charge les requêtes en langage naturel, permettant aux utilisateurs de localiser des messages plus rapidement et de bénéficier de références directes pour la navigation. Teams propose également des outils de recherche intégrés comme le Keyword Query Language (KQL) avec des modificateurs tels que « from: », « in: », « subject: » et « sent: », ainsi que des recherches rapides via Ctrl+F (ou Cmd+F sur macOS).
Options de réponse intelligente
Grâce à l’apprentissage automatique, Copilot suggère des réponses contextuelles pour faire gagner du temps sur les saisies répétitives. Il peut générer des confirmations, inclure des @mentions pertinentes, ajouter des emojis et adapter les réponses aux messages cités. Ces fonctionnalités de réponse intelligente sont activées par défaut, mais peuvent être personnalisées dans les paramètres de Teams. Les administrateurs doivent s’assurer que l’option « Afficher les réponses suggérées dans les discussions » est activée pour un fonctionnement optimal.
Intégration Microsoft 365
Copilot réunit Teams et Microsoft 365, fluidifiant les flux de travail en réduisant la nécessité de passer d’une application à l’autre. Il s’appuie sur les outils de réunion et de discussion de Copilot pour aider les équipes à travailler plus efficacement.
Gestion de projets et de tâches
Copilot simplifie la gestion de projets en identifiant les tâches issues des réunions et des discussions, puis en les organisant pour un suivi aisé. Il peut également créer des plans de projet et les structurer dans Microsoft Loop, afin que tout le monde dispose des mêmes informations.
| Fonctionnalité de gestion des tâches | Capacité | Impact pour l’entreprise |
|---|---|---|
| Extraction des actions | Identifie les tâches issues des réunions et des e-mails | Réduit le suivi manuel |
| Évaluation des risques | Élabore des plans de tâches avec des estimations d’effort | Améliore la précision de la planification |
| Reporting d’avancement | Partage des mises à jour sur les budgets et les calendriers | Simplifie le reporting |
Travail collaboratif sur les documents
Copilot va au-delà de la gestion des tâches pour améliorer la façon dont les équipes traitent les documents. Il crée des résumés concis (jusqu’à 40 000 mots) et élabore des présentations à partir de fichiers chiffrés, tout en respectant les autorisations existantes.
« Aujourd’hui marque la prochaine étape majeure dans l’évolution de notre interaction avec l’informatique, ce qui va fondamentalement changer notre façon de travailler et ouvrir une nouvelle vague de croissance de la productivité. » – Satya Nadella, Président et Directeur général, Microsoft
Connexions avec les applications Microsoft 365
Copilot s’intègre de façon transparente aux applications Microsoft 365, permettant des flux de travail puissants. Par exemple, lors de l’utilisation d’Excel dans Teams, Copilot peut analyser des données et créer des visualisations pour des discussions en temps réel. Avec Context IQ, il récupère les fichiers cloud pertinents pour une référence rapide.
Un exemple concret est celui des équipes comptables qui utilisent Copilot dans Excel pour générer des rapports financiers mensuels. L’IA traite de grands volumes de données et crée des visualisations, réduisant le temps de préparation des rapports de plusieurs jours à quelques heures. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur la planification stratégique plutôt que sur les tâches manuelles.
Les principales fonctionnalités d’intégration comprennent :
- Intégration Word : résume et rédige des documents à partir des conversations Teams.
- Support Excel : suggère des formules et met en lumière des informations clés pendant les réunions.
- Collaboration PowerPoint : transforme le contenu des réunions en présentations soignées avec des notes de présentation.
- Intégration Outlook : résume les discussions et rédige des e-mails de suivi, y compris les actions à mener.
Pour tirer le meilleur parti de ces intégrations, enregistrez les fichiers dans OneDrive ou SharePoint et activez l’enregistrement automatique pour des mises à jour en temps réel.
Conseils pour utiliser Copilot
Rédiger de meilleures invites
Pour tirer le meilleur parti de Copilot, concentrez-vous sur la rédaction d’invites claires et détaillées. Incluez du contexte et des instructions précises pour guider efficacement l’outil. Par exemple, vous pourriez saisir : « Résume la réunion sur la collecte de fonds et propose un ordre du jour de suivi avec un tableau des actions à mener et des responsabilités ».
Voici un aperçu rapide des éléments d’une invite efficace :
| Élément de l’invite | Objectif | Exemple |
|---|---|---|
| Énoncé de l’objectif | Précise le résultat souhaité | « Crée un résumé centré sur les décisions budgétaires » |
| Contexte | Fournit le contexte nécessaire | « À partir de la réunion de planification Q1 d’hier » |
| Format souhaité | Précise la forme de la réponse | « Présente sous forme de tableau avec des catégories » |
| Référence à la source | Indique le document pertinent | « En utilisant le rapport marketing partagé » |
Lorsque vous faites référence à un contenu spécifique, utilisez « / » avant de mentionner des personnes, des fichiers ou des réunions. Cela permet à Copilot de savoir exactement sur quoi se concentrer. Une fois que vous maîtrisez les invites, ajustez les paramètres pour affiner davantage l’outil.
Paramétrage personnel
La personnalisation de vos paramètres peut aider Copilot à mieux correspondre à votre style de communication. Utilisez la fonctionnalité « Ajuster » dans la zone de rédaction pour modifier les résultats. Par exemple :
- Longueur des messages : choisissez Concis pour les mises à jour rapides ou Plus long pour les explications détaillées.
- Réglages de tonalité : des options comme Professionnel, Décontracté, Confiant ou Enthousiaste vous permettent d’adapter le ton à votre audience.
Si vous avez besoin de quelque chose de plus spécifique, l’option « Tonalité personnalisée » vous permet d’affiner davantage les messages. Vous pouvez rendre le contenu plus long, plus dynamique ou plus persuasif tout en conservant un caractère professionnel.
Directives de relecture humaine
Même avec l’assistance de Copilot, la relecture humaine est essentielle pour garantir l’exactitude et la pertinence. Comme le souligne Michael Feathers :
« Lorsque nous utilisons l’IA pour la génération de code, l’assurance qualité devient bien plus importante. »
De plus :
« Les réponses produites par l’IA générative ne sont pas garanties à 100 % factuelles. Même si nous continuons à améliorer les réponses, les utilisateurs doivent exercer leur jugement lorsqu’ils relisent les résultats avant de les envoyer à d’autres personnes. »
Pour maintenir la qualité, mettez en place un processus de relecture dans lequel vous vérifiez les faits, le ton et l’alignement avec les objectifs. Portez une attention particulière aux données chiffrées, aux dates et aux affirmations. Contrôlez et affinez régulièrement le contenu pour vous assurer qu’il répond à vos standards. En combinant la rapidité de Copilot avec la supervision humaine, vous pouvez atteindre une collaboration hautement efficace.
Sécurité et confidentialité
Méthodes de sécurisation des données
Microsoft garantit une sécurité robuste des données via les services Azure OpenAI, en employant des protocoles de chiffrement conformes aux engagements contractuels. Un système d’accès basé sur les autorisations garantit que seuls les utilisateurs disposant des droits de consultation appropriés peuvent accéder aux données, bloquant ainsi efficacement tout accès non autorisé. En outre, Copilot intègre des protections telles que le filtrage de contenu, la prévention de l’injection d’invites et la protection des données sensibles.
Conformité aux exigences légales
Microsoft 365 Copilot respecte des normes légales et réglementaires strictes. Depuis le 1er mars 2024, il est conforme aux lois mondiales sur la confidentialité et aux exigences de résidence des données, notamment le RGPD, la HIPAA, ISO/IEC 27001, SOC 1 et SOC 2 Type II.
« Microsoft 365 Copilot est conforme à nos engagements existants en matière de confidentialité, de sécurité et de conformité envers les clients commerciaux de Microsoft 365, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la frontière de données de l’Union européenne (UE). » – Microsoft Learn
Options de contrôle du contenu
Pour aider les organisations à gérer le contenu généré par Copilot, Microsoft propose des outils de gouvernance avancés. À partir du début 2025, SharePoint Advanced Management introduira des fonctionnalités de gouvernance du contenu, notamment :
- Gestion des accès et du partage : des politiques comme la Restricted Content Discovery (RCD) et le Restricted Access Control (RAC) garantissent que les informations sensibles ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés.
- Surveillance et gestion des données : Microsoft Purview fournit des outils tels que la prévention des pertes de données, la détection des usages risqués de l’IA, les évaluations de surpartage et la journalisation des requêtes de recherche web à des fins d’audit.
- Personnalisation du contrôle utilisateur : des fonctionnalités comme la suppression de l’historique d’activité via le portail Mon compte, la vérification des citations pour les requêtes de recherche web et les paramètres de rétention personnalisés pour les interactions de discussion permettent aux utilisateurs d’adapter leur expérience Copilot.
Il est important de noter que les invites, les réponses et les données consultées via Microsoft Graph ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles de langage sous-jacents.
Conclusion
Microsoft Copilot dans Teams aide les utilisateurs à gagner du temps – en moyenne 11 minutes par réunion après seulement 11 semaines d’utilisation. En s’intégrant directement aux applications Microsoft 365, il simplifie les flux de travail grâce à des fonctionnalités telles que la création automatisée de tâches, l’assistance en temps réel et les comptes rendus de réunion intelligents.
« Copilot peut résumer les principaux points de discussion – y compris qui a dit quoi et où les participants sont en accord ou en désaccord –, suggérer des actions à mener et répondre à toutes vos questions, le tout en temps réel pendant ou après une réunion. » – Support Microsoft
Pour déployer Copilot avec succès, les organisations doivent se concentrer sur ces étapes clés :
- Vérifier les prérequis : assurez-vous que votre licence Microsoft Teams prend en charge les fonctionnalités nécessaires, comme la transcription des réunions.
- Mettre en place la gouvernance : constituez un comité IA comprenant des membres de l’IT, de la gestion du changement et de la gestion des risques.
- Planifier le déploiement : commencez par les équipes les plus actives ou des cas d’usage spécifiques pour maximiser les bénéfices dès le départ.
En complément de ces étapes, les fonctionnalités de sécurité et de conformité intégrées de Copilot en font un choix fiable pour la collaboration moderne. Le déploiement de Ntiva en novembre 2024 illustre comment les organisations de toutes tailles peuvent désormais tirer parti de Copilot dans différents plans Microsoft 365.