Microsoft Teams Approval Tracking : guide complet pour les administrateurs

Le suivi des approbations dans Microsoft Teams repose sur l’application intégrée Approbations, qui rassemble dans un seul hub toutes les demandes que vous avez envoyées ou reçues, avec leur statut, leur responsable et leur historique. Derrière ce hub se trouvent deux systèmes de stockage distincts : Microsoft Dataverse conserve l’enregistrement de la demande, et Microsoft Forms conserve les réponses.

Solution rapide : ouvrez Teams, sélectionnez Afficher plus d’applications (…), recherchez « approbations », puis ouvrez l’application Approbations — épinglez-la ensuite pour y accéder en un clic. À l’intérieur, l’onglet Envoyées affiche les demandes que vous avez lancées et leur statut, et l’onglet Reçues affiche ce qui est en attente de votre part.

Qu’est-ce que le suivi des approbations dans Teams, et où sont stockées les données ?

L’application Approbations est disponible comme application personnelle pour chaque utilisateur de Microsoft Teams ; elle a été conçue pour rendre les demandes traçables plutôt que noyées dans des fils de discussion. Microsoft la présente comme une surface de conformité, et pas seulement comme une fonctionnalité de confort :

« L’application Approbations offre un moyen simple d’apporter audit, conformité, responsabilisation et flux de travail aux approbations structurées et non structurées dans Teams. » — Microsoft Learn, Manage the Approvals app in Microsoft Teams

La première approbation créée depuis l’application déclenche la mise à disposition de la solution Approvals dans l’environnement Microsoft Dataverse par défaut de votre tenant Microsoft 365. Les approbations créées à partir d’un modèle stockent des données comme leur titre, leurs détails et l’ID du modèle dans Dataverse, tandis que les réponses envoyées à la demande sont stockées dans Microsoft Forms. Cette répartition est importante lorsque vous définissez le périmètre de la rétention ou que vous dépannez un modèle défaillant.

Quels types d’approbation Teams prend-il en charge ?

L’action Power Automate sous-jacente — Start and wait for an approval — documente les types ci-dessous. Notez le dernier : l’approbation séquentielle est le type dont la plupart des chaînes de validation structurées ont réellement besoin, et il est régulièrement absent des guides plus anciens.

Type d’approbation	Fonctionnement	Quand l’utiliser
Approve/Reject - Everyone must approve	Tous les approbateurs disposent des options Approve (Approuver) ou Reject (Rejeter). Une réponse est nécessaire de la part de chaque approbateur ; les actions suivantes s’exécutent une fois que tous les approbateurs ont répondu, ou dès qu’un seul rejet survient	Validations nécessitant un consensus total
Approve/Reject - First to respond	L’approbation ou le rejet par n’importe quel approbateur clôture la demande	Décisions urgentes
Custom Responses - Wait for all responses	Vous définissez les options parmi lesquelles les approbateurs choisissent ; tous les approbateurs doivent répondre pour clôturer le processus	Retours structurés allant au-delà d’un simple approuver/rejeter
Custom Responses - Wait for one response	Vous définissez les options ; une réponse de n’importe quel approbateur clôture le processus	Sondage rapide en groupe
Sequential approval	Les approbations sont demandées une par une, dans un ordre précis. Chaque approbateur doit répondre avant que la demande ne passe à l’approbateur suivant de la séquence	Chaînes à plusieurs niveaux — responsable, puis finance, puis juridique

Les approbations lancées directement depuis l’application fonctionnent un peu différemment de celles que vous construisez dans un flux : elles « fonctionnent directement sur l’infrastructure Power Automate et ne nécessitent pas de flux comportant une action d’approbation » (Microsoft Learn). Vous n’avez besoin d’un flux que si vous souhaitez ajouter des actions personnalisées avant ou après l’approbation.

De quelle licence avez-vous réellement besoin ?

C’est là que la plupart des organisations surdimensionnent leurs licences. Le connecteur Approvals est un connecteur standard ; comme le formule Microsoft, « toute licence donnant accès à Power Automate et à l’utilisation des connecteurs standard suffit pour créer des flux d’approbation » (Microsoft Learn). Les licences Power Automate, Office 365 et Dynamics 365 disposant de capacités Power Automate intégrées sont toutes éligibles.

La licence Premium n’entre en jeu que lorsqu’un flux appelle un connecteur premium, et cela dépend alors du type de flux (FAQ sur les licences Power Automate) :

• Si un flux automatisé ou planifié utilise un connecteur premium, seul le propriétaire a besoin d’une licence Premium.
• Si un flux instantané utilise des connecteurs premium, chaque utilisateur qui l’exécute a besoin d’une licence Power Automate Premium — ou vous licenciez le flux une seule fois avec une licence Process plutôt que de licencier chaque utilisateur.
• Si le flux n’utilise aucun connecteur premium, aucune licence Premium n’est nécessaire ; une licence Microsoft 365 suffit.

Deux points à communiquer à votre service d’assistance : les utilisateurs qui répondent à des demandes d’approbation n’ont pas besoin de licence Premium, et une licence Microsoft Forms est requise pour les utilisateurs qui créent de nouveaux modèles d’approbation.

Comment trouver, épingler et activer ou désactiver l’application

Pour ouvrir Approbations, sélectionnez Afficher plus d’applications (…) dans Teams, recherchez « approbations », puis sélectionnez l’application Approbations. Si un utilisateur ne la voit pas, la cause est généralement administrative : il est probable que votre administrateur Teams ait désactivé l’application dans votre tenant.

Les administrateurs contrôlent les deux directions depuis le centre d’administration Teams :

• Désactiver ou réactiver l’application à l’échelle de l’organisation : accédez à Applications Teams > Gérer les applications, recherchez l’application Approbations, sélectionnez-la et utilisez le bouton bascule. L’application est disponible par défaut.
• L’épingler pour les utilisateurs : utilisez les stratégies d’installation d’applications — en modifiant la stratégie globale (par défaut pour toute l’organisation) ou en créant et en attribuant une stratégie personnalisée. Les utilisateurs disposant d’une licence F ont déjà l’application Approbations épinglée grâce à l’expérience applicative dédiée au personnel de première ligne, activée par défaut.

Comment suivre et auditer les approbations

Le suivi au quotidien se fait dans le hub : l’onglet Envoyées répertorie ce que vous avez demandé aux autres d’approuver, l’onglet Reçues affiche ce qui est en attente de votre part, et l’ouverture d’une demande montre ses commentaires, ses actions et leurs horodatages.

Pour tout ce qui doit tenir la route lors d’un audit, utilisez plutôt le portail Microsoft Purview. Connectez-vous, sélectionnez Audit dans le volet de gauche, puis, sous Activités, choisissez les entrées répertoriées sous Microsoft Teams approvals activities (activités liées aux approbations Microsoft Teams). La liste des événements documentés est granulaire :

• Création d’une nouvelle demande d’approbation
• Consultation des détails d’une demande d’approbation
• Approbation d’une demande d’approbation
• Rejet d’une demande d’approbation
• Annulation d’une demande d’approbation
• Partage d’une demande d’approbation
• Ajout d’un fichier à une demande d’approbation
• Réattribution d’une demande d’approbation
• Ajout d’une signature électronique à une demande d’approbation
• Consultation des détails d’une demande de signature électronique
• Examen d’une demande de signature électronique
• Annulation d’une demande de signature électronique
• Création d’un nouveau modèle
• Modification d’un modèle existant
• Activation ou désactivation d’un modèle
• Consultation d’un modèle

Pour une couverture plus approfondie, activez et configurez l’audit dans l’environnement par défaut pour les trois entités d’approbation principales — Approval, Approval Request et Approval Response. Les opérations de création, de mise à jour et de suppression sur les enregistrements Approval sont des événements auditables. Si vous construisez une pratique de surveillance plus large, cela se combine avec le journal d’audit Microsoft Teams.

Une nuance qui surprend souvent lors des revues d’accès : un utilisateur devient observateur d’une demande simplement parce qu’il se trouve dans la conversation ou le canal où elle a été créée, et il ne pourra pas agir sur la demande s’il n’a pas reçu ce rôle au moment de la création de l’approbation. La visibilité n’équivaut pas à l’autorité.

Construire des chaînes d’approbation à plusieurs niveaux et séquentielles

Utilisez l’approbation séquentielle lorsqu’une demande doit passer par plusieurs personnes dans un ordre défini plutôt que d’être soumise à tout le monde en même temps. Chaque approbateur doit répondre avant que la demande ne passe au suivant, et les actions qui suivent l’approbation ne s’exécutent qu’une fois que tous les membres de la séquence ont répondu. Combinez-la avec le routage d’approbation basé sur les rôles lorsque le bon approbateur dépend du type de demande plutôt que d’une liste fixe de noms.

La même logique s’applique à la création des espaces de collaboration : la validation doit intervenir avant qu’une nouvelle équipe existe, pas après que quelqu’un en signale l’existence. C’est exactement ce que nBold intègre dans la création d’équipe avec un processus d’approbation — l’espace de collaboration n’est créé qu’une fois que la chaîne d’approbation configurée est validée.

Approbateurs invités et externes : ce qui fonctionne et ce qui casse

Vous pouvez attribuer des approbations à des utilisateurs « y compris des utilisateurs invités et des groupes Microsoft 365 » dans votre environnement Dataverse actuel ou votre tenant Microsoft Entra. Lorsque vous attribuez une approbation à des utilisateurs qui ne font pas partie de votre environnement, ils reçoivent automatiquement le rôle de sécurité Dataverse Approvals User, dont ils ont besoin pour que leurs réponses soient traitées et conservées dans leur historique d’approbations.

Trois conditions au niveau du tenant bloquent totalement cette possibilité :

• AllowAdHocSubscriptions est désactivé dans Microsoft Entra (demandez à votre administrateur de l’activer).
• Un groupe de sécurité est utilisé pour contrôler quels utilisateurs ont accès à l’environnement Dataverse.
• Le tenant utilise une offre Power Automate US Government.

Et un mode d’échec plus discret : les utilisateurs invités qui n’ont pas accepté l’invitation B2B au tenant « sont retirés de la liste des destinataires de l’approbation et ne participent pas à l’approbation » — sans signal évident pour le demandeur. Les approbateurs correctement configurés peuvent répondre depuis un e-mail Outlook, une carte adaptative Microsoft Teams, ou le centre d’actions Power Automate.

Le reporting au-delà du hub

Le hub est conçu pour le suivi individuel, pas pour un reporting à l’échelle d’un programme ; la plupart des équipes exportent donc les données d’approbation et les visualisent dans un outil de BI pour suivre les tendances.

La voie programmatique documentée est l’API de l’application Approvals dans Microsoft Graph, qui permet d’intégrer des processus d’approbation aussi bien dans une application Teams que dans des applications non-Microsoft, et permet de créer, mettre à jour et lister des approbations. Elle prend en charge les abonnements Microsoft Graph, ce qui permet d’envoyer des notifications pour les réponses aux approbations, et Microsoft cite explicitement le suivi et le reporting de l’activité d’approbation comme cas d’usage. Les ressources exposées sont approvalItem, approvalSolution, approvalItemRequest, approvalItemResponse, approvalItemViewPoint et approvalOperation.

Une réserve qui détermine si vous pouvez l’utiliser ou non : l’API de l’application Approvals est documentée sur le point de terminaison beta. Considérez-la comme un outil en préversion plutôt que comme une dépendance de production.

Les contrôles de gouvernance à connaître

• Accès conditionnel. Approvals prend en charge l’évaluation continue de l’accès (CAE), ce qui permet de définir une stratégie d’accès conditionnel qui empêche un utilisateur, une application ou un service d’atteindre des ressources spécifiques ; une fois la stratégie définie, Microsoft Entra ID rejette les demandes de jeton de cette entité pour la ressource concernée.
• Stratégies de données. Les stratégies de données de Power Platform agissent comme des garde-fous sur l’accès aux connecteurs. Bloquez un connecteur et les créateurs ne peuvent plus enregistrer le flux ou l’application qui l’utilise ; les flux qui enfreignent une stratégie passent en état suspendu ou en quarantaine, et les connexions à un connecteur totalement bloqué sont désactivées. L’application de la règle intervient généralement en moins d’une heure, et au maximum sous 24 heures.
• Propriété et durée de vie des modèles. Tout propriétaire d’équipe peut créer un modèle d’approbation pour les équipes dont il est propriétaire. Les modèles à l’échelle de l’organisation partagent la durée de vie du tenant, et les modèles à l’échelle d’une équipe partagent la durée de vie de cette équipe : supprimer définitivement une équipe supprime donc ses modèles. La première fois qu’un administrateur crée un modèle à l’échelle de l’organisation, Teams crée un groupe Microsoft Entra contenant les administrateurs du tenant en tant que propriétaires, afin qu’ils puissent cogérer les modèles organisationnels — les administrateurs qui arrivent plus tard doivent être ajoutés manuellement à ce groupe.
• La fenêtre d’un mois pour le groupe. Si un administrateur supprime ce groupe Entra, vous disposez d’un mois pour le restaurer depuis le centre d’administration Microsoft Entra afin de récupérer toutes les données associées. Passé ce délai, ou si le groupe est supprimé de la corbeille, les données associées sont perdues. Il s’agit d’une fenêtre de restauration de groupe, pas d’une sauvegarde de vos enregistrements d’approbation.
• Fournisseurs de signature électronique. Adobe Sign et DocuSign sont activés par défaut et se basculent individuellement sous Applications Teams > Gérer les applications > Approvals > Paramètres ; chacun nécessite sa propre licence auprès du fournisseur. Désactiver un fournisseur empêche également les utilisateurs de consulter les demandes de signature électronique déjà créées avec lui, et ces accords résident dans l’environnement cloud propre au fournisseur.

Limites et lacunes documentées

Anticipez ces points avant le déploiement, pas après :

• Plafond d’échelle. « Chaque équipe peut contenir au maximum 400 modèles d’approbation, et chaque modèle peut collecter un maximum de 50 000 demandes, en fonction de la capacité actuelle de Microsoft Forms » (Microsoft Learn).
• Pas de sauvegarde par défaut. Les approbations sont stockées dans l’environnement Dataverse par défaut, « qui ne prend pas en charge les sauvegardes pour le moment » (Microsoft Learn). Les administrateurs peuvent en revanche définir des stratégies de rétention personnalisées sur les tables Dataverse. Les données stockées dans Forms ne sont supprimées que lorsque les propriétaires d’équipe les suppriment depuis l’onglet Formulaires supprimés de l’application web Microsoft Forms.
• Tout est créé dans l’environnement par défaut. Microsoft répertorie ceci comme un problème connu : « Actuellement, toutes les approbations sont créées dans l’environnement par défaut de votre organisation » (Microsoft Learn).
• Supprimer le formulaire casse le modèle. Supprimez le modèle de formulaire sur le site Microsoft Forms et le modèle d’approbation cesse de fonctionner — les utilisateurs obtiennent une erreur CDB TableNotFound lorsqu’ils essaient de l’ouvrir.
• Pas encore disponible en GCCH ni au DoD. La fonctionnalité n’a pas encore été déployée pour les utilisateurs de Government Community Cloud High (GCCH) et du Department of Defense (DOD).

Ce qui est vraiment nouveau : les approbations IA dans Copilot Studio

Microsoft a introduit les approbations IA en préversion — et il vaut la peine d’être précis sur ce dont il s’agit, car c’est une surface distincte de l’application Approbations de Teams, et non une évolution de celle-ci. Comme Microsoft les décrit, « les approbations IA sont des étapes de décision intelligentes intégrées aux processus d’approbation multi-étapes dans Copilot Studio. Ces étapes permettent à l’IA d’évaluer les demandes à l’aide de vos règles et critères métier, en prenant automatiquement des décisions d’approbation ou de rejet cohérentes. »

Le périmètre est étroit : elles sont disponibles exclusivement dans les agent flows au sein de Microsoft Copilot Studio, et ces agent flows sont actuellement gérés dans l’expérience classique de Copilot Studio. Rien ici ne change le comportement du hub Approbations de Teams : pilotez donc cette capacité indépendamment.

FAQ

Où Microsoft Teams stocke-t-il les données d’approbation ?

Les approbations créées à partir d’un modèle stockent le titre, les détails et l’ID du modèle dans l’environnement Microsoft Dataverse par défaut, et les réponses envoyées à la demande sont stockées dans Microsoft Forms. L’environnement Dataverse par défaut ne prend pas en charge les sauvegardes pour le moment, et toutes les approbations sont actuellement créées dans cet environnement par défaut, quel que soit l’environnement que vous préféreriez utiliser.

De quelle licence ai-je besoin pour créer et suivre des approbations dans Teams ?

Vous avez besoin d’une licence Power Automate, Microsoft 365 ou Dynamics 365, ainsi que d’une licence Microsoft Forms si vous créez de nouveaux modèles d’approbation. Comme le connecteur Approvals est un connecteur standard, toute licence donnant accès aux connecteurs standard de Power Automate suffit, et les utilisateurs qui se contentent de répondre à des demandes d’approbation n’ont jamais besoin de licence Premium.

Quels types d’approbation Microsoft Teams prend-il en charge ?

L’action Start and wait for an approval documente les types Approve/Reject où tout le monde doit approuver, Approve/Reject où le premier à répondre clôture la demande, Custom Responses qui attend toutes les réponses, Custom Responses qui attend une seule réponse, et Sequential approval, qui demande les approbations une par une dans un ordre précis.

Comment auditer l’activité d’approbation dans Microsoft Teams ?

L’application Approbations consigne des événements d’audit dans le portail Microsoft Purview, sous Audit puis Microsoft Teams approvals activities. Les actions consignées incluent la création, la consultation, l’approbation, le rejet, l’annulation, le partage et la réattribution de demandes, l’ajout de fichiers, les actions de signature électronique, ainsi que la création, la modification et l’activation ou la désactivation de modèles. Pour plus de détails, activez l’audit dans l’environnement par défaut pour les entités Approval, Approval Request et Approval Response.

Les utilisateurs invités peuvent-ils répondre aux demandes d’approbation dans Teams ?

Oui. Vous pouvez attribuer des approbations à des utilisateurs, y compris des utilisateurs invités et des groupes Microsoft 365, et les utilisateurs extérieurs à votre environnement reçoivent automatiquement le rôle de sécurité Dataverse Approvals User afin que leurs réponses soient traitées et conservées. Un invité qui n’a pas accepté l’invitation B2B au tenant est retiré de la liste des destinataires, et cela est également bloqué lorsque AllowAdHocSubscriptions est désactivé dans Microsoft Entra, lorsqu’un groupe de sécurité contrôle l’accès à l’environnement Dataverse, ou sur les offres Power Automate US Government.

Quelles sont les limites des modèles d’approbation Teams ?

Chaque équipe peut contenir au maximum 400 modèles d’approbation, et chaque modèle peut collecter un maximum de 50 000 demandes, en fonction de la capacité actuelle de Microsoft Forms. L’environnement Dataverse par défaut où sont stockées les approbations ne prend pas en charge les sauvegardes pour le moment, et la fonctionnalité n’a pas encore été déployée pour les utilisateurs de Government Community Cloud High ou du Department of Defense.