Qu'est-ce que la surcharge numérique et comment la prévenir ?

La récente pandémie a fait de la surcharge numérique et du burnout un problème majeur en entreprise, une situation qui n’a fait que s’aggraver depuis.

Une étude révèle que 87 % des employés passent en moyenne 7 heures par jour devant leurs écrans. De nombreux travailleurs souffrent de dépression ou de fatigue liées à la surcharge numérique.

Si les entreprises ne prennent pas ce problème en charge, elles risquent de voir leur productivité et leurs performances diminuer, ainsi que leur taux de rotation du personnel augmenter.

Que peut-on faire pour y remédier ? Dans cet article, nous vous présentons les différentes solutions à votre disposition. Commençons par comprendre ce qu’est la surcharge numérique.

Qu’est-ce que la surcharge numérique ?

La surcharge numérique survient lorsque les employés sont confrontés à un flux d’informations massif provenant d’appareils numériques tels que des tablettes, des ordinateurs portables, des ordinateurs de bureau et des smartphones, dépassant leur capacité à traiter ces données. Souvent, cette surcharge se manifeste par un volume écrasant d’e-mails, de messages ou d’autres communications que les employés reçoivent tout au long de leur journée de travail.

La dépression, l’anxiété, le burnout et d’autres problèmes de santé mentale sont des conséquences fréquentes de la surcharge numérique. Les psychologues signalent par ailleurs qu’elle peut engendrer des troubles similaires au TDAH (trouble déficitaire de l’attention avec hyperactivité).

Parmi les signes et symptômes du burnout liés à la surcharge numérique, on peut noter :

• Baisse de vitalité, de rendement et de motivation
• Agitation ou difficultés à s’endormir
• Anxiété sociale
• Stress et préoccupations professionnelles persistants
• Dépression due à un sentiment de déconnexion vis-à-vis des proches et des collègues
• Épuisement extrême
• Distanciation émotionnelle et cognitive par rapport au travail, accompagnée d’un regard pessimiste sur les tâches quotidiennes
• Perte d’efficacité et baisse des performances

Conséquences de la surcharge numérique sur la santé des employés et la performance de l’entreprise

Le désengagement et la perte de motivation associés au burnout peuvent sérieusement nuire à l’estime de soi, en affectant la volonté de prendre les risques nécessaires à l’évolution professionnelle — qu’il s’agisse de mettre à jour ses compétences ou de développer son réseau professionnel.

Il en résulte une diminution de la capacité à se concentrer et à faire preuve de créativité, ce qui réduit progressivement la productivité.

La qualité du travail et l’attitude vis-à-vis de son poste pâtissent du burnout numérique. Pourtant, certains professionnels continuent à allonger leurs heures de travail par ambition. Si l’intensité ne suffit pas, la seule alternative devient d’augmenter la durée. Or, travailler davantage ne fait qu’aggraver l’épuisement.

La surcharge d’informations rend difficile la génération de nouvelles idées. Une étude montre qu’une journée de travail morcelée par de nombreuses interruptions réduit notre capacité créative. Si les employés sont touchés par ce problème, l’organisation peut en subir les conséquences : moindre rentabilité, vagues de démissions, baisse du moral, etc.

Comment les entreprises peuvent-elles lutter contre la surcharge numérique ?

Les entreprises doivent détecter si leurs employés traversent un burnout numérique et agir rapidement pour l’éliminer.

Pour réduire la surcharge numérique, il peut être utile de proposer à vos employés des espaces de collaboration numériques regroupant tous les outils dont ils ont besoin en un seul endroit. Cela leur fait gagner du temps, car ils n’ont plus à jongler entre plusieurs plateformes ou applications. Cela contribue également à diminuer l’effort mental nécessaire pour gérer leurs flux de travail numériques.

Par exemple, vous pouvez permettre à vos équipes de stocker de la documentation, de discuter, de publier des messages, de tenir des réunions et de collaborer en temps réel grâce à une plateforme de collaboration comme Microsoft Teams. Cela supprime la nécessité d’envoyer des e-mails internes et de recourir à d’autres outils.

Vous pouvez utiliser les Modèles de collaboration personnalisés de nBold pour Microsoft Teams afin de concevoir des espaces de collaboration pour vos équipes, où vous pouvez facilement intégrer diverses applications, outils et données dans un système unifié. Sur la base de ces modèles, vous pouvez créer des espaces prêts à l’emploi dans Microsoft Teams et permettre à votre équipe de trouver tout ce dont elle a besoin pour collaborer efficacement.

Cela peut servir de tableau de bord pour votre écosystème d’applications, d’outils et de données existants, et rendre tout plus accessible à votre équipe.

2. Recueillir les retours des employés

Les retours des employés sont essentiels pour instaurer une culture saine et éliminer la surcharge numérique. Gardez-vous cela à l’esprit lorsque vous mettez en place une nouvelle méthode de communication ? Au moment de son adoption, elle semblait être une excellente idée, mais avec le recul, elle a peut-être simplement ajouté du stress à des journées déjà bien chargées.

Interrogez vos collaborateurs sur les outils numériques (applications, réseaux sociaux, sites web, etc.) qu’ils jugent distrayants au travail. Idéalement, mesurez le temps perdu à cause de ces technologies et l’impact financier qui en découle.

Une fois ces informations compilées, vous pouvez décider quels programmes retirer des postes de travail et lesquels nécessitent un encadrement plus strict quant à leur utilisation.

Établissez des règles sur la fréquence et les plages horaires auxquelles les employés doivent se contacter. Ils pourraient, par exemple, arrêter de consulter leurs e-mails le soir et le week-end. Ou encore, réserver les e-mails aux communications formelles et utiliser Microsoft Teams ou Slack pour les échanges internes.

Une étude montre que le recours aux moyens de communication électroniques en dehors des heures de travail peut créer des tensions entre vie professionnelle et vie personnelle.

Même si de nombreuses entreprises ont mis en place des politiques limitant les interactions entre employés en dehors des horaires de bureau, ces mesures sont rarement appliquées.

Les managers souhaitant être informés même hors du bureau, et les employés devant gérer des urgences en dehors des heures habituelles, peuvent exercer une pression pour que chacun reste joignable en permanence. Il est essentiel d’encourager la déconnexion numérique. Pour cela, vous pouvez désactiver les notifications en dehors des heures de travail et instaurer des jours de silence le week-end.

4. Raccourcir les réunions

Les réunions longues sans heure de fin définie sont épuisantes et fastidieuses. Fixer une durée limite est un moyen simple de garantir des réunions productives. Par ailleurs, les réunions enchaînées augmentent le temps passé devant les écrans.

De plus, supprimer 60 % des réunions peut augmenter la coopération de 55 %. N’imposez pas les discussions à vos collaborateurs. Offrez-leur plutôt la liberté de choisir eux-mêmes.

Fixez une durée ferme pour les réunions et prévoyez de courtes pauses pour permettre aux participants de prendre l’air et de s’étirer. Rester fixé sur un écran pendant des heures est néfaste pour les yeux et le dos. Dans une certaine mesure, vos employés doivent pouvoir se déconnecter du travail.

Accordez aux intervenants un temps de parole limité afin de réduire le temps d’écran des participants. Désignez un responsable du temps et un garant de l’ordre du jour. Vous pourrez ainsi éliminer les réunions superflues et éviter les hors-sujets.

Choisissez des jours dédiés aux réunions et communiquez cette information à votre équipe à l’avance pour réduire le stress. Par exemple, limitez les réunions au lundi. Chacun pourra ainsi libérer son espace de travail et préparer ses interventions en sachant qu’il n’a à se réunir qu’une fois par semaine.

En prime, cela permet à l’équipe d’éviter les distractions le reste de la semaine. Avoir l’ordre du jour à l’avance encourage également les participants à s’impliquer activement dans les réunions. À l’inverse, des réunions éparpillées tout au long de la journée perturbent le flux de travail et favorisent le burnout numérique.

5. Automatiser les tâches

Effectuer davantage de tâches manuellement sur un ordinateur ou un téléphone mobile signifie passer encore plus de temps devant un écran. Pourtant, de nombreux processus métier peuvent aujourd’hui être réalisés sans intervention humaine.

Par exemple, lorsqu’un employé est prêt à transmettre une tâche, il prévient la personne suivante dans la chaîne. Ce processus peut être raccourci grâce à un outil de gestion de projet. Vous pouvez également utiliser des applications telles que Power Automate pour créer des workflows envoyant automatiquement des notifications aux bonnes personnes.

Les autres intervenants n’auront plus besoin d’attendre qu’on les informe. Dès qu’un fichier est mis en ligne, tous les utilisateurs concernés reçoivent la notification et peuvent se mettre au travail. Cela réduit le temps passé devant les écrans par vos employés.

Certains processus de collaboration récurrents peuvent également être automatisés, comme l’onboarding.

En utilisant un outil collaboratif tel que Microsoft Teams, vous pouvez créer des espaces de collaboration pour chaque nouvelle recrue, en y intégrant toutes les informations dont elle a besoin : ressources de formation, consignes et tâches. Pour éviter de les reconstruire de zéro à chaque nouvelle arrivée, vous pouvez utiliser les Modèles de collaboration de nBold.

Ainsi, l’utilisation d’outils et leur automatisation vous permettent de limiter la surcharge numérique.

6. Favoriser la communication en face à face

La solitude liée au travail en isolement, à domicile ou à distance, peut amplifier le sentiment de burnout numérique. Trouver des occasions de tisser des liens avec les autres, même en dehors de ses collègues directs, peut contribuer à atténuer les signes du burnout numérique qu’un manque d’interactions physiques peut exacerber.

Si vous ne pouvez pas vous rendre régulièrement au bureau, cherchez d’autres moyens d’entrer en contact avec votre entourage professionnel. Vous pouvez par exemple participer à des événements de team building ou rendre visite à l’équipe de temps en temps pour des réunions en présentiel. Des occasions hors site, comme des événements annuels ou des dîners d’équipe, peuvent également vous permettre de renforcer vos liens avec vos collègues.

Maintenez des canaux de communication ouverts au sein de l’entreprise. Une organisation performante s’assure que tous ses employés sont épanouis et motivés à travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs. Lorsque les membres d’une équipe se sentent à l’aise les uns avec les autres, ils sont plus enclins à exprimer librement leurs préoccupations et leurs idées pour résoudre les problèmes. Sans cela, un fossé communicationnel s’installe et vient aggraver la situation.

7. Faire des pauses loin des écrans

Les travailleurs qui prennent des pauses régulières restent plus facilement concentrés et sont moins exposés au burnout.

Passer de longues heures devant un écran peut nuire à la santé des employés, provoquant fatigue et maladies. Pour préserver leur santé et maintenir la productivité au travail, il est nécessaire de limiter le temps passé devant les écrans.

Il appartient aux employeurs de veiller à ce que leurs collaborateurs adoptent un mode de vie sain, en particulier au travail. La réduction du temps d’écran dans les environnements professionnels actuels représente un défi considérable, presque insurmontable.

Une façon d’aider vos équipes à se ressourcer est de les encourager à s’éloigner de leurs appareils numériques pendant un moment. Incitez les employés à se parler en personne lorsqu’ils sont au bureau plutôt que de passer par un écran.

Vous pouvez également créer des zones sans technologie dans vos locaux, afin que vos employés limitent leur usage des appareils numériques.

Mettre fin à la surcharge numérique

À mesure que les entreprises adoptent des modes de travail hybrides, le bien-être numérique est devenu un enjeu de plus en plus important pour les managers.

L’introduction de nouvelles réglementations rend plus crucial que jamais le fait de protéger les employés contre une dépendance excessive à leurs appareils.

L’épuisement professionnel des travailleurs du numérique est causé par plusieurs facteurs, dont la surcharge numérique, et la plupart peuvent être résolus grâce à des ajustements simples, comme ceux évoqués ici. Il est également possible de faire évoluer la façon dont le management communique avec ses équipes au quotidien et de valoriser leurs efforts.

Mettez ces conseils en pratique pendant un mois et dites-nous s’ils vous ont été utiles.