Optimiser les efforts de collaboration grâce aux modèles de collaboration

Qu’il s’agisse d’une équipe à distance, sur site ou hybride, travailler de manière collaborative peut mener à des résultats remarquables. Cela peut toutefois engendrer certains défis. Grâce à une vision partagée, de bonnes pratiques de gestion et les bons outils technologiques, ces défis peuvent être surmontés rapidement. Dans cet article, nous souhaitons vous expliquer comment l’utilisation de modèles de collaboration dans vos processus métier peut maximiser les efforts collaboratifs au sein de votre équipe.

Les plateformes de collaboration

Désormais, toutes les équipes, quel que soit leur mode de travail, utilisent des outils virtuels pour communiquer et travailler ensemble. Certaines optent pour des outils différents selon les cas d’usage, d’autres choisissent des solutions tout-en-un comme Microsoft Teams. Cette plateforme offre de nombreux avantages à ses utilisateurs :

• Améliore la productivité
• Centralise toutes les informations en un seul endroit et devient un espace de collaboration virtuel pour tous les membres de l’équipe
• Maintient la cohérence et facilite le suivi de l’avancement des équipes
• Tous les documents et informations sont partagés en un seul endroit
• Grâce aux possibilités d’intégration, toutes vos applications préférées sont réunies au même endroit

Mais, bien entendu, comme tout autre outil, les plateformes de collaboration nécessitent une maintenance pour maintenir l’ordre et éviter tout dysfonctionnement. Heureusement, il existe une solution qui facilite cette maintenance et bien plus encore.

Présentation des modèles de collaboration

En termes simples, les modèles de collaboration sont des espaces de travail préconfigurés qui disposent de tout le nécessaire pour que les équipes puissent commencer à travailler ensemble. Les modèles de collaboration vous permettent de constituer votre propre Catalogue de modèles personnalisé pour tout processus métier de votre choix.

Grâce aux modèles de collaboration, vous pouvez créer des modèles pour n’importe quel processus métier, puis reproduire les espaces de collaboration dont vous ou votre équipe avez besoin. Ces espaces de travail disposeront automatiquement de tout ce qui est nécessaire à une collaboration efficace : structure, modèles de fichiers, dossiers, ensemble de tâches, contenu, etc.

Voyons maintenant de plus près comment maximiser les efforts de collaboration grâce aux modèles de collaboration.

Réduire le travail manuel

Les modèles réduisent considérablement le travail manuel lié à la gestion des plateformes de collaboration. Si votre entreprise compte, par exemple, cinq départements différents, vous devez créer cinq espaces de travail distincts, chacun avec ses propres sous-espaces. Si vous souhaitez partager le règlement intérieur de l’entreprise, un formulaire de demande de paiement ou tout autre document général, vous devrez également le faire manuellement.

Avec les modèles de collaboration, vous pouvez créer un modèle pour votre processus de collaboration au sein d’un département, puis l’utiliser autant de fois que nécessaire. Nous y reviendrons en détail, mais voici une première information : vous pouvez télécharger dans le modèle toute la documentation requise et les modèles de fichiers, qui apparaîtront automatiquement dans tous les espaces de travail créés à partir de celui-ci.

Impliquer les bonnes personnes

Imaginez que vous dirigez un cabinet comptable et que vous avez besoin d’une plateforme de collaboration qui réunisse tous vos comptables. Étant donné que votre cabinet ne compte pas beaucoup de départements, il est logique de créer un espace de travail distinct pour chacun de vos clients. Dans cet espace, vous pouvez rassembler toute la documentation et les informations les concernant. Une fois l’espace de travail prêt, vous invitez le ou les comptables travaillant avec ce client à le rejoindre. Mais en plus du comptable, vous souhaitez également qu’un superviseur soit présent pour surveiller leur travail et intervenir en cas de crise. Vous pouvez avoir des dizaines, voire des centaines de clients : devez-vous pour autant ajouter manuellement le responsable de gestion de crise à chaque équipe ? Pas nécessairement.

Des solutions comme nBold vous permettent d’ajouter des propriétaires et des membres permanents directement au niveau du modèle. Ainsi, lorsque vous créez votre modèle, vous ajoutez le responsable de gestion de crise de votre entreprise en tant que membre permanent. Quand quelqu’un utilise ensuite le modèle pour créer une nouvelle équipe, le responsable y est automatiquement ajouté.

Garantir la confidentialité et la protection des données

L’utilisation de toute plateforme virtuelle soulève la question de la sécurité. Même si vous ne travaillez pas directement avec des données sensibles, les informations personnelles de vos collaborateurs le sont déjà, et vous êtes tenu de les protéger. Quel que soit l’espace de travail en ligne que vous créez, vous devez vous assurer qu’il est entièrement sûr et sécurisé. Comment y parvenir ? Grâce aux modèles de collaboration.

En plus d’affecter des propriétaires et membres permanents, vous pouvez également renforcer la confidentialité de vos équipes en rendant par défaut toutes les équipes créées à partir des modèles entièrement privées. Vous pouvez également configurer des étiquettes de confidentialité au niveau du modèle.

Prenons un exemple concret. Une entreprise de fabrication de meubles prépare régulièrement des appels d’offres et a besoin d’espaces de travail pour chacune de ses équipes de gestion des offres. Pour garantir la sécurité des propositions, le responsable de l’entreprise peut effectuer les actions suivantes directement au niveau du modèle, afin que toutes les équipes de gestion des offres suivent le même protocole de sécurité :

1. Rendre l’espace de travail entièrement privé, de sorte que seuls les propriétaires, c’est-à-dire les responsables, puissent ajouter des membres. Cela garantit que seuls les membres de l’équipe de gestion des offres y ont accès.
2. Pour une sécurité renforcée, ajouter des étiquettes de confidentialité. Elles permettent de classer les données de votre organisation en indiquant leur degré de sensibilité. Vous pouvez par exemple définir des étiquettes pour les fichiers partagés dans l’espace de travail, les appliquer à la proposition finale ou aux calculs. En configurant ces étiquettes au niveau du modèle, les fichiers partagés dans toutes les équipes créées à partir de ce modèle porteront automatiquement l’étiquette de confidentialité définie lors de sa création. En savoir plus sur les étiquettes de confidentialité ici.

C’est l’un des atouts majeurs des espaces de travail collaboratifs. Lorsque vous commencez à utiliser un espace de travail collaboratif comme Microsoft Teams, cela ne signifie pas que vous devez renoncer à vos applications et outils préférés. Vous pouvez simplement les intégrer à votre nouvel espace de travail virtuel et les épingler dans vos onglets pour y accéder en un seul clic.

Lorsque vous créez un espace de travail à partir d’un modèle, vous pouvez y ajouter toutes les applications que vous et votre équipe utilisez. Par exemple, vous pouvez ajouter l’application Planner aux onglets de votre équipe et même y intégrer un plan d’exécution de projet. Ainsi, lorsque vos autres équipes créent un espace de travail à partir du modèle, elles disposent à la fois de l’application Planner et du plan d’exécution. D’une pierre deux coups : l’application est copiée et préconfigurée, et l’équipe n’a aucune préparation à effectuer — tout est prêt pour démarrer le projet immédiatement.

Microsoft Teams et Planner : meilleures pratiques

Apprenez à tirer le meilleur parti de l’intégration Teams et Planner, et à constituer des équipes avec des tableaux de tâches Planner prédéfinis.

Avec les modèles de collaboration, vous pouvez personnaliser votre espace de travail en intégrant et en préconfigurée n’importe quel outil que vous utilisez, afin que votre équipe puisse travailler directement dessus sans avoir à jongler entre les applications.

Documentation : stockage, partage, accès

Toute entreprise, dans tout secteur d’activité, est amenée à gérer de la documentation — et en grande quantité. Les documents doivent être stockés quelque part, partagés d’une façon ou d’une autre, et peuvent même nécessiter un travail collaboratif. Microsoft Teams permet tout cela, et les modèles de collaboration vous aident à les ajouter automatiquement à tous les espaces de travail copiés. Il peut s’agir de formulaires de toutes sortes : modèles de propositions et contrats, guides, rapports annuels, évaluations, demandes de paiement, congés et absences, rapports d’incident, etc.

Cette fonctionnalité est également particulièrement utile pour l’intégration des nouveaux collaborateurs. Vous pouvez disposer d’un espace de travail dédié au processus d’onboarding. Celui-ci peut varier légèrement selon l’équipe que rejoint la personne, mais vous pouvez créer un modèle avec tous les éléments de base — présentation de l’entreprise, règlement intérieur, politiques internes, tâches, etc. — puis le personnaliser au fur et à mesure.

Les espaces de travail collaboratifs simplifient votre quotidien et structurent le travail. Les modèles de collaboration les portent à un niveau supérieur. Les modèles font non seulement gagner du temps, mais ils rendent l’ensemble du processus de collaboration plus simple, plus rapide et surtout plus productif.

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